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浅谈办公室文书档案管理效率提升对策

2023-07-16 来源:步旅网
浅谈办公室文书档案管理效率提升对策

摘要:立足办公室工作,文书档案管理是不可或缺的组成部分,成为影响办公室工作质量的重要因素。在新的发展阶段,办公室文书档案管理处于全新的发展环境,信息技术产生巨大作用,文书档案管理处于机遇与调整并存的背景中。基于此,本文通过对当前办公室档案管理工作中存在的问题进行分析,提出一些提升对策,以期进一步提升办公室文书档案管理效率,为事业单位稳定发展提供有力保障。

关键词:办公室;文书档案管理;效率提升;对策 引言

从表面上看,办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档,但是,其实质上与办公室各个工作细节息息相关,既关乎大局,又强调细节落实。在社会不断进步中,办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度,其涉及的内容更加复杂。为此,要全面落实文书档案管理工作,充分发挥其在整体管理中的作用,实现有效对接,发挥文书档案的价值,创设更加优质的发展氛围。

一、办公室文书档案管理工作的重要性 1.可为其他科室提供信息服务

办公室开展各项活动所产生的文件与资料就是办公室文书档案,收集与整理这些文书档案,可以了解活动开展内容,分析其开展的意义之所在,也可对政府机构及各个部门产生的业务进行记录,进而对这些业务的潜在价值进行有效挖掘,进而为其他活动的开展提供可靠的信息依据,其他机构或部门通过信息检索即可查阅与调取这些资料,可以将文书档案的价值充分展现出来。

2.为其他工作的开展提供法律凭证

文书档案资料记载了政府机构建立、变更及发展等相关信息,是其运转状况以及各项活动开展效果的重要体现,这些文书资料可以让上级管理部门对政府机构的运营状况进行管理,也可为纪检监察部门调查与处理政府机构中发生的违法事件提供证据。正因如此,文书档案具备了一定的法律凭证效力,可为其他工作的正常开展提供有力的指导。

二、办公室文书档案管理存在的问题 1.文书档案管理缺乏规范的管理制度

办公室工作繁琐,人员编制少,工作人员平时没有多余的精力和时间去做文件归档整理工作,容易出现文件随意堆放、无序杂乱的状态,给文书档案管理带来很多问题,职责职权划分不清楚,加大了文件整理难度,导致工作人员相互推诿不愿尽心整理档案。在这样松散的管理模式下,不但文书档案的利用率低,而且易造成档案遗失或泄密。然而,大多数单位或机构没有意识到文书档案管理的重要性,缺乏规范的管理制度,极大降低了档案的利用率。

2.档案管理人员对于档案管理工作缺乏认识

许多单位中负责文书档案管理的人员是兼职人员,他们并不了解文书档案管理的具体要求,而是按照个人经验进行管理。例如,通常他们会比较重视红头文件,及时将红头文件整理并收集起来,而对于其他类型的文件,或者没有编号的文件,则常常随手一放,既没有及时记录,也没有定期整理。还有的工作人员习惯将非红头文件置之一旁,导致有些文件的真实性无法确定,影响之后的归档。因此要做好办公室文书档案管理工作,首先要确保文书档案管理人员能正确认识个人岗位职责,有良好的责任意识。

3.文书档案管理模式滞后,制约管理效率的提升

基于当前办公室文书档案管理工作,深受落后观念的制约,加之整个专业素质的落后,档案管理模式仍以手工方式为主,忽视业务类型的差异,尚未认识到归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工作的现代化进程,尤其是依托先进的信息技术,电子化档案管理成为趋势。在这

种情况下,如果文书档案管理模式仍停滞不前,采取落实的传统模式,管理效率无法提升,文书档案管理质量很难得到保障,势必影响信息资源的可靠性,阻碍档案利用效率的提升,制约档案价值的实现,很难有效服务于办公室以及单位的发展。

三、提升办公室文书档案管理的对策 1.建立完善的办公室文书档案管理制度

办公室应该在当前文书档案管理的基础上建立一套完善、适合本单位情况的办公室文书档案管理制度,以便文书档案管理工作更好、更顺利、更高效运行。根据具体问题具体分析的办法,可以针对文书档案管理员、档案使用者提出的难题,逐步将需要增加的新需求加入规章制度中,制定出来的规章制度会更加完整、科学且具有操作性。规章制度的建立,目的在于执行。首先,领导者必须起带头作用,从意识上、行动上支持文书档案管理工作,要求各部门严格按照文书档案管理制度贯彻执行;其次,单位要做好文书档案管理员思想教育工作,为其提供良好的工作环境和待遇,促使其用心做好工作;最后,文书档案管理人员必须严格遵守规章制度,并将执行过程中遇到的问题及时反馈解决,保证办公室文书档案管理更好地服务于单位。

2.采用专业化管理模式,引入先进的管理方法

文书档案管理应当是办公室的一项重要工作,但目前许多单位对这项工作都不够重视,没有从单位整体工作层面对该项工作进行安排,规划不及时,部署不到位。因此各单位要结合文书档案管理工作中检查出的问题进行相应的改进,对于工作中好的做法,则要积极推广。还要提高管理人员对文书档案管理工作的重视程度,尤其是在当前信息技术飞速发展的时代,必须转变文书档案管理理念,以先进理念来指导工作实践。办公室文书档案管理人员要清楚地认识到信息时代对于文书档案管理工作的要求,积极学习先进的管理方法,尤其是要学会利用网络资源和互联网工具来实施管理。信息技术的应用,大大降低了文书档案管理的烦琐性,使得整个管理流程都更简洁,工作效率更高,因此对于先进技术的学习和应用是非常有必要的。

1.

全面提升档案管理人员专业能力与综合素养

文书档案管理工作的有序推进离不开高素质的档案管理人员。因此,要加强人员建设。具体讲,要重视开展培训,尤其是落实岗前培训,保证考核通过之后才能上岗。另外,要定期举行专业管理培训,传达最新的管理思维,传授先进的档案管理方法,强化管理人员知识体系的完善与更新。除此之外,要为管理人员创设行业交流的机会,以便吸取更多先进的管理经验,掌握现代性信息技术,切实提升管理水平。除此之外,要重视思想建设,转变管理思维,遵守档案管理相关法律法规,在掌握先进理论知识的同时,将规范化管理贯彻在工作实践之中,保障工作流程的科学性与高效性,以便更好地开展文书档案管理工作。

结束语:文书档案管理是办公室工作中非常重要的一环,其关系到办公室的工作效率。对于办公室文书档案管理工作,既要配备专业人员,也要用好现有人员,同时应当积极引入新的管理模式,利用先进的信息技术提高管理效率,确保文书档案管理工作不断进步,为单位发展提供支撑。在当前信息时代,建立在信息技术之上的电子化的文书档案管理,相比之前的管理模式有了很大进步,例如信息共享范围更广,检索更为方便,保存也更安全、更简单,文书档案更完整,不易损坏,这对于办公效率的提升是非常有益的。

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