****项目
项目文档文件管理规定
xxx-xxx-xxx-xxx-xxx
****项目部
2019年7月北京
批准：
审核：
会签：
校核：
编写：
i
项目文档文件管理规定
**工程
版本记录 版本编号 A
版本日期 2019-07 说明 初版 修改人 xxx 项目文档文件管理规定
ii
**工程
项目文档文件管理规定
1项目文件应由文件形成单位整理。由多个单位分包的单位（单项）工程，应由分包单位对各自承建范围形成的文件进行整理，由发包单位汇总整理。
2项目文件整理，应根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久与定期两种。
2.1永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利益价值的文件，应列为永久保管。
2.2定期保存文件。凡是反映项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件，应列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
3项目文件保存单位及保管期限划分参照DL/T241-2012规范中附录A。 4项目文件整理，卷内文件不得有重复，附件共用时应在备考中说明。 5项目核准文件的整理与归档
5.1核准文件归档若无原件，应由提供复印件单位加盖公章。 5.2“路条”文件与核准文件一起整理。
5.3对于逐级上报非主送、抄送的过程文件，如请示文件则允许复印件归档。 6项目评估文件的整理与归档 6.1评估文件的送审稿及审查意见。 6.2评估文件报批稿及批准文件。 7项目选址文件整理与归档
7.1与厂址有关的文物、矿产资源、民航、军事设施、渔业及航运航道等政府部门和有关单位出具的证明或批准文件一起整理组卷。 7.2按DL/T241-2012规范中8.4.2规定排列。 8建设用地文件的整理与归档
8.1建设用地文件包括：建设用地审批文件、国有土地使用证、国有土地使用权出让文件、建设用地规划许可证等。
8.2建设用地文件按文件形成规律，根据建设用地和土地证办理程序收集文件。
8.3文件整理，按建设用地的审批文件、土地的征用有关文件、补偿、赔偿文件等分别组卷，卷内文件按政府逐级批准下发文件的顺序排列。
8.4注重土地征用有关文件、补偿、赔偿等文件的整理与归档。 9招投标与合同文件的整理与归档
9.1掌握招投标文件归档无责任单位签章现象。既没有文件编、审、批责任人的签署，又未盖责任单位公章。
项目文档文件管理规定
2
**工程
9.2未中标单位的投标文件按要求归档。 9.3合同审批单同合同文件一同归档。
9.4合同及合同补充协议或合同变更等文件一起整理归档，合同在前，补充协议或变更在后排列。
10资金管理文件的整理与归档
10.1施工单位工程结算前，填写报审单经监理审查，再与业主结算，结算报审文件与工程量结算单一起整理；
10.2与工程量有关的工程联系单作为结算依据附在报审单后面，一并组卷。 11质量监督文件的整理与归档
11.1现场质量监督检查站预检形成文件有：预检报告、整改通知及闭环。
11.2质量监督中心站质量监督检查形成文件有：质量监督检查记录、质量监督报告、整改通知及闭环。
11.3与质量监督中心站检查相关文件：质量监督中心站下达的检查通知、会议汇报材料（各参建单位汇总材料）等。
11.4若两个阶段放在一起进行监检归档文件有交叉时，可按下述方法组卷：1）一起组卷，统一归入公用部分，案卷题名标明质量监督阶段。档号的项目代号用公用部分标识；2）质量监督文件组卷，应按一事一卷的原则，分阶段组成案卷；3）质量监督文件不分机组号，统一用公用部分标识。 12物资管理文件的整理与归档
12.1进口设备海关报关及商检验收文件为复印件时，由复印件提供单位（海关）在复印件上加盖公章。
12.2在进口设备安装完毕后，以海关进口设备减免税申请文件为依据，向（物资管理部门）收集进口设备海关报关文件。（进口设备免税申请及海关批准文件）。
12.3设备催交事务性文件不归档，涉及催交费用和设备质量问题的文件，应及时归档。 13会议纪要及报表文件的整理与归档
13.1会议纪要归档区分会议的组织者，按文件来源原则，根据文件形成责任单位进行收集、整理。
13.2业主组织的召开会议形成的纪要文件入8351 13.3监理单位组织召开会议形成的纪要入8613.
