对新时代档案管理工作的思考

对新时代档案管理工作的思考

作者：戴建华

来源：《办公室业务·上半月》2018年第03期

【摘要】本文结合笔者的岗位实践分析存在的问题，对如何与时俱进做好新时代的档案管理工作进行思考。

【关键词】新时代;档案管理;思考

自党的十八大以来，以*同志为核心的党中央高度重视档案工作，各级党政领导愈来愈重视档案工作，给档案工作带来了无限生机和发展机遇。档案工作走进了转型升级的新时代。传统的管理理念已不适应信息化时代的要求，档案工作者必须与时俱进更新观念，积极探索，掌握信息时代档案的规律，真正担负起“为党管史、为国守史、为民服务”的神圣职责。 一、存在问题

（一）对档案工作的深度和广度认识不到位。一是由于基层台站是业务型电台，管理层绝大多数是技术出身，重技术的现象普遍存在，而档案资料对安播主业的作用不直接，领导对档案应有的重要性认识不足，档案管理滞后。二是重视文书档案、人事档案等，对其他种类的档案认识不足，档案工作不能百花齐放，对于照片、声像、荣誉证书档案甚至没能上升到档案的角度。三是简单认为档案业务是档案工作者的职责，是办公室“家事”，与旁人无关，档案工作者就是管管资料，谁做都一样。四是简单认为档案数字化管理就是计算机技术代替手工管理的方法。

（二）档案基础工作不扎实。一是档案人员的专业化水平不高，缺少懂计算机又懂档案知识的复合型人才，以政治合格、严守秘密为条件的档案人员已不适应档案信息化发展的要求。二是档案人员身兼数职且变动频繁，档案工作交接不到位，档案人才队伍储备不足，档案工作的持续性得不到保证。三是档案管理机制不健全，流程不规范，档案工作者不能切实扛起责任。四是档案室设施落后，“铁门铁窗铁柜”是档案室标配，没有与信息化相配套的先进设施。五是档案材料收集不齐全，白头文件收集管理不规范，业务部门对应归档资料范围不明确，外出开会的材料未按时上交、为了工作方便忘记把资料上交等现象时有发生。

（三）档案安全工作理念跟不上信息时代的要求。受传统理念影响，档案工作安全管理理念就是实体档案安全保管，做到“八防”就安全。随着网络时代的到来，档案管理的安全面临新形势，由于网络的不安全因素，失泄漏事件时有发生，档案工作者要把国家安全观的要求落实到档案工作各项工作中，把档案安全工作抓实抓细。 二、提高新时代档案管理工作的途径

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（一）进一步提高对档案重要性的认识。基层台档案翔实记载着事业发展、维护管理、更新改造等各阶段的点点滴滴，见证电台发展的光荣历程，为决策提供有效依据和重要保障，对电台发展有着举足轻重的作用，档案工作者要通过对《档案法》等档案法规的宣贯、制作资料片画册、大事记、组织沿革、陈列室等手段，来提高档案的感染力和影响力，凸显档案价值，切实增强做好档案工作的责任感、使命感，提高广大职工对档案的认识感和参与感，提高领导对档案的重视程度，将经费列入预算，对档案业务用房设备和人员给予保障，以确保基层台站事业发展历史得以完整地保存和延续。

（二）提高人员素质，夯实档案工作队伍建设。档案工作是一项技术性强的工作，新颁布的《职业大典》，把“档案业务人员”定义为“档案专业人员”，体现了档案工作是项专业性非常强的工作，对档案工作者在业务知识、法律知识、保密知识和技能等方面要求很高，档案工作者必须通过学习和实践，做个复合型人才，才能适应新时代档案工作的需要。再者档案工作贯穿单位业务的全过程，涉及面广，档案工作必须要有很强的沟通协调能力、服务意识，主动履职。党的十九大报告喊响“工匠精神”，档案工作是项精细活，更需要“工匠精神”，要沉下心，高度负责，严谨细致，把简单工作重复做，重复工作认真做，才能把档案工作做细做实，保证史料得以完好保存。

