1总则
1.1为规范集团会议管理的作用
特制定本制度
提高会议质量和效率
发挥会议促经营
1.2本制度适用于集团各单位会议管理事项1.3会议原则
(1)目的明确:会议须有明确的主题确要达到的目标
重要会议须事前议定议程并明
并将会议成本与会议
参会人员应严格遵守会后应跟踪落实议
(2)精简节约:会前应充分考虑会议各种成本的目标价值进行比较会议要求定事项
2会议归口管理
(3)严肃纪律:会议管理应严格遵守制度规定(4)有效落实:会议应形成会议记录和会议纪要
进行会议形式的选择和取舍
集团各级行政办公管理部门负责会议工作的归口管理会议管理制度及实施细则分重要会议的组织与管理
3会议费用预算管理 3.1例行会议排
算应严格执行议
负责会议管理工作的服务
监督
负责制定负责部
各级行政办公管理部门应对例行重大会议做好统筹安
按年度预算管理申报会议费用
会议预
不得突破
需要相关领导出席
讲话的
沟通
并本着厉行节约的原则
3.2特别会议非例行的集团性质的且预算费用在10000元以上的会
须报总部行政办公管理部门审批
包括差旅费
的会议应进行费用预算和控制
应按预算外费用审批程序申报月度预算
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应提前对领导本人或文秘人员等提出申请并说明情况后确定
3.3对直接发生费用年度预算外的会议
经协调
制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 4会议过程管理 4.1会议准备与通知
4.1.1集团重大会议组织单位与相应行政办公管理部门应提前一周做好准备工作
宣传工作等
并准确通知与会人员
通知时应注意给与
会人员留有充足的旅途时间效
4.1.2会议组织单位及相关行政办公管理部门应保证会议过程顺畅高4.2会议的贯彻落实
4.2.1会议均应安排专人做好会议记录会议结束的下一工作日应完成会议记录的整理并印发由主持会议的领导签发
集团执常委会
执行委员会
三委联席会会
议纪要由委员会秘书长审阅后
送总裁签发
各专题会议的会议纪要
4.2.2重要会议的会议记录及纪要应及时交档案管理部门存档考核的落实
会议组织单位和单位考核管理部门负责监督落实
4.2.3会议议定布置的各项工作任务应及时纳入各相关单位的绩效4.2.4综合性会议由行政办公管理部门及组织部门负责督促会议精神4.2.5会议的督办落实情况相应纳入行政办公管理部门会议组织部门的绩效考核4.3会议保密
4.3.1凡涉及企业机密的会议组织单位应严格限制与会人员范围会议材料应签字领取不发电子文档度 5附则
5.1本制度由集团总部行政办公管理部门负责解释及成员企业可在本制度下制定相关实施细则
修订
专业集团
涉及特别秘密事项的会议
应视情况由分管领导
原则上
应严格执行信息批露制
或最高领导审定与会人员名单
严格执行会议材料签领制度
会议结束后及时回收会议材料
4.3.2集团会议研讨事项需对外进行报道的
5.2本制度自2003年10月20日起执行原新奥集团会议管理制度
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 XA/ZD0405B-2001 附件
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同时废止
集团几种常规性会议的说明会议筹备规程的说明会议组织规程的说明
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 附件1
集团几种常规性会议的说明
1常规会议主要有
一般例行性会议会议等
执行委员会常务委员会议
执行委员会会议
专业集团经营管理会成员企业经
重要决策性会议营管理会等息
工程
质量
安全等专业性会议股东代表大会
可在
季度例会
月例会
周例会
晨会
年度动员
三委联席会执委策委督委
专业管理性会议财务预决算经营管理分析人事 督察信法律性会议
董事会 月
周例会制副职
主任副
各专业集团和成员企业根据自身行业特点和经营管理需要不同的时间确定不同类型的会议2生产经营季度2
22季度月主任组织召开人
月
周例会
1集团各级单位实行单位季度
周例会由各级组织单位总经理或副总经理出席人员为各单位正职
以及单位内直属负责
工作骨干等需要列席的其他人员季度例会为每季度召开一次月例会为每月召开一次周例会为每周召开一次
具体时间为每季度末
具体时间为每月月底具体时间为每周末总结上阶段工作
进度和分工
明确任务
23各例会的主要议题 听取上阶段工作情况汇报协调
安排下阶段的主要工作
解决上阶段工作中的有关问题
