浅谈住房公积金贷款档案管理

浅谈住房公积金贷款档案管理　◎侯晓丽　住房公积金贷款是住房公积金管理中心以职　工缴存的住房公积金为资金来源，向符合贷款条　件的职工发放的用于购买、建造、翻建、大修自　住住房的个人住房贷款。是目前解决城镇职工住　房问题的一个重要手段，也是住房公积金实现住　房保障功能的主要形式。广大缴存职工通过住房　公积金贷款实现了购建住房的愿望，改善了居住　环境，住房公积金正发挥着越来越重要的作用。　随着住房公积金贷款的不断深入，其风险亦日益　凸显。因此，国务院在２００２年下发的《关于进一　步加强住房公积金管理的通知》中要求各级住房　公积金管理机构，“要加强贷款风险管理，健全　贷款档案管理制度。”明确了贷款档案管理是住　房公积金防范风险的一项重要工作。　贷款档案的重要性　随着广大职工对住房公积金认识的不断深　入，住房公积金贷款的优势愈发显现。广大职工　在购建住房时都把住房公积金贷款作为贷款的首　选种类。住房公积金贷款的快速发展使贷款档案　工作愈发显得重要。　１、贷款档案是化解和防范住房公积金贷款　风险的凭证。住房公积金贷款档案是借款人在办　理贷款业务过程中，形成的具有保存、查证、利　用价值的合同文件，具有原始性和法律效用。在　借款人发生违约时，贷款各方均凭贷款档案为依　据，采取相应的措施，将贷款风险降到最低限　度。　２、贷款档案是住房公积金规范化管理的需　要。住房公积金涉及到千千万万缴存人的切身利　益，关系到党和政府的形象。因此，实现住房公　积金规范化管理势在必行。做好贷款档案管理是　住房公积金管理工作的重要组成部分，是住房公　积金各项工作的基础，是住房公积金管理的规范　化程度的具体体现。　３、贷款档案是贷后管理的依据。由于住房公　积金贷款跨越的时间长（最长期限为３０年），经　办人员变化大等因素，这就要求对贷后管理必须　始终以原始档案为依据，否则，住房公积金贷后　跟踪管理工作就无从下手，容易造成混乱。为强　化风险意识，目前大多数管理机构普遍推行贷款　责任终身制，而贷款档案则是实现终身制的有效　载体。　４、贷款档案是社会诚信体系的一部分。贷款　档案真实地反映了借款人的真实情况，尤其是借　款人履行合同的真实记录，是借款人诚信度的具　体体现。　二、贷款档案的特点　住房公积金住房贷款档案，是住房公积金管　理机构在发放住房贷款工作过程中的各种相关资　料形成的，具有准确、完整、真实、有效等特　点，也具有查证及利用价值。它贯穿于贷前、贷　中、贷后的全过程，是防范贷款风险管理的原始　凭证。其特点为：　１、贷款档案形成的动态性。按一般理解，档　案是办理某项工作结束后形成的，而对贷款档案　２。１。・８　ｌ唐山经济国＿　＿匝匝　三、贷款档案的管理　．一　住房公积金贷款档案形成的阶段性和长期性　来说却并不如此。住房公积金贷款工作由贷前、　贷中和贷后三个阶段组成，贷款期限长（最长期　限３０年），假如等贷款的所有工作都结束后，再　来整理该宗档案，非常不现实。因此，贷款档案　的特点，决定一份住房贷款合同的完全履行往往　应该是在借款人提出贷款申请到获得贷款时形成　需要多个部门和经办人共同来完成，从相互衔　的。当然，贷款档案形成后并不意味着此项贷款　接，工作的连续性出发，要求对贷款档案进行规　工作全部完成，由于贷款期限不一，在此期问会　范化、制度化的管理，应遵循以下原则。　因某些因素的变化，造成贷款档案内容发生相应　１、一宗一卷。一宗贷款档案归集成一卷档　的改变。如还款情况、担保情况及违约涉及到的　案是最基本的。