证书保管使用管理制度范文

证书保管使用管理制度

一、总则

为确保公司各项工作的正常运行和信息的安全性，制定本制度。本制度适用于公司各级单位的证书管理工作。

二、证书保管使用管理岗位

公司设立证书保管使用管理岗位，负责公司各级单位证书的保管和使用管理工作。该岗位由管理部门指定专人担任，具体职责如下：

1. 负责公司各级单位证书的接收、登记和保管工作；

2. 根据需要，提供证书的复印件或扫描件，确保证书的安全备份；

3. 负责与相关部门的沟通，了解证书的使用情况，并定期汇报证书的使用情况；

4. 协助相关部门进行证书的领用和归还，并保证证书的准确记录；

5. 协助管理部门进行证书的清点和盘点工作；

6. 负责开展证书管理工作的培训和宣传，加强员工对证书管理的重视和规范。

三、证书的接收和登记

1. 公司各级单位收到证书后，应立即将证书交由证书保管管理岗位进行接收和登记。接收时应检查证书的完整性和真实性，并填写证书接收登记表，记录证书的基本信息，包括证书名称、证书编号、颁发日期、有效期等。

2. 接收登记完成后，应将证书妥善保管，并备份证书的复印件或扫描件，存放在安全的电子存储设备或云端。

四、证书的使用和归还

1. 公司各级单位需要使用证书时，应提前向证书保管管理岗位提交证书领用申请。申请书应包括证书名称、领用单位、领用人、领用目的等必要信息。

2. 证书保管使用管理岗位收到领用申请后，应核实申请的合法性和准确性，并在证书领用登记表中记录领用情况。

3. 领用证书后，领用单位和领用人应妥善保管证书，不得私自修改、篡改证书内容。在证书使用过程中，如有任何问题，应及时向证书保管使用管理岗位进行反馈。

4. 在证书使用完毕或失效后，领用单位和领用人应及时归还证书。归还时应填写归还登记表，确认归还证书的完整性和真实性。

五、证书管理的盘点和清点

1. 证书保管使用管理岗位应定期对所管理的证书进行盘点和清点。盘点和清点应确保证书的准确性和真实性，并及时核实证书的有效期，以便对即将过期的证书进行提醒和处理。

2. 定期盘点和清点的时间由管理部门指定，一般为每年一次，

具体时间和方式由证书保管使用管理岗位自行安排。

六、证书管理的培训和宣传

1. 公司应定期开展证书管理的培训和宣传工作，提高员工对证书管理的重视和规范。

2. 培训和宣传内容包括证书的接收和登记、证书的使用和归还、证书的盘点和清点等方面的知识和技能。

七、责任和违规处理

1. 对于未按照本制度规定办理证书的接收、登记、使用和归还手续的，将追究相关责任人的责任，情节严重的，将给予相应的纪律处分；

2. 对于有私自篡改、修改证书内容的行为的，将按照公司相关规定进行处理，情节严重的，将依法追究刑事责任。

八、附则

本制度自发布之日起生效，对之前已经接收和登记的证书，应进行相应的整理和归档。本制度由管理部门负责解释和修订。