24例会由单位负责人指定部门或人员负责会议的组织记录和纪要整理
负责对会议决定事项进行督办
检查并及时反馈有关信息
3年度动员会议
31成员企业级以上各实体单位每年年初应召开本单位年终总结暨动员员大会
大会大会召开的顺序为集团年度动员大会
专业集团年度动
成员企业年度动员大会
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 32年度动员大会须在保障正常生产运营的前提下召开值班人员外3绩
其余员工均应参加
原则上除
集团及各专业集团召开的年度动员
大会原则上要求外埠各单位总经理副总经理部分员工代表参加
3 年度动员大会议题
总结上一年度的全面工作经营中的经验教训
包括指标完成情况
取得的主要成
存在的主要问题和下一步改进措施等
宣布下一年度的经营管理目标与工作计划
划的举措
优劣势分析和资源优化配置要求等
实现目标和完成计
各单位与上一级主管单位签订目标责任书及安全责任状宣读年度表彰及任免决定宣布奖金分配方案
事项
颁发年终奖金
4专业会议
福利措施和其他事关员工切身利益的重大
41各系统召开的业务会议主要包括专业委员会会议财务预决算经营管理分析人事督察信息工程质量安全等专业性会议 4
2专业会议为不定期会议
由各级部门根据业务实际召开
43专业会议由专业主管部门召集专业主管领导主持大型会议由单位会议主管部门配合组织工作44
5专业会议的主要议题 商讨学习介绍
解决本业务领域内存在的问题
新技术
新方法等
对事关业
提高工作效率的原则
交流工作经验学习新知识
业务工作安排和指导
4专业会议的参加人员为专业范围内主管领导及专业人员
专业会议本着改进工作方法
务活动的重大问题做出决议落实5
5执行委员会会议
决议事项由会议的召集部门负责检查
三委联席会议
执行委员会常务委员会会议
1三种会议的召集
执委会会议和执行委员会常务委员会会议由执委会主席根据工
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 作需要召集并主持三委联席会由董事局主席召集
一般情况下董事
局主席委托执委会主席召集并主持在当前企业快速发展时期
执委会常务会议每月召开一次时间为每月的第一个星期日
降低协调成本
原
为提高会议决策效率
则上三委联席会行使执行委员会常务委员会职能
执委会全体会议每季度举行一次
适当时间副总裁主持5
时间为每季度最后一个月的
指派集团
执委会主席因公出差或由于其它原因不能主持会议
临时担任会议主席
年度
季度经营计划及目标
2执委会会议议题
审议集团战略规划
作总结和动员报告
集团年度工
集团财务预决算报告
审议集团管理体制与管理机构设置审议重大投资计划和方案审议重大新技术
5
3执委会常委会议审议审议
通报
新工艺
新设备的推广实施方案议题
三委联席会
交流和确定集团阶段性重点工作
研究重要的经营管理方面的专项工作
奖惩制度和方案
三委联席会议
审议并决定集团副经理级及以上管理干部的任免审定员工薪酬
5
主席提出的其他议题
4执委会会议和常务委员会会议的准备
执委会会议议题由执委会成员根据分管的工作和执委会研究
决策事项的范畴提交执委会秘书处具体议题和会期委必须参加会议备相关资料5
执委会秘书长领导秘书处工作
执委会秘书处对提交和搜集到的议题进行整理后
执委会秘书处负责会议的通知和会务准备
有特殊原因
为提高会议效率
报主席审定
各执
无特殊原因
必须向执委会主席请假
各议题在提交会议讨论之前由主讲人提前准三委联席会
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执委会秘书处负责资料的分发
5执委会和常务委员会议题的研究与决策
制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 执委会议题的研究和决议的形成采取民主集中制的方式
主持人或主讲人介绍议题的基本情况归纳并形成决策意见讨论时间由主席掌握
表决中的发言应简洁明了要明确承办人和办结时限
各执委会在议题讨论
由主席签发
执委会研究决定的事项
经过民主讨论
先由
最后由主持人每项议题的
执委会会议纪要由执委会秘书处负责整理
执委
会会议纪要应在会后三日内发至各执委 6法律性会议
法律性会议主要包括股东代表大会
董事会
法律性会议按照国家有关法律规定履行操作规程
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 附件2
会议筹备规程的说明
1与会人员的确定
确定与会人员应考虑以下因素
1 与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任2 与会者是否与会后的行动直接相关
