高校档案网站信息资源建设研究

ＳＥＣＲ　Ｅ　ＡＲＴ　’童Ｙ　Ｓ与ＣＯＭ档ＰＡＮ案ＩＯＮ圈　■—■一　口熊欢欢　档案网站作为档案信息化建设的重要组成部　信息中心，为高校信息公开提供服务平台。通过　分，是档案部门公开信息、开展档案提供利用工　浏览各高校档案网站可以发现，这部分工作基本　作、拓展自身服务功能的新平台。随着对档案工　没有开展，仅有极少数学校的档案网站提供了诸　作的逐步重视，各高校纷纷建立起了自己的档案　如学校沿革（浙江大学）、新闻全文查询（南京大　ｆ１Ｐ网站。高校档案网站信息资源，就是高校档　学）之类的信息。笔者认为，为配合高校信息公　案网站上所提供的信息。本文拟根据信息内容对　开工作的开展，高校档案网站至少应提供以下几　高校档案信息资源加以分类，并力图揭示各类信　。　息的特点，以期为高校档案网站信息资源建设提　一　一　一一一究　类信息：一是现行文件，即管理部门和二级学院　的发文（包括校级发文和部门内部发文）；二是学　供参考。　校名称、办学地点、办学性质、办学宗旨、办学　一、高校档案网站信息资源类型　层次、办学规模，内部管理体制、机构设置、学　高校档案网站信息资源从各网站顶端的一级　校领导等基本情况；三是学校章程以及学校制定　类目上就可反映出来，尽管各高校一级类目的设　的各项规章制度；四是学校发展规划和年度工作　置不尽相同，但追本溯源不外以下三种。　计划。　（一）事务公开信息。此类信息可分为两种，　（二）库藏档案信息。高校档案网站上的库藏　一种是高校档案部门自身公开的信息，一种是全　档案资源主要包括数字化档案和电子档案两部分，　校公开的信息。前者反映的是高校档案部门的自　以数字化档案为主体。此类信息从载体形态看，　身情况，如本馆概况、组织机构及人员设置（或　包括文本档案、图像档案、音频档案、视频档案　职能分工）、全宗指南（或馆藏概述）、服务指南、　等；从加工深度看，既有一次档案信息，也有二　法律法规、工作动态等。其中，服务指南应包括　次档案信息、三次档案信息。（ｐ各高校档案网站上　档案部门开放时间、办事流程、业务指导、网上　的珍品博览、网上展厅、专题数据库、老照片、　咨询、下载专区等栏目；法律法规应包括国家法　视频点播等均是库藏档案的组成部分。值得指出　律法规、地方法规、规章制度、行业标准等。而　的是，档案编研成果是在库藏档案信息资源的基　校级公开信息之所以会出现在高校档案网站上，　础上加工而成的，故而亦可划人此类。经调查发　则是源于档案部门服务功能的拓展。　现，高校档案网站上的编研成果多为文件汇编，　正如政府信息公开选择档案馆作为现行文件　属于二次档案信息，三次档案信息很少见。　开放场所一样，高校档案部门也承担着高校信息　（三）公共服务信息。高校档案网站所提供的　公开的部分职能。高校档案网站应定位为高校的　除上述两类信息之外的所有信息都属于公共服务　・毒・囝　图　信息。此类信息与高校档案部门的业务工作没有　直接关系或完全没有关系，之所以存在，一是为　了提高点击率，二是为了充实档案网站的信息量　和丰富信息内容，拓展档案网站的服务功能。如　ＢＢＳ、其他档案门户网站和热门博客链接、学术　外，还应简要介绍档案学相关知识，如本校档案　分类方案及馆藏目录等。这一方面有利于普及档　案学知识，提高人们的档案意识；另一方面有利　于提高各部门兼职档案员的理论修养和业务素质。　２．及时更新。工作动态是外部了解高校档案　部门工作开展情况的窗口，不仅应包括各项实际　园地、学会广角、天气预报和公交线路查询等栏　目均属于此类信息。　二、高校档案网站信息资源建设要求　（一）总体要求　１．科学组织网上信息资源，合理设置类目体　系。档案用户一般通过类目体系查找所需信息，　如果类目设置不合理，就会增加用户的时间成本，　降低利用效率。