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档案资源开发
论城市轨道交通企业档案管理制度建设及运用
—以广州地铁集团有限公司为例——
王彩虹
（广州地铁集团有限公司
广州
510030）
但城市轨道交通档案管理制度相对缺乏。本文以广州地铁集团有摘要我国城市轨道交通行业面临前所未有的发展机遇，
以此为规范国内城市轨道档案限公司为例，从制度建设原则、建设依据、建设内容、运用及提升等方面进行了论述，管理制度建设提供参考和借鉴。
关键词
城市轨道档案管理制度建设制度运用
DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.05.008
StudyontheConstructionandApplicationofArchivesManagementSysteminUrbanRailroadEnterprises—ACaseStudyofGuangzhouMetroGroupCompanyLimited——
(GuangzhouMetroGroupCo.,Ltd.,Guangzhou510030)
inChinanowadays.However袁theachievesmanagementsystemsfortheurbanrailroadtransportationindus鄄structionprinciples,contents,applicationsandimprovementofachievesmanagementsystemshavebeenin鄄mentsystemsinChina.
Keywords院urbanrailroad;achievesmanagement;systemconstruction;systemapplication
tryarestilllacking.Inthispaper,takingGuangzhouMetroGroupCo.Limitedasanexample,thecon鄄Abstract院Theurbanrailroadtransportationindustryisfacedwithunprecedenteddevelopmentopportunities
WANGCaihongvestigated.Theresultsprovidevaluableexperiencesfortheconstructionofurbanrailroadachievesmanage鄄
运营的管理风险，而档案管理是地铁发展的基石，
1背景
加强成本管控、防范风档案为提高地铁工程质量、
提供了有力支持和坚实保障。险、保证廉洁，
目前，国内外有关城市轨道交通项目档案管理作为重大建设项目，标准制度体系建制度比较少，
而城市轨道交通企业必须在工作中遵设刻不容缓，
循上级部门的各项制度、标准，结合实际工作经验，制定符合实际操作需求的企业档案管理制度体系。
自1969年我国诞生第一条地铁以来，历经四
我国的地铁建设总体规模、运力已十余年的发展，
走在世界前列。据了解，“十二五”期间，全国地铁总投入超过1万亿元；“十三五”期间预计达1.26万亿元。可以说，当前我国地铁行业正迎来难得的发展需要不断加强机遇期。面对地铁建设的高速发展，
各项管理制度和标准规范建设，以防范地铁建设和
2建设原则
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《档案学研究》2016年第5期
2.1遵循系统性原则
企业档案管理制度体系的建设要紧跟企业业遵循档案管理的系统性原则，从制务的发展需要，
度上对企业档案管理的机构、人员、经费等各方面对企业档案的收集、整理、借阅、销进行系统约束；
全方位体现企业纸质、毁等各个环节进行细化约束；
遵循企业档电子、声像等不同载体档案的管理要求。案管理的系统性、全局性要求，明确规定档案业务的环节等内容，自成体系，做到不遗漏。内容、流程、2.2遵循精细化原则
精细化管理是一种对战略和目标分解细化和精细化的规则意识是通过制度和流程落实的过程，
就是要来实现的。要实现地铁档案的精细化管理，标准化和信息化的手段，使档案工作运用流程化、
制度体系的建精确、高效、协同和持续进行。因此，设要明确管理规则，制定流程，建立标准和操作指引，与企业的其他制度体系互为一体，互为补充。在制度制定中注重结果导向和目标管理，引入PDCA流程管理思想，制定档案管理制度体系，不断提升并在实际工作中不断修订、完善制档案管理品质，
度，不断提高档案业务水平。2.3遵循城市轨道交通业务特点
一般从立项到城市轨道交通工程建设周期长，要超过5年；包括土建、竣工，涉及专业多且复杂，机电、通信、信号、车辆等40多个专业；参建单位多，一般一条线路要涉及上千家单位。文件来源广，参建单位来自全国各地，文件收集难度大。企业要建设档案管理制度体系，必须结合城市轨道交通工程业务特点，体现业务特色，遵循项目档案的管理理念，符合上级部门的相关要求。
3建设依据
制度体系的制定要依据相关法律、规章、标准
整理、移交等不同环节的不同内容，等，涵盖收集、
主要依据包括《企业档案工作规范》《科技档案案卷等，这里重点阐述与城市轨道交通工的一般构成》
程项目档案管理有关的几项标准：3.1
《国家重大建设项目文件归档要求与档案规范》（DA/T28-2002）省、市重大城市轨道交通工程一般都是国家、
整理、归建设项目，此标准规定了文件收集、编制、城市轨道交通档案的收集和档及档案移交的要求，
整理都会按照此标准的规定执行，此标准自2003年实施，适用所有重大建设项目，但对城市轨道交通工程档案管理的独有特点缺少针对性的规定。3.2《城市轨道交通工程档案整理标准》此标准是由中华人民共和国住房和城乡建设部于2013年颁布实施的，该标准对城市轨道交通工（CJJ/T180-2012）
表1广州地铁档案管理制度体系建设内容
