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CSR操作手册

2023-09-29 来源:步旅网
呼叫中心坐席CSR软件操作手册

CSR操作手册

一、前言 ................................................................................................................................................................... 3 二、登录操作 ........................................................................................................................................................... 3

1.功能说明 ............................................................................................................................. 3 2.界面操作说明 ..................................................................................................................... 3 三、系统设置 ........................................................................................................................................................... 3 1.功能说明 ............................................................................................................................. 3 2.界面操作说明: ................................................................................................................. 4 四、来电弹屏 ........................................................................................................................................................... 5 1.功能说明 ............................................................................................................................. 5 2.界面操作说明 ..................................................................................................................... 5 五、电话薄 ............................................................................................................................................................... 6 1.功能说明 ............................................................................................................................. 6 2.界面操作说明 ..................................................................................................................... 6 六、客户资料 ........................................................................................................................................................... 7 1.功能说明 ............................................................................................................................. 7 2.界面操作说明 ..................................................................................................................... 7 七、客户管理 ......................................................................................................................................................... 10 1.功能说明 ........................................................................................................................... 10 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 10 八、新增客户 ......................................................................................................................................................... 10 1.功能说明 ........................................................................................................................... 10 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 10 九、客户编辑 ......................................................................................................................................................... 11 1.功能说明 ........................................................................................................................... 11 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 12 十、客户管理的历史诉求 ...................................................................................................................................... 12 1.功能说明 ........................................................................................................................... 12

2.界面操作说明 ................................................................................................................... 13 十一、个人的历史诉求管理 .................................................................................................................................. 13 1.功能说明 ........................................................................................................................... 13

2.界面操作说明 ................................................................................................................... 14 十二、个人历史诉求跟踪 ...................................................................................................................................... 14 1.功能说明 ........................................................................................................................... 14

2.界面操作说明 ................................................................................................................... 15 十三、客户查询 ..................................................................................................................................................... 15 1.功能说明 ........................................................................................................................... 15 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 16 十四、诉求管理 ..................................................................................................................................................... 16 1.功能说明 ........................................................................................................................... 16 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 17 十五、历史诉求查询.............................................................................................................................................. 17

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1.功能说明 ........................................................................................................................... 17 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 17 十六、历史诉求跟踪.............................................................................................................................................. 18 1.功能说明 ........................................................................................................................... 18 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 19 十七、提醒管理 ..................................................................................................................................................... 19 1.功能说明 ........................................................................................................................... 19 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 20 十八、提醒界面 ..................................................................................................................................................... 20 1.功能说明 ........................................................................................................................... 20 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 20 十九、坐席监控 ..................................................................................................................................................... 21 1.功能说明 ........................................................................................................................... 21 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 21 二十、参数管理 ..................................................................................................................................................... 23 1.功能说明 ........................................................................................................................... 23 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 23 二十一、录音管理 ................................................................................................................................................. 24 1.功能说明 ........................................................................................................................... 24 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 25 二十二、音频导出 ................................................................................................................................................. 26 1.功能说明 ........................................................................................................................... 26 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 26 二十三、软电话 ..................................................................................................................................................... 27 1.功能说明 ........................................................................................................................... 27 2.界面操作说明 ................................................................................................................... 27 二十四、主界面操作说明 ...................................................................................................................................... 28

1.界面 ................................................................................................................................... 28

2.界面功能说明 ................................................................................................................... 28

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一、前言

Quick CSR是基于Quick Call呼叫中心系统的客户端控制软件。

Qucick CSR功能分为坐席登录、系统设置、客户管理、诉求管理、提醒管理、留言管理、系统管理、软电话、客户编辑、来电弹屏等功能组成。

二、登录操作

1.功能说明

登录操作主要是坐席进行登陆设置,并进入系统主界面。

2.界面操作说明

界面如下图所示:

图1

确定输入的数据服务器、输入的用户名和密码,并登录主界面。 取消登录信息,并关闭CIM。

三、系统设置

1.功能说明

系统设置主要是客户端连接方式、服务端连接方式、来电方式和基本参数进行设置。

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2.界面操作说明:

菜单 图2

在系统设置之前,必须不在登录状态,才能进行系统设置。否则将出现提示:“请先注销坐席”。

1.菜单客户端连接:主要是连接所需连接的的服务器的地址、数据库的名称、数据库的用户名、和密码。然后按

测试当前的信息,并连接到数据库。如图2

所示。

2.来电设置:主要是选择来电弹出的方式,其方式有二种(如图3所示):

输入区 选择区 图3

(1)标准方式:选择标准方式,可以输入应用程序的路径也可以点击序所在的路径,弹出来电弹屏这个界面,如下图所示

来选择应用程

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四、来电弹屏

1.功能说明

来电弹屏主要是在客户来电时自动获取客户的来电号码、客户的基本信息、需求状况,记录客户的需求情况。来电弹屏时也可以根据客户的姓名中的一部分进行查询。

2.界面操作说明

来电号码 编辑区 图4

1.菜单编辑:是修改客户基本信息。

 操作时必须检查创建人是否和坐席号相同,如相同编辑可用,如不相同,则查

看共享类型,如共享类型是共享,则可编辑,否则不是不可编辑,但不可编辑时可新增诉求记录。

2.菜单新增:是来电号码对应的是新客户,点击“新增”,即可新增客户及新增诉求。 3.菜单保存:是保存修改、新增客户的基本信息和新增诉求记录 4.菜单退出:是关闭来电弹屏界面。

5.菜单电话薄:是保存该客户的所有电话。如下图5所示:

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五、电话薄

1.功能说明

电话薄主要是在客户不是在来电来诉求信息的,但是也知道客户的电话号码,这时可以电话薄新增和修改电话。当来电的电话不属于该客户时,保存时出现提示,提示是否要把该号码绑定到该客户上,如绑定了,保存到数据库中去,并在电话薄里显示;否则不保存到数据库里去,并不在电话薄里显示,这电话并不属于该客户。如下次客户再用该号码打进电话时,并不显示该客户。否则将把对应这来电号码的客户的基本信息一起弹出。

2.界面操作说明

双击记录可编辑 文本框 图5

 菜单外拨:坐席拿起电话,点击一条记录后,点击外拨就可拨打出相应的电话

号码。  菜单编辑:

(1)双击一条记录进入文本框,点击编辑,这可对电话和备注进行修改。不点击编辑时,双击的一条记录进入(如是电话)电话或(如是手机)手机的文本框中。 (2)没有双击某记录时,点击编辑,这可新增电话号码。  菜单保存:保存编辑内容,关闭界面。

 菜单删除:点击一条记录,再点击删除,将删除所选中的记录。

6.姓名的文本框:在姓名的文本框中输入姓名的一部分,然后按回车,将弹出检索结果的界面。

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六、客户资料

1.功能说明

客户资料主要是在来电弹屏时知道客户姓名时,按下回车后,查询客户。并在客户资料中显示出来。

2.界面操作说明

来电号码 双击区 图6

只要在来电弹屏界面中的姓名文本框中输入姓名,并回车就可弹出客户资料界面。该界面只用于查询。

 双击一个客户,这时该客户的基本信息就会导入到来电弹屏界面中去。

(2)URL方式:

连接方式=1时,程序将通过Dos指令的方式去调用IE打开指定链接。不建议使用该方法。

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输入区 图7

当连接方式为1时,

 在输入区中输入要弹出的网址

 IE路径:输入本机上所装IE的路径

连接方式=2时,程序将打开一个Browser控件用以显示指定链接 连接方式=3时,程序只以字符串形式返回指定链接的Response信息

输入区 图8

当连接方式为2或3时

 在输入区中输入要弹出的网址

3.基本参数

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图9

基本参数设置主要是坐席号的设置、保存录音文件和传真文件所存放的路径盘 4.服务端连接

图10

菜单服务端连接:主要是连接所需连接的的服务器的地址、数据库的名称、数据库的用户名、和密码。然后按

检测当前测试是否成功,并保存其设置。

取消对当前的设置信息保存,并关闭当前的窗口。

当操作人员点击上述图中每个菜单后,界面也会进行改变,并点击相应的按钮后,会为对其参数设置进行修改和保存。

测试当前的信息,并连接到数据库。如图7所示。

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七、客户管理

1.功能说明

信息管理主要是能够对客户资料的进行增、删、改、查询和报表的导出的操作,并通过漫游功能能够快速的定位到与该客户有关的所有信息(联系人的基本信息、联系情况、对该客户诉求和服务的记录有哪些)。在新增和修改的同时也能对与该客户相关的信息进行编辑,在进行删除的同时,删除该客户的所有信息包含诉求,联系方式。