因此，开展网络信息资源组织工　作非常必要，即根据网络档案信息利用的一般规　律，结合网络档案信息资源的现状，利用先进技　术，按照一定标准规范，对大量分散无序的档案　信息进行筛选、排序、著录、标引、分析、存储、　利用，使之形成系统化的结构。ｃ照－校档案网站的　服务性定位，决定了它在组织网络信息资源时，　应以用户为中心，科学设置类目体系，以方便用　户理解并轻松使用。　２．加强宣传，提高网站知名度。与其他类型的　网站相比，档案网站的人气向来不高。网民如果　没有档案利用需求，根本不会想到浏览档案网站；　即使有需求，也可能不知道通过档案网站进行查　询利用。鉴于此。高校档案部门应通过各种途径　宣传档案网站及其功能，以扩大知名度，如在学　校主页和校内其他点击率高的网页上建立链接，　以及在各类型档案网站之间互相进行友情链接等。　（二）公开事务信息建设要求　公开事务信息是高校档案部门展示自身形象、　促使用户了解档案部门及档案工作的有效途径。　这类信息具有全面性、动态性特点。全面性是指　此类信息应全面系统地介绍高校档案部门的职能　分工、业务开展情况等，使用户全面了解档案部　门，不断提高档案意识。动态性是指此类信息处　于不断更新之中。　１．充实、细化信息内容。既要介绍高校档案部　门的总体职能，还要介绍每个科室或每个档案工　作人员的职能分工及联系方式，以方便用户在有　利用需求时有效地索取服务。除了档案法律法规　＠・毒・　活动，也应包括年度（季度或月）工作总结、工　作计划、工作要点等。不管哪种形式的工作动态，　都应及时更新，以方便用户了解最新信息。另外，　若组织机构设置、职能分工、联系方式等发生了　变化，也应及时更新。如果用户在浏览档案网站　时经常发现无效信息，将大大降低对该网站信任　度，并影响下一次使用。　３．开展现行文件接收工作。高校管理部门和　二级学院每年都会收到大量校内发文，有些文件　会在传阅中遗失，更多的文件对收文机构而言毫　无查考利用价值。开展现行文件开放工作，为用　户提供统一的查阅平台，不仅可降低用户的时间　成本，还可避免人力、物力和财力的浪费。通常　情况下，每份校级发文在定稿之后都会由文印室　统一排版和套红，因此，由文印室工作人员将经　过排版和套红的电子文件通过网络及时移交给档　案部门最为便利。对于部门内部发文，则需要在　各部门指定专人（通常为兼职档案员或文件收发　人员，有时二者为同一个人）负责将发文及时移　交给档案部门。档案部门也应指定专人负责现行　文件的接收并及时上传到档案网站上，同时对各　部门的文件移交工作进行监督和指导。另外，须　将现行文件的移交和接收工作纳入相关人员的岗　位职责中，作为工作考评的一项内容，以促使该　项工作切实落到实处。　４．及时处理网上咨询，加强互动。高校档案　部门工作人员应及时回复用户的网上咨询，这对　于增加网站人气、提高网站点击率意义重大。浙　江省档案局创办的浙江档案网，因其丰富的信息　资源获得了较高的点击率，目前已累计有３００多　万的访问量。该网站的专家答疑板块做得有声有　色、热闹非凡。由于回复及时，网民乐于上该网　站咨询，咨询内容包括各类档案的整理方法、档　案系列职称评审问题、档案查询、档案工作的组　织管理等。高校档案网站也应该积极开展网上咨　ｓ至ｃ　墨了Ａ鞲Ｙ　ｓ（ｊ０　Ａ辩ｌ０Ｎ　圈　ｌ＿叠呵　‘　询工作，增强档案工作人员的互动意识。　（三）库藏档案信息建设要求　上；也可以和二级学院、重点实验室等单位合作，　将学校特色专业和重点实验室的科研成果、获奖　作品等在网上展览。我校的特色专业是服装类相　库藏档案信息资源是高校档案部门提供网上　档案服务的物质基础，其丰富程度和专业特色直　接决定着网站的服务质量。　关专业。