公司文件管理制度
一：总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。
二：文件管理程序
1.文件分类
公司主要文件分为一下五类：公司制度；公告和通知；工作流程，指导，规范；工作表单；合同。 2.文件编号 部门（BM） BM 总办 ZB 人事 HR 行政 XZ 以此类推。。。 …… 2.1 各种文件编码原则： 2.1.1 定义
2.1.1.1 版本号：下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2... 1.10。 项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。 2.1.1.2 流水号：
合同的流水号：根据所在年份以及月份编，后两位从01开始，例如2011年8月的第八分合同：110808
其他文件的流水号：从001开始，001.002.003……每年的1月1日自动归零。 2.1.2 文件编码示例样板
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编号：LZ-RR-1115
注解： 合同主要有以下几种类型：
A-广告合同 C-合作协议
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编号：LZ-RR-1115
D-装修合同 H-劳动合同
O-其它合同 P-采购合同 R-租赁合同 S-销售合同
示例： 家居部门的2011年9月份签订的第一个合作协议 LZ-C-JJ-110901/1.0
三：文件格式
包括页眉页脚以及编号，标题，正文，落款等 3.1 公告通知等文件固定格式，如下图：
3.2 公司规章制度固定格式，如下图
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编号：LZ-RR-1115
四：公司文件发文流程
4.1定义
4.1.1文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。根据级别分管起草。
4.1.2文件审核：公司级文件由相关分管领导审核；部门级文件由部门分工负责人审核。
4.1.3文件批准：公司级文件由总经理批准；部门内文件由分管负责人批准。 4.2 不同文件发文流程：
4.2.1 制度类文件审核发文流程：
4.2.1.1 制定：制度类文件由部门负责人安排相关人员拟定文件的讨论稿，讨论稿需包含一下要素：制定目的，实施范围与对象，操作流程，监督执行，相关责任等内容。
4.2.1.2审核：拟定人将讨论稿Email至分管负责人审核，并由行政部门统一按照本《文件管理制度》标准来修改格式，统一编号保存电子档。
4.2.1.3批准：面向公司的一些制度类纸质文件经副总经理审核后交与总经理批准会签，再返回到行政部门加盖印章，由行政部发放文号并建档管理。 4.2.1.4 发文，收文：所有制度将通过以下三种形式公布出去：邮件，公司内部论坛，张贴至公告栏。两周后由行政部门回收纸质文档进行统一分类管理。 4.2.2 其他通知类及决定类文件审核发文流程：由各部门负责人自行制定后并Email至分管部门进行审核以及行政部门统一编号规范格式并保存电子档，然后Email至拟稿人并交与已盖好印章审核通过的文件。
备注：如果出现要修订改版，所有发文流程都和以上相同。
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附：为确保办公室公文发布管理，提高发文的准确性，是发文工作程序化，制度化，特编制此流程图
行政部门规范编制并存电子档 拟稿 部门负责人审核
公司级文件 领导签发 发布形式 部门内部文件
内部论坛 邮件 纸质公告 布 公
全体员工
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纸质回收存档
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