上市公司用印管理办法

第一章总则

第一条为了规范和加强对XXX公司及全辖各公司各级各类印章的使用和管理，明确印章使用权限，保证印章的正确使用和妥善管理，结合公司实际情况，特制定印章管理办法。

第二章适用范围

第二条适用于XXX公司及全辖各公司。 第三章印章刻制和启用

第三条XXX公司及全辖各公司，凡因业务需要新增、变更印章的，应填写《印章刻制申请表》经总经理审核，XXX公司法定代表人签批方可刻章。部门印章、业务专用章只作为公司内部使用，不具有法律效力。

第四条刻章申请经签批后，由XXX公司行政部开具证明，到公安机关相关部门办理刻制手续。地州各公司刻章由各公司总经理指定行政部专人负责到当地公安机关办理。

第五条新印章启用前要做好戳记，并留样保存以便备查，到XXX公司行政部办理领批手续。印章颁发单位和使用单位均

须把已启用的各类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。

第六条印章启用由XXX公司行政部下发启用通知。 第四章印章保管、交接、停用

第七条公司印章保管应建立“审用分离、专人保管”制度。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。单位内部有多枚印章的，应根据印章的用途，指定两个或两个以上的专人分散保管，进行适度制衡，防范风险。

第八条公司印章须专人负责妥善保管，如有遗失，必须及时向公司法定代表人报告，并在不迟于次日登报声明作废。

（一）XXX公司公章、合同专用章、法定代表人印章由XXX公司董事长授权行政部专人保管和使用。

（一）XXX公司及全辖各公司财务专用章、发票专用章由XXX公司分管财务的领导授权财务部专人保管和使用。

（三）公司董事会印章、监事会印章分别由董事长授权专人保管和使用。

（四）公司党总支印章由党总支书记授权专人保管和使用。

（五）公司工会印章由工会主席授权专人保管和使用。

（六）XXX公司全辖各公司公章、合同章、法定代表人印章、部门印章、业务专用章由各公司的法定代表人授权专人保管和使用。

（七）各印章保管人员名单须报XXX公司行政部备案。 第九条公司印章不得带出使用，如因特殊情况外借用印，应由各经办部门提交《印章外出使用审批表》，经部门负责人、分管领导、总经理审核后方可办理借用事宜（涉及重大事项报XXX公司董事长审批）。使用时由印章保管人亲自到场（两人以上）监印。印章外借期间，借用人只可将印章用于申请事由；对违规使用印章，给公司带来经济损失或造成不良影响的，公司有权追究责任人相关责任。

第十条印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。印章专管人员要向代管人员交接工作，说明用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

第十一条XXX公司及全辖各公司因公司名称变动或注销的，原印章须停用并送XXX公司行政部办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第五章印章使用范围、程序、要求 第十二条使用范围

（一）凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

（一）凡属合同类的用合同专用章； （三）凡属会计业务的用财务专用章；

（四）董事会、监事会印章使用根据公司章程规定的范围及职权行使。

第十三条使用程序

（一）印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。

（二）严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司董事长签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的

使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须交回原件或复印件报行政部备案。

（三）全辖各单位的印章保管员应将《用印申请单》、《用印登记本》保存好，每年年底交XXX公司行政部汇总存档。

（四）用印申请单务必一单一事，严禁一单申请多项用印事项，严禁涂改。用印文件发生变化或涂改的，须重新办理用印申请手续。

（五）XXX公司有明确授权文件的，按文件授权的权限办理。

（六）公司行文用印

1、公司内部行文用印，按照公文行文流程，报总经理签批后方可用印。

2、公司对外行文用印需经分管领导审核，法定代表人签批后方可用印。

（七）公司不得自行对外抵押、担保、借款。经公司董事会审批后对外抵押、质押、担保、借款及对外资金支付、承诺、豁免条款、资产处置等对公司信誉、经济利益产生重大影响的法律文书及其他文书，必须先由风险管理部审核，符合法律、法规、政策要求后呈报，由法定代表人签批后方可用印。

（八）XXX公司全辖各公司对外经营往来的合同、协议、其他具有权利义务的文件及往来函件需经风险管理部审核后再报分管领导、主管领导签字用印。

（九）公司对外提供证照复印件，应有明确的用途，并应由实际经办人注明“与原件复制无误，仅用于XXXX事项”的字样后，方可加盖公章。

（十）公司财务专用章只用于内部财务相关业务，分管财务领导签批后即可用印。原则上不得用于对外任何业务（包括出具债权债务证明等）,如对外确需使用的，必须由法定代表人签批后方可用印。其它印章的使用也必须依照制度规定，严格按授权审批权限使用。

（十一）上述有审批权限的人员外出时，应授权留守的负责人负责用印审批。遇有急件需用印又暂没有审批权限的人员在场时，印章保管者须先通过电话联系，经请示批准后，方可用印，事后须及时补齐手续。

（十二）合同、协议、文件、重要事项通知等用印后须留存一份以上原件在档案室，立卷归档。

第十四条印章使用要求

（一）印章保管员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。

（二）印章保管员在用印前，必须依照签批权限规定，查看用印签批结果，签批手续完备的文件方可用印，用印后应及时在用印登记薄上进行登记，同时要求用印单位或部门经办人在用印登记簿上签字。对于超越签批权限或未经签批的文件，印章保管员应当拒绝用印，并及时向上级报告。

（三）签批人要正确使用签批权限，不得超越签批权限。 （四）印章管理人员必须亲自使用印章，不能委托他人代为用印。加盖的印章要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”。

（五）填写介绍信时应清楚、完整地按介绍信栏目要求逐一填写，各项内容必须与存根内容相符。

（六）在用印逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

（七）涉及法律事务等重要事项需使用印章的，须按照规定和审批流程经公司风险管理部审核同意后方可使用。

（八）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章的无须经上述程序。

（九）公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，严禁使用。

第六章罚则

第十五条凡违反本规定的视情节轻重给予通报批评、调离岗位、辞退等处理。

第十六条未按本制度执行用印程序但未造成经济损失的，对印章管理人员处以200元的罚款；造成经济损失的，对印章管理人员处以XXX元罚款，由用印单位负责人全额赔偿并处以损失额XXX%的罚款。

第十七条出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并区分不同情况，给予经济处罚直至移送公安机关处理。

（一）未执行“审用分离、授权专人保管”制度的； （二）印章保管员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；

（三）签批人超越用印签批权限，越权签批的；

（四）用印件未履行签批程序，印章保管人擅自用印的； （五）发现签批人越权签批，印章保管员仍然用印的； （六）发现签批人越权签批，印章保管员虽然拒绝用印但不及时向上级报告的；

（七）未经过签批人越权签批，印章保管员用印的； （八）未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的；

（九）其他违反本制度的行为。 第七章附则

第十八条公司统一刻制和发放的印章，由行政部负责不定期地组织对其进行鉴定。印章使用和保管单位也应经常检查、核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告，并须报行政部备案。

第十九条印章专管员印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。

第二十条本制度于XXXXX年1月1日起施行。原施行的印信管理制度中涉及的条款同时废止。