外部联系与内部沟通管理制度

外部联系与内部沟通管理制度

外部联系

为建立外部联系渠道，确保与外界就相关安全事项进行及时有效的联系，制定本制度。

1联系职责

1）主要负责人、分管安全负责人负责企业相关安全事项的外部联系。

2）办公室主任具体负责企业相关安全事项的外部联系。

2联系的基本要求

重视企业外部联系，以坦率、真诚、客观、积极的态度与外界联系，确保企业与外界就相关安全事项进行及时有效的联系。

2.1.3联系方式

1）工作报告、文件、汇报；

2）组织工作协调会议听取意见、参加外部会议、学习、收受文件；

3）接受安全投诉、安全询查询问；

4）电话、电子邮件；

5）其他方式，包括内部刊物、宣传栏、主要负责人信箱等。

4联系的内容

1）接收政府及有关部门的文件、通知和指令，及时报告、汇报有关安全生产问题。

2）及时、慎重向外界披露重大安全生产事项、外部关注的安全生产事项、直接的社会要求。

3）及时调查周边单位、民众对企业的不满意见和改进建议，接受安全投诉、安全询查询问，及时、认真处理、反馈外部团体或个人的抱怨，保持外部投诉、抱怨的记录。

4）积极参加外部会议和学习、交流等活动，与相关单位之间经常进行信息交流，相互吸收优秀的管理方式方法，及时改进企业的不足。

5）建立并保持电话、电子邮件、信箱等畅通，保持与外部联系畅通。

6.2内部沟通

为加强内部沟通，提高工作效率和准确度，制定本制度。

6.2.1沟通职责

1）办公室要积极促进各部门的沟通，并给予中层以上的管理人员相关沟通技能的培训。

2）定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。

6.2.2沟通的基本要求

1）在企业中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态，要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率。

2）只要是基于事实的、有益于推进企业工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。

6.2.3沟通方式

（1）一般沟通

1）一对一的面对面谈话沟通。

2）通过问题讨论、工作协调、员工座谈、全体员工等会议方式沟通。

3）通过工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式沟通。

4）通过电话、电子邮件等方式沟通。

5）其他方式，包括宣传栏、主要负责人信箱等。

（2）越级沟通

对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作中出现以下情况时，可以进行越级沟通：

1）下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。

2）对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。

3）下级发现上级的违规行为时。

4）个人对企业的改革、发展有建议或意见时。

6.2.4沟通的内容

1）在各项制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工充分沟通，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。

2）企业下发的文件、各部门要通过传达、公告栏等方式，及时、准确地传达到全体员工。

3）工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。

6.2.5沟通的范围

（1）与管理人员

1）在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍企业及工作的相关情况，并表达对其在企业发展的期望和祝愿。

2）在员工试工期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现作出评价，表扬优点，指出不足，并提出对其今后的工作期望。

3）在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标、企业要求的差距，提出改进意见和对员工的期望，以提高员工的工作绩效。

4）当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望。

5）在员工心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改正心态。

6）当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注。

7）时常了解员工对管理风格、管理方式的意见和建议并积极改进。

8）未发生以上情况的员工，也需保持最少每月一次的时间深入沟通。

（2）与工作人员

1）当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。

2）不同的单位从事相同或类似工作的人员，彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递。

3）对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通、促进改进。

4）对于企业的发展与变革有任何建议或意见时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进企业发展。

（3）与各部门

1）企业各部门的负责人（以及关键岗位员工）之间，每月必须进行一次深入的交流，内容包括：工作目标完成情况的分析，研究与探讨，提高工作进度，高进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见；管理思路的交流与沟通；管理工作中的问题的提出；解决办法的探讨；进一步工作目标的研究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定。

2）主要负责人与各职能部门负责人每月进行一次深入交流和沟通，每季度与各职能与经营中心的部门负责人（以及关键岗位的员工）进行一次非正式形式的交流。内容包括：企业各方面进展状况的了解；企业政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。

（4）与外部单位

1）与相关单位之间经常进行信息交流，相互吸收优秀的管理方式方法，及时改进企业的不足。

2）安全生产部必须及时的调查居民对企业提出的不满意见和改进建议，情况属实，立即整改，并给予提出有用信息的居民适当的奖励。

6.2.6沟通反馈

在各个沟通环节中，凡需有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限，在规定时限内给予回复。

6.2.7建议奖励

员工提出的可行性建议经企业采纳后，由主要负责人批准给予奖励。