电子档案与纸质档案的关系及发展趋势

电子档案与纸质档案的关系及发展趋势

作者：朱伟

来源：《办公室业务·上半月》2017年第09期

【摘要】电子信息技术在这几年得到了蓬勃的发展，使我们的生活和工作都发生的巨大的改变，特别是电子存储器的使用，为我们办公文件的生产、归档、储存、管理都带来了全新的工作体验，由于电子档案的快捷便利已经成为全球档案管理的主要手段，在未来的科技发展过程中电子档案必将更加重要。虽然电子档案的使用在不断普及，但是传统的纸质档案依然有着它不可替代的作用，所以在未来的档案管理中纸质档案和电子档案会有机地结合起来，为我国的档案管理发展作贡献。

【关键词】电子档案；纸质档案；关系与发展

在电子信息技术大力发展的今天，人们的生活和工作都十分依赖于电子信息技术，而档案管理方面也在进入电子档案的时代，但由于纸质档案具有某些优势，所以各地档案管理方面都使用电子档案与纸质档案共同管理的现象。现代的档案管理中，电子档案在生产、归档、存储、管理上都有着明显的优势，但是纸质档案也有着不可替代的优势，所以电子档案和纸质档案将会长期处于一个协作共存的阶段，作为档案管理者需要合理利用两者的优势，加强对档案的管理力度。

一、电子档案对比纸质档案的优势

（一）存储载体的多样性，信息的高密度性。电子档案是建立在计算机和电子信息基础上的，运用计算机程序在存储器上读写存储的内容，计算机存储的内容除了传统的数据和图片以外，还可以保存大量的声色影像等纸质档案无法保存的资料。在电子档案的存储载体上也有着多种选择，主要使用的有磁性、光学、磁光几种，随着计算机技术的发展，存储载体的存储量也得到了巨大的提高，通过一个小小的硬盘就可以存储过去几百平方米的纸质档案资料，大大节省了档案存储的空间。

（二）档案信息的可重复利用性、共享性高。电子档案另一个重大优势就是可以反复利用和便捷的共享功能，通过互联网技术和存储器技术可以使电子存储的档案随时进行修改和使用，互联网技术还为电子档案的传输创造便利的条件。在档案的使用过程中纸质档案就没有这么多便利的条件，而且由于纸质档案的存储载体是纸张，在频繁使用后会对纸张造成严重的破坏，造成档案数据丢失和模糊不清的情况。如果对较为重要的纸质档案使用复印手段进行分享和使用，那也会大量增加档案的使用成本。电子档案依附于计算机和互联网技术，所以它的存储、使用、共享上都有着较大的优势。

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（三）电子档案信息利用频率高，利用条件便捷。传统的纸质档案在使用上由于空间的限制，只能在规定的时间和地点进行查看和使用，在文件的借取和使用上严重受到了时间与空间的限制。但是电子档案不管在存储媒介和传授媒介上都有着巨大的优势，小巧的存储载体十分利于携带，而且通过互联技术可以把电子档案进行远距离传输，并且可以利用密码设置，提高档案管理的保密性。

二、纸质档案与电子档案的区别

（一）电子档案与纸质档案管理方式不同。在纸质档案与电子档案的管理模式上存在着较大的差异，主要体现在如下几点：第一，两种档案管理在档案资料归档方式上有着较大的差别，纸质档案管理的归档工作是对已经处理过的档案进行分类处理，把档案里面有价值的资料进行整理归类后统一交由档案管理部门。而电子档案的归档就无须这么麻烦了，通过计算机软件系统就可以对档案的来源、内容、实践、形式、关联等情况进行有效的整理和组合，不需要单独进行分类、汇总、关联等操作。第二，档案的移交方式存在的差别，作为传统的纸质档案移交档案只能使用纸质材料进行移交，而电子档案的移交模式上有着较多的选择，可以通过实物移交、网络移交、复制移交等多种方式，更加便利和多元化。第三，在档案整理上也有着不同，首先在纸质档案上需要花费大量的时间对档案进行排列、编号、整理等，还需要编写档案目录，并且一旦完成整理就无法再次进行修改。而电子档案就没有这个问题，可以随时修改读写格式，转换排列顺序，随时根据需要直接搜索到需要的档案资料。

（二）电子档案与纸质档案鉴定方式不同。电子档案与制造档案的鉴定方式不同，档案需要在归档前对档案的资料进行严格的审查和鉴定，明确好档案的价值、级别、期限等，纸质档案的鉴定过程十分繁琐，需要对所有需要归档的档案进行逐页鉴定，十分消耗时间和精力。而电子档案的鉴定没有那么麻烦，只需要通过技术手段，对归档的数据进行审查，就算在鉴定出现错误也可以随时进行修改。电子档案在鉴定的时候比纸质档案多几个环节，还需要对档案文件的真实性、可读性、安全性、应用范围等进行技术鉴定。

（三）电子档案与纸质档案的发展趋势。电子档案和纸质档案在未来的社会使用过程中，会逐渐融合互补，通过合理地利用两个档案管理模式的优点形成新的档案管理模式。虽然电子档案管理比纸质档案管理上有着巨大的优势，但是笔者认为在未来的较长时间内，电子档案还是不能完全取代纸质档案。所以我们在管理档案过程中纸质档案和电子档案建立相对独立又彼此联系的两套管理系统，分别操作、分别保管、分别利用并在两个系统之间建立必要的通道，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。 三、结语

总之，电子档案和纸质档案的协作共存是未来档案管理的必然趋势，所以我们需要合理利用它们的优点选择最好的档案管理模式。

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【参考文献】

[1]孙淑云.论电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].山东省农业管理干部学院学报，2015.

[2]郭金光，唐伟.纸质档案与电子档案互动发展的探讨[J].陕西档案，2017. [3]同素莉.论电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].才智，2015.