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档案资源开发
归档质量、组卷、归档、著录、验收及报送程归档范围、
做了详细的规定，对城市轨道交通工程档案的规范整理有重要的指导作用。但此标准缺少分类的内容规定，对验收的规定仅限于向城建档案馆移交部分。3.3
《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规则》(DB44/T1308—2014)
主要规定了城市轨此标准是广东省地方标准，
文件归档范道交通工程归档文件形成的质量控制、
围及保管期限和档案分类规则等内容，在国内率先
图1
档案管理系统分类树[A1]
明细了类目提出了城市轨道交通档案分类的思路，
的设置。目前，此标准只在广东省推广使用。
4建设内容企业档案管理制度的建设与企业档案管理模式
是密切相关的，不同的档案管理模式需要不同的档案管理制度相匹配，城市轨道工程企业档案管理制
业务范围、度的建设，需要结合企业档案管理模式、经营内容等来建设，并将档案管理制度纳入企业的整体管理制度体系之内。本文以广州地铁档案管理为例进行研究。
广州地铁集团公司根据业务实际情况和管理一级制度是企模式，设置了一至三级的管理制度，
业档案管理办法，明确规定了企业档案管理职责、目标等内容，是企业档案工作开展的准则和依据；二级制度是从不同维度、不同载体，结合档案“收、管、用，存”4个业务环节来制定，同时突出城市轨道
图2档案移交流程[A2]
三级制度主要从城市轨道交交通档案管理的特色；
竣工、通工程档案管理前期、移交等方面展开，细化各种操作流程和指引，主要适用于工程建设的各参各个层级制度设置见表1。建单位档案工作，
5制度体系的运用
企业档案管理制度是企业管理制度体系中重
要的组成部分，规定了档案业务与其他业务的衔接要求，是企业档案工作开展业务的行动准则，对企业档案工作有规范和约束的作用，也是企业档案工作中各项业务开展的依据。
5.1规定档案信息分类与编码体系，为档案管理系统建设奠定基础
图3
归档范围精细化大纲[A3]
企业档案信息化的发展，促使很多企业建立了档案收档案管理系统。作为档案管理系统的核心，
整理、利用模块都是以档案分类作为系统集、保管、
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基本的目录树，档案管理系统的分类树建设是以档案分类为基础的，分类在档案管理系统的建设中起归着关键核心作用，是指导档案系统收集、整理、
广州地铁档案管档、移交、利用等各个环节的主线，理系统分类结构示例。
为档案信息化的流程编写5.2规范档案业务流程，提供支撑
档案的业务流程是档案管理制度的体现，特别是在项目档案管理中，运用信息化管理手段，流程管理的思路可得到更好的运用。档案管理流程包括收集、整理、验收、移交、借阅、销毁等，都是在制度体现档的业务规定中延伸，同时运用到档案系统，案的规范化支撑档案信息化、档案信息化服务档案精细化管理的思路，为企业档案管理提出了新要新标准。求、
5.3明确归档范围，为档案精细化模板编制提供依据
精细管理的思想是流程管理，做好流程，并将流程固化到信息系统，体现了档案精细管理的思想。除了流程规划，档案系统也要将文件归档范围多专业性，进行固化。由于地铁工程建设的复杂性、不同系统、不同工法产生大量的文件，且不同专业、广州地产生的文件清单不同，根据实际工作不同，铁梳理了不同的归档范围模板，编制成操作指引，并将归档模板嵌入到档案系统中，纳入流程管理，各个参见单位在系统上可及时进行整理、组卷，经将档案数据提交至数据库。过流程审批，
5.4形成知识成果，为公司创造经济效益
档案管理制度是档案管理工作的实际体现，规
范的管理必须有规范的制度保障，制度也是知识成果的体现。广州地铁集团有限公司完善的管理制度和管理体系，为昆明、东莞、南宁、无锡、石家庄等同行地铁单位提供了借鉴经验，并为同行企业量身打造自身档案管理制度体系，创造了一定的经济效益。5.5纳入企业质量管理体系，为质量文件手册编写提供补充
证工作，在质量认证文件编制中，档案管理制度作一章节的内容，《企业档为质量文件的“知识管理”案管理办法》《企业文件材料归档范围和档案保管等有关制期限管理细则》《企业档案借阅管理细则》
为质量管理体系提供了有力度纳入质量管理体系，
的支撑，通过质量管理体系的认证与检查，加强了推广了档案档案工作与其他业务工作的密切联系，
管理制度在企业的运用，提高了企业档案管理水平。
2014年12月，广州地铁开展质量管理体系认
6制度体系的提升
城市轨道交通企业档案管理制度，在国内比较
6.1上升为地方或国家标准
少。2012年初，在广东省档案局、广州市档案局的指导下，联合向广东省质量监督局申报了地方标准《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规
参与编写的单位还有深圳地铁、东莞地铁、广则》，中铁电州地铁设计院、广州地铁监理、广东省基础、化局等单位。经过两年多的时间，2014年完成了标准的编写工作，2014年7月正式发布实施。该标准是广东省首个关于城市轨道交通行业的档案标准，填补了广东省在该领域的标准空白。
目前，很多业界同行单位在档案管理工作中使并给予了很高的评价。经用了该标准，2015年8月，
全国广东省档案局、广州地铁集团公司联合申报，档案工作标准化技术委员会批准，《城市轨道交通被列入国家档工程文件归档要求与档案分类规则》
计划2016年完成编写。案行业标准编制计划，6.2在业务实践中不断完善
制度要不停地在业务中检验其适用性，随着业企业管理水平的不断提高，对档案务的不断发展，
管理的要求也不断提高，制度也要随着实际业务的以满足实际业务管理的需要。调整不断完善，
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