浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策

浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策

作者：韩莉

来源：《卷宗》2018年第07期

摘 要：医疗设备管档案管理是医院档案管理的重要一环，在医疗技术加速发展的今天，医院医疗设备数量和类型也不断增多，新旧设备的更新周期也在不断缩短，这间接导致医院医疗设备档案管理工作量和管理难度的增加，这种情况对医院管理造成不便的同时也可能对患者就医条件产生不良影响。基于上述背景，本文主要就医院医疗设备档案管理的难点和对策进行浅析。

关键词：医疗设备；档案管理；管理对策；

医疗设备是医院部门正常运转的物质基础，高效的医疗设备档案管理工作将有效促进医院工作的展开，在医疗设备广泛应用的今天，医院医疗设备档案管理工作的重要性也日益突出。据统计调查结果表明，在医院档案管理工作中，医疗设备档案管理是最容易被轻视也是最薄弱的环节。

1医院医疗设备档案管理的重要性 1.1决策参考

档案是事业单位或企业运营过程中形成的固定载体的记录文案，是对正常生产经营活动中有价值的信息的整合，是对过去的总结，医院医疗设备档案能够有效反应医院的资产状况，医院管理者能够通过设备的更新换代和价值变化判断现阶段医院的运营情况并推断出医院的发展趋势，从而能够做出更符合医院发展的决策信息。

同时医疗设备是医院展开各项业务的物质基础同时也是医院重要的资产，设备的类型和数量直接决定了医院能够接诊的患者类型和数量，对医疗设备档案进行有效管理即是对设备进行有效管理，医院管理者能够通过查阅档案的方式直接获取现阶段拥有的医疗设备的相关相关信息，从而做出是否需要更换或维护的决策，这对医院服务质量的提升和患者医疗体验的改善均具有积极作用。 1.2方便管理

医院医疗设备是医院发展过程中重要的物质基础也是影响医院与运营情况的关键因素。医院医疗设备档案能够准确、完整、客观、全面地记载医院设备的使用情况，决策者也可以根据档案记录来推断设备的折旧情况，从而做出更符合医院发展的经济决策。这是由于医疗设备档案能够直观地反映设备状况，管理者或决策者无需对设备进行实地清点仅根据档案内容即可做出有效判断，这推动了医院有限资源的合理分配和利用，从而方便对医疗设备展开管理。

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1.3推动医院发展

医疗设备档案管理是医院档案管理的重要环节，而一个符合现代化特征、先进的医院应当是全方位的现代化，如果对医疗设备档案管理都能做到一丝不苟，那么很容易让患者和其他人员对医院的工作、医院文化形成良好的印象，这对医院在社会中口碑的提升和知名度的提高均有积极作用。

2医院医疗设备档案管理中的难点 2.1设备档案管理意识不强

医疗设备档案管理工作是医院运营过程中的基本工作之一，但从根本上来说医院也是以盈利为目的的企业或事业单位，档案管理并不能让医院从中直接获益，也因此很多医院在档案管理过程中更重视人事档案的管理或病例资料档案管理，也有很多医院认为医疗设备档案管理与医院生产经营活动之间联系性较差而轻视这一工作。反映在实际的设备档案管理中就是医疗设备档案收集整理不完善，很多需详细记载的设备信息被一笔带过，如“一台呼吸机”这种档案记载明显无法满足管理需要，设备的使用年限、生产厂家、设备类型等都会对临床工作产生影响，而这些信息却很少反映在医疗设备档案中，设备档案资料不全面、不详细是现阶段我国大部分医院医疗设备档案管理中的突出问题，归根结底是由于设备档案管理意识不强所致。 2.2档案收集周期较长

由于医疗设备的本身特点，医院医疗设备档案信息的收集周期较长。如人事档案、病例资料档案的收集在人员调动和患者就诊、出院时即可完成，整个档案的制作大约用时几个月，而一般的医疗设备的使用寿命通常以年为单位，从设备购入到报废弃置历时较长，而这些信息应当被反映在在医疗设备档案中，然而可能发生一种情况，医院档案管理人员更换多次后，设备仍可继续使用，如果这一情况未能在工作交接时处理，很有可能导致医疗设备档案收集不完善。

2.3团队建设不到位

医院医疗设备档案管理工作不能仅依靠一个人或一个部门的人员执行，而是需要多个科室、部门协同才能完成，然而档案管理人员不一定熟悉各种医疗设备的使用和特性，各科室间联系不紧密是一大问题。其次由于医院人事管理的局限性，通常医疗设备档案由专门的医院档案管理人员负责，其中可能缺乏熟悉各种医疗设备人员，在设备档案管理工作中有很多不便之处。

3完善医疗设备档案管理的路径 3.1强化管理

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需对档案管理人员进行培训，一方面是要强化其对医疗设备档案管理工作的责任心，强化其档案管理意识，另一方面是利用培训检验其档案管理工作的业务水平，从而做出更合理的人员调动，进而组建更具责任心的医院档案管理团队。

同时医院管理层人员应重视设备档案管理工作，定期检查或不定期抽查并建立其相应的奖惩机制，利用奖惩机制和抽查、检查制度调动档案管理人员的工作积极性和责任心，促使其不断完善设备档案管理工作的方方面面。 3.2建设团队

医院医疗设备档案管理工作离不开档案管理团队，而先进的医疗设备档案管理团队不应仅仅由档案管理人员组成，需要更多的熟悉各种设备特性的专业人员进行支持，因此医疗设备档案管理不应仅由单一部门负责。应当建立起以档案管理人员为核心的，全科室相协同的设备档案管理团队。可以在制度上规定各科室定期对本科室设备进行检查，确认设备性能和是否需要更换等信息后报告给专门档案管理部门，由专门的档案管理部门记录、收集、制成档案并保存。这样既能够避免设备档案信息收集过程中产生疏漏，同时能够形成以科室为划分的设备档案管理区划，适当减轻档案管理人员工作量的同时提高了设备档案收集、整理、管理的效率，进而促进医院整体工作的发展。 3.3电子化档案管理

传统的档案管理工作是基于文字书写和纸质载体展开的，而书写过程中难免出现差错，且由笔墨书写的纸质档案材料很容易在管理过程中受潮或毁损。随着计算机技术的不断发展，计算机技术已广泛应用于社会生产生活的方方面面，医院设备档案管理工作中也可引入计算机技术，将传统纸质载体档案资料转变为电子信息档案资料。这么做有以下三点好处：1）电子信息更容易保存，首先电子信息可存储在各种移动设备中，不需专门的空间进行保存；其次电子信息不容易毁损，即使保存档案资料的设备丢失或毁损，在云技术普及的今天，可将终端设备上的档案信息上传至云端永久保存，随时使用随时提取。2）更节约成本，建立电子档案需条件较少，终端设备和人员配置即可，输入、提取、保存等操作可由单一人员完成，并且利用计算机录入信息较传统手写信息更快捷，档案管理工作效率更高。3）档案检索更加方便，医院设备档案信息资料众多，传统的档案管工作中，如果认为某项设备档案存在缺陷，需经多层、多次检索才可在众多档案文件中找到，而电子档案的检索具备一目了然、一步到位的特点，可在众多档案中直接找到需修改的内容。 参考文献

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韩莉（1974-）女，先后从事办公室、物资材料供应科的档案资料管理工作