助于议题的深化
是否会造成对他人的心理压
确保关键人物集中精
需要酝
3 与会者在会议中心议题方面是否具备专门的知识与经验能否有4 与会者是否有能力或权力达成一项决议5 与会者是否多余或可有可无6 与会者是否能全身心投入会议
力
7 与会者是否会妨碍会议总体成效
影响他人发言的质量或真实性
8 必须有效地控制会议与会者人数2会议时间的选择
开会时间的选择要考虑下列因素1 会前调查
力开好会议4 力求开短会
把握全体与会者方便的时间段
2 选择与会者中关键人物的最佳开会时间3 恰当安排会议时间
避免与企业最重要的经营活动冲突时效性很强的会议要尽早安排可以拖后召开
交通上的方便与否
5 注意把握开会的时机
酿和深思熟虑的会议3会议地点的选择
选择开会地点要考虑下列因素与会者能按时到会
1 会址必须考虑距离的远近以及线路2 会场内外必须保持安静4拟订议事日程
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便于
要有良好的通风和照明设施
会议开支等
3 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便
制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 拟订议事日程要考虑下列要点
特别重要的事项
要留
1 重要或紧急的议案或事项必须优先列在整个议事日程的前项 2 必须合理分配各项议案或事项的时间
出足够的时间时间
内容不必太多提前做好准备
以提高会议的效率
议程应提前几天交给每
可以事先要
归纳
必要时标出各议案的时间分配
以便控制会议
3 每次会议议程不可太杂4 为了提醒与会者注意
一个与会者
5 如果会议很重要或很复杂
求与会者做相关准备6 会议持续时间较长的5会前工作
在时间充足的情况下
并指定时间要求与会者提交意见
送发全体与会者
应考虑在会议中间安排休息
汇总的意见可以附在成文的议事日程上
51会议召开前需根据工作需要和领导意图拟订会议计划例行性和日常工作会议部门及人员关部门5
要将会议活动制成安排表议题
主持者
主题和人数确定目的和指导思想
切忌名不符
将会议时间
名称
与会
地点等填入表中
提前发给领导者和有
以便早作准备和安排
2制定会议预案 会议预案应明确以下内容会议名称
应根据会议的内容即召开会议的原因
实
会议主题会期
会议的起止日期
会场的选择与布置应根据会议的人数
内容
出席人数根据会议的性质和内容确定出席人员的范围既不过宽班子
也不过严
会议工作班子及其职责分工大中型会议应成立相应的会议筹备明确职责分工选择与布置会场
会场容量等情况综合考虑会议预案
会议的其他活动如表决发奖参观文娱活动等也应列入
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 53设置会议工作机构 会议工作机构通常有
摄影
摄像等工
秘书组负责会议议程的拟定会议文字材料的起草印刷发
放作
回收
归档以及领导在会议期间交办的事项负责会议的宣传报道以及文化娱乐
(2)宣传组
(3)接待组负责与会人员编组签到会议票证准备会场布置会间食宿5
用车
生活用品供应负责会场
返程票购买等后勤保障工作会场周围的安全工作
(4)安全保卫组4准备会议文件
规模较大内容重要的会议必须提前准备各种会议文件包括开幕词手册等
闭幕词
重要会议要发请柬或邀请书
工作报告
交流材料
领导讲话
会议须知或会议
文件材料不宜过多过长通常应事先印发到与会者手中重要文件要登记和回收5
5发送会议通知
会议召开前都要发出通知发
会议通知要写明为何开会会名会期报到地点与时间参加人员范围5
接站及行车路线
需携带的材料和其他要求等内容
6布置会场
会场布置要重点注意以下条件大小是否合适座位是否足够光线是否充足照明是否清晰温度是否适宜录音
会议通知要做到及时准确清晰简要防止重发错发或漏
音响效果是否良好
录像设施是否完备
会场的布置包括主席台布置座位排列会标及花卉陈设等基本
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 原则是朴素大方能体现出会议的主题和气氛
人数等情况具体布置
会场应视会议的类型格局紧凑5列
和谐
会场空间安排以便于与会者进出和流动为前提并使整个会场会议座位安排应考虑会议的目的7排列座次
主席台座次以人员的职务同时参考其社会地位名望高低排最高者排在主席台第一排的正中间
面向会场
以左为上
其他与会者的座次排列5
8编组
较大规模的会议要对与会者进行编组达到方便分组讨论和会间活动的目的编组的方法可按地区按专业按职务按职称层次等 5