13.4工程统计报表、工程简报，业主归口编制上报的入8351，监理单位归口编制的入8613. 14竣工验收文件的整理与归档
14.1消防验收：a取得建筑消防设施技术检测报告；b由地方消防主管部门组织验收，取得公安消防监督机构签发的建筑工程消防验收意见书；c形成的文件有：消防专项验收证书（意见）、消防设施检测技术测试报告、消防验收合格意见等。
项目文档文件管理规定
3
**工程
14.2劳动保障验收：a由地方劳动保障部门负责劳动关系、劳动保护方面的验收。b形成的文件有：劳动保障专项验收证书。
14.3安全设施验收：a委托有资质的安全评价机构完成安全验收评价报告。b报当地安全生产监督管理局验收。c形成的文件有：工程安全设施竣工验收意见、安全验收评价报告、安全验收评价报告专家评审意见、国家安监局出具的安全验收评价报告备案函。d安全设施验收一般在消防专项验收后进行，验收文件报国家安监局备案。
14.4环保验收：a对建设工程项目环境保护设施运行效果进行监测和评价，并取得环境保护验收监测报告或环境保护验收调查报告。b向地方环保部门提交建设项目竣工环境保护验收申请报告，并附监测报告或验收调查报告，申请预验收。c预验收合格后，报国家环保部验收。d形成的文件有：环境保护验收监测报告及评价报告、建筑施工场所噪声、废水等监测报告、项目竣工环境保护验收组验收意见、项目竣工环保验收（备案）申请报告。 14.5档案验收：a集团控股公司、省档案局、市档案局及市城建档案馆人员组成验收组。b形成的文件有项目档案验收申报材料、《重大建设项目档案验收申请表》、验收意见等。 14.6项目竣工验收签证：a有环保、安全、消防、土地、水利、档案等专项验收政府管理部门参加并签署项目竣工验收签证书。b形成的文件有：项目竣工验收签证书、验收意见、验收会议纪要等。
14.7竣工结算文件：a竣工结算由施工单位编制，监理审核。b竣工决算是业主编制，由第三方会计事务所审计。c竣工结算由监理工程师对施工单位编制的竣工结算表进行审核，然后三方协商一致后，签署竣工结算文件（竣工结算监理审核报告）和最终支付申请表，报建设单位。d施工过程中形成的“工程量结算单与支付申请”归入8314类目；竣工阶段形成的“工程结算监理审核报告”归入8821类目。 15走公文处理程序的项目管理性文件的整理与归档
15.1针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 15.2注重项目依据性文件的收集、整理和归档。 16设计更改文件、白图的整理与归档
16.1设计更改文件以施工单位已执行的设计更改文件为主（含设计更改执行情况汇总表、设计更改文件、执行闭环文件），设计单位按流水号收集移交的为辅。在案卷排列时，将设计单位整理的案卷排列在先，施工单位整理与组卷的案卷依次排列在后。
16.2设计更改文件的整理与归档，以设计单位下发的设计更改通知单为主，其中由建设、施工、调试单位根据建设实际情况以工程联系单形式提出经设计单位现场工代签字认可的工程联系单文件，也是设计更改文件。在文件整理时应由工程联系单提出并执行单位单独组卷，分专业归入设计更改文件类目，排列在设计更改通知单案卷之后。
16.3白图必须用高于80克的工程用纸打印，避免用复印纸打印白图归档保存。 17设计优化文件及工程质量检查报告的收集与归档
项目文档文件管理规定
4
**工程
17.1设计优化文件主要包括：策划论证、方案审批、设计图纸等与之相关的设计优化文件，归入8123类目。
17.2设计单位按创优要求对工程建设作质量评价，在工程竣工后向业主出具“工程建设质量评价报告”。
18见证取样文件的整理与归档
18.1见证取样和送检的比例不得低于有关技术标准中规定应取样数量的30%。
18.2监理单位见证人员应具备一定的建筑施工试验知识，并应有书面通知，告知施工单位、检测单位和负责工程的质量监督机构。
18.3见证取样的试块试件和材料送检时应由送检单位填写委托单，见证人员和取样人员应在见证取样和送检单上签字，并对试样的代表性和真实性负责。
18.4检测单位应严格按照有关管理规定和技术标准进行检测，并出具公正真实准确的检测报告，并加盖见证取样检测的专用章，否则不得作为质量保证文件和竣工验收文件进行归档。 19沉降观测文件的整理与归档
19.1沉降观测形成的文件主要包括：测点布置（分布）图、观测记录（观测成果）、记录应附沉降观测点的沉降量与时间、沉降荷载关系曲线图和沉降观测技术分析报告。
19.2需提供测量人员的资格证复印件，及测量仪器计量检测的合格证复印件，附于正式报告之后以保证所记录数据的有效性。上述复印件加盖施工单位公章或专业测量机构公章，以确认资格证的有效性。
19.3沉降观测文件归档，应区分专业测量机构形成的沉降观测文件和施工单位形成的沉降观测记录的区别，前者归入8406类目，后者因只形成施工过程的沉降观测记录，将其随施工记录一起整理，归入相应的单位工程。 20商品混凝土质量文件的整理与归档
20.1施工单位区分确认施工所用混凝土为商品混凝土还是自供混凝土。
20.2使用商品混凝土的施工单位收集归档商品混凝土生产主要质量文件，主要有：预拌混凝土运输单、预拌混凝土出厂合格证、混凝土氯化物和碱总量计算书（工程结构有要求时）、砂石碱活性试验报告等。商品混凝土作为半成品材料，单独组卷，归入土建专业综合类目8404半成品出厂质量文件。
