外部联系与内部沟通管理制度

制度文件 修订状态：A/O

XX公司 XX矿

外部联系与内部沟通管理制度

AB-XX-P-03-13-XX

A 版

编制:安全部 审核:安全部 批准:X X

XX年X月X日发布： XX年X月X日实施：

XX公司XX矿发布

外部联系与内部沟通管理制度 文件编号：AB-XX-P-03-13-XX 版次： A 1 目的

规范信息的沟通与协商，保证XX矿与外部相关方的联系及内部沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。 2 适用范围

本制度适用于XX矿单位和个人。 3 职责 3.1 安全部

3.1.1 负责政府安监部门入外部相关方的联系。 3.1.2 负责接受员工及相关方就安全问题的投诉、处理。

3.1.3 负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的 问题和合理化建议或提案进行评估审核，督促有关方面予以解决。 3.2 人力资源部

3.2.1 负责对管理人员及员工进行沟通方面的培训。

3.2.2 定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求， 3.3 工会工作部

3.3.1 组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈有关方面予以

修订状态：A/0 解决。

3.3.2 负责员工满意度的总体调查 3.4 外委工程管理办公室

负责井下工程、地面建筑承包商的工程合同信息沟通。 2.1 供应部、机动能源部

负责与供应商、承包商的信息沟通。 2.2 矿长办公室

2.2.1 负责外部联系信息的处理并呈报矿领导和传达至相关单位。 2.2.2 负责安全生产文件的发放。 3.7 各级领导

e)其他需要对外发布的信息由相关部门报矿长办公室征求意见后进行处理，必要时，由矿长办公室矿领导处理。 4.1.3 外部联系的形式 4.1.3.1 书面形式 a) 会议纪要；

b) 各类报告、报表、刊物； c) 通知、通告、通报； d) 《信息交流表》 4.1.3.2 会议形式

安全部每季组织召开体系例会，由矿长主持，对下列各项进行交流、讨论和汇报；

a) 员工及相关方的安全问题投诉、处理；

b) 评审指标及管理方案，汇报其完成情况； c) 体系运行监测情况； d) 纠正预防措施跟踪验证情况； e) 事故、事件报告调查与处理； f) 其他系统问题。

4.1.3.3 口头信息、电子邮件等其他形式。 4.2 内部沟通 4.2.1 沟通渠道

4.2.1.1 面谈：主要指一对一的面对面谈话；

4.2.1.2 会议：包括早会、问题讨论会议、工作协调会议、行政例会、座谈会、全体员工大会等。

4.2.1.3 书面渠道：包括工作报告、文件、任务单、通知、通告、行政命令、员工手册、内部联系、内部刊物等。

4.2.1.4 通讯、网络渠道：包括电话、传真、手机、电子邮件等。 4.2.1.5 其他渠道：包括宣传栏、意见箱、意见调查等。

4.2.2 正式沟通：依据组织结构，有目的有计划地通过相关渠道和方式所进行的沟通。

a) 上行沟通：下级对上级所进行的信息传递过程，主要方式：报告、汇报等，上行沟通一般为逐级报告，汇报。

b) 下行沟通：上级对下级所进行的信息传递过程，主要方式：命令、规定、通知、公函、手册、正式会议等，下行沟通一般为逐级下传。 c) 平级沟通：各职能部门或人员之间相互进行的信息传递过程，主要方

式有：会议、内部联络等。 4.2.2.2 非正式沟通

为补充正式沟通的不足，各职能部门或人员之间可时行非正式沟通，非正式沟通方式有：座谈会、小组活动、相互交流、主题谈话等。 4.2.3

沟通内容

4.2.3.1 车间、部室管理人员

a) 在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍本矿及工作的简要情况，进行三级安全教育，并表达对其在本矿发展的期望和祝愿。 b) 在员工试用期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望； c) 在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与本矿要求的差距，提出改进意见，表达出对员工的期望，以提高员工的工作绩效。

