订单下单流程及工作职责

客户订单 及下单流程

2016年3月28

客户订单下达流程

接收客户、销售人员订单 日

订单完整的直接下单 查询客户信息及档案 与客户核对订单内容 有疑问的与客户核对后下单 工艺与结构、配件变动申请 技术、生产、采购物料确认 上报销售经理确认 制 图 财务价格审核 订单输入系统 客户订单回传确认 接收回传订单 系统订单审核 下单给生产 物料采购 领料生产 检验合格 收款发货 客户订单接单流程说明:

1、 客户、销售人员通过书面（传真）下订单到接单员。

2、 对于新进客户需做好客户信息备案并录入系统，老客户进行核对 3、 接单的类型：

（1） 客户以传真形式下单：核对客户传真的内容，如所列内容不完整或不详处，其负责该客户的

接单员主动致电客户方就其不详之处与客户进行沟通，特殊不理解之处请示销售经理共同协调解决客户疑问；接单员需认真仔细地接听、受理顾客所下达的订单及其他事项，按《销售部客户订货单》所列的内容核对并重复确认；

（2） 由销售人员受理的订单：必须按《销售部客户订货单》所列的内容提供手工订单，并完整地

向接单员提供下单信息；

4、 接单员及时把通过以上形式受理的订单按《订货单》所列内容逐项核对订单内容的完整性。

5、 接单员根据所下订单内容进行预估，及时回复，同时感谢顾客对公司的支持与关照及对您本人工作的理

解。

6、 与客户核对订单内容：

（1） 依据客户订单，信息完整且依照销售价格及生产工艺、原材料无疑问的，直接由财务审核

好价格回传客户确认，即可下单生产；

（2） 客户要求工艺、结构、配件等更改非常规时，接单员需到技术部进行技术确认，并制图给客

户确认，是否可以生产依(工艺配方是否改变)原材料的请购情况而定：

① 根据公司现有的实际工艺要求及公司规定的制度，如果无法生产，需及时告知销售经

理具体情况，销售经理确认或与客户沟通及致歉，并给客户建议方案，赢得客户的理解，与客户仔细认真地沟通，根据要求及实际情况，建议客户可操作的方案 ② 如客户仍坚持按他要求工艺生产，则进行工艺配方的书面确认并把预估的结果进行告

之。

③ 原材料的请购情况直接影响成品交货期的确认，需由技术部和采购部进行下单前的确

认，确认需对原材料储备情况书写说明（需签名确认），口头确认无效。

（3） 接单员按客户所需产品要求内容：根据公司销售合同确认付款方式，根据以往交易记录、《价

格执行方案》再次核对产品编号、规格及对应的单价，如发现与价格或规格疑处，应及时致电销售经理核实，并上报销售主管和总经理，直到确认清正确的单价或规格。

（4） 接单员跟生产部确认交货日期及其他需要核定的事项，生产部根据技术部、原材料请购情况

初步预排成品交货日期（为装配完成后的交货时间）

7、 接单将以上确认的信息输入ERP系统下单中，再逐项逐条地将打印正本内容进行检查无错后传真给客

户确认，并确认对方已清晰接收传真。

8、 与客户确认的交货期为成品完成日期，并不等同于发货日期，接单部可根据客户的实际情况（付款方式、

订单缓急程度），适当调整预交日期（考虑适当放宽交期）。

9、

回传件必须认真查验，如有错误及签名盖章不清、特殊要求备注不详等，必须耐心重新再确认，收件清

晰完全无误后即形成生产指令单。

（1） 客户均需在收到经确认的《客户订货单》（需支付定金的客户还需等定金到帐）的回传后，下达生产指令

单。

（2） 如当日未收到《客户订货单》回传的，则预订交货日期自动向后延期，次日下单后延一日，以此类推。 10、

销售内勤签字确认生产指令单，并送到生产部主管手中，再次明确指令单中的各项条款及数量，交期，

生产日期，允许误差，包装要求，特殊规定等，并让主责人在指令单上签名或盖章，以示明确。并送交一份

给技术部。

（1）目前《销售部客户订单确认书》代替生产指令单，生产部所确认的交货期以先期书写说明上的预定交货日期交货，不以客服部的《销售部客户订单确认书》上的交货日期为准。 11、

销售助理按客户确认书上的各项监督工作提示，对生产过程的进度、产品质量、数量、生产时间进行监

督检查，发现问题及时沟通上报，以保证正常交货。

（1）生产部在生产过程中出现生产、技术等异常情况应立即将情况告知客户服务部，销售内勤应明确情况后及时通知销售员，并上报客服主管及营销总监。客服主管及营销总监应汇同销售员、销售内勤就异常情况对客户作出应急处理方案，尽量取得客户的谅解。 12、

客服部根据每日定时（或及时）的《生产日报表》数据，及时了解生产进度及完成情况。

（1）销售内勤（按《销售部客户订单确认书》要求），汇同质检部（按《产品出厂标准》）完成对制成品(成品纸)的检验，检查产品的数量，外观包装，标签等要求全部达标，由质检部完成成品交库。 13、

对完成成品交库的合格品，销售内勤应立即将订单完成情况告知销售员，销售内勤根据《客户销售合同》

审核该客户的交货条件及付款条件，结算方法等项目，送到财务部查实到款情况，财务签批核实后，签名或盖章以示款项落实。

（1） A类客户根据《客户销售合同》条款审核，可直接安排发货。

（2） 销售内勤按生产成品数量为B、C类客户提供《余款催收通知书》，销售员与客户催收余款

（货款）。

14、

销售内勤开据《商品销售发货（申请）通知单》（手工发货单），发货员以此为据开据《销售发货单》安

排发货。

（1） 销售内勤在接收财务核对后，再次审核与复查发货条件及发货单上各项数据，审核确认无误后(收货地址、

接收人员、联系方式等单上所书项目的完全正确)，才能通知发货员准备发货。

（2） 发货员在未接到《商品销售发货（申请）通知单》（手工发货单）不得擅自发货，销售内勤如遇紧急确实

无法及时开单的，应上报客服主管，由客服主管通知发货员先行发货，手工单后补。

15、

按照发货单上所书的内容条款，逐项逐条地对发货员进行交待，对要求发货人员填写的项目，要仔细交

待并让其复述以示明白。让发货员仔细填写《发货告知书》需填写部分。 16、

发货员发完货物后，要认真审核其填写内容的真实性及具体的到货时间是否符合确认书条件，并立即向

客户传送《发货告知书》，销售内勤电话确认客户已收到清晰传真件，并致谢其公司及接收人，为此工作我们给他增添了麻烦。

（1）发货员将电脑开据的《销售发货单》按月移交客户服务部销售内勤统一归档。 17、

销售内勤按发货告知书上的监督检查时间，对该次发出货物进行到达跟踪，以保证准确的到货时间，及

时了解运输中碰到的问题，及时跟客户沟通，减少不必要的误解。并将到货日期及情况告知销售员。 18、

按时跟运输员沟通及掌握到货的具体时间，要求客户签署《到货回单》后，进入产品使用服务流程。