企业秘书职业发展成长路径简析
2023-11-09
来源:步旅网
2012.fi--・4月・ 学术・理论 现代衾菩 企业秘书职业发展成长路径简析 杨承红(胜利油田纯梁采油厂办公室) 摘方法。 要:本文通过对秘书职业成长的认知,分析了影响当前企业秘书职业成长的因素,探析了促进企业秘书成长的途径和 关键词:人力资源秘书工作素质建设 随着社会竞争的日益加剧以及社会组织的扁平化发展, 作为辅助管理者的企业秘书越来越重视自身的职业成长。一 般来说,传统事业单位的秘书处于高度结构化和严格层级化 的组织结构中,个人的职业成长呈现出直线、向上的发展态 势。而相对于他们来说,激烈的市场竞争使得企业秘书的职 业生涯具有无边界性和易变性特点。终生单一组织的职业生 涯发展不复存在,企业秘书在职业生涯发展中面临更多的选 择与变动。因此,关注自身职业成长成为摆在企业秘书面前 的一项重要任务。 一秘书职业的认知大多来自于老师、朋友、同学、社会的间接 经验,或者是自己兼职获得的直接了解,这种认知可以说是 比较浅显和模糊的,但却是准备踏入秘书职业的他们以后从 事秘书职业的起点。抱着这种浅显和模糊的认知,不少文秘 专业学生以及初入职场的秘书对这一职业形成了一种偏见, 认为秘书是“花瓶”、“摆设”、“破渡船”、“吃青春饭” 的。同时,调查显示,不少秘书专业的学生缺少职业认同感, 在相关专业的学习中存在消极厌烦情绪。这种消极的职业认 知和认识上的误区产生了极其不利的影响,对于其以后的职 、企业秘书职业发展的认知 业生涯成长具有负面作用。 一企业秘书职业发展的过程同时也是秘书个体的心理状态 、种常见的现象是:初入职场的秘书手持中级或者高级 职业能力和素养、角色意识以及职业价值观等不断成长与 秘书职业资格证书,却在单位从事鸡毛蒜皮的琐碎工作,薪 水也相对较低。这种自我期望值和社会现实之间的巨大差距, 成熟的过程。而对于成长与成熟的不懈追求和努力,是秘书 终身职业发展的基本动力之一。一般来说,出身秘书专业的 学生或者是初入职场的准秘书,在其秘书职业生涯开始前对 2.5加强员工培训 在他们的心理上形成一种落差,使得他们重新思考自身的职 业成长与发展;同时随着工作经验的增加和企业实践经验的 在留住这些人才后。企业需要根据岗位的需求对其进行相应 的培训和提升,进一步提升其能力和水平,使其在工作中真 正能够做到“以一当十”。 2.7提高人力资源管理者的素质和和水平,实现对人力 企业的发展依靠人才的成长。如今,知识的更新换代的 周期日益缩短,所以企业要加强对员工的培训,使其及时掌 握最新的专业知识和技能,提升自身的素质和工作效率。特 别是在企业的发展期和成熟期,培训的作用就尤其突出。 加强对员工的培训,可以从四个方面着手:一是根据企 业所处的生命周期,从思想、手段、方式方法上创新观念; 二是将选人、用人、育人、留人落到实处。考虑员工培训的 计划性和长远性,把企业人才的培训与其未来的发展结合起 来,把培训纳入考核、加薪、晋升的体系内,提高员工的积 极性;三是把培训与实际工作的需要结合起来,使培训因岗 而异、因人而异,确保培训的内容是员工和所处岗位所实际 需要的;四是不但要加强对管理层的培训,提升其管理水平, 还要重视对一线员工的培训,避免轻视处于生产一线的、与 企业实际运转最接近的员工的培训。 资源的科学、有效管理 人力资源管理者的水平和素质对于人力资源开发和管理 至关重要,而这些东西很难完全依赖主观判断区分出来,因 此要对其形成一定的有效地约束制度,具备一定的资格的人 员才能正式上岗,并且对员工的情况、工作效率等内容作出 全面、详实的记录、分析、和总结,客观公正的对他们的工 作业绩和各方面表现做出奖励和惩罚。 2.8裁员增效 企业生命周期还包含处于金融危机时期和衰退期(并非 指企业走向衰亡,而是说企业发展到一定时期所面对的一个 瓶颈期),在这个时期,企业面临的状况是:资金出现短缺, 产品陈旧,匮乏改良、创新,市场占有额大幅度减少,企业 的经济效益出现明显下降等。面对这种情况,企业要想度过 难关,除了要做好以上措施之外,还要考虑精简企业的规模, 2.6留住核心、关键人才 在企业的快熟成长期和成熟期企业的人力和财力已得到 了大幅度的提升,并且企业的产品已经具有一定的市场份额。 这一时期,企业在人力资源的管理上,其着眼点应该是留住 核心人才、关键人才。这部分人才对企业的发展尤其重要。 把工作效率低下,业绩停滞不前甚至是有业绩但涨幅较小的 员工裁掉,即“精兵简政”,间接促进企业整体效率的提升。 现代企业教育 M0DERN ENTERPRISE EDUCATION 79 人力姿源 积累,秘书会逐渐形成对自身和所在岗位的正确的认知,并 且随之调整对自己的角色定位。 在整个的职业适应与成长期,企业秘书需要经历多次职 包括关注秘书的职业能力发展,给有能力的人安排更多具有 挑战性的工作任务和事项,如辅助领导决策与企业管理等。 具体采用的方法是:师徒结对,即让秘书在完成办公室各项 基本事务性工作的同时得到更多能力上的提升和锻炼,以强 化秘书对组织工作目标认同,更好的促进目标的达成。 