2.界面操作说明

记录数 导出所查记录 点击每标题可进行排序 与该客户相关的信息(双击可编辑) 记录状态正常

图11

(一) 菜单新增:点击“新增”将弹出新增界面,新添一个客户记录信息。如图12所示。

八、新增客户

1.功能说明

新增主要是用于不是来电进行诉求时新增客户。

2.界面操作说明

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双击客户相关的信息可编辑

图12

带黄色的文本框表明是在新增客户的时候,是必须要填写的地方,而且“客户姓名”不能是数字,而电话号码是必须是数字。

(1)菜单保存:当输完所有必填的文本后,点击“保存”菜单。这时该客户就已经在你的客户名单中了。点击“查询“可以查询到所新增到的客户。

(2)菜单退出:退出新增界面,并返回到客户管理界面。 (二)菜单编辑:双击一客户信息进入客户编辑界面,也可单击客户信息,再点击编辑,进入编辑界面,也可对该客户进行编辑。如图13所示。

九、客户编辑

1.功能说明

客户编辑主要是对客户信息的修改、新增诉求、查看对应客户历史诉求记录、听取诉求内容和对诉求的跟踪处理情况。

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2.界面操作说明

客户姓名 双击客户相关的信息可编辑

图13

1.菜单保存:保存客户的修改信息和新增诉求,当没有新增诉求时,将提示是否要新增诉求记录。

2.菜单取消:取消对当前的修改客户信息保存,并关闭当前的窗口。

3.菜单电话薄:点击电话薄出现图5,双击某条记录,进入客户编辑界面的电话或手机的文本框中。

十、客户管理的历史诉求

1.功能说明

客户管理的历史诉求主要是查看该客户的历史诉求记录的情况。

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2.界面操作说明

双击客户相关的信息可编辑 点击标题可进行排序

图14

1、菜单新增诉求记录:增加客户的诉求记录。

2、菜单历史诉求记录:查看历史诉求情况,双击可以编辑。 双击后进入历史诉求管理界面。如图15所示。

十一、个人的历史诉求管理

1.功能说明

针对客户个人的历史诉求进行添加和修改和跟踪处理

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2.界面操作说明

编辑区 选中一条记录如有录音可以听取录音

图15

1、 菜单跟踪处理:点击某记录后,点击跟踪处理,弹出历史诉求跟踪界面。如图16所示。

十二、个人历史诉求跟踪

1.功能说明

针对客户个人对他的历史诉求进行跟踪处理的添加、修改。

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2.界面操作说明

编辑区

图16

(1)菜单添加:当要新增一个历史诉求跟踪时,点击添加才能这笔诉求的添加一个新的跟踪记录。

(2)菜单修改:双击某记录,所有内容进入文本框,这时不能修改,只有点击了修改才能对这条诉求跟踪记录进行的修改。

(3)菜单保存:只有在点击了修改或添加后,才能保存当前对记录的添加或修改操作。 (4)菜单退出:退出历史诉求跟踪界面。

1. 菜单添加:对应这个客户添加一个新增的诉求。 2. 菜单修改:对应这客户对他的诉求记录进行修改。 3. 菜单保存:保存当前修改或添加的诉求信息。

(三)菜单查询:点击查询进入查询界面可以对你所知道的信息进行模糊查询,当不输入任何条件时,默认查询所有。如图17所示。

十三、客户查询

1.功能说明

客户查询主要是在知道客户部分信息的条件下,进行查询,并得到客户资料。如有所描述信息资料的客户即可查询到客户信息。并在客户管理界面中显示。

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2.界面操作说明

编辑区

图17

(1)菜单查询:在编辑区输入客户信息,点击“查询”菜单,这时得到客户资料。如有所描述信息资料的客户即可查询到客户信息。并在客户管理界面中显示。

(2)菜单退出:在客户管理界面中点击了查询,可是这时坐席又不想查询,可以点击“退出”菜单,这时界面将关闭。

(四)菜单删除:点击一条客户信息,就可对其删除。删除时确保你的操作正确,将有一次的提示。

菜单导出:点击导出,它将导出你所查询的所有结果。如图18所示:

