基于就业的高职院校学生档案管理研究

基于就业的高职院校学生档案管理研究

邹永丽

(吉林省白城职业技术学院，吉林白城137000)

睛羁高职院校学生档案管理如何为就业工作服务是学生档案管理面临的新课题。可通过提高全社会档案意识，充实档案内容。建设学

生档案管理平台和开发档案信息资源等途径提高学生档案水平，更好地为毕业生就业工作服务。

目蝴】高职院校；学生档案；就业

一、高职院校学生档案的特点

(一)学生档案多祥化

高职院校现在的生源类型主要有普通高中毕业生类、高职单招类

和五军专等类型。他们进^大学前学业程度不同，入学前的档案内容也

有较大的差异。

(二)学生档案内容应用性高

由于高职院校办学定位是培养生产、管理一线的技能型和实用型

人才，对学生的培养目标为“理论够用、技能过硬”。因此，高职院校

学生的档案除了要收集学生的学习成绩、思想情况和党(团)材料外，

还需要重点收集学生的技能鉴定材料、社会实践材料等。

(三)学生档案管理周期短

推行学分制后，高职院校学生学制在2—4年之间，大部分学生能

在学校规定的时限内完成学业，因此，学生档案在校时间一般在2～3年之间，学生档案存放、保管的周期较短。

(四)学生档案使用、利用率低

高职院校毕业生主要在生产、服务一线就业，进入私营企业工作

的比例很大。在铹动杰§颁布之前，大部分毕业生没有和用人单位签

\"tiff]工协议或合同，不需要使用个人档案，档案意识淡薄。很多学生个

人档案放在各级^才服务机构多年都不管不问，更不用说学生档案的利

用了。

二、高职院皎学生档案管理存在的问题

(．一)档案管理意识淡薄

由于很多用人单位录用人员时不调档案、不办户口，导致许多毕业生认为只要有施展才华的舞台和高收入就可以，人事档案已经成为无关紧要的东西。毕业生就业以后，要面临落户、转正定级、职称申报等问题，这些都需要查阅档案：毕业生继续升学、报考公务员也需要使用档案。因此，档案意识淡漠最终将使个人的权益受到严重的损害。

㈡学生档案内容较单一

目前，学生档案管理的主要内容是把学生在校期间所形成并分散在教学部门、团委及个人手中的学习、工作及社会活动材料有选择地收集、归类和装档。关于用人单位急需了解的诸如毕业生的心理健康情

况、职业素质、专业技能水平、诚信情况等方面的资料不多，无法动态

显示毕业生的个性特点，可供用人单位利用的东西较少。

㈢学生档案管理手段滞后

从各高职院校学生档案管理现状看，目前各学校普遍存在这样的状况，认为学生档案只是学生档案管理^员的事情，班主任、政治辅导员只是在新生入学收收档案、移交档案而已。由于受现有学生档案管理手段、学生档案收集范围等因素制约，大学生在校期间的一些重大活动记录、学生个人重要特征(如所受的奖惩、技能证书等)没有及时补充或更新，入校招聘的用人单位从学生档案中能了解到的有用信息少之又

少。

三、完善就业视角下高职院校学生档案的管理工作

(一)加大宣传，提高全社会档案意识

提高全社会的档案意识并不单纯是学生或学校的事情。想要提高全社会的档案意识必须由社会、用人单位、高校和学生共同做出努力。

首先，各级人事档案管理部门应通过各种形式贯彻宣传档案i蛰，特别是要通过具体的实莎||重惰人事档案工作，让大家充分意识到人事档

案的背后是人事管理关系，涉及每个人的合法权益。管理人事档案的单

20面而军幻瓜)

位就是出具人事证明的担保单位、职称评定的申报单位、社会管理的依

托单位。由此o-j-贝,人事档案的重要性。

其次，现在全国大部分地区都实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的做法，各院校可利用新生入学缴交档案之机让学擘了解这—做法的作用和意义，让学生树立初步的档案意识。通过加强宣传教育，让学生知晓在校期间哪些材料将进入毕业生档案i在学生毕业

前，学校则应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托校园网、

就业网、校报、就业宣传栏等平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。

㈡充实档案内容，满足用人单往的需要

用人单位不重视毕业生档案的原因之一是因为毕业生档案能提供

的信息过少，为此，高职院校要想真正实现“为单位选送优秀人才、为毕业生推荐合适的单位”，更好地为毕业生服务，就应不断加强档案管理，充实档案内容，更新管理方式，使毕业生档案内容符合社会需求，

真正能为用人单位所用。只有这样方能使用人单位和全社会共同关注毕

业生档案。

1．增加学生在校期间的诚信材料

学生诚信材料应是大学生在校期间学习、生活、社会活动等各方

面评价全面、动态的记录和体现，能反映学生诚信的基本情况。随着人事制度改革的深^推进，人员流动日趋活跃，个人信用情况的利用率将

越来越高。将个人诚信隋况纳入毕业生档案收集范围，不仅可以增强学

生的词狺意识，有药r促进学校的诚信教育，也可以为用／，单位提供有利

的依据，有利于社会诚信体系的建设。

2增加，测试、职业测评结果

高等教育进入大众化阶段后，各高职院校都能认识到就业是学校

工作的生命线，大部分院校都引进各类心理测试量表和职业；日懈系统，

通过对学生进行心理测试、职业测评，帮助学生提前做好职业生涯规

划。如果将学生参加测评后的结果^档，用人单位在查阅学生档案时便对学生的个性特点一目了然，有利于用人单位合理使用毕业生，促进毕业生更快成才。

(三)建设学生档案管理平台，实现跨平台信息管理

现在学生档案管理大部分均停留在手工管理阶段，不利于提高学生档案管理水平。高职院校学生档案管理部门可牵头教务部门、团委会、实训部、财务处等学生档案收集管理相关部门开发一套学生档案管理软件，实现与教务部门、财务部门跨平台学生信息资源共享，使学生的考证情况，学费缴交情况，职业测评情况，奖、助、贷情况一目了然。

(四)充分利用和开发信息资源

学生档案信息的开发利用是提高学生档案管理整体水平的重要任

务。学生档案管理^员要解放思想，更新观念，破除“重管轻用”的观

点，转变”无所作为”的思想认识，把学生档案信息开发利用作为学生

档案管理工作的重要内容之一来看待。【参考文献]

…1秦瑞红．对高校毕业牛弃档问题的思考【『】IJj东档案，200712J2马凤仙．构建人学生诚信档案之我见Ⅱ】．兰台世界，2008