岗位职责

湘城物业服务有限公司

岗位设置及工作职责的草案

鉴于湘城物业公司已基本组建完成，人员也已大部分到位。为进一步明确公司各部门岗位设置及工作职责，理顺工作关系，提高工作效能，确保各项工作的顺利开展，现列明各岗位工作职责：

一、办公室

1>办公室负责人：全面负责办公室的日常管理工作。

1. 协助上级领导拟定和贯彻执行各种相关方针政策。

2. 建立公司行政办公管理流程和制度体系。

3. 参与上级领导各种重要的商务谈判及重要工作和重要经济事项的决策。

4. 负责相关的外联和接待工作事务，如政府公关、业务公关、来宾接待等。

5. 组织与协调办公室日常事务，如采购办公用品、控制公关费用等。

6. 负责管理各种文件资料或档案，以及相关文字处理。

7. 组织召开办公室各种工作会议，如周例会、总结会。

8. 拟写各种对外的文案与汇报材料。

9. 起草各种合同，如业务合同、商业合同、劳动合同等。

10. 完成领导安排的其他任务。

2>行政人事: 协助办公室主任做好相关工作，负责劳动人事、党建群团、教育培训及安全生产督查等工作。

1. 负责公司人员档案，包括人事、培训、考核及人员健康档案的建立和管理工作。

2. 负责办理公司员工的招聘（非编员工）、培训、考核、调配、辞职等相关工作。

3. 负责公司员工劳动合同签订和续签及职务任免、解聘等相关工作。

4. 负责员工社保及相关培训工作。

5. 负责员工的劳动保险办理、劳动争议、诉讼及调解、福利待遇等工作。

6. 负责公司员工劳动报酬的统计、核算工作。

7. 负责员工各项人事统计报表工作。

8. 负责公司人事规章制度的落实、检查、监督工作。

9. 对外人事管理相关单位的联络和资讯沟通工作。

10. 协助办公室主任做好其他方面的工作，例如公司规章制度的修改和完善，公司会议筹备、记录和起草会议纪要等工作。

11. 完成上级领导交办的其他工作。

3> 行政文秘：负责文秘材料、建章立制、信息宣传、档案整理、会务接待、信访受理和后勤保障等工作。

1. 负责公司各项规章制度的修改、完善工作。

2. 公司各种上传下达文件、函件及材料的收发、核稿、传递及催办工作。

3. 公司领导批示、决议及交办事项的协调、催办及督办工作。

4. 负责公司大事记的记录及整理工作。

5. 负责公司各种公文的制作工作。

6. 负责公司办公用品及耗材的招标、采购、管理、发放和相关费用的结算工作。

7. 负责公司办公机器设备的管理、维护、报修、保养工作。

8. 负责信函的处理、外来文件的登记、传阅、发放和收回工作。

9. 负责公司档案（人事档案除外）的建立、保管及查询、借阅等工作。

10. 负责日常接听电话、收发传真及回复日常邮件工作。

11. 负责公司图册、图片、说明书、台历、明信片等的印刷工作。

12. 负责各项荣誉申报材料的搜集、整理、准备工作。

13. 完成领导交办的其他临时性工作。

二、财务部

1>会计：负责账目设置、审核单据、填制凭证。按时结账对账，编制会计报表等工作。

1. 负责记好行政方面的财务总帐及各种明细帐目，手续完备、数字准确、书写整洁、登记及时、帐面清楚。

2. 负责编制月、季、年终决算和其他方面有关报表。

3. 协助经理编制并执行公司预算。

4. 认真审核原始凭证，对违反规定或不合格的凭证应拒绝入帐。要严格掌握开支范围和开支标准。负责控制财务收支不突破资金计划，费用支出不突破规定的范围。

5. 上级财务机关检查工作时，要负责提供资料和反映情况。

6. 定期对会计工作的各项数据进行分析、检查，书面向领导汇报财务情况，发挥财务监督作用。

7. 月末做好会计凭证、帐簿、表册、账物等的校对工作，分月编号，整理清楚，分类排列，以便查阅，妥善保管和存档。当年会计档案由会计人员保管，往年会计档案由办公室保管。