此外,企业还要注重秘书的业务能力培训与再教育,提 升秘书的职业竞争力。一般来说,当秘书在某一企业内时刻 感觉到自己在学习新事物、接触新知识,各方面的水平和能 位变动与职场磨合,不断提高自身职业选择的主动性,深化 对秘书职业的认知,形成一种更高的职业认同,更好地把握 秘书角色定位,并且逐步突破初入职场的迷茫、压力和障 碍等。 纵观秘书职业的整个成长和发展历程,虽然其从初入职 场开始就要经历多次随机的、无序的职位变动,比如转行、 跳槽、出现职业认知的停滞等,但其呈现出的总体趋势是: 秘书从业者的角色意识和职业认同日趋明朗化。 二、企业秘书职业发展的因素 力在不断进步和提升时,就会对企业产生持续的信赖和认同, 增强对企业的忠诚度,当然就不愿主动离开企业了。 企业还要加强对秘书的职业生涯管理,正确认识企业秘 书岗位的特殊作用和重要地位,建立完善的秘书人才选拔制 度,做到任人唯贤、人尽其才。企业人事部门要有意识地加 大培养、培训力度,增加培训机会,开设企业文化管理、员 企业秘书的职业发展是一个动态和长期的过程,贯穿于 秘书职业生涯的始终。其职业成长的因素包括个体因素和环 境因素,二者共同促进秘书的成长、成熟。 工礼仪规范、企业公文写作以及客户服务管理软件使用等方 面的课程。有条件的企业最好建立培训基地、组建专门的师 资队伍,系统地培训本系统内有能力的优秀秘书人才,形成 (一)企业秘书职业发展的个体因素 企业秘书职业发展的个体因素即其自身的内在因素,它 源于企业秘书对其职业的认同、自身的发展需求、愿景以及 实践的追求等。 首先,秘书要增强职业认同感。秘书的职业认同是对秘 书职业的一种认同程度,它是秘书能否实现职业成长的内在 动力。它既是一种过程,又是一种状态,是秘书在整个的任 职经历中逐渐发展并认知自身角色的过程。职业认同感强, 人才储备库,建立丰富而准确的秘书档案,为秘书的选拔创 造条件。秘书个人档案应包括秘书个人履历、奖惩、考察鉴 定材料、秘书管理业绩和个人实绩等多方面的内容。没有条 件的企业也可选拔优秀管理人才开展横向交流,学习其他先 进企业的管理经验或者是由秘书本人进行同行之间的交流和 分享。这些措施都将有利于优秀秘书人才的脱颖而出。 总之,良好的晋升机会,灵活的横向流动机制、更多的 学习培训机会和广泛的人际交往等,都有助于促进秘书的职 业发展,并且极大的较少员工的离职率。 其次,在恶劣的工作环境下秘书需要考虑相应职能或岗 位的转换。职业发展通常包括:结构性成长和内容性成长两 秘书从业人员就会积极、主动的去完善其相关的专业知识和 技能,并且乐于从事本职工作,从而减少压力感和职业倦怠, 更好的促进自身的职业成长和发展。 其次,秘书要完善专业知识,提高专业水平,增强竞争 意识和适应能力。 当前社会的发展呈现出一种分工日趋精细化的态势,而 且秘书职业本身需要服务的对象比较多元,这就使得秘书的 行业门类逐渐增多,如教学秘书、法律秘书、商务秘书、管 方面。因职位晋升或提拔连带的责任和机遇叫结构性成长; 在现有工作职位上随着自身工作经验的积累而带来的更多的 成果与业绩叫内容性成长。实际上,这两个方面都局限于在 一理秘书、行政秘书等。对于初入职场的秘书来说,他们在学 校中获得了大量的秘书专业必备的基础知识,但缺乏对行业 的认识,因此走上工作岗位后还必须努力夯实其所在行业的 专业知识,积累丰富的阅历和经验。我国虽然设立了秘书任 个相对固定的组织或部门中考察员工的发展与成长情况。 如果一个秘书长期处在一个自身职业成长需求无法得到满足 的职位,他就应该考虑在本单位内部作横向的职能转换,比 如说是从秘书职位转换到销售、客服、后勤等其他更适合自 身专长和发展的部门,或是斜向复合成长,如转换到自己能 胜任的相对专业性较强的技术岗位。而如果组织内部缺乏这 种良性的职业成长环境,企业秘书就应该积极主动地向外部 职的“准入资格”考试,但是,这只是一张“入场券”,他 们由于缺乏相关实践经验以及行业专业知识,走上工作岗位 后还需要有一个磨合和适应的过程,这属于秘书职业发展的 起步阶段。另外,在现代社会单凭个人的力量很难做出大的 成就,成功往往是多人合力的结果,因此,在具体工作中过 程中秘书要建立良好的人际关系,培养团队协作精神。 (二)企业秘书职业发展的环境因素 企业秘书职业发展环境是指秘书所在企业岗位或部门具 寻求适宜的成长环境。这是因为:随着现代企业结构和管理 模式的调整、转型,企业和员工的心理契约也发生了相应的 变化,职场求职已经没有边界的束缚,工作流动、职业转换、 通过职场流动寻求职业成长已经成为一种较为普遍的现象。 秘书适时的跳槽以及秘书与企业之间适时的改组、轮换能够 加强秘书个人关系网络的建设,可在一定程度上促进秘书个 人职业的成长与发展。 有的晋升、培训机会以及后期发展空间等。 首先,良性健康的环境有助于促进秘书的职业发展。 一个优秀的企业也应该是关注人才发展的企业,其中就 8O 现代企业教育MODERN ENTERPRISE EDUCATION