交通科研院所科技档案的收集与开发利用

交通科研院所科技档案的收集与开发利用　■杨柳　（福建省交通科学技术研究所，福州　３５０００４）　摘要对于交通科研院所而言，科技档案自身的信息含量较大，数据众多，且来　源广泛，时间跨度大，在管理方面存在一定的困难。随着科学技术的不断发展，科技档　案的管理工作出现了新的内容，也对档案管理人员提出了新的更高的要求。为提高交通　科研院所科技档案整体管理水平，发挥科技项目档案的利用效益，有效开展科技档案的　管理工作，本文结合科技档案的特点，对交通科研院所科技档案管理中的收集与开发利　用进行了分析和探讨。　关键词　交通科研院所科技档案收集开发与利用　１科技档案概述　１．１　内涵　呈现出多样化的特点。　１．２．３成套性　科技档案是人们在从事科技活动中形成的，并经过　定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像　等各种形式和载体的历史记录。它记载反映了科技活动　一成套性是围绕某个独立科研项目的进行，有规律地　形成的一系列相关的科技文件整体，是科技档案相对于　其他档案而言最为鲜明的特点。　１．２．４现实性　的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载　体，具有重要的参考价值。科技档案管理工作是科技活　动的基础，是一个科研院所实力的凭证，对科技工作的　可持续性发展起着重大作用。尤其是在科研院所体制改　革和现代科学技术高速发展的今天，随着交通科技事业　现实性指科技档案自身具备较强的现实使用性，对　于现实工作的指导相比于其他档案都要更强。　１．３功能　科技档案的功能主要包括：情报功能、知识储备　和依据凭证功能、促进生产力发展和提高经济效益的　功能。　的不断深入和发展，交通科技档案在交通发展和建设中　的作用地位越来越突出，作为重要的信息资源在整个交　通档案中所占的比例也显著增加，并在交通科技活动、　科技生产、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的　作用，成为交通事业发展不可缺少的重要部分。　１．２特点　１．２．１专业性　２科技档案的收集　科技档案的收集，是利用相应的方式，将零散的科　技文件与科技档案进行收集集中，以实现统一管理的目　的。对于档案管理工作而言，档案的收集是确保档案信　息真实性、准确性和完整性的重要保障，因此，需要进　一科技档案的专业性，集中表现在形成领域和内容性　质两个方面，也是科技档案最为突出的特点，是其区别　步扩大档案收集的范围以及信息来源。　于一般档案的重要标志，也是不同科技档案之间相互区　别的手段。科技档案管理体制的确立、科技档案的管理　等，都是在其专业性特点的基础上建立起来的。　１＿２＿２多样性　多样性是指科技档案的种类和类型是多种多样的，　基于科技档案自身的成套『生特点，进行科技档案的　收集时，需要做到以下几点：　２．１事前介入　在进行科技档案的收集工作时，需要在工程项目的　准备阶段就开始进行，做到事前介入，以确保收集信息　的完整性。例如，在科技项目的立项阶段，就应该根据　项目的特点和实际要求，提出对于文件资料的积累和归　档要求，确保文件资料的有效性；在签订相应的合同　时，同样需要提出积累和归档要求，并提出一定的经济　法律约束措施，切实保证档案的真实性。　目前科技档案的种类包括工业生产技术档案、设备档　案、基本建设档案等１０多种，而每一种根据各自专业　性的不同，又可以分为多种不同的类型。因此，在所有　的档案门类中，科技档案的种类和类型是最为繁杂的，　福建交通科技２０１４年第１期圈　２．２事中控制　事中控制是指在工程项目进行过程中的控制，需要　贯穿项目开发建设的始终。档案管理部门必须在各个生　产、职能部门的协调和配合下，切实做好科技档案的收　集工作，确保归档工作的及时性、准确性和完整性，同　时，要重视日常工作中的积累。在生产过程中，由于需　要进行大量的咨询、设计、检测等工作，会产生大量的　文件、图纸、数据以及报告等，这些都是对生产过程的　原始记录和凭证，需要依靠技术人员日常的积累和收　集。但是，由于生产技术部门自身的特殊眭，对于档案　促进单位生产管理水平的提高，充分发挥出档案管理工　作的成效，需要切实提高档案管理人员的自身素质。需　要强调的是，科技档案区别于其他档案的最为鲜明的特　点，在于其自身的专业性。而科技档案的管理人员如果　没有认识到这一点，或者缺乏相应的专业知识，拘于一　般档案的管理方法，不熟悉科技档案的工程特点和专业　特点，就必然使得档案的开发利用工作难以顺利实现，　不可能为档案利用人员提供优质的服务。