企业货币资金内部控制的探讨

企业货币资金内部控制的探讨

为在激烈的市场竞争中争得一席之地而壮大起来,各企业单位对建立和完善现代化的企业管理制度产生了强烈欲望。加强财务管理显得尤为重要,财务管理的一个重要方面是资金管理,本文就如何加强企业货币资金的内部控制谈一些看法。

货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产,是保证企业正常运转的基础,同时也是保证国家资产安全,防止贪污、诈骗、挪用公款用公款等违法乱纪的行为的重点部位。因此,必须加强对货币资金的管理与控制,建立健全的货币资金内控制度是确保经营管理活动合法而有效手段。如何设计货币资金的内部控制,需要了解其内部控制的目标及环境。内部控制的目标是提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现。

一、货币资金内部控制的环境

货币资金内部控制环境是对单位货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称,包括外部环境和内部环境。对于外部环境因素,法律法规对内部控制的约束与规范,

以及政府部门的行政影响是其主要内容;而内部环境,则涉及学校管理的方方面面。控制环境的好坏直接影响一个单位内部控制能否实施或实施的效果,影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素:
1.管理决策者。单位管理者的素质直接影响着内部控制的有效性,因此,单位管理者首先应当承认内部控制也是对管理者包括企业最高领导者的控制,他们的行为同样应纳入内部控制的范畴。其次他们应是内部控制有利的支持者和执行者。如果一个管理者将自己置于内部控制系统之外,将自己的个人偏好凌驾于内部控制之上,设计再好的内部控制制度都将失去作用。

2.合理的组织结构。合理的组织结构,有助于建立良好的内部控制环境,进而促进内部控制方法和组织结构的有机结合和有效使用,提高内部控制方法的实施效率。笔者认为,良好的组织结构必须以执行工作计划为使命,并具有清晰的职位“层次顺序”、流畅的“意见沟通”渠道、有效的“协调”与“合作”体系。因此,在设置组织结构时,内部控制体系设计者应对业务部门的实际工作流程进行调研,听取业务部门的意见,从而购建合理的组织结构和业务流程,以提高内部控制系统的运行效率。合理的组织结构对货币资金内部控制同样重要。

3.内部审计。内部审计是单位自我评价的一种活动,内部

审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效性,能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。

4.员工的职业道德和业务素质。办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业品质,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,不断提高会计在内部控制的各个环节中,各岗位都处于相互牵制和制约中,如果任何一岗位的工作出现疏忽大意,内控制度也随之失效。因此要把内部控制思想融入到每个员工的日常业务中去,从基础开始抓内部控制环境的建设。

二、货币资金内部控制的目标

1.货币资金的合法性控制。货币资金合法性控制针对的是货币资金收入与支出的合法性。有人认为进款没有必要监控,殊不知不当收入会引起不必要的经济纠纷,因此收入的取得应有相应合同为基础,这也是控制的要点。具体到会计业务上则因业务量的大小而定。对于业务量少,单笔金额小的单位,记账凭证可一人复核;对于业务量大、单笔金额大的单位,记账凭证则由两人复核,即增设复核会计、科长再复核。又可通过加大内部审计监督的力度发现不合法的货币资金的收、付;另外对货币资金的支付实行严格的授权审批制度,重点控制大笔金额货币资金的支付。合法性控制风险一般

比较大,通常涉及部门领导人,因此,国家会利用政府机关、社会力量对其进行审计、监督、检查。

2.货币资金的完整性。货币资金完整性控制的范围包括各种收入、欠款回收及应付款的支付。具体的说,是单位特定会计期间发生的货币资金业务是否已按规定计入有关帐户。通过检查销售、采购业务或应收账款、应付账款的收回和归还情况,或余额截止日后入帐的收入和支出,查找未入帐的货币资金。其控制方法如下:
(1)货币资金收支与记账的岗位分离。单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。负责应收账款的职员不能同时经管现金收入账;负责应付账款的职员不能同时经营现金支出账;保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账;负责调整银行存款账的职员应同负责银行存款账、现金支出账、应收账款账、应付账款账的职员分离。

(2)会计记录与凭证控制。单位取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账的违法行为。发生货币资金的收入和支出,应立即入账,不得拖延。任何部门和个人,均不得擅自出具收款凭证或白条收取款项。发票和收据要按顺序编号,领用空白发票、收据要进行登记。支票的签发至少要有出纳和会计负责人两个签