8. 协助出纳作好工资、奖金的发放工作。

9. 负责掌管财务印章，严格控制支票的签发。

10. 按期填报审计报表，认真自查，按时报送会计资料。

11. 加强安全防范意识和安全防范措施，严格执行财务管理方面的安全制度，确保不出安全问题。

12. 严格遵守，执行国家财经法律法规和财务会计制度，作好会计工作。

13. 定期清理往来款项，对长期挂帐的应收、应付款提出清理意见，采取清理措施。

14. 对填制的记帐凭证进行真实性、合法性、正确性复核。经确定正确无误后，方可交给出纳人员进行收付款，对不符合要求的原始凭证、记帐凭证有权进行处理。

15. 负责向上级部门和政府有关部门报送财务报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

16. 保守本公司的商业秘密，除法律规定和总经理同意外，不能私自向外界提供和泄露公司的会计信息。

17. 每月负责公司各项目成本费用的收集工作，认真检查成本核算的原始数据，保证其准确性。

18. 认真执行财务规定，按财务制度进行成本核算、利润核算、工资核算、财产资金物资核算、并确保核算结果的准确、规范。

19. 会同有关部门拟定固定资产管理、材料管理、资金管理与核算实施办法。对于固定资产、商品、材料、低值易耗品等手法、转移、领退和保管，都要会同有关部门制定手续制度，明确责任。

20. 各类帐户设置应做到齐全、明晰、同时设置和登记固定资产明细表，对盘盈、盘亏、报废毁损、坏帐损失，应查明原因，分清责任，专项报告。按规定的审批权限批准后方可进行会计处理。

2>出纳：负责资金收付办理、日记账登记、票据开具、资金报表编制、工资报酬发放、凭证整理等工作。

1. 做好现金的日常管理及收付工作，保证现金收付的正确性和合法性。

2. 每天工作日结束前，及时盘点库存现金并与有关报表和凭证进行核对，做到帐实、帐表、帐证、帐帐相符。

3. 严格执行现金管理制度和结算制度，根据公司规定的费用报销和收付款审批手续，办理现金及银行结算业务。对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、公司领导审核签章，方可办理。

4. 根据审核无误的收、付款原始凭证，填制记账凭证，记账凭证的内容必须填齐，附有原始凭证。填制会计凭证的字迹必须清晰、工整并正确使用会计科目。要妥善保管会计凭证，应按编号顺序，折叠整齐，按月装订成册，加盖封面、封底、盖章归档。

5. 根据帐务处理需要，及时将在手单据整理移交会计主管编制记账凭证，配合会计人员做好每月的报税和工资的发放工作，做到及时准确。

6. 负责银行账户的日常结算，银行存款日记帐，并做到日清月结，月末与银行核对存款余额，不符时编制《银行存款余额调节表》。

7. 及时清理帐目，督促因公借款人员及时报帐，杜绝个人长期欠款。

8. 出纳员不得兼管收入、费用债权、债务帐薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。

9. 保管好现金、各种印章、空白支票、空白收据及其他证券，对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺，如有短缺，要负责赔偿，对于空白收据和空白支票必须严格管理，专设登记薄登记，认真办理领用注销手续。