因此，要强化　对于科技档案管理人员的培训，在确保其档案管理能　力的基础上，提升对于单位生产、设计、项目建设等　管理工作往往不够重视，也缺乏专业的能力，平时对于　归档文件的积累和保管也存在很大的随意性，只有在需　要进行归档时，才会临时进行收集和处理，这样很容易　造成档案资料的不完整性。因此，档案管理人员应该切　实做好事中控制工作，在生产过程中，定期对其他部门　进行监督，帮助其完成档案的收集和整理工作，同时结　合相应的工程技术知识，充分把握工程的性质以及项目　进度。例如，在项目的建设过程中，档案管理人员应该　对项目进度进行随时跟进，对档案文件的积累情况进行　随时检查；而在项目完成进行验收之前，需要结合相关　规定，对文件的积累和收集工作进行检查，如果存在不　足或漏洞，要及时进行修整，确保文件的完整性。　２．３事后核查　事后核查是确保科技档案完整性、真实性和准确性　的重要保障，是档案收集工作中一个至关重要的环节。　通过事后核查，可以及时对科技档案的实际情况进行检　查验收，查漏补缺，对档案进行完善。　３科技档案的开发利用　随着社会经济的深入发展，基础设施的不断完善以　及新技术的不断应用，交通科研院所的业务范围得到了　极大提升，科技档案的数量也在不断增加。做好科技档　案的开发利用工作，确保单位的持续稳定健康发展已成　为当务之急。对于档案管理人员而言，应该在立足单位　实际需求的基础上，结合档案的室藏情况，进行有效地　开发和利用。建议从以下几个方面入手：　首先，可以在单位的网页、通讯专栏中，结合档案　信息，刊登本单位的年度科技成果、获得的科技奖项等　信息，提高科研院所的知名度，提升员工对于单位的归　属感和集体荣誉感。　其次，可以利用单位内部的局域网络，将相应的档　案信息放在网络搜索平台上，不仅可以使得单位内部各　个部门方便地对档案进行查阅，也可以为产品、市场、　工程项目等提供相应的档案信息，提高领导决策的针对　性和有效性，还可以及时对档案的内容进行修改、增｛｝－ｉ　和更新。　再次，为了更好地对科技档案资源进行有效利用，　专业知识的了解和掌握能力，切实提高科技档案管理　的水平。　最后，需要清楚地认识到，档案管理工作的最终目　的，是利用档案资料，提升交通科研院所的经济效益。　因此，不仅需要提高档案的利用效率，还必须切实做好　安全保密工作，确保科技档案不能随意转借、损坏、丢　失、涂改等，避免技术信息的泄露和遗失。　４我所交通科技档案管理工作的开展及其成效　随着交通科技事业的发展，我所科技档案管理工作　取得了良好的成效。　４．１促进交通科技工作的发展　我所科技档案作为交通科技工作的真实历史记录，　在总结科研工作经验、管理开发科技项目和资质申请认　定等方面发挥重要的凭证参考作用。为科研课题的深化　研究和学术创新提供了切实的理论基础和科技论文、研　究报告、数据图纸等信息资料，并且很好地启迪了科研　人员的研究思维。在交通科技项目投标工作中，提供了　相关项目的合同、检测报告等，为项目的中标做了必要　充分的前期准备工作。在接受中心站国家实验室认可评　审、中心站实验室资质认定评审等工作中，科技档案发　挥了不可替代的重要的作用。　４．２促进交通科技管理的决策　科技档案具有依据凭证的功能，它直接反映了交通　科技活动的原貌与进步，真实反映了我所的科研水平及　科技生产实力，是提高科技管理水平的基础和前提。认　真做好科技档案的管理工作，为所领导和专业部门的工　作决策提供重要凭证和依据，促进交通科技工作的持续　发展。　４．３促进交通科技成果的利用和推广　科技档案管理不仅仅是将科技材料整理、分类和保　管，而是归档后的再利用，以实现科技成果的经济效益　和社会效益。有效地管理好科技档案，既可以完整、准　确、系统地记录科技活动的全过程，更为重要的是也为　进一步的项目研发和成果推广提供技术资源，从而实现　科技成果的经济效益和社会效益。　５结论　圈福建交通科技２０１４￣１　总而言之，对于交通科研院所而言，科技档案的管　理工作是十分重要的，也是一项极为复杂的系统性工　程，是单位管理的重要组成部分，可以为交通科研院所　交通，２００９，（３）：８５—８６．　（２］何炼红．浅谈科技档案管理信息化建设［Ｊ］　科技创新导　报。２０１３。（７）：２０８．　的经营决策、技术创新等提供参考信息和依据。因此，　要加强对于科技档案的管理，做好档案的收集和开发利　用，充分发挥科技档案的作用，提升交通科研院所的科　技水平。　参考文献　［３］叶杨．浅谈公路工程科技档案管理的特点［Ｊ］　中国新技术　新产品，２０１２，（２）：２４５．　［４］贾爱琴．强化高速公路科技档案管理的策略（ＪＪ．黑龙江交　通科技，２０１０，３３（２）：１５２．　［５］杨国祥．档案管理学［Ｍ］．北京：机械工业出版社，２００４．　［１］马健萍．交通科研院所科技档案管理的探讨［Ｊ］．广东公路　福建交通科技２０１４年第１期圈