如何把工作总结写好，要从内功和外功两方面下功夫。内功就是要学习写作知识，提高驾驭语言的能力。外功就是要会收集材料，调查研究，熟悉本单位工作情况及有关的信息。具体的要求是：
1、要充分占有材料。材料是总结的基础，没有材料，总结便无从写起。材料不充分，写出的总结就会很干瘪，没有人看。所以，在写作前要收集材料，包括诸如数据、业绩、人物、事实等，既要有物质文明材料，又要有精神文明材料，既要全面材料，又要典型材料。在收集方法上，可以多种多样，如统计报表、查看记录、深入调查、座谈访问、观察现场、听取群众反映等，尽可能把大量的第一手资料掌握到手，从材料中形成概念、观点，然后才开始动笔。
2、要运用辩证思维方法。辩证思维方法是科学的思想方法，它用联系、发展、变化和一分为二的观点来观察研究事物。写工作总结，就是要把收集的各种材料吸收进大脑，然后用辩证思维的方法，进行系统地分析研究，去粗取精，去伪存真，由表及里，由此及彼，梳理出有条理的内容，用准确的语言表述出来。因此，写工作总结的过程也是思维活动的过程。如果不经过思维活动，不经过大脑加工，那所收集的材料便不能发挥作用，等于一堆存放的建筑材料。
3、要先写好提纲。写工作总结也是写作的系统工程，需要先列出提纲，有纲有目，按照纲目落笔。提纲是工作总结（文章）的框架结构，建房屋先要把框架结构搞好，写总结（文章）也要先把提纲写好。提纲的要求要从工作总结（文章）的整体出发，考虑写几个部分，每个部分里写几个观点，每个观点里再写几层意思，或再分几个小观点。一般应写到三级观点，如果能详细更好，越细越好。要注意列提纲时，不要硬拼乱凑观点。可以这样说，提纲是工作总结的骨架，材料是基础；材料附着于骨架，骨架需要材料衬托、填充，两者缺一不可。
4、要吃透领导意图。一个单位的工作总结是这个单位在某一时期内工作的自我评价。如何评价？除了征求下属单位、职工群众的意见外，更重要的是必须得到领导层的认同。因为领导处于特定位置，高瞻远瞩，掌握全面，许多工作是他们决策、指挥甚至亲自做的，所以他们有深刻的体会。工作总结其实也是领导者的工作总结。写作人员在撰写工作，总结时，应当首先吃透领导的意图，请领导提提看法，看领导有何想法。如果领导一时提不出来，写作人员可把自己的想法和意见讲出来，请领导提出修改意见。写作人员按照领导意图，写好草稿交领导审阅通过。写工作总结一定要吃透领导意图，既是尊重领导又防止走弯路。
5、要熟悉工作总结的写作特点。有人怕写工作总结，说什么不怕飞机大炮，就怕总结报告，认为工作总结难写。其实，任何写作都是苦差使，是一项艰苦、复杂的脑力劳动，都有一定的难度。只要我们熟悉工作总结的写作特点，常写常练，反复修改，不怕返工，是完全能够写好的，而且还能运用自如。
工作总结是既不同于公文又有别于其他文章的文种，它除了具有应用写作的共性外，还有其自身的特点：其一，在语言上朴实而不呆板，生动却不华丽。其二，在表述上以直述为主，很少议论，用事实说话，言之有物，反对假、大、空。其三，在观点上力求创新，给人有新意和新鲜感，不能哗众取宠，无限拔高，脱离工作实际。其四，在结构上不套用固定模式，由二个、三个、四个部分组成都可以，结构比较灵活自由。其五，在篇幅上可长可短，视内容而定。