浅析企业采购控制的重点

管理科学　武汉船舶职业技术学院学报２００６年第１期　浅析企业采购控制的重点　黄菊英　（重庆大量万象数控科技有限公司，重庆江北４０００２１）　摘要采购控制是现代企业内部控制的重要环节，文章探讨了企业采购控制的重点及相应的程序与方法。　关键词企业采购；采购控制；作业程序　中图分类号Ｆ２５３．２　文献标志码Ａ文章编号１６７１—８１００（２００６）０１—００４８—０３　采购业务是企业生产经营活动过程中的重要　用需求单位开立“请购单”，经权责主管核准后，送　环节，是企业生存发展的基础。但这些业务涉及　采购单作为资产设备采购依据，并依固定资产循　到货币资金的支出，较容易出现错误或舞弊现象。　环办理。　加强对单位采购的内部控制，规范采购行为，防范　１．２临时需求的请购　采购过程中的差错和舞弊，探讨采购程序和控制　对于临时需求，临时插单或其它原因而需紧　重点具有重要的现实意义。笔者以工业企业为背　急采购者，由需求单位提出，经库存检查后仍需采　景，提出了企业采购控制的重点，然后对进一步的　购者，经物管单位编制“请购单”，交由采购单位采　程序与方法进行了探讨和研究。　购。对临时需求的控制重点是要查明紧急采购的　１请购环节控制　原因是否合理。　１．３检查库存环节　对于请购流程，应该把握的控制重点是：①采　请购前应先检查原物料是否有下列情形：目　购数量是否符合经济采购原则；②原物料之运送　前存量是否示达请购点；请购之原物料品名、规　及保存，有无应特别注意之事项；③请购是否确实　格、厂牌，是否有库存品或替代品可替代。　开立请购单及经权责主管核准，是否述明规格，需　检查库存的控制重点是：检查库存时应追查　求日期及数量；③请购单之变更是否经权责核准；　前“请购单”有无已提出请购未入之情形；仓管人　④请购时是否先检视库存量及现在订单。　员应定期整理，妥善保存原物料；定期检讨安全库　１．１日常需求计划的请购环节　存量及请购点。　（１）对于计划性采购，市场供料紧缩，交货期　１．４请购变更　较长无法配合生产流程的，物管部门应依各部门　已经核准之请购品名、数量，因请购原因消减　不定期提供之市场资讯、销售预测、库存状况及在　或拟变更者应先告知权限主管并询问采购单位是　途情形等资料，经产销协调会议，必要时决定订购　否已发出采购订单。采购的订单未发出者，应更　时机、数量及材质，填写“请购单”，交采购单位进　改原采购单据，将拟变更项目、原因以及变更日期　行采购计划。　并签名，依程序核准或将原请购单作废并重新提　（２）研发样品请购，则由研发单位填写请购　出请购。采购单据已下达者，事先研讨变更之可　单，转物管单位整合后，经权责主管核准送采购单　行性，并经请采购核决权限主管会商，由采购单位　位作为采购依据。　依决议办理。如决议变更者，请购单位比照前述　（３）资产设备：依年度核定预算为依据由使　作业程序办理。　收稿日期：２００５—０９—１８　作者简介：黄菊英，女，汉族，重庆大量万象数控科技有限公司财务部。　４８　维普资讯 http://www.cqvip.com

浅析企业采购控制的重点　黄菊英　产进度作适度调整；逾期交货者，则由采购单位跟　催之，并将逾期交货之厂商列入考核内。　（２）控制重点：采购人员是否督促物品之交　２采购作业程序及控制重点　２．１查询供应商　（１）作业程序：采购人员依据“请购单”、准备　采购作业；查询请购单上料品基本资料，如单价、　往来厂商，了解过去采购及询价记录。　（２）控制重点：料品采购资料有无过时维护；　市场价格资讯收集是否完整。　２．２决定购买方式　（１）若向原厂商购买：查询以往交易资料，根　据资料上所交易之价格下订单；依电脑系统上所　记录的往来记录，做为是否需进行议价之判断；若　价格上涨过大，采购人员得再次进行询价；若采购　价格变更则需于订购单备注栏中注明上次采购价　格。　（２）若向新厂商购买：若为新厂商，依采购程　序书则先进行调查，填具“供应商评估表”之后进　行评估，并将其汇总到供应商评估一览表，合格后　得开始交易；进行询价：要求至少二家厂商提供　“报价单”，进行比价，以最合理价格之报价厂商为　议价对象采购人员：可采用面谈或电话方式议价，　将最后定案价格进行采购。　