档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

　　第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

　　第二章 档案归档

　　第四条 归档范围

　　(一)

　　(二) 通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 (变更、进度控制、质量控制)、工程验收、工程报批资料等。

　　(三) 合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

　　(四) 设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设 备、QC部设备等。

　　(五)

　　(六) 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

　　(七) 产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告(含送检或抽检)、产品重大质量事故资料等。

　　(八)

　　(九)

　　(十) 检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十一) 记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等;

　　(十二) 批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。

　　(十四) 验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

　　(十五) 行政类文件：

　　行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等;

　　各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复;

　　各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等; 人事任命、劳动纠纷等;

　　各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等;

　　所有加盖公章的文件复印件;

　　在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。

　　第五条 归档时间

　　(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时(一个工作日)内到档案室办理归档手续;

　　(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档;

　　(三) 员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续;

　　(四) 计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续;

　　(五) 供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的

　　资料到档案室办理归档手续; (六) (七) 手续; (八)

　　验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次;

　　批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档

　　日之后2月5日之前到档案室办理归档手续; (九) (十)

　　其他文件每周一集中归档一次。

　　未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节

　　轻重予以相应处理。

　　第六条 归档份数 (一) (二)

　　原件全部归档，并注明份数、出处。

　　使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

　　第七条 归档要求 (一) (二) (三) (四)

　　由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 文件必须通过系统整理后再归档。

　　文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

　　第八条 归档手续

　　各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

　　第三章 档案的收集与整理

　　第九条 档案的收集 (一)

　　由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

　　(二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、

　　全面的整理。 (三)

　　收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

　　第十条 档案的整理

　　(一) (二)

　　档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：

　　7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。 、4位为二级分类的编号。 、2位为一级分类的英文缩写。

　　第四章 档案建档

　　第十一条 分类梳理

　　归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。 第十二条 档案专用章

　　所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 第十三条 档案编号章

　　档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 第十四条 检索目录

　　所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

　　第十五条 电子备份

　　重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

　　第五章 档案使用和归还

　　第十六条 档案使用 (一)

　　文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

　　(二)

　　借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

　　(三)

　　借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

　　(四)

　　借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签;五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查;

　　(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。

　　(六)

　　按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案;违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　第十七条 档案归还 (一)

　　档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。

　　(二)

　　发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失

　　的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　(三)档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。

　　第十八条 档案保管与检查

　　(一)

　　公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　(二)

　　每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查;每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。

　　(三)

　　档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　第六章 档案保管期限和销毁

　　第二十条 档案的销毁 (一)

　　对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作

　　《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。

　　(二)

　　由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案

　　销毁须协同保卫部门共同处理。

　　(三)

　　档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字

　　样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。