重庆市司法局关于建立公证机构和公证员执业档案的通知
各区县（自治县）司法局，市公证处：
根据司法部《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》的规定，现将建立公证机构和公证员执业档案的有关事宜通知如下：
一、执业档案包括纸质档案和电子档案。根据《公证机构执业管理办法》第35条、《公证员执业管理办法》第28条的规定，各区县司法局应分别建立所属公证机构和公证员的执业档案，市司法局应建立全市公证机构的执业档案以及市公证处公证员的执业档案，并对建立的公证执业档案实施动态管理。
二、公证执业档案的内容
（一）公证机构执业档案应存入以下资料：
1．公证机构情况表；
2．公证处负责人任职文件；
3．公证处工作人员花名册；
4．《公证机构执业证书》复印件；
5．公证机构印章备案表；
6．季、半年、全年工作报表；
7．年度审计报告；
8．投诉、申诉、复查、涉诉、理赔及撤证情况记录材料，质量检查情况报告；
9．受表彰、奖励、惩戒及处罚记录材料；
10．公证处每年向主管司法局提交的年度工作报告，主管司法局对公证处年度考核结果情况报告（包括考核的综合评价、主要成绩、存在问题、整改要求或建议及据此确定的考核等次）；
11．其他需要存入档案的材料。
（二）公证员执业档案应存入以下资料：
1．公证员情况表；
2．《公证员执业证》复印件；
3．法律职业资格证书或其他资格证明（包括涉外资格证书、任职前培训合格证书）复印件；
4．学历证书复印件；
5．职称评定资格证书复印件；
6．身份证复印件；
7．公证员印章备案表；
8．年度继续教育或业务培训记录；
9．受表彰、奖励、惩戒及处罚记录材料；
10．公证员（或负责人）执业年度考核相关材料；
11．质量检查情况（含所承办公证事项的投诉、申诉及处理情况等）；
12．《公证法》实施前担任公证员的公证员资格证或任职文件，《公证法》实施后任命的公证员的《公证员任职报审表》和《公证员任职申报表》等任职申报材料；
13．其他需要存入档案的材料。
三、各区县（自治县）司法局应严格按照本通知要求，在今年3月底以前，建好所属公证处及公证员的执业档案，并根据机构和人员的执业情况变动及时调整，适时收集、添加有关资料，市司法局将不定期进行抽查。
附件：1．公证机构情况表（略）
附件：2．公证员情况表（略）
附件：3．公证处工作人员花名册（略）
2009年3月9日
来源: http://www.fae.cn/fg/detail374954.html
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