9制发会议证件
大型重要的会议要印制有关证件并且是用颜色区分不同身份的证件件种类等5
证件的内容包括姓名
单位
职务
编号以及会议名称
证
其余按高低顺序
以正中间
座位为起点
右为下的原则交叉排列
按地理位置行业系统等排列方法
以上座次安排需报领导审批
10编制会议手册
大型会议要编制会议手册或会议须知用以指导与会者活动其项
一般情况介绍
分组情况
大会日程表
目包括大会各级组织机构各项活动时刻表5
11会前检查
会场及会场平面图等
会议正式开始前要对各项准备工作进行全面认真细致地检查重要会议还需要进行反复检查等
检查的重点包括会议文件
会场布置
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 附件3
会议组织规程的说明
1签到
11会议开始时要做好签到工作签到可根据会议的规模与形式分别采用不同的方法
簿式签到
一些小型会议可采用簿式签到
职务
所代表的单位等
与会人员在会议工
表示到会
签
与会人员逐项填
作人员预先准备好的签到簿上按要求签署自己的姓名到簿上的内容一般有姓名写
不得遗漏
(2)会议工作人员代为签到一些小型或常规会议可由会议工作人员代为签到时
会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册
表示到会
有外单位人员参加的会议
开会
与会者就在各自名单后画上记号
缺席和请假人员也
用规定的记号表示2接待
会议工作人员提供周到的接待服务要妥善安排住宿3会议进行
就餐
解决与会人员往返车票等问题
31会前会议主持人召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作划草案3
包括拟好会议议程决议决定草案
提案
汇报总结提纲备好座位
发言要点
工作计
落实会场
通知与会人员等
2会议要领
要严格遵守会议的开始时间要在开头就议题的要旨做简洁说明
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员3.3会议注意事项
发言内容是否偏离议题
发言目的是否出于个人的利害全体人员是否都专心地聆听发言发言者是否过于集中于某些人是否有从头至尾都没发过言的人
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制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 某个人的发言是否过于冗长发言的内容是否朝着结论推进
333
4会议主持人应当引导会议在预定时间内做出结论6应当把整理出来的结论交给全体人员确认7发言禁忌规定 发言时间过长
从头到尾沉默到底采用不准确的资料尽谈些期待性的预测做人身攻击不懂装懂
对于重要会议的讲话
发言
胡言乱语
打断他人的发言对发言者吹毛求疵交头接耳或中途离席
35必须延长会议时间的应取得大家的同意后再决定延长会议时间
4会议记录
要认真做好会议记录负责的态度
还要进行录
音录像以便会后整理印发与存档会议记录人员不仅要有认真
而且要有一定的秘书工作经验
5编写会议简报
会议进行中可编写会议简报便于领导及时了解会议会貌和进程便于与会者之间交流经验6会议调度
要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见建议协助领导履行会议议程和任务临时调度工作7安排会间生活
会间生活安排包括安排好住宿伙食交通和业余文化生活参观访问等事宜
为与会者提供优良的生活服务
8清理会议文件
会议过程中形成的大量文件材料在会议结束时要及时回收整理
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沟通信息
在特殊和意外情况下应沉着冷静
灵活应变做好
以确保会议顺利进行
制度名称新奥集团会议管理制度 制度编号XA/ZD0405C-2003 或立卷归档9离会
确保文件的安全和保密
依据预先登记的返程日期和交通工具工作人员要做好购送车票送与会者及时踏上归程等工作宿等事宜
10撰写会议纪要
重要会议结束后工作人员要撰写会议纪要通过对会议记录进行整理遵守
组合和概括执行
准确反映会议精神和议定事项
以便与会者共同
对于个别需要暂留者则要做好安排食
11会议总结工作
会议结束后工作人员要对会务工作进行及时认真地总结肯定成绩
找出不足
便于做好以后的会务工作
总结的情况应向有关领
导和上级部门进行汇报
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