图18

十四、诉求管理

1.功能说明

诉求管理主要是对所有历史诉求的操作,通过查询,可以查找到坐席所需的历史诉求

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记录,然后进行修改、跟踪处理、听取录音操作。

2.界面操作说明

编辑区 选中一条记录如有录音可以听取录音

图19

1. 菜单查询:进入界面后,点击查询,弹出查询界面。如图20所示。

十五、历史诉求查询

1.功能说明

历史诉求查询主要是根据所知信息,输入编辑区,即可点击查询,这时,在历史诉求将显示查询结果。

2.界面操作说明

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编辑区

图20

在编辑区输入信息,点击查询,将查询到所输入的历史诉求,并在历史

诉求管理界面中显示。

取消在编辑区信息的查询,并关闭界面。

2.跟踪处理:点击某记录后,点击跟踪处理,弹出历史诉求跟踪界面。如图21所示。

十六、历史诉求跟踪

1.功能说明

历史诉求跟踪主要是对历史诉求的处理时间、解决情况,修改解决事项,添加跟踪。

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2.界面操作说明

编辑区

图21

(1)菜单添加:在看了跟踪情况后,发现没有处理时,可以添加一个跟踪记录,

以保证完成情况。

(2)菜单修改:对添加的跟踪处理的说明不满意,双击这条记录使它进入编辑区,

再点击修改,这时可以对选中的跟踪记录进行修改。

(3)菜单保存:只有在点击了添加基修改后,才能进行保存,保存添加基修改的

跟踪记录。

(4)菜单退出:当添加、修改、不作任何操作时后,可以点击退出,它将退出该界面。

3.菜单修改:在历史诉求管理界面中双击一条记录,让记录内容进入编辑区,这时才能点击修改,即可修改诉求类型和诉求内容。

4.保存:在对修改好的记录,点击保存,这时出现提示“提示你修改成功”这表明,对刚修改的记录成功。

十七、提醒管理

1.功能说明

提醒管理主要是提醒坐席什么时间做什么

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2.界面操作说明

编辑区

图22

1. 菜单添加:坐席在某段时间内要做某件,但事情太多怕忙想不起来,这时就可添加一个

提醒记录。

2. 菜单保存:当添加完后,点击保存,就可以保存刚所添加的提醒记录。 3. 菜单删除:当这个提醒记录已经过了时间,这时你可以把记录删除。

4. 菜单退出:当添加完记录,并保存了后,不想作其它操作时,即可退出界面。 5. 提醒时间:在设置了提醒时间后,到了提醒时间,出现提醒界面。如图23所示。

十八、提醒界面

1.功能说明

提醒界面主要是针对提醒管理的到了时间弹出提醒界面和提醒事项。

2.界面操作说明

图23

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当有多条记录时,这时想看最后一条记录时,点击这个按钮就可以到最

后一条记录。

当记录在第一条时,想看下面一条记录时,就可以点击这个按钮,即可

到下一条记录。

当有多条记录时,这时想看最前一条记录时,点击这个按钮就可以到最

前一条记录。

当记录在某一条时,想看上面一条记录时,就可以点击这个按钮,即

可到上一条记录。

当提醒界面出现时,看完了后,没有点击这个按钮,过了30秒后,该

界面又会出现一次,不点击,它会不停的弹出,只是点击了后,才不会出现。

十九、坐席监控

1.功能说明

坐席功能主要是由查看坐席状态和创建会议

2.界面操作说明

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图24

请先点击“刷新坐席状态”按钮,查看坐席状态。 1.班长功能:

 如果当前坐席无班长权限,在进入集成画面的时候班长功能处于无效状态  班长功能共有监听、会议强插、会议强断、抢占四项

 在执行这四项操作前都必须刷新当前的坐席状态,因为所有操作都以坐席状态

列表为基础

 无论执行那一项操作都请先在左边的列表中点选一个坐席,再按班长功能的按

 班长功能说明

监听 - 监听某一坐席的通话

会议强插 - 强行插入某一坐席的通话 会议强断 - 强行中断某一坐席的通话 抢占 - 抢占某一坐席的通话

2.普通坐席:

