高校档案管理中存在问题及对策论文

浅谈高校档案管理中存在的问题及对策

【摘要】 高校档案是高校事业的重要组成部分，是衡量一所高校教学质量和管理水平的标志。本文首先分析档案意识、管理体制、档案人员素质等影响高校档案的管理工作，同时从增强档案意识；改善档案保管条件，加强设备投入；重视档案材料的收集、归档工作，加强档案的规范化管理和服务；提高档案人员的素质进行阐述，从而确保高校档案管理工作的科学规范。

【关键词】 高等院校 档案管理 问题分析 对策研究 【中图分类号】 g271 【文献标识码】a 【文章编号】 1001-4128（2011） 09-0257-02 1 前言

改革开放三十年，我国的教育事业发展令世人瞩目，特别地方高等教育的发展更为迅猛，有力地推进社会文明、科技发展、民众素质的提高，为地区经济建设和社会发展作出贡献。

高校是集教学、行政、科研与发展等为一体的综合性教学管理体系。近十年，嘉兴的高等教育有长足的发展，有力地推动经济快速发展。随着嘉兴高校教育事业的飞速发展，高校档案的作用被大家所认可。档案管理是高校工作规范化和科学化的具体体现，是反映高校教学职能活动的真实记录，也是衡量高校教学质量及管理水平的重要标志。

2 目前嘉兴高校档案管理中存在的问题

当前，嘉兴市区现有高校六所，都设立了综合档案室，配备了

专职档案管理人员和兼职档案管理人员，对不同类别的档案，按照国家档案局制定的标准进行收集归档。随着网络的新技术、新方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案的传统功能也相应发生变革。为了适应档案信息化的推广和电子政务的要求，高校根据政府要求配备档案管理软件，改变过去纯手工操作方式，实现文档的电子查询和检索。嘉兴高校的档案工作正趋向规范化、信息化。然而，档案管理实际运作中还存在诸多弊病。 2.1 重视程度不够 档案管理意识淡薄

当前，嘉兴高校档案工作的领导重视还不够，档案管理的意识较淡薄，教职工对档案工作的重要性认识不够。这是高校档案管理存在的主要问题。

高校领导和档案管理人员认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，没有时间支考虑档案资源的研究、开发和利用。有的高校档案法律法规宣传学习不够，学校领导对档案综合管理的必要性缺乏正确的认识，对档案工作的重视仅仅停留在口头上，没有真正把档案工作纳入领导的议事日程，列入学校年度工作计划和各职能部门的工作职责范围，仅仅满足于保管好文件，能通过档案部门的年检就好，形成了档案工作“讲起来重要，做起来次要，忙起来不要”的局面。有的学校的档案管理状况往往是没有统一制度, 文书处理不规范，造成各门类档案材料分散保管、归档不全、迟迟不归，档案材料残缺不全，档案管理分散零乱，管理手段落后，保管条件差。

2.2 管理体制不全 文件材料收集不全

高校档案一般分为文书档案、科技档案（即教学科研档案）、会计档案等类别，应由综合档案室统一保管。目前，高校除了设立综合档案室专职管理人员以外，也在人事、教务、教学、财会等职能部门设有兼职档案管理人员。但是，由于没有实行统一的标准化管理，致使档案材料收集装订形式各异。而各职能部门为各自查阅、管理方便，对有些文件材料尤其是教学档案藏而不送，致使文件材料不齐，有头无尾，给立卷工作带来很大麻烦，严重影响了归档的时限与档案的完整性。

2.3 管理人才匮乏 档案人员素质不高

档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，档案人员有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。当前，从档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识；四是档案人员结构不合理；五是档案队伍建设不稳定，不同程度地影响着高校档案工作循序渐进地开展。

当前，嘉兴市高校档案管理人员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。他们满足于完成自身的档案工作，没有就档案的收集、归档、装订以及档案软件的使用等工作进行相互切磋，高校间缺乏相互交流学习的平台。档案管理人员则处于信息闭塞状态，对外界工作缺乏了解，缺乏创新意识，这制约了学校档案管理的创新与发展。有的高校档案人员兼职过多，疲于应付日常事务，

没有时间和精力从事档案管理工作，档案人员流动过快，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。因此，完善和强化高校档案的人才队伍建设势在必行。

3 当前加强高校档案管理的对策

高校档案不仅是记载高校事业发展真实面貌，也是高校教学、科研、管理等各项活动的助推器，她对高校改革与发展起着重要的基础性作用。当前，要做好高校的档案管理工作，必须抓好以下几项工作：

3.1 加强组织领导 提高档案意识 1、重视档案管理 列入工作计划

高校的领导要充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，要提高对档案工作重要性的认识，着重把档案工作摆上议事日程，列入学校发展规划、工作计划和年度考核。只有档案工作实行“三列入”、才能切实解决人、财、物问题上取得实效。领导要把档案工作纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。同时健全领导体制，健全奖惩制度，提高档案管理人员的管理水平和服务水平，为学校教育事业发挥应有的作用。 2、增强档案意识 加强服务功能

高校应开展多种多样的宣传活动，使更多的教职工了解档案在实际工作中所起的作用，意识到在平时的工作中收集、保存好档案材料的必要性，增强教职工的档案管理意识。在提供档案利用服务

