管理核心能力專文-時間管理 |
◎白崇賢 |
壹、時間管理的重要性： 人生列車不賣回頭票，過往的歲月，任憑拿多少金錢也無力換回，所以珍惜生命，更當要看重時間管理。 有人常會不經意地感嘆，面對工作我壓力好大哦，其實壓力的背後絕大部份是因為無法有效掌握時間的因素所造成，因為人生猶如一盤棋，坐在對面跟您下棋的正是「時間」。 談到時間管理就不能不正視「時間」具有的三大特質，第一、時間無法用其他東西「替代」；第二、時間不能「增減」，富翁與窮人每天都是24小時；第三、時間無法「儲存」，無法像錄影帶，先將節目預錄，再找時間播放，所以時間更必須進行有效的管理，才能發揮其真正的效率和效益應無疑義。
貳、時間管理的精義： 其實「時間管理」的精義，如將英文字“TIME”加以拆開定義，則更為清晰。因為 第一、時間管理需要「目標（TARGET）」的設定和導引：如年度工作計劃目標、月度工作計劃目標、本週工作計劃目標、本日工作計劃目標和本日每小時之工作計劃目標的預先規劃和細分設定，才能引領時間的主人去做好每一件事情，包括接聽電話、訪客、出差、會議、懇談、休閒、運動和公務處理的每一個環節。過去在農業社會時代，我們可以說：「一日之計在於晨」；但處在今天高度追求快速變化的科技時代，我們更應該強調「一日之計在於昨夜」的道理，也就是當我們面對每項工作目標時，我們必須加上週詳的計劃，才能使各項工作之進行，更具有節奏感、挑戰性和績效性。 第二、時間管理必須善用一些節省時間之工具（Tool）：如簡報時以投影片（P.P.T.）代替寫白板的時間；以E-mail代替人工公文傳輸；以飛機代替火車或汽車作為交通工具；以快遞代替平信郵寄時間等。 第三、時間管理需要思考（Thinking）和計劃：亦即在處理任何事情之前先須以5W2H構思計劃，想一想要做什麼（Know-What）；由誰來做（Know-Who）；什麼時間做（Know-When）；從什麼部門或地方開始做（Know-Where）；然後再用為什麼（Know-Why）來進行針對上述What、Who、When、Where等項目之How much（多少預算）和How to do （細部執行計劃或操作規範），必將大大避免可能因做錯而重來的返工時間。 第四、時間管理需要改善和創新（IMPROVE MENT & INNOVATION）：通過每天工作記錄表，以每30分鐘為一節進行記錄，然後在每週進行一次當週耗用時間數及用途（如開會、聽電話、訪客、工作….等）的統計分析，再依耗用工時總計排行表，您當可發現很多工作似乎可以省略或找部屬代理或可授權他人處理，或可同步處理才會更具有效率和效益，然而我們卻因忙碌疏於規劃而盲幹！ 第五、時間管理需要方法（METHODS）:例如將自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，學會20：80「抓大放小」的法則，當能找出有些工作是屬於：1.重要而急的，應自行優先處理；有些工作是屬於重要而不急的，則可列次要順序或授權處理；有些是急而不重要，則應交辦他人處理；有些則是不急不重要，則應予以排除不做。 第六、時間管理需要效率及效益（Efficiency & Effect）：例如地面上有100張美金鈔票，其中98張是一塊錢，而2張是一百塊的，那麼為了追求效益，我們應該先撿拾那2張100元的美金，而不應拚死拚活地去撿拾散落大地的98張1元的美鈔。然而時間管理有時要活用「同步處理原則」，才能出現更好「效率」，例如，謝東閔先生過去在他擔任省府主席之時，每週有一次要上台北參加國民黨的中常會，他都會利用從老家「二水」搭乘自強號列車，並同時買二張票，預留一個位置給鐵路沿線的縣市長，並通過秘書事先告知各縣長列車班次，等到火車由「二水」進入「彰化站」時，彰化縣長依座次號碼上車坐在主席對面交談公務；等火車開入「台中站」時，彰化縣長下，台中市長上；到「豐原站時」，台中縣長上，台中市長下；到了「苗栗站」時，台中縣長下，苗栗縣長上；到「新竹站」時，苗栗縣長下，新竹市長上，並依序展開公務商談之旅，等火車進入「台北站」時，台北縣長與謝主席同步下車。這樣搭火車之旅，一路上謝主席一則聽取縣市長建言；二則交待省府任務，使鐵路沿線各地方首長都有機會與主席面對面交流，而整個時間只用了二個多小時，謝主席真的非常具有時間「效率」。 