d) 当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的期望；

e) 对于未发生以上情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通。 4.2.3.2 员工

a) 及时向领导和有关部门反映安全生产中出现的隐患和问题，提出有关安全生产劳动保护方面合理化建议；

b) 积极与上、下级或同级同事进行沟通，以促进工作成效和技能的提升； c) 对于安全生产工作中，可能导致的安全问题，可通过上级逐级上报或越级上报

4.2.3.3 矿长及各部门

a) 在各项与员工相关的管理制度下发之前，应充分沟通，了解员工对制度的意见和建议；

b) 在各项与工作相关的制度和流程下发之前，应和相关岗位的员工充分沟通，听取和了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性；

c) 本矿下发的文件，各部门要通过各种会议、公告栏等方式及时、准确地传达给全体员工；

d) 工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、会议纪要、现场纪要、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。 4.2.3.4 其他

a) 各职能部室负责人与各单位负责人（以及关键岗位员工）之间，应经常进行交流，从容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨、提高工作进度、改进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见；管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出，解决办法的探讨；进一步工作目标的研究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定；

b) 矿长与车间、部门负责人每月应进行交流和沟通，内容包括：矿各方面工作进展情况：矿政策的改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。

4.2.4 沟通要求

4.2.4.1 各职能部门之间进行工作配合需要协调解决的问题，通过沟通以明确责任人，相关责任、时限、期望效果等，达成一致共识。

4.2.4.2 各职能部门内部安全生产管理、绩效管理、制度管理、组织管理、目标管理、职能管理、人员管理、激励管理、日常管理等一系列管理活动中存在于组织、个人和程序上的问题通过相关沟通渠道使有关问题以界定并明确解决之方法、期限、效果、责任等。

4.2.4.3 人力资源部应定期对管理人员和员工进行沟通方面的培训，使管理人员掌握沟通技巧和内容，使员工熟悉合理化建议制度的详细内容 ，了解建议的渠道、格式、接受过程等。

4.2.4.4 各级主要负责人应定期与员工就安全问题进行沟通，听取员工和相关方的意见及建议，按照《合理化建议制度》，员工可以填写《合理化建议登记表》与相关部门进行沟通。

4.2.4.5 基层单位管理人员在向员工分派任务时应使用正确任务说明，基层单位管理人员每月与员工就重要安全生产事项进行计划性对话，基层单位在合理的时间范围内召开会议并讨论安全生产事项，基层单位收集并处理在会议中员工关心的安全生产问题，设置专栏展示安全设备状况和使用情况。 4.2.5 越能沟通

对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作出现如下情况时，可以进行越级沟通：

a) 下级向上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答

复；

b) 下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时； c) 上级发现上级的违规行为时；

d) 个人对矿的改革、发展有建议或意见时。 4.2.6沟通反馈

4.2.6.1 在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限，担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。 4.2.6.2 人力资源部应定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求，及时反馈矿领导和部门、单位。

4.2.6.3 工会工作部应及时将员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈给有关单位并予以解决。 4.2.6.4 各单位应对合理化建议或提案时行评估审核，对已采纳的建议进行表扬、认可，对未采纳的建议给予必要的解释。 4.3 建议或提案奖励

本矿员工提出的建议经采纳后，产生了显著效果的，应按照《合理化建议制度》和《安全生产认可与奖励管理制度》给予奖励。 5相关文件

5.1 《安全生产法律法规与其他要求管理制度》 AB-XX-P-02-03-XX 5.2 《文件和资料控制管理制度》 AB-XX-P-03-07-XX 5.3 《纠正与预防措施管理制度》 AB-XX-P-13-70-XX 5.4 《合理化建议制度》 AB-XX-P-03-14-XX 5.5 《安全生产认可与奖励管理制度》 AB-XX-P-03-18-XX

6 相关记录

6.1 《相关方对安全标准化的抱怨、投诉表》 AB-XX-P-JL040-XX 6.2 《合理化建议登记表》 AB-XX-P-JL041-XX 以上记录由安全部保存3年以上，各部门应将本单位的记录保存3年以上。