 操作的基本方法同班长功能,都需要首先刷新当前的坐席状态。  创建会议

点击“创建会议”按钮后,将会发起一次电话会议。发起成功后,按钮的显示字样变为“取消会议”,这时候再次点击该按钮,会议将被终止  会议邀请

当成功创建会议后,“会议邀请”按钮将处于有效状态(之前都处于无效状态),这时候可以在左边列表中点选一个坐席,再按下“会议邀请”按钮,该坐席将被邀请至当前会议中。只要处于会议状态,就可以重复此操作,直到邀请完所有需要邀请的坐席。  取消会议

当会议结束以后,只要按“取消会议”,这时会议就被取消。  坐席转接

从左边列表中点选一个坐席,并按下转接按钮,您的电话就将和该坐席接通。这其实时就是一个内线电话的操作。

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二十、参数管理

1.功能说明

参数管理主要是对在类型(包含客户类型管理、行业类型管理、诉求类型管理、客户级别管理)和级别的添加和修改,方便用户的操作

2.界面操作说明

主界面:

点击区 编辑区

图25

操作步骤:

点击区 图25-1

第一步:点击图25-1中的四个管理中的一个(如:客户类型管理或行业类型管理或诉求类型管理或客户级别管理)

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点击区 图25-2

第二步:点击图25-2中一条记录,这时菜单添加、修改、删除才可用。然后菜单呈现图25-3:

图25-3

点击添加,在编辑区输入要添加的内容,然后点击保存,这时在图25-3

点击区内可以看到所添加的内容。

点击图25-2中的点击区,选中一条记录,再点击修改,这时在主界面的

编辑区中看到要修改的内容,即时可修改。

点击“保存”之前,必须确保做了“添加”或“修改”,在做了“添加”

或“修改”后,菜单保存的“保存”两字呈现出黑色。这时添加或修改的内容将在主界面的点击区内出现。

点击主界面中的点击区,再点击删除,将提示“删除成功”。这时在主界面

中将找不到刚刚的那条记录。

二十一、录音管理

1.功能说明

用于管理录音和根据时间、坐席号、呼叫方式查询和备份。

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2.界面操作说明

主界面:

选择区1 编辑区 选择区2 点击区 录音播放区(点击可以播放、暂停、停止)

图26

(1)根据日期检索:在选择区1中选择检索日期,这时根据日期点击“检索“可以检索到所有这段日期内的录音文件。

(2)根据坐席号:在编辑区中输入坐席号,这时根据坐席号点击“检索“可以检索到在这段时间内的该坐席号的录音文件。

(3)根据检索:在选择区2中选择呼叫方式,这时根据呼叫方式点击“检索”可以检索到这段时间内的该呼叫方式的录音文件。

(4)根据坐席号和呼叫方式一起检索:在编辑区中输入坐席号和在选择区2中选择呼叫方式,这时根据坐席号和呼叫方式点击“检索”可以检索到坐席号和呼叫方式对应该段时间的录音文件。

根据需要可以把“检索”到的录音做一个备份,这时点击“备份”按钮

对检索到的录音进行备份。

当点击的记录有录音文件时“录音播放区”按钮可用,否则不可用。

播放按钮

出现这“播放”按钮时表明这条记录有录音文件,点击这“播放”按

钮时可以播放该录音文件。出现下图时,表明正在播放该文件。

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暂停按钮 在播放录音时,可以点击“暂停”按钮,来暂停录音文件的播放。再

“播放”按钮,可以继续播放录音。

停止按钮 在播放录音时,可以点击“停止”按钮,来停止录音文件的播放。再

按“播放”按钮时,从头开始播放录音。

当点击的记录有录音文件时“导出”按钮可用,否则不可用。

点击导出,将弹出音频导出界面。如图27所示:

二十二、音频导出

1.功能说明

音频导出主要是把音频文件另保存。

2.界面操作说明

编辑区

图27

在编辑区中输入导出路径或点击“

”选择一个导出路径

在编辑区输入或选择的路径把所选记录的录音文件保存到所下。 取消音频导出。

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二十三、软电话

1.功能说明

软电话主要是操作类似手机或无线电话,输入号码后按”拨号”按钮,就可以接通电话。

2.界面操作说明

主界面:

编辑区

图28

在使用软电话拨号时,必须先摘起电话机,才能进行以下操作。 1.功能:

(1)编辑区:可以在主界面上按数字“按键”或在键盘按数字键输入。 (2)在外拨 (3)

在和外线通话期间,坐席忙时,可以按下“HOLD”键,即进入等待状: 在编辑区输入完后,可以点击“拨号”,这时电话里听到声音,号码正

态,这时外线将听到音乐,表明坐席正在处理事情。: (4)

这个键在先按的“HOLD“之后,才能按,否则将出现提示“坐席保留

暂停失败”,在按了“HOLD“之后,再按UNHOLD,表明坐席处理完事情,继续接听该外

线。

2.外转外: (1)

外线呼入,坐席接听。需要转接,则坐席输入要转接的分机号码。点

击“转接”。此时,外线听到 “等待音乐”,坐席呼叫分机。

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    

(2)

转接操作的含义是将当前接听的电话转移至外线 操作时只需在接听时按下“转接”按钮即可

转接后“接通”按钮变成有效(之前都处于无效状态) 如果电话正确转接,可以点击“接通”按钮

如果电话无法转接,例如目的地正在通话或无人接听,点击“恢复”,继续当前通话。

座席接通分机后,可以点击 “接通”按钮, 将外线和分机接通。坐

席就可以挂机了! (3)

坐席如果未接通分机,或者分机不愿意与外线通话。则坐席可以点击

“恢复”。(注:外线和分机接通后就不可以恢复)

二十四、主界面操作说明

1.界面

图29

2.界面功能说明

1.已登录:

 在“登录”状态下,“注销”和“暂停”可用。

“登录”状态是坐席登录系统,这时坐席可以做任何操作(可以接听电话),把鼠标放在主菜单的已登录上时坐席名称将呈现出来。

 在“注销”状态下,只有登录可用。

“注销”状态是坐席退出让别人用这个坐席号登录系统,状态处于未登录状态。把鼠标放在主菜单的已注销上时坐席名称没有,将呈现出的是现处于注销状态。

 在“暂停”状态下,注销和恢复可用

“暂停”状态是坐席暂停系统,别人是不可以用这个坐席号登录,这时坐席不能接听电话,但可以修改客户资料。把鼠标放在主菜单的已暂停上时坐席名称没有,将呈现出的是现处于暂停状态。

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 在“恢复”状态下,点击“恢复”就可让坐席登录。

“恢复”状态是恢复坐席登录状态。

2.设置:设置系统参数。 具体说明,请参见系统设置 3.管理

 客户管理 对客户的基本信息进行管理。具体说明,请参见客户管理。  诉求管理 对客户的诉求情况进行管理。具体说明,请参见诉求管理。

 提醒管理 对坐席的选择的日期和事项进行提醒管理。具体说明,请参见提醒

管理。

4.留言

 坐席监控 主要是班长坐席对普通坐席的监控。具体说明,请参见坐席监控。  参数管理 主要是对程序中需要添加参数时,可以在参数管理中添加。具体说

明,参见参数管理。

 录音管理 主要是对录音文件的查询、听取和导出的功能。具体说明,参见录

音管理。

5.软电话 方便坐席的接听和拨打电话(无需在电话机上按键,可以用鼠标和数字键盘)操作

类似手机或无线电话,输入号码后按拨号按钮,就可以接通电话。具体说明,参见软电话。

6.保留 “保留”是在坐席接通电话后,坐席去处理客户事情时,这时客户处理等待状态后

让客户听到等待音乐。 7.返回 “返回”是在坐席处理完后,拉回客户电话,这时继续和客户通话。 “保留”和“返回”这两个菜单只有在来电时可以用,在没有来电时点击后,将提示“坐席保留暂停失败”。 8.最小化 “最小化”是将主界面处于看不见状态。但双击状态栏中的小图标可以还原,而且

当把鼠标放在上面时,将出“***正在运行”

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