10. 严格遵守现金管理制度，库存现金不得超过定额，不坐支，不挪用，不得用白条抵顶库存现金，保持现金实存与现金帐面一致。

11. 根据规定和协议，作好应收款工作，定期向主管领导汇报收款情况。

12. 及时准确编制记账凭证并逐笔登记总账及明细账，定期上缴各种完整的原始凭证。

13. 根据公司领导的需要，编制各种资金流动报表。

三、物业部

1> 物业部负责人：全面负责拆迁安置小区的物业管理服务工作。

1. 执行国家、地方政府有关物业管理法律、法规文件及行业管理要求。

2. 执行公司的各项规章制度，负责管理处具体工作计划制定并组织实施。

3. 按照物业管理委托合同的要求开展工作，协调好与政府相关职能部门的公共关系。

4. 调整各小区的工作，使分工协作合理，最大限度地发挥和调动全体员工的工作热情和责任感。

5. 全面负责物业部各项工作的开展，监督各小区做好物业服务、物业维修等工作。

6. 做好物业部年度预算工作，并及时呈交上级领导查看。

7. 负责所辖物业的投诉处理工作，对小区的整体服务质量情况负责。

8. 全面负责物业的接管验收工作，对验收中存在的问题及时与承建商联系幷解决。

9. 管理和分配各物管处主任的工作，按岗位职责定期对物管处主任进行考核，提出培训、降职、晋升、加薪、解雇意见。

10. 组织召开物业部各种工作会议，如周例会、总结会等。

11. 完成领导安排的其他任务。

2> 物业部经理助理：协助物业部负责人做好相关工作，并负责公司的园林绿化和物

业部的维修管理工作。

1. 了解国家、地方政府有关物业、园林绿化方面的管理法律、法规文件及行业管理要求。

2. 执行公司的各项规章制度，协助物业部经理做好具体工作计划。

3. 全面负责本公司的绿化养护工作，解决绿化队相关工作协调和人员沟通问题。

4. 负责绿化员工的上岗培训工作，组织员工学习管理规章制度、养护标准、岗位责任制和探讨园林艺术知识，并督促员工遵守各项制度。

5. 定期对绿化项目进行抽查，检查树木花草的养护，浇水、施肥、病虫害及修剪等工作，并做好详细记录。

6. 负责管理物业部的维修工作，解决维修队工作协调问题和人员调配工作。

7. 不定期组织维修队召开工作总结会，及时解决维修工作中的难点。

8. 协助物业部经理管理各小区，做好物业部的本职工作。

9. 完成领导安排的其他任务。

3> 维修管理员：负责各物业小区公共设施设备的维修保养计划、方案的编制和实施，

维修疑难问题的协调处理，特种设备设施维保的督查，维修工程项目的管理，专项维修资金的使用管理等工作。

1. 熟悉各种设备的操作方法，严格执行操作规程，执行公司制订的设备设施管理规定，认真做好各种记录，发现问题要及时处理。

2. 熟悉住宅区各类房屋的分布状况，房屋内外部结构、附属设施设备的性能和使用状况。

3. 负责监督各小区对供配电、给排水、电梯、消防报警、空调、监控、停车场管理等系统设备实施日常维修保养，并做好相应记录。

4. 负责建立各小区各种设备登记表格，每半年核对并调整一次，确保设施设备的完整和完好。

5. 负责监督和检查各小区内设施设备人员的工作台账，确保设施设备的正常运行。

6. 保管好工程部的资料、图表和工具。

7. 协助自来水公司、电话公司、煤气公司、供电局、有线电视台等业务单位的维修检查工作。

8. 监督和安排好各小区维修技术员工的工作，并对他们进行不定期的培训，以提高其

工作能力。

9. 负责各小区专项维修资金的管理和使用工作，并做好专项维修资金的年度预算和统计工作。

10. 完成领导安排的其它任务。

4> 系统管理员：负责各物业小区物业服务费及其他费用的预算编制、收缴管理，收

据和发票的领用管理，统计报账等工作，以及物业系统的管理和维护。

1. 全面负责K3系统的信息管理工作，及时统计和上报物业管理工作所需的各类信息。

2. 负责监督各小区K3系统的更新工作，主要包括房屋信息，票据信息等。

3. 做好K3系统的培训工作，对各小区K3系统实际负责人进行不定期培训，令各小区的K3负责人能做到熟练运用K3系统，并及时了解K3系统软件的更新情况。

4. 每月定期汇总K3系统的资料和各小区上缴的每月交房报表，做好统计工作，按时上交领导所需的统计数据。

5. 负责各小区物业费和其他费用的核算，并做好年度统计工作。

6. 全面负责物业部发票和收据的领用管理，统计报账工作。

7. 认真做好电子归档，对信息、资料必须按类归档，重要资料必须备份，以免造成资料丢失。

8. 完成领导安排的其他任务。

5> 物业项目主管：分别负责拆迁安置小区的物业管理服务工作，落实好日常维修、设施维护、卫生保洁、秩序维护、零星入住办理、投诉处理等工作。

1. 依照相关法律、法规和政策，按物业服务合同和公司各项规章制度要求，组织做好管理处所辖小区的安全防范、卫生保洁，房屋钥匙交付，房屋装修管理，客户投诉接待与处理，社区文化和特约服务等各项工作，力争业主（非业主使用人）的满意不断提升管理处的社会和经济效益。

