跟单工作职责

 佛山市金兴【金怡】家具有限公司 业务跟单日常工作规范 一、 跟单定义 指企业在业务流程运作过程中以客户订单为依据，对各个部门与环节进行跟进与追踪并采取相关措施督促落实，直至订单圆满完成的专业人员。 二、 业务跟单人员的日常工作 1、 熟悉本职工作，对产品材质、结构、功能、型号相当了解，对品牌定义、定位理解透彻。非繁忙时必须抽出部分时间到车间学习，由上级领导不定期考核，不合格者将酌情予以《薪资评估》减分处理。 2、 客户电话的接听、回复等相关处理，语气生动、态度热情、解说详细。 3、 客户订单传真或口头订单的处理，结合产品仓库与生产进度给予客户计价回传或准确交期回复。 4、 安排客户所需产品出货，督促仓库及时发货，并进行交通运输跟踪。 5、 电话推销产品，与客户接洽、演示或解说产品的特性、结构、功能等，并详细回答客户疑问从而达成订单。 6、 展销会期间的客户接待、新款产品的上市推销等相关业务处理。 7、 产品分配协调，在产品货源短缺时，根据客户轻重缓急等条件，将产品进行分配。 8、 产品信息的传递，包括公司质量方针，销售政策、产品更改、变动等相关信息。 9、 市场信息的搜集，产品质量投诉、客户建议等整理并定期及时反馈给部门主管。 10、 产品生产进度的了解、跟催及相关部门的事项安排及处理。 11、月结各项销售报表的统计。 12、账务核对，每月5号前必须与客户核对好前月的账务与欠发产品等事项。并让客户签字回传，存档备查。 13、客户资料与专卖店档案的建立、更新、整理、存档。 14、上级交办各项事情的处理。 15、售后服务。 三、跟单员相关处罚 1.拒接客户电话或与客户发生争吵、态度不好、语言不文明，处罚50元/次。 2.在办公室乱发脾气，不配合工作安排，无特殊情况工作未按时完成处罚10元/次。 3.客户投诉的问题，及市场部反映的问题，未及时解决且未反映给部门主管，处罚10元/次。 4.发现问题或者客户投诉未反映和未写投诉单，给予处罚10元/次，如造成客户投诉给予处罚20元/次。 5.客户投诉至部门主管处，经查实跟单员责任，处罚20元/次。投诉区域经理处处罚20元/次，投诉至营销总监或总经理处罚50元/次。 6.每月主动与所属区域所有客户至少沟通两次，沟通记录不清楚或未主动与客户沟通，给予处罚10元/次。 7.订货、补件、改色、客户资料、客户帐目、出货记录等相关资料记录，由部门主管不定时抽查，如其中任何一项不清楚，处罚10元/次。 8.客户订货单传真至公司，一天内必须回复客户有无货，未按照时间反馈的给予处罚10元/次。开订货单后需仔细核实价格表上的单价是否有误，确保货款的正确性。 9.改色、补件产品生产部未按规定时间完成，且跟单员未及时向主管反映，如造成客户投诉，将给予处罚10元/次。 10.改色产品下单时，需认真仔细填写产品更改要求，如因粗心导致下错单，给予处 罚10元/次。 11.发货清单反馈到销售部后，认真核对送货单件数与托运单是否相同，在仓库未通知的情况下发现件数不对的，填写好投诉单到成品部追究责任。如未核对，客户收到货后投诉件数有误，跟单员处罚10元/次。 17.发货清单应在发货后当天或第二天及时以传真或电话方式通知给客户，将欠货第一时间传达给客户，如客户投诉不了解欠货情况的，经查属实跟单员处罚10元/天。 18.对公司发放给经销商的物品须详细记录并跟进是否收到，抽检到未跟进的，给予各区域跟单员处罚20元/次。 19.公司相关制度及公函的传达需及时，且做好相关记录，如因跟单传达不及时或漏传，造成客户投诉给予处罚10元/次。 20.改色定做产品先收费再下单，跟单主管不定时抽查，如未按程序操作，给予处罚20元/次，如给公司带来损失将由区域跟单承担。 21. 如有生产完工欠货两天内必须及时发出。新店上货的跟进，由于跟单员工作失误造成客户不能正常开业，将给予处罚30元/次。 22．只有属公司无法解决的质量问题才准许退货，其他情况一律不允许无偿退货，所有退货必须提前申请由主管签字确认，方可通知客户退货。 23．跟单人员每天清理常规货物的单据，客户到款后，在仓库有货的情况下，8小时内必须把单交到仓库发货，否则处罚10-50元。