浅析新时期秘书应具备的知识结构

浅析新时期秘书应具备的知识结构

【摘要】随着社会的发展、经济的繁荣、科技的进步、各种社会关系的多样化，复杂化以及企业的逐步成熟壮大，秘书已经成为当今企业管理工作国不可缺少的组成部分。因此，本文主要针对新形势下，秘书将面临着新的机遇和严峻的挑战，并分析了新世纪秘书除熟练掌握基础的、专业的知识外，还应掌握新知识。这就提出了秘书要不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善；以求秘书能适应现代企业的发展和需求。

【关键词】新时期 知识结构 新知识

现代新秘书与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的秘书有着本质的区别。秘书是指在企业经营和日常活动中，直接协助领导综合处理各种事务的工作人员。秘书主要起参谋助手作用。秘书是上情下达、下情上传、联络各方的纽带，是帮助领导者处理日益频繁的经营管理事务的得力助手，是为领导出谋划策的“辅政大臣”。因此，从秘书现阶段的工作和目标上看，秘书所从事的秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理、提供综合服务。它是上呈下达、联络各方、参与政务，管理事务的一项重要工作，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养、领导能力、社会交际、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。所以，秘书工作人员必须循序渐进，不断学习增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应秘书工作日益发展的要求和需要。

一、 秘书的知识结构

（一）知识结构的含义：知识结构是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量

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关系。

（二）秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

1．广博、扎实的基础知识。基础知识是秘书知识结构中的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：（1）政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识就是要秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题，解决问题。（2）文化

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基础类。如语文、历史、地理等。这是从事秘书工件最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。（3）法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，甚至还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要，由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

2．精深的专业知识。专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容上应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识是秘书知识结构体系中的枋部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。主要包括有秘书学、公文写作学、信访学、会议学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化等等。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。

3．多样的辅助知识。辅助知识既不像基础知识具有“根基”作用，也不同于专业知识起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。

二、新时期秘书还应建构的知识结构

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新时期新形式下，特别是WTO的加入，使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距。所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势也给秘书工作带来了新的挑战、新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。因此，在新世纪，新时期，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1．熟练掌握英语语言。英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2．熟悉电脑操作和办公自动化设备使用。新时期的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这种需要熟悉电脑才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3．熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识。在新时期，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地彼此沟通。

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4．熟练掌握涉外法律知识。在新时期进行对外经济贸易活动，签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求，并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家不应有的损失。

5．训练掌握驾驶技术。新时期的秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机有事出去加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶可以使这种突发事件顺利解决。

三、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

现代社会是知识密集的社会，21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中，处处需要知识、事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般来说，知识结构越完善能力便越强；知识结构越单一能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书具有广博的知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能更好地发挥秘书人员办文、办事、办会的能力，可以在其间展示秘书人员的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书仅仅只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不会动脑子，那样就会被这个时代所淘汰。在过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力想要当好秘书是很难的。秘书

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拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的工作能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

结语：

随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能在不断扩大和更新。新时期秘书应不断对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三好”（即规范化、制度化、科学化）和“四个转变”（即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务），并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

参考文献：

1．廖金泽。《怎样做高级秘书》。广东旅游出版社。2005年版

2．张浩。《新编秘书工作必读全书》。光明日报出版社。2003年9月

3．芫君。《成功秘书跟我学》。内蒙古人民出版社。2004年6月

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山西管理职业学院

毕 业 论 文

题 目 浅析新时期秘书

应具备的知识结构

姓 名 丁艳

所 在 系 公共管理系

专业班级 08文秘 学 号 08WM114

指导教师 张志国

日 期 2010年3月9日