岗位责任制办公室主任

办公室主任岗位责任制

职级:办公室主任

直属上级:行政总监

督导下级:人事、外联、行政、质检、卫生、车队、员工文艺活动

联动部门:酒店各部门负责人

工作概述:协助总经理核发相关的文件及备案,并做好相关档案的荐档,做好上传下达,一职多能工作,全权安排督办全公司的后勤保障工作,制定分管部门的工作细节规定,并动用授权的所有资源跟踪完成落实。

在公司利益、员工利益、社会利益的前提下,特事特办必须事后及时汇报。

(1)根据总经理要求起草酒店有关公文、函件、通知。

(2)通知安排各部门参加的行政例会,并做好会议记录,整理保存好,以便随时查阅校对,跟踪落实。

收集同业有关资料,提供总经理参考,负责总经理室资料、档案的保存工作,招待来访客人。

如:示座、上茶、敬烟等招呼工作。

完成总经理的日常行政事务,接好电话,传真,做好传达工作,认真完成总经理交待的事项并及时汇报。

(3)严格要求自己努力学习,积极进取,作风正派、自觉在制度上带头作用,严格保密制度:做到不该说不说,不该问不问,忠实可靠。

处事认真求实、团结协作、谦恭谨慎、互助互勉,搞好人际关系,不偏不倚,公正无私。

(4)提前到达办公室,安排好卫生打扫工作,准备日常办公用品,把当天有关工作通知总经理,整理好报纸及办理的文件、资料转送总经理批阅。

整理有关资料分类保存、打印、传真。

记录有关上级指示或资料。

替总经理处理有关外联行政事务。

(5)经常保持和以下相关部门的联络。

(公安、司法、检察院、保安公司、派出所、消防站、街道办、爱卫办、城管办、绿化、防疫、供水、供电、排污、教育、敬老院、基金会、商协、劳动局、工商、税务、废物处理站等)相关部门的联动。

不断巩固企业在社会中的有利地位,协助总经办和公司提升企业声誉,提升品牌适度,关注员工的生活状况,并指令相关负责人彻底理顺。

(6)根据行政部门的运作内容制定相应的表格,票证,证件,文案,并注明使作办法。

定时盘点固定资产,并审定报损物资的性质,报给财务。