企业开展精细化管理的主要步骤如下:
1、系统诊断:发现企业管理系统存在的问题,一是检查管理系统是否有系统性漏洞,二是寻找各子系统的短板,为方案制订奠定基础。
2、做好整体规划和方案设计(计划书):完成系统诊断后,第二个环节就是做好管理提升和改善的整体规划和方案设计。明确总体目标、各层级的任务和参与方式、落实和明确牵头机构、主要负责人、具体实施人员职责、各阶段实施目标、验收和检查标准等。
3、文件梳理:针对企业已有的管理文件、管理流程进行全面、系统的梳理,提出问题清单,提出修改计划。
4、文件输出:规则体系文件是精细化管理实施的基础和核心。要输出的文件分为四个层次;
一是组织文件,主要是涵盖企业管理各个方面,保证企业运行的基础性、制度性文件,比如企业文化、员工守则、工资考勤、安全生产、考核建惩等。
二是高管文件,此类文件的特点是少而精,其核心是职责与权限,以职责表、权限表和检查表为主要内容。
三是中层(部门)文件,这类文件主要是流程文件,主要作用是保证日常管理事务运行顺畅、部门和人员界面衔接清晰,对于大型企业,工作流程是否清晰、是否全面,是决定企业管理质量,提升管理效率的关键。
四是基层文件,主要是指导基层员工开展工作的操作性文件,如各类作业指导书、岗位工作手册等。这类文件是精细化管理的最终落脚点,制定的工作量最大,标准化规范是指导基层员工的工作程序,文件编制的特点是实用、实际、简单。
5、文件使用训练:文件落地有效执行,需要通过系统的培训,使文件从文字转化为员工的行为,提供岗位工作技能,保证、提升员工和组织工作质量
6、考评约束:企业根据规则体系中,对各岗位的具体工作要求和规范,建立对员工工作效果的检查与评价系统,确保员工和组织的工作质量。
7、氛围形成:企业结合自身情况,提炼出符合开展精细化管理的文化要素,如规则意识、标准意识、改善观念等,形成全体员工对精细化管理文化的认知、认同和共享。
最后,在实施精细化管理的过程中,要充分利用精细化管理的短板管理思维,提高工作效率。精细化管理中系统化的思维认为:企业管理体系不能缺少任何一个子系统的支持,整个管理系统的运行质量,是由系统中最弱的环节来决定,因此,企业在开展精细化管理中,应该把找到管理短板并补齐,作为提升效率的思考模式,做到有针对性的解决问题、加以改善,提高精细化管理实施的效果和效率。
四、精细化管理的标杆企业
1、熊猫餐厅的标准作业流程
美国有一个叫做“熊猫”的连锁中餐厅,总营业额目前已达到15亿美圆,对于很多人来说,一家中餐馆能够在美国取得如此的成功,是非常难得的。
相对于西式餐厅和快餐,中餐在味道的稳定性上差别很大,不同的厨师做同一道菜品,工序、配料、火候都会有所不同,最终的菜品味道就会完全不同,因此中餐在连锁经营、扩张发展方面,具有天生的劣势,从管理的角度看,我们把这种现象称为产品质量的不稳定。
那么我们来看一下,熊猫餐厅是怎么做的呢?
首先,对整个餐厅的工作,进行专业化分工,厨师、后台、前台、服务人员分属不同的专业领域,每个专业模块内,进行专业化管理,这是精细化管理的基础。
其次,建立工作规则和标准。所有工作环节,都有严格的工作规定和工作标准,大家都严格按照工作手册的规定,进行工作。为了有效降低成本、提高效率,熊猫餐厅定期对管理环节进行优化,推动整体管理过程的渐进式改进,公司的管理规则和工作程序得到持续改进。
最后,良好的训练提升机制。根据熊猫餐厅的管理理念,完善的规则是企业的财富和经验,这些经验通过系统化的培训,传递到具体操作人员。通过管理规则的有效执行,整个团队的的工作质量具有高度的一致性和稳定性,确保了产品质量的高水平和稳定性。
2、日本企业的5S现场管理
5S起源于日本,通过规范现场、现物,营造一目了然的工作环境,培养员工良好的工作习惯,其最终目的是提升人的品质: 5S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的拼音均以"S"开头,简称5S。
5S管理是日本企业成功的秘诀之一。按照“5S”管理理念,工厂中存在各种”各样没发现的良机“,例如”生产不合格产品、富余的作业效率、过剩的库存等等,把这些没有发现的改善机会臵之不管,就是组织松懈。因此“5S”的实质就是消化这些潜在的松懈,实施工作场所的净化活动,实现生产管理的三大目的:质、量、成本水平的提高。
(1) 整理:把不需要的东西清理出工作现场。
(2) 整顿:把需要的物品按照便于使用的原则,整齐
放臵,明确标识。
(3) 清扫:保持工作现场的清洁。
(4) 清洁:保持整理、整顿、清扫的成果,减少变动,
提高效率。(5) 素养:养成规范的习惯,形成文化。
“5S”管理是一个动态循环过程,日本企业会根据自己 的情况,将“5S”完全融入生产管理中,与看板管理、精益生产相配合,共同构成了以丰田为代表的,日本企业生产管理的精髓和核心竞争力。
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