不能因一宗贷款资料少而将几宗　诉讼等，直到借款人全部履行完还款义务为止，　贷款资料汇成～卷，这不利于档案的保管利用。　之后，贷款档案才可以纳入一般档案管理范畴。　在装盒时，可将若干宗档案集中装在一个档案盒　所以说，贷款期限的长期性特点决定了贷款档案　里，在档案盒面上做好记录。　形成的动态性。　２、即时归档。信贷员在办理贷款工作时，往　２、贷款档案材料的特殊性。贷款档案材料的　往要同时面对几宗贷款业务，容易造成贷款资料　特殊性在于每一宗个人住房贷款的完成，都需要　的混淆。这就要求信贷员认真收集贷款过程中形　履行较多的程序，涉及较多的部门，所形成的文　成的各种资料，及时归档。针对不同类别的贷款　件材料不统一。以一宗住房抵押贷款为例，在借　制定相应的档案归档目录，如抵押担保贷款、质　款人提出书面贷款申请后，至少需要经历贷前调　押贷款、保证贷款、商业贷款转公积金贷款等，　查、房地产评估、抵押登记等过程，还要办理房　按目录收集贷款资料。在整理时，此目录也可作　屋担保、公证等，这些程序均要有书面材料。此　为该宗贷款档案的卷内目录。由于信贷员是贷款　外，还要查验借款人的首付款凭据、购房合同、　资料的第一审阅者和把关者，负有将资料收集齐　身份证明、婚姻状况证明及银行借据等等。这些　全的责任，也是住房公积金贷款档案归档的第一　材料都没有统一的格式，纸质、纸型及书写工具　责任人。　各不相同，增加了贷款档案的整理难度和保管难　３、统一格式。贷款材料五花八门，给贷款档　度，对贷款档案的管理提出的高要求。　案整理带来难度。整理档案时，应遵循统一格式　３、贷款档案使用的频率高。因为贷款期限　的原则。在制定合同格式时要统一采用Ａ４幅面，　的长期性，是该类档案调用频率远远高于其它类　装订时，对其中不规则的各种材料应统一粘贴在　型档案。如对借款人履约情况的记录，尤其是对　Ａ４纸上，对以后需要返还的材料如他项权证等，　未按期还款的记录（如催收情况、催收函等）；　还要留下复印件备日后查询。为便于查找、利用　在贷款遇到风险，需要对抵押物、质押物进行处　贷款档案，贷款档案可以设置活页保存。　置或由担保人代为履行借款合同时；在还款过程　４、建立全宗目录。由于贷款数量增长快，　中，需要提前部分还款时的申请表及还款凭证；　建立健全全宗目录工作就显得十分必要。结合个　在履约完成后，贷款人应将有关材料，如房屋抵　贷工作的特点，可将每一宗档案的基本情况列入　押各项权证等归还借款人时，都需要随时调用贷　全宗目录中，便于检索利用。这些基本情况应包　款档案。　括借款人姓名、借款金额、借款年限、担保方　４、贷款档案类别的差异大。目前住房公积金　式、还款方式及信贷员姓名等。全宗目录可按贷　贷款分为：商品房、二手房、经济适用房、集资　款数量的多少按自然年份建立，一年一册或一年　房、省内互贷以及其他贷款，所需要的资料自然　多册。目录数据应采用计算机管理，脱机备份保　有所差异，在整理、保管时要区别对待。　存。　５、贷款档案保管的责任大。住房公积金贷款　总之，加强贷款档案管理，是住房公积金规　涉及的金额大，牵涉到借款人、贷款人的切身利　范化管理的需要，是防范和化解住房公积金风险　益，也直接关系到缴存职工的利益，贷款风险防　的需要。在加强贷款档案管理的同时，一定要遵　范就显得十分重要。而作为防范风险重要手段之　循个贷档案的特点，使个贷档案管理规范化、制　一的贷款档案管理就承载着较大责任。　度化，从而达到标准化。　（作者单位：市住房公积金管理中心）　国圈唐山经济ｌ　２。１。・８