时，档案管理人员要树立热情、耐心及良好的服务态度，为利用者提供高效率的服务，并要有甘当“无名英雄”的奉献精神。同时，高校的档案工作要加强服务功能，这是档案部门赖以生存和发展的基础，是其生机、活力之所在。网络时代的信息服务依靠计算机和通信网络来实现。要运用电子档案打破纸质档案利用的局限性，促使高校档案管理从保管职能向服务职能转变，并且在服务方法、服务质量方面有一个质的飞跃。

3.2 加强设施投入 改善保管条件

高校档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善保管条件。要进一步加大对本校档案室基础设施的投入，要有对档案室库房的硬件投资，要有标准的库房，要装备一定数量的档案柜以及温湿度计、除湿机、消防器材、计算机等必要的设备和现代化的管理手段。有条件的学校可在有限的档案库房内设置先进的密集排架装置。目前，档案设施的投入对档案的保管非常重要，高校档案管理一定要严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一、整齐、规范。

3.3 加强制度建设 抓好档案收集

目前，高校档案工作逐步走上规范化、标准化、制度化的路子，必须依靠制度抓落实，要建立健全档案管理网络，由传统档案管理模式逐渐向信息化管理转变。除综合档案室外，必须把网络分布在高校各个部门及二级机构，使一线形成的材料能及时、完整得到收

集，同时也可以方便利用。要建立档案工作责任制，明确职责范围。 档案材料的收集工作是档案工作的重要环节，是档案工作的起点，是档案室积累档案的一种手段，也是实现档案集中统一管理的一项重要的、基本的内容。注重日常的收集积累不仅方便归档，也能使档案的完整性得到进一步的保障。高校档案室人员要与各处室兼职档案人员建立经常的联系，加强对立卷工作的检查与指导，把反映学校主要职能活动和历史面貌的教学、科研、党政管理、基建、财务等材料都收集进来集中归档，充实扩大档案门类。制定档案收集与保管一系列规章制度，从制度上保证档案工作的顺利实施。

1、严格归档要求 确保档案质量

高校要确保档案管理的质量，关键是要正确划定归档范围，这是归档的首要任务，也是确保归档文件材料集中统一管理及归档文件材料质量的前提和关键。

高校要确保档案管理的质量，重点是做好档案材料的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。它与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件。档案整理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。 2、加强规范管理 充分发挥效益

长期以来，高校内部存在重文书档案，轻教学档案的倾向。片面以为文书档案是收藏的“红头文件”，关系到大政方针，所以领

导比较重视。实际上教学档案的重要性等同于文书档案，具有重大价值。

高校教学档案是学校教学管理、教学实践和教育研究活动的历史记录，它记录着学校教学活动和教学改革的全部过程，反映了学校教学工作的轨迹和面貌以及教学工作的质量和水平。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐步积累，是学校进行教学管理、改革和发展不可或缺的依据和参考，同时也是教学管理工作成效高低的重要衡量标准。教学档案的规范化管理，实质上是对高校教学活动标准化的制约和规范，有利于高校建立良好的教学秩序，进一步提高学校教学质量和工作效率，改善教学管理水平。高校必须系统完整地做好教学档案的收集、整理、保管和利用工作，使其在学校办学过程中真正发挥重要的基础和依据作用。 3.4 重视人员培训 提高综合素质

一流的管理，需要一流的人才。这说明高校要建立科学的档案管理体系，必须要有一流的档案管理人才。当前，关键是要培养高素质的专业管理人员。

首先要提高档案管理人员的政治素质，高校档案管理工作要求管理人员必须具有坚定的政治素质，具有严格的保密观念，严谨的科学态度和求真务实的工作作风，甘于默默无闻，爱岗敬业，以严谨的科学态度做好档案工作。

其次要提高档案管理人员的业务素质，要加强档案人员文化和专业知识的教育、培训，提高档案专、兼职人员的技术和业务水平，

以适应档案的现代化管理要求。学校要采取灵活多样的形式，有针对性地对档案人员进行继续教育培训，积极为档案人员创造培训教育、学习交流等方面的机会，要调动他们工作积极性、主动性和创造性。

其三作为档案管理的主体，档案管理人员要不断改变观念，迎接新的挑战。要改变重保管轻利用的传统做法，正确处理收集与服务的关系，把工作重点转移到档案利用的服务上来。改变档案服务的被动状态，实现由管理者向服务者的转变。提高服务理念、服务意识，加强服务技能和服务技巧，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益，提高档案管理者的自身价值。 4 结论

总之，高校档案是高校历史的真实记录，贮存着大量的原始信息，是学校历史发展的结晶。规范档案资源为高校各项工作的真实性、客观性提供了强有力的支撑，也是高校档案工作保持发展的关键所在。所以，档案要成为学校信息服务的中心，宣传教育的基地。高校档案工作者要认真做档案工作，不断扩大档案的收集范围，提高档案的保管方法，并能满足教职工利用的需要，使档案资源得到充分而有效的共享，真正发挥档案在高校发展的作用。 参考文献

[1] 《高等学校档案管理办法》， 教育部第27号令，2008年8月

[2] 冯惠玲主编，《电子文件管理教程》，中国人民大学出版

社，2007年1月

[3] 《中共嘉兴市委办公室嘉兴市人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》，嘉委办〔2010〕32号 作者简介

邹敏,女,1968.07,浙江嘉兴,大学本科,嘉兴广播电视大学助理馆员。

杨亚观,男,1953.10,浙江嘉兴,大学本科,嘉兴电大调研室主任,高级讲师。