（三）完善制度建设，提高档案工作质效。无以规矩，不成方圆。制度是事业发展的保障，是提高档案质效的有效途径，档案工作工作量多、涉及面广、安全要求高，要用刚性制度来规范档案业务活动，细化管理流程，压实责任，强化工作执行力和落实力，提高档案工作精细化管理化水平，才能达到提高质效的目的。一是加强组织领导，将档案工作列入年度工作计划，并纳入对办公室工作评估的一项重要内容进行量化管理，与绩效考核挂钩，以增强领导和管理人员对档案工作的责任感。二是完善信息化背景下各种门类的档案管理制度，让档案工作始终有章可循。进一步细化档案工作程序流程，制作明晰流程图，使档案工作从收集到利用都有明确的工作内容、标准和责任人，关键节点必须有负责人签名，一目了然，提高广大职工的参与感和配合度。

（四）不断完善档案资源。巧妇难为无米之炊，档案资源是档案工作的灵魂。随着新时代的到来，档案的内容越来越丰富，档案的记录方式多种多样，档案载体从纸质发展到纸质和电子文件并存，档案工作者要更新观念，积极主动，多措并举收集，确保档案资源的完整性。一是成立档案工作网络机制。以单位一把手为主管负责人，以办公室为档案业务中心，各部门设置兼职档案员负责收集本业务档案资料并接收档案业务部门的监督和指导，将档案工作延伸到各部门业务，实行前端控制，使档案业务部门对本单位各部门的档案资料了如指掌。二是充分发挥办公室办文、办事、办会职能，积极研读重要文件如总结计划和会议纪要等。了解单位开展业务情况及下阶段工作任务，注意掌握线索有针对性地收集，如对外出参加会议人员督促上交会议材料，机构变动要提前介入，结合年终检查广泛收集等。三是规范重大活动、重要项目的管理。做好重大活动、重要项目档案的收集归档，提前谋划，主动参与从筹备到验收伊始的全过程，确保档案收集与项目同步。四是落实归档制度。档案人员要深入各业务部门，与部门密切配合，认真调研各业务部门形成的文件材料范围，对文件的价值进行分析，确定文件的种类、归档范围和保管期限，编制各种门类档案的《归档范围和文书档案保管期限规定》。

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（五）夯实基础，加快档案数字化进程。随着“互联网+”的到来，档案数字化管理成为档案信息化工作的必然趋势，基层台站必须要转变理念，抓住机遇，积极开展档案数字化建设，逐步构建档案信息化平台。一是把档案信息化纳入单位信息化建设，加大财力、物力、人才的培养，购置服务器、防火墙、电脑等软硬件，科学规划、分步实施。二是利用档案数据库管理软件加快档案管理现代化进程，有计划分步骤对建台以来的纸质档案、传统照片、图纸进行清查优化，对破损、字迹褪变的案卷进行修复，对有永久保存价值的文件图纸进行原件扫描为PDF电子版，逐步实现文书、照片档案全文检索，使档案工作从纯手工管理转变成数字网络化管理。三是实行双套保管方式，对纸质文件和收文单进行扫描形成电子文件，保证纸质文件和电子文件整理协调统一。四是开发基于OA办公系统和档案管理系统对接软件，构建档案数字应用软件平台，实现电子文件的全过程管理，推进文档一体化建设。

（六）强化档案工作安全保障体系。档案安全保密工作是档案工作的生命线。尤其在信息技术快速发展的今天，以计算机技术为主导的档案工作的安全形势日趋严重，档案信息的存储及利用、防护无不威胁档案安全，抓好档案安全保密工作，是每个档案工作者的根本职责。一是加强对实体档案的保护，定期对档案室进行“八防”检查，对纸质档案的质量定期进行抽查。二是加强对档案信息元数据的保护，采取纸质档案和数字档案双套保管，对数字档案进行异地异质备份。三是采用先进和技术支撑对档案信息系统进行防护，防止黑客、漏洞的攻击。四是严格程序，对档案自形成伊始进行全过程监控，对档案信息系统实行严格的授权管理与访问控制。五是建立档案安全应急预案制度，牢固树立“档案优先”意识，加强档案日常安全教育，加强预案演练，提高安全保障和应对能力。 三、总结

总之，作为一名档案工作者，要认真研究新时代档案的特点，开拓创新，锐意进取，责任担当，不断提高档案收集、整理、保管、利用等各项管理水平，利用新技术、新手段规范各种不同载体档案的归档方式，加快档案信息数字化进程，更好地为电台事业的发展提供更方便、更快捷的优质服务。 【参考文献】

[1]皮序宇.关于做好基层台站档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2014（2）.

[2]姜大军.\"互联网+\"背景下黑龙江垦区档案信息化管理探析[J].农场经济管理，2016（6）.