探析基层档案馆馆藏资源建设的意义和途径

作者：乐登高

来源：《理论与创新》2021年第01期

【摘 要】档案馆馆藏是国家综合档案馆的立馆之本，是开展档案馆工作的物质基础，是开展档案服务工作的源头活水。笔者就基层档案馆存在档案质量不够优、结构不够均衡，特别在红色历史档案不多等问题进行了深入分析，结合实际提出了丰富馆藏的途径和方法。 【关键词】基层;档案馆馆藏建设;意义;途径 引言

馆藏是档案馆收藏档案及资料的总和，它代表着档案馆信息资源的总体实力和服务潜能，是做好档案工作的基础。档案工作是否能满足社会的需要，在一定意义上取决于是否保存有内容丰富、数量众多、门类齐全、利用价值高的档案资料。一个档案馆收藏档案越丰富，时间跨度越长，种类越多，就能为服务地区经济社会发展做出更大的贡献。然而，有的区县基层档案馆的馆藏内容不够丰富、结构不均衡致使档案管理工作遭遇瓶颈，裹足不前。作为基层档案馆的工作人员，结合实际就如何丰富馆藏谈几点粗浅看法。 1.馆藏的基本现状

改善馆藏结构是新时代形势发展的客观要求。档案馆馆藏内容不够丰富、种类不够齐全的局面与新时代、新形势、新任务的要求是不相适应的。只有把机关、团体、企业事业单位和其他组织各种类型、各个历史时期的档案都收集进馆，集中统一管理，才能把档案馆建成永久保管档案的基地。具有积累起门类齐全、内容丰富、数量浩大的档案资料，才具备为政治、经济、科学、文化、社会、生态等各部门服务的雄厚的物质基础，才足以满足社会各方面利用档案需求，档案馆才能真正成为科学研究和各方面利用档案史料的服务中心。档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”，就必须优化馆藏结构，扩大接收范围，极大地丰富馆藏档案、资料的内容和成分。

馆藏结构的基本成分应该是多形式、多门类、多层次的。以档案形成的历史性为标准，可分为古代档案、近代档案和现代档案。以档案内容为标准，可划分为党政文书档案、科技档案、业务档案、著名人物档案。此外，还有与档案有密切关系的图书资料和报刊。 2.丰富馆藏的意义和作用

丰富馆藏不仅有重要的理论意义，而且有着迫切的现实意义。丰富的馆藏，是维护党和国家历史真实面貌重大事业的必要手段。档案馆馆藏是一定地区政治、经济、科学、文化、社

会、生态等方面情况的综合反映。要维护党和国家历史的真实面貌，就要尽可能使各方面的档案资料收集齐全完整，使档案内容丰富多彩。

丰富馆藏是储存档案资源的重要途径。随着科学技术和经济建设的发展，社会对信息的需求量越来越大，对信息质量的要求也越来越高。作为知识载体的档案，负有重要信息量的使命。努力将档案中大量的、丰富的信息资源收集、整理、利用起来，及时、有效地为社会主义现代化建设服务，这将是丰富馆藏的巨大作用。丰富馆藏是开展档案馆各项工作，加强档案馆建设的物质基础。档案馆开展利用工作，没有一定数量的档案是无法进行的。而馆藏不丰富、门类不齐全、结构不均衡，也很难满足社会对档案利用的合理需求，档案馆的编研工作更需要有丰富的档案资料作为后盾，档案馆的其他日常工作，也必须在馆藏丰富的基础上做得更好。 丰富的馆藏是促进档案學理论发展、实现档案治理体系和治理能力现代化的推动力量。实现档案馆工作智慧化，最基本的是要档案馆工作对智慧化有迫切的要求需要。档案馆应该有丰富的馆藏，努力建成更加丰富、更加完善、更加规范的档案资源体系。 3.丰富馆（室）藏的途径

平时收集。加强平时收集工作，是保证归档制度落实和不断完善的有效办法。平时收集主要包括零散文件的收集、“账外”文件的收集和专门文件的收集。平时收集工作要落实到人，建立岗位责任制。既要全面接收反映政治、经济、文化、社会、生态文明等“五位一体”和全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党等“四个全面”方面的档案资料进馆，也要在红色历史档案、名人档案、地方珍贵史料、专门档案、省部级以上领导同志视察调研及有关重大活动所形成的档案、本区域内发生的重大事件档案等征集接收方面狠下功夫，提升地方特色档案和专门档案资源份额，丰富馆藏资源内容。

定期收集。机关档案室定期接收文件业务部门移交的档案（主要表现为归档）;各级档案馆对所属机关档案室档案的接收。主要包括：技术范围，接收标准和接收要求。为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求，确保档案的齐全完整，我们提倡一种“大档案观”思想。即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。所以，“大档案”观不仅要求收集红头文件，更有必要把单位职能部门产生的非红头文件或“帐外文件材料”。一般来说，账外文件可以分为几个大类：上级机关单位寄送本单位所属对口部门的文件材料;下级单位寄送本单位所属业务科室的文件材料;机关各业务职能科室自己形成的文件材料，如统计报表、会议记录等不必上报的文件;文秘部门的文件材料;单位领导及其他人员外出开会或参加重要活动带回的文件材料;因突发性事件形成的文件材料;上级领导来单位视察及检查指导工作期间的讲话、题词等书面材料;本单位干部职工名册、工资册、各种统计表、登记表等材料。在企业，档案专家认为，企业档案室除了收集档案外，还要收集图书、情报、市场信息等对企业决策、生产、经营有用的所有信息，甚至可以把档案建成集档案、图书、情报于一体的信息中心。

广泛征集。有些档案长期分散在各处，甚至在个人手中，必须广开门路，通过多条渠道进行征集。征集的主要对象是建国前的档案以及建国后未能归档的重要档案。征集档案具有抢救历史文化财富的性质，是党和国家当前和长远利用的需要;征集档案是丰富馆藏、保护原件的重要措施。征集档案的基本方式方法是搞好调查研究，有计划、有组织、有重点的进行征集;要加强领导，与有关部门密切配合，区别不同征集对象，采取灵活多样的方式方法，并要正确处理个人保管与档案馆集中保管、征集档案与提供利用档案、征集档案与给予鼓励及报酬的关系。

立卷归档。机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，应该有文书部门或者业务部门进行整理、立卷，并定期向档案室归档。机关应该建立规章制度，明确归档范围，凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档。归档时应该抓住重点，防止文件过于庞杂。明确归档时间，办理完毕的文件材料，一般在第二年第一季度内向档案室归档。对于符合归档范围的，要提出具体归档要求，以保证归档的质量。主要从政治安全、装具达标、规范整理、期限划分、科学分类、检索工具齐备、档案完整性等方面进行精准细致的鉴别，避免把不符合档案工作要求的冗余文件材料收集进来、把应归档的文件材料拒之门外。作为基层档案馆，还要根据新档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，有计划、有步骤地修订完善《档案馆收集范围实施细则》《档案馆档案接收办法》，依法、规范、有序地推进档案资源建设，保证档案资源建设工作的顺利开展。

我们要认真贯彻落实**总书记“让历史说话，用史实发言”重要指示要求，着眼“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局，积极适应档案机构改革变化，解放思想、更新观念、创新理念、真抓实干，以档案馆为主阵地，找准档案工作围绕中心、服务大局的着力点，不断加强档案资源体系建设，为推进档案治理体系和治理能力现代化不懈奋斗。 安徽省金寨县档案馆 安徽金寨 237300