接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
一、会议概况：
(一)会议时间：20xx-1-10至20xx-1-12
(二)会议地点：柳州饭店
地址：柳州饭店
电话：
联系人：贾
(三)参加会议人员:总公司代表 分公司各部门负责人，
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组 长：贾
副组长：胡
领导小组下设办公室，负责人，具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：分公司人事部 公关部
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人：韦
成 员：秘书处有关人员
职 责：
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人：欧
成 员：总务处有关人员
职 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人：胡
(1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(4)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人：毛
1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。具体分工：负责人自行安排
3.纪念品
负责人：贾
(1)准备给白纪念品10份，以表感谢。
4.住宿
负责人：贾
(1)住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请座陪(摆牌)。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
(1)游览。
责任人：麦
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。
要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选)。
(2)8月11日晚，举办联欢晚会。
责任人：韦
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。
6.宣传报道
责任人：麦
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人：欧
门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。