服装学院模特班每年的毕业汇演、服装　设计系师生的设计作品等作为我校的特色档案，　得到了充分展示。　１．加大档案全文数字化力度，有重点有次序　地逐步建设各类数据库。高校档案部门大都面临　着经费不足的问题，难以全方位开展档案信息化　４．开发检索工具，加强档案信息资源的网上　利用。有效的检索工具是档案网站生命力的保障。　工作。实现库藏档案的全部数字化既不现实也无　必要。因此，各高校档案网站普遍缺乏档案全文　信息，无法开展档案在线查询利用工作。在这种　情况下，高校档案部门应本着利用优先、分步实　施的原则，优先将珍贵照片档案、重要纸质档案　数字化，③结合库藏特色和高校档案利用需求特点　建设各类专题数据库。高校利用率高的几类档案　主要包括：学生类档案，如学生成绩、高考录取　名册、研究生答辩决议和评阅意见书等，教职工　的科研项目档案，学校建筑图纸等。　２．合理选题，积极开展网上编研工作。网上　呈现的编研成果，一类是实体成果的数字化，另　一类是直接在网上编研所得。因为种种原因，高　校档案部门的编研成果多为文件汇编，对原文不　做任何加工。汇编成功的关键在选题，既要体现　库藏特色，又要充分考虑档案用户的利用需求。　我校档案网站的网上展厅栏目提供了一系列汇编，　如百千万人才工程、１５１人才、特聘教授、国家　精品课程、特色专业、国家级实验教学示范中心　等。我们根据选题，将每年度上级部门公布的有　关名单或批准成立某个机构的通知文件集中编排，　此举在学院反响较好。另外，还可以将新增专业　的批件、教学成果奖、专利档案、历届毕业生合　影、领导讲话录音、礼品与奖状等档案汇编成　“册”，集中展示。　３．构建特色档案栏目，突显网站资源优势。　每个档案业务部门由于职能和保管范围不同，都　有自己的珍贵档案，这些档案或年代久远，或内　容罕见，或载体特殊，正是这些珍贵的档案体现　了库藏特色。④档案网站如果没有此类信息，就会　失去新颖性和吸引力，无法凸显资源优势。高校　档案部门可以和校史馆合作，将学校老校址和创　办者的照片、搬迁的相关材料等历史档案传到网　首先，应针对不同的专题数据库设置相应的检索　字段；其次，应设置公共字段，实现跨库检索功　能；最后，检索项的设置应避免过于专业化，如　“档号”、“保管期限”、“第一责任者”等字段，　会让普通用户不明就里，从而弱化检索功能。　（四）公共服务信息建设要求　提供公共服务信息是高校档案网站拓展服务　功能的有效手段，这样做不仅可以大大提高网站　点击率，还有利于增强网民的档案意识。需要说　明的是，高校档案部门作为高校内部机构，服务　对象一般为校内教职工、学生（包括在校生和毕　业生）、档案同行（基于研究和参考的需要）等。　因此，档案工作人员提供公共服务信息时，应充　分研究高校档案网站用户的特点和需求，挖掘其　兴趣所在，有针对性地开展丁作。如果档案用户　通过浏览高校档案网站，意外获取了十分想获取　的信息，将大大增加对该网站的好感和信任度，　并有可能成为该网站的固定用户。如针对档案同　行提供的档案学知名博客链接、学术园地、学会　广角，针对有利用需求的校外用户提供的公交线　路查询，针对校内教职工和学生提供的各专业投　稿指南，针对所有网民的天气查询、ＢＢＳ等，都　属于为网络用户提供的“增值服务”。　注释：　①吴建华，方燕平．档案网站信息资源及其整合概念的界　定——“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之一　［Ｊ］．档案学通讯，２００９（５）．　②曾娜网络档案信息资源组织研究［Ｊｌ＿档案学通讯，２０１０　（１］．　③④孟世恩，任民锋，徐树林．对我国档案网站中信息资源　建设问题的思考［Ｊ］档案学研究，２００８（３）．　（作者单位：浙江理工大学综合档案室）　≮・＠