2. 严格执行公司财务管理制度及年度财务预算，组织管理处努力完成各项收入指标，在权限范围内控制好各项支出，使管理处在经济上收支平衡。

3. 组织管理处力量，努力完成公司年度工作计划下达的各项工作任务和工作指标。

4. 熟悉和掌握业户的全面情况，建立健全业户档案，定期征询业户意见，搞好中心物业管理工作。

5. 负责管理处及员工工作安排，工作成绩考核，经常关心员工的思想、工作和生活，听取他们的意见和建议，在职权范围内及时解决他们的实际工资困难，不断增强管理处的凝聚力和整体管理服务能力。

6. 定期主持召开管理处工作例会，研究解决工作中的问题，无力解决的疑难、重大问题，应及时报告部门副经理，总经理协调处理。

7. 执行对部门员工的业务培训工作，强化员工对业主/租户/客户的服务意识。

8. 全面负责所辖区域业主的接待、投诉、维修等工作，及时处理下级上报的业主（非业主使用人）投诉，涉及其他部门的问题及时联系相关部门解决，遇到难点需及时上报物业部负责人处理，努力维护公司的声誉，使业主（非业主使用人）满意。

9. 定期组织回访业主（非业主使用人）工作，听取他们的意见和建议，不断改进和提高服务水平。

10.

环境绿化、创造良好的居住环境。

督导检查小区内的清洁卫生、

11. 负责落实管理处安全防范工作的责任和措施，并加强检查和指导，对管理处发生安全事故（火灾、治安案件、交通事故等）负领导责任。

12. 掌握物业服务中心各项收费标准和计算方法，积极配合财务部做好业主/租户的各项费用的缴交工作做好各项费用的催缴。

13. 协助物业部副经理负责物业的接管验收工作，对验收中存在的问题及时与承建商联系并解决。

14. 组织开展社区文化活动、包括板报宣传、社区文化活动、体育竟赛、节庆联欢晚会等，加强与业主（非业主使用人）的沟通和彼此信任，努力营造小区的精神文明氛围。

15. 完成领导安排的其他工作。

四、资产部

1>资产部负责人：全面负责区域内所属资产的经营管理工作。

1. 熟悉、掌握并贯彻执行有关固定资产管理的法律、法规和制度，掌握本单位固定资产的存量及增减变动情况。

2. 参与本单位新增资产的实物验收工作。

3. 负责本单位资产的帐、卡、物的管理，按使（领）用人建立固定资产卡片，监督使

（领）用人按要求使用、检修、养护资产并做好使用情况和检修保养情况记录，确保资产的寿命和使用效率。

4. 加强资产安全防护措施，做好防火、防潮、防尘、防爆、防锈、防蛀、防盗等工作。

5. 负责本单位的资产清查、登记、统计报告等基础管理工作。

6. 协助财务部对本单位的固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物相符。

7. 撤销、分立、合并单位的资产应按规定程序办理资产变动手续，对接受单位暂不能接受的资产，暂由主管单位负责封存保管或上缴资产经营管理部处理。

8. 对超过使用期限、无使用价值或其他特殊原因需处置的资产，应及时告知总经理，提出资产处置申请，按规定程序办理资产处置手续，资产变价收入及报损、报废资产的残值收入应及时上交公司财务。

9. 合理配置与调配本单位资产，提高利用率，避免资源浪费；对在资产使用、管理过

程中存在的问题，应及时上报公司领导。

10. 负责做好本单位资产档案的收集、整理和管理工作。

11. 完成领导安排的其他工作。

2>市场项目主管:负责各物业小区配套农贸市场的摊位设置、招商租赁、费用收缴、秩序维护等经营管理工作。

1. 认真学习宣传国家有关法律、法规和方针政策，不断提高业务素质和管理能力。

2. 重点协调好与政府、工商、税务、物价、公安、防疫、城管、街道及相关部门的关系。

3. 积极配合工商部门规范市场交易秩序，坚决打击假冒伪劣、欺行霸市、扰乱市场行为，以促进市场的稳定与繁荣。

4. 负责市场全面管理工作，随时掌握市场经营动态，监督检查各岗位管理人员工作职责的执行及日常事务处理。

5. 与经营者建立良好的关系，督促经营者自觉遵守国家法律、法规和各级规章制度，做到依法办事。

6. 建立健全市场各项规章制度，完善各类资料账务，不断规范完善市场的管理工作。

7. 组织市场的文明管理和优质服务规范达标活动，争创文明市场。

8. 组织市场管理人员学习政治、业务，加强思想教育，提高管理水平和服务质量。

9. 完成领导安排的其它工作。