（３）控制重点：采购人员之操守应定期评核；　购买之厂商是否皆为经过评估合格之厂商。　２．３决定订购事项　（１）作业程序：由承办采购人员备妥拟采购　供应商资料及拟订购数量及价格等，依“核决权限　管理规定”呈相关主管核准后进行采购；若“采购　订单”有任何项目变更时，则重新修改“采购订　单”，并将前张已完成单据调出盖上“作废”，将修　改完成的订单一起传真给厂商并以电话与厂商确　认品名、数量及跟催交期。　（２）控制重点：依“请购单”订购之数量及价　格条件等是否适当；请购是否确实经过请购流程　中各主管核准。　２．４购进度管制　（１）作业程序：采购人员与厂商议定之交货　日期为管制基准，采购人员依“采购订单”上所列　交货日。进行跟催；采购单位主管对变更采购进度　应随时与主管单位或需求单位衔接，必要时将生　货时间　２．５更新供应商记录　（１）作业程序：采购单位定期记录厂商进货　延迟及不良品情形填具厂商评核表，并定期更新　“供应商请定表”　（２）控制重点：采购人员应建立完整之采购　及厂商资料，并定期评估更新；每项料品之询价对　象应选择记录优良之厂商。　３验收作业　（１）采购单位通知物料单位，适时追踪采购作　业进度，于交期确定或更改时，应通知收料单位；收　料单位收件时应依经核准之采购单资料查对采购类　别、数量及预定进仓日期，预作仓储安排。　（２）厂商交货：厂商交货时，护厂门卫应将厂　商交货卡车之资料登录于“厂商到厂登记簿”，并　要求厂商以证件换取厂商证　（３）验收数量：点收人员核对厂商所送之物品　为本公司“采购订单”所订购之物品。核对无误后进　行点收；如已分批收料，仓储人员应在“订购单”上注　明分批收料日期、数量，以影本送采购人员。　（４）检验入库：收料后，质检人员依据“进料检验　程序书”进行检验；质检人员依照相关规定判定物料　合格与否，合格者于“收料单”上填具允许数量并予　签名，不合格者通知采购单位尽快处理；质检人员于　每月编制“进料检验品质月报表”，以便统计及记录　其不良率之发生；物管人员于品质检验合格后，即可　完成登帐入库。对此控制重点：有无延迟检验之情　况；交货时间是否按采购订单需求；品管人员是否依　“进料检验程序书”进行检验。　（５）检验不合格者：若检验不合格时，质检人　员于检验单位上注明“不合格”并签名，物管单位　填具“物品放行单”，且通知采购单位处理；采购单　位填具“物品放行单”并将退货原因通知厂商，于　一定时间内退货或派员到本厂处理；质检人员每　月编制“进料检验品质月报表”，以便比较各厂商　之品质。　（下转第５３页）　４９　维普资讯 http://www.cqvip.com

无锡市老年旅游市场开发研究参２ｏｏ４（２）：２６．　朱杰　考文献　，　学院学报，２００５（２）：１０４．　３唐俊雅．探寻银发市场，开拓老年旅游——对福州市老年旅游　市场的分析［Ｊ］．旅游科学，２００１（１）：４０．　４应启龙，杨韵辉。朱德贵．开发老年旅游市场，促进老龄产业化　１李顺芳．论老年人旅游市场拓展策略［Ｊ］．闽西职业大学学报２方小燕．论我国老年旅游市场的开发［Ｊ］．无锡商业职业技术　发展［Ｊ］．江南论坛。２０ｏ２（２）：３２．　Ｔｈｅ　Ｔａｃｔｉｃｓ　ｏｆ　Ｄｅｖｅｌｏｐｉｎｇ　ｔｈｅ　Ｏｌｄ－ａｇｅ　Ｔｏｕｒｉｓｔ　Ｍａｒｋｅｔ　ｉｎ　Ｗｕｘｉ　Ｃｉｔｙ　ＺＨＵ　Ｊｉｅ　（Ｔｏｕｒｉｓｍ　Ｄｅｐａｍｎｅｎｔ，Ｗｕｘｉ　Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ　ｏｆ　Ｃｏｍｍｅｒｃｅ　ｃｏｌｌｅｇｅ，Ｗｕｘｉ　２　１４　１　５３，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｏｕｒ　ｃｏｕｎｔｒｙ　ｈａｓ　ａｌｒｅａｄｙ　ｓｔｅｐｐｅｄ　ｉｎｔｏ　ｔｈｅ　ｏｌｄ　ａｇｅ　ｓｏｃｉｅｔｙ，ｔｈｉｓ　ｔｈｅ　ｏｌｄ　ａｇｅ　ｔｏｕｒｉｓｔ　ｍａｒｋｅｔ　ｈａｓ　ｅｎｏｒｉｔｌｏｕｓ　ｐｏｔｅｎｔｉｌａｉｔｙ．Ｔｈｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｔｒｅｎｄ　ｏｆ　ａｇｉｎｇ　ｏｐｐｕｌａｔｉｏｎ　ｉｎ　Ｗｕｘｉ　Ｃｉｔｙ　ｈａｓ　ｂｒｏｕｇｈｔ　ｔｈｅ　ｎｅｗ　ｏｐｐｏｒ．．　ｔｕｎｉｙｔ　ｆｏｒ　ｈｔｅ　ｔｏｕｒｉｓｍ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．ｈＴｅ　ｐａｐｅｒ　ｈａｓ　ａｎａｌｙｚｅｄ　ｔｈｅ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｏｌｄ．ａｇｅ　ｔｏｕｒｉｓｔ　ｍａｒ—　ｋｅｔ，ａｎｄ　ｐｕｔ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｈｅ　ｃｏｎｃｒｅｔｅ　ｔａｃｔｉｃｓ　ｏｆ　ｄｅｖｅｌｏｐｉｎｇ　ｔｈｅ　０ｌｄ．ｇａｅ　ｔｏｕｒｉｓｔ　ｍａｒｋｅｔ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｅｕｘｉ　ｖｉｙｔ；ｔｏｕｒｉｓｍ　ｍａｒｋｅｔ　ｏｆ　ｈｔｅ　ｓｅｎｉｏｒ　ｃｉｔｉｇｅｎｓ；ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｔａｃｔｉｃｓ．　（责任编辑：冯雪姣）　（上接第４９页）　发票及“收料单”与“采购订单”不符时，要求厂商　４与采购计划不符的作业　重新开立发票将厂商不履行合约之情形、处理过　程及对公司之损失，列入供应商往来记录。　（１）对逾期未交货之采购案应以口头或书面　（２）控制重点：所交货品如因检验不合格须　跟催；对于到货不符的情况，依下列原则处理：收　退回更换者，交货日期应以调换补货送达日期为　到原物料之品质、规格不符时，应退货重新采购；　准；不符品退回之费用及损失应由供应商负担。　数量不符时，接受并调整发票金额、退回或补送；　Ｓｔｕｄｙ　ｏｎ　Ｓｔｒａｔｅｇｙ　Ａｐｐｒｏａｃｈ　ｏｆ　Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ　Ｐｕｒｃｈａｓｉｇｎ　Ｃｏｎｔｒｏｌ　ＨＵＡＮＧ　Ｊｕ－ｙｉｎｇ　（Ｃｈｏｎｇｑｉｎ　Ｄａｌｉａｎｇ　Ｗａｎｘｉａｎｇ　Ｎｕｍｂｅｆｉｌａ　Ｃｏｎｔｏｒｌｓ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｌｉｍｉｔｅｄ　Ｃｏｍｐａｎｙ，Ｃｈｏｎｇｑｉｎ　４０３０２１，Ｃｌａｉｍ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇ　ｃｏｎｔｒｏｌ　ｉｓ　ａ　ｓｔｒａｔｅｇｙ　ａｐｐｒｏａｃｈ　ｔｏ　Ｉｎｔｅｒｎａｌ　ｃｏｎｔｒｏｌ　ｏｆ　ｍｏｄｅｍ　ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ，Ｔｈｅ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｓｔｕｄｙ　ｈｔｅ　ｐｏｉｎｔ，ｏｆ　ｉｔ　ｔｈｅ　ｃｏｒｒｅｌａｔｅｄ　ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ　ａｎｄ　ｍｅｔｈｏｄ　ｏｆ　Ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇ　ｃｏｎｔｒｏ１．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ　ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇ；ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇ　ｃｏｎｔｒｏｌ；ｏｐｅｒａｔｉｎｇ　ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ．　（责任编辑：冯雪姣）　５３