工作总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。总结要写得有理论价值。
一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么;谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。
这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。
1、个人年终总结标题
总结的标题分为单标题和双标题两种。
单标题又可分为公文式标题和文章式标题。公文式标题：单位名称十时限十总结内容十文称。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等，如《厂XX年上半年工作总结》。
文章式标题一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结，如《一年来的谈判及前途》等。
双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题;副题采用公文式标题，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》。
2、个人年终总结正文
和其他应用文体一样，个人年终总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。
开头：开头一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。
主体：这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。(如上文的个人年终总结内容)
不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。总结正文的结构，主要采用逻辑结构形式。
全面性总结根据过去一段工作中的成绩和问题，或者经验和教训的内在联系去组织材料。专题性总结以经验为轴心去组织材料。
结尾：结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。
3、个人年终总结结语
主要写明的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。总结正文写完以后，应该在正文的右下方(指横行文字)，写上总结单位的名称和总结的年月日。