參、時間管理的策略 日本策略大師大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，當然，時間管理也不能例外。大凡策略（Strategy）的內涵應至少包含「原則」與「方法」兩項，亦即1.方向2.時機3.程度（核心能力）等要件的掌控。所以時間管理便需要有明確的目標（Objective）作為依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行計劃（Project or Plan）作為「方法」，並須建立一份「每日」、「每週」、「每月」之工作清單，以20：80抓大放小「原則」設定工作優先順序。當然做任何事情必須奉行Plan-Do-See-433主義（即4分的計劃再加上3分的徹底執行，並留3分作檢討改善）集中智力、能力、體力全力以赴，並須克服時間管理的大敵－拖延心態和避免不必要的干擾（如不速之客到訪或未經過濾的電話和不必要的會議等），以保持生命中的平衡感，才能成為時間管理的主人而非奴隸。
肆、善用時間管理的十訣去除「忙」、「盲」、「茫」症候群 我們不能只消除「問題」卻失去了掌握「機會」的先機，所以一位成功的工作者必須善用下列十訣有效進行時間管理。 第一、事先要有安排：每天開始工作時，應先擬定概略「時間表」，特別注意希望完成的二、三件主要工作，並分配恰當的處理時間，這樣在計劃上花的時間愈多，整個工作所需的總時間便會愈短，因此，千萬別忙於工作而疏於擬定計劃。 第二、臨事要集中精神：為處理一件事情花了多少時間並不重要，重要的是花了「不受干擾」的時間，尤其想什麼事都要做的人，到最後可能一事無成，不如學會「抓大放小」排定優先順序一件一件去做較為實在。 第三、工作之中要有休息：長時間馬不停蹄的工作，不是善用時間的辦法，那會使人精疲力竭，身心俱疲。所以花幾分鐘做點徒手體操，在辦公室裡走幾圈，那怕只是站立一會兒不僅能提高工作效率，還能消除緊張，有益健康。 第四、避免雜亂無章：每當桌上太亂，就該抽出時間加以整理，把最需要優先辦理的文件，放在桌子中央，其餘都應放在看不見的地方。每天要下班更應該把桌面清理乾淨，做到「日清日結」，這樣明天才有好的開始。 第五、不要苛求盡善盡美：一封E-mail有微不足道的錯誤或看完就會抛進廢紙簍的信，何必要求重寫，因為十全十美的要求會使人感到挫折和焦慮，也在浪費對方的時間。 第六、不要怕婉轉說「不」：有技巧而堅定地拒絕無助於目標達成的要求，要記住，整天怕得罪別人，結果都在為人作嫁衣裳。 第七、不要拖延：每天把最不喜歡做的事列為日程表上的第一件事，比如早該道歉的事；一件應辦未辦的麻煩工作，不管是什麼，先把它做完會感受全身的舒暢和擁有歡欣的快感，而在處理日常事務時，應奉行「豐田123模式」即「一張紙的簡明報告」；「二時內的會議時間」；「三顆章式的裁決」以節省不必要的時間浪費。 第八、要能當機立斷：把會客名單、業務活動、待看的文件和書籍以及每天常看的電視目檢查一下，凡是不能使您得到成就和滿足的，都應該立刻停止或取消。 第九、要授權給人：將正常性業務工作交給部屬去做，不是推責任，而是在訓練人才，所以高級主管人員絕對不可事必躬親，否則必然忙亂不堪。但千萬記得，把自己和別人不會做的事，交下屬去做，這非但不是授權，而是在害部屬，所以授權之前應先為部屬「灌能」，而非究責或卸責。 第十、不要做工作狂：那些工作狂對於「工作」就像酒徒對酒一樣的上癮。他們拒絕休假，週末也忘不了辦公室的工作；公事包鼓囊囊的，把妻兒當陌生人看待。其實，有時我們應該反問自己：家人在您的生活中佔有多少地位，有沒有把足夠的時間放在自己的兒女和配偶身上，千萬別找藉口盡說您在為他們犧牲，應該仔細想想，我真的沒時間陪他們嗎?!還是在自欺欺人呢，萬一「過勞死」怎麼辦?! 陸、結語： 過去的 歲月有如逝水一去不回：未來還只是一個概念，何不時刻提醒自己： 「要就現在做」、「別拖延」，因為「昨天」是一張已註銷的支票；「明天」是一張未到期的支票；只有「今天」才是手邊的現鈔，當然要善用它，不是嗎?! （作者為亞洲企管顧問集團總裁．國內企管名師） |