20.3施工单位自供混凝土用于施工的，混凝土质量文件可与混凝土施工文件一起整理，案卷及卷内文件按施工工序的先后排列，混凝土试块抗压强度统计、评定记录可与混凝土施工文件一起整理组卷，排列在施工记录之后。 21工程联系单的整理与归档
21.1工程联系单按文件保存价值，划分其保管期限。a与设计更改有关的联系单保管期限为永久；b与工程量有关的联系单和与管理要求有关的联系单保管期限为10年；c与行政事务
项目文档文件管理规定
5
**工程
有关的联系单不归档。
21.2工程联系单按文件性质分类。a与设计更改有关的工程联系单属于设计更改的一部分，土建专业归入8403，机务专业归入8503；b与工程量有关，作为结算依据的，若附在支付报审文件之后，与结算支付文件一起归入8314，若附在财务结算单后，则归入财务档案；c与管理有关的联系单单独组卷，归入各专业的综合类目，即，土建专业归入8401，机务专业归入8501类目。
22工程强制性条文执行情况检查表整理与归档
22.1专业强制性条文执行情况检查表的整理与归档，将与施工质量验收有关的强制性条文执行情况检查表作为验收支撑性文件一起整理与组卷，排在相应施工记录之后。
22.2专业与施工质量验收无关的强制性条文执行情况检查表集中单独组卷归入8401类目。 23 DL/T241-2012规范附录A中归档范围土建专业部分的整理与归档
23.1土建工程归档基本内容为：地基及桩基工程、结构工程、屋面工程、装饰装修工程、建筑安装工程五个部位。
23.2土建工程每个单位工程对照土建工程的五个部位，将相应的施工文件收集归档。 23.3对有差异的单位工程如烟囱，注意补充范围文件的收集归档。 24监理文件的整理与归档
24.1监理审查文件是监理单位对项目造价、进度、质量等进行监督管理而形成的，是施工文件整体的一部分，与施工文件一起整理，组卷，由文件主要责任者施工单位移交业主归档。 24.2监理文件按专业、文种组卷。案卷拟写题名时，应分专业，用监理工程师姓名、或文件编号起止段、或时间的起止等加以区分，避免案卷题名提示不准确。 25设备文件整理与归档
25.1设备开箱检验分为按设备台件进行开箱检验；分设备部件批量进行开箱检验。 25.2按台件开箱检验的，检验文件与设备一起整理归档；按部件批量开箱检验的，因检验文件无法按台件区分设备部件，应按批次集中整理，将设备开箱检验文件归入8342类目。 25.3有进口部件的设备：a以设备主机台件为单位，将部件文件一起收集整理，b要求设备厂家提供进口部件海关检验的有效文件，保证进口部件质量的可追溯。
25.4设备安全性能检测文件是设备安全检测中发现的问题，形成的文件有缺陷通知、及返厂消缺记录、验收等文件，归入902类目。
25.5特种设备检测文件：a特种设备安装、调试完毕，在设备进行投入运行前检测形成的特种设备检测文件和合格证等，与设备文件一起整理，与设备归入相应的类目；b在生产期，特种设备年检形成的特种设备检测文件和合格使用证等，归入901类目；c设备检测在设备安装前完成；特种设备检测在投运后，还需定期检测发放合格使用证，注意二者的区别。 25.6设备图纸：a引进项目及进口设备的竣工图，在合同中明确约定，设备竣工图责任人签字问题；b设备厂家提供的白图或复印图，必须有设备厂家的专业章，否则影响归档图纸的
项目文档文件管理规定
6
**工程
有效性。
26物资、原材料质量证明文件的整理与归档
26.1原材料质量证明文件与进场报验文件是一对有密切联系的文件，组卷时要保持文件间的有机联系，禁止分开组卷。产品质量证明书要求原件归档。若材质证明无原件，则由采购该材料的单位盖上本单位采购部门的公章即可作为原件。若为复印件，销售单位应在清晰复印件上注明：某年某月某日某单位在我处购买此材料多少吨，原件存放我处；并加盖销售单位红章。如满足上述要求的也可视为原件。每份产品证明书均需注明此产品用于工程何处（也可在备注栏内注明）。产品质量证明书须按材料类别组卷成册，每册卷内目录中责任者填合格证厂家，日期填合格证检验日期，文件材料题名是对一份材质证明书的概括，若一份证明书上有多种材料，也总结登记在一栏内。
26.2进场原材料送检复检报告必须盖有检测单位专用章和CMA计量认证章两个章。 27各类试验、检验报告的整理与归档
27.1起重机械检验报告书要求为技术质量监督局对各种型号起重设备、电动葫芦的《桥式类起重机安装和修理验收报告书》。必须有技术质量监督局印章、同意发证、检验合格印章。901
27.2试验报告（无损检验、理化检验、热工试验、电气试验）必须有试验日期（试验日期要与试验项目对应），且须有试验人、审核人签字，并盖有试验专用章。8721
a各试验报告按系统或专业组卷，每册的卷内目录名称一栏中不同的项目名称要全部列出。 b机组探伤底片要按不同设备测试进行分类，用标准底图册装好，注明底片名称、编号等。 28各类质量验收记录：由施工承包商保存原件，归档移交，分存监理单位。
29工程质监项目验收资料：由工程部保存原件，归档移交，分存各承包商，监理单位。 30设备消缺记录：由施工承包商保存原件，归档移交，分存监理单位。
项目文档文件管理规定
7
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容