《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第五节 值班管理

秘书实务与案例课程教案

授课题目 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 1. 了解值班的主要内容 教学 目标 2. 掌握值班的工作制度，值班安排表的制作，值班内容的填写 3. 了解突发事件的含义和种类以及正确处理方法 掌握值班的任务、制度和形式。 教学重点 掌握值班表的编制和值班记录的填写。 课时安排 1 教学难点 掌握正确的值班表的编制和值班记录的填写程序。 授课类型 理论加实践 教学方式 讲授法、案例法、讨论法、实践法 教学资源 多媒体、案例 步骤一：案例导入 尚秘书翻看仓库记录，发现仓库也没有存货，此时只有从二分店调货。尚秘书打电话与二分店店长程可新联系，得知有此型号的净水器，要求调货给一分店，再让营业员小张请顾客留下地址、电话与押金，并开出收货凭证，回家等候，一小时后为其上门服务。 问题：尚秘书做的对吗？秘书怎样应对值班电话？ 步骤二：学习新知 值班是指在非工作时间内安排专门人员在单位值守，是各类社会组织或机教学基本构的常规工作之一，有助于及时获得信息，处理各类事务，防止安全事故，常内容与教学设计 常纳入秘书部门的工作范围。 一、值班的主要任务 1．文电处理 2．信息传递 3．接待来访 4．临时性、突发性事务的处理 5．做好值班记录 6．做好交接班 二、值班制度和组成形式

值班的组织形式根据工作需要和人员情况而定。大体上有三种形式： 一是设有专门的值班室，或配备专职值班人员，负责本公司的全部值班工作。大型企业一般采用这种形式。 二是工作人员轮流值班，主要做好节、假日的值班工作。普通企业一般采用这种形式。 三是专兼职值班结合的形式，即白天有专人值班、晚上由工作人员轮流值班；平时有专人值班，节、假日由工作人员轮流值班。 三、值班表的编制 值班人员的值班表是清晰记载或标明值班人员的姓名和值班时间的表格，它一般由主任秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再印发给有关人员。值班表主要由时间、值班人员、电话等要素构成。 四、值班记录的编写 1.值班日志 2.接待记录 3.电话记录 4.请示汇报 国庆前夕，天宇电机厂秘书老刘向担任假日值班的新秘书小马介绍值班记录的主要内容和要求。小马认真听，认真记，虚心求教，结果第一次值班就较好课内练习 地完成了任务。 请写出老刘介绍的内容包括哪些要点。 复习并掌握值班管理的注意事项。 课后作业