名,空白支票不得签名盖章。一切付款应经批准;原始凭证要齐全。款项支付后,付款凭证应及时盖上“付讫”章,以免重复付款。

(3)银行对账单控制。银行对账单控制是利用银行对账单与银行日记账进行核对,以确保银行存款存在性与完整性的一种控制方法。银行存款要及时对账,调节表要由出纳、记现金日记账和银行存款日记账以外的第三者编制。通过编制银行余额调节表,可以发现未达账项,分析其原因,发现其是否存在错误,落实清楚。

(4)往来账核对控制。往来账核对控制是通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污单位货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金清欠是否真实的一种控制方法。特别应注意对已作坏账处理的应收账款,了解是否有收回款项不入帐的情况。

3.货币资金安全性控制。单位对货币资金的保管、对外投资、资金调度等必须经过适当的授权,通过清查和相互监督、相互制约等程序,以明确责任,防止权限失控、决策失误和徇私舞弊,避免违法等行为,从而保证单位资产的安全、完整。货币资金的范围包括:现金、银行存款、其他货币资金,由于应收、应付票据的变现能力较强,故也将其纳入货币资金控制范围。保证货币资金的安全性的方法一般有以下几种:

(1)岗位分离制度。岗位分离制度是将不相容岗位分别由不同的人负责,以达到互相牵制、相互监督的作用。比如现金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记帐员分离:现金收付及保管只能由经授权批准的出纳员来负责处理,其他职员不得接触支付前的任何现金;出纳员不得兼管稽核;任何单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。在具体运用中,应结合本单位实际情况,根据成本与效益原则设计各控制岗位。

(2)盘点制度。货币资金盘点制度是通过定期或不定期对货币资金进行盘点,以确保单位资产安全的一种常见的控制方法,盘点按盘点的时间分为定期盘点与不定期盘点,但不定期盘点的控制效果通常比定期盘点好,不定期盘点的主要特点就是突击性强,给货币资金相关岗位产生一种无形的、无不存在的压力。

(3)实施定期轮岗制度。即对涉及货币资金管理和控制的业务人员实行定期轮岗。单位办理货币资金业务,应当配备合格人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换。通过轮换岗位,减少货币资金管理控制中产生舞弊的可能性,并及时发现有关人员的舞弊行为,以保证货币资金的安全。

(4)实物隔离制度。实物隔离制度是采取妥善措施确保除实物保管员之外的人不得接触实物的控制方法。比如,现金只能由现金出纳保管,银行承兑汇票也只能由专人保管,否则

将导致职责不清,不法分子很可能会混水摸鱼,侵占货币资金。同时还应选择合格的保险箱、监控系统等安全保障措施,以确保货币资金安全。

4.货币资金效益性控制。货币资金效益性控制是通过运用各种筹资手段合理、高效地持有和使用货币资金的一种控制方法。单位应该制定货币资金收支中、长期计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过推迟实际付款时间的付款方式减少付款成本;解决货币资金缺口时应权衡支付资金的代价、成本或机会成本选择一项最优的解决方案;根据货币资金收支计划安排货币资金的储存量,有效使用货币资金。

良好的货币资金业务内部会计制度有助于防止货币资金业务的错误和舞弊行为的发生。因为这一制度在货币资金尚未发生之前已从客观上将货币资金实际发生时可能会产生错误和舞弊行为的潜在因素予以消除,或将这些错误或发生舞弊的可能性降低到最低程度。建立健全的货币资金业务内部会计控制制度是一项细致而烦琐的工作,一旦建立后,就可为日后减轻大量的货币资金业务上不合理的会计处理的工作量,并且能有效地控制货币资金业务。

总之,货币资金内控制度是单位的一项综合性管理活动,涉及到企业的人、财、物等各方面和各环节,其内容随着科技与经济的发展不断丰富和完善。我们要借鉴世界先进的管

理经验,结合实际开创我国企业货币资金内控制度建设新天地,提高货币资金的使用效率和效果,提升企业的竞争力。

参考文献:
[1]财政部:《内部会计控制规范―货币资金》.2001 [2]朱荣恩:“建立和完善内部控制的思考”.《会计研
究》,2001年第一期
注:本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。

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