大型活动标准化执行手册

大型活动标准化执行手册

流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在 目录 一、手册说明…………………………………………………………………2 二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2 三、活动环节二：方案制定…………………………………………………4 四、活动环节三：开会分工…………………………………………………6 五、活动环节四：活动筹备…………………………………………………6 六、活动环节五：全体排练…………………………………………………9 七、活动环节六：现场执行…………………………………………………9

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八、活动环节七：会后跟进………………………………………………11 九、工作人员礼仪…………………………………………………………13

一、手册说明

本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 二、活动环节一：信息沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活

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动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下

列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。 活动信息沟通表 活动名称 活动时间 活动地点 协办/联办 举办单位 单位 执行负责 人 执行单位执行单位 负责人 活动目的 -来源网络，仅供个人学习参考

活动规模

活动意义 主要领导 嘉宾邀请 媒体邀请 主要流程 接待标准 其它要求 三、活动环节二：方案制定 活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下： -来源网络，仅供个人学习参考

执行负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 制定活动方案与执行方案 与各处室讨论（第二版） 将活动方案（第二版）提交给领导审阅 根据意见确定最终方案

 一般性活动简要方案基本要素： 1、活动名称与目的； 2、活动时间与地点； 3、举办/联办/协办单位； 4、与会领导、嘉宾、媒体与规模； 5、简要流程。  重大活动精细方案基本要素： 1、活动名称、背景、目的、意义与口号；

2、举办/承办/联办单位； -来源网络，仅供个人学习参考

3、活动时间地点；

4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；

5、活动详细流程； 6、赞助机构与合作媒体； 7、活动会务服务； 8、其它事项。  活动执行方案的基本要素： 活动基本信活动时间、地点、名称、规模、与会领息 执行团队分A、执行总负责人； 工 B、执行小组负责人； C、具体组员名单。 -来源网络，仅供个人学习参考 导、举办/联办单位等

前期筹备事A、筹备事宜列项; 宜 现场执行事A、现场布置说明； 宜 活动后期工A、后期事项明细； 作 B、人员分工安排； C、完成时限要求。 -来源网络，仅供个人学习参考 B、现场活动流程； C、现场任务列项。 D、人员分工安排； B、人员分工安排； C、筹备日程安排。

活动财务预 算 活动合同签 订 活动应急方 案 大型公开活动同时需制定招商赞助方其它事项 案。 四、活动环节三：开会分工 活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。 活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与

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方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报

请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）

工作安排会三个目的： 1、讲述活动各项情况； 2、明确人员分工安排； 3、听取反馈意见。 工作安排会环节： 1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况； 2、执行负责人介绍人员分工安排； 3、工作人员重述自身职责与安排； 4、听取反馈意见并及时协调； 5、领导总结发言。 分工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实

施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。

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由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责

人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。

项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。 部 门 总指挥 副总指挥 项目的监督、协调、控制 活动的总体策划、监督、协调、控制 职 能 负责人 执行方 备注 -来源网络，仅供个人学习参考

副 总 指 挥 会务 协调 领导 接待 嘉宾 接待 1、 嘉宾邀请（名单） 2、 嘉宾餐宿 3、 嘉宾用车、礼品 1、 领导邀请（名单） 2、 领导餐宿、签到 3、 领导用车、礼品 4、 领导演讲稿 5、 领导参会路线检查 1、 各处室协调 2、 各部门协调 3、 召开协调会 组长： 组员： 组长： 组员： 组长： 组员： 对接：后勤 -来源网络，仅供个人学习参考

媒体 接待 舞美 设计 文字 资料 1、 新闻通稿 2、 领导演讲稿 3、 主持人串词 4、 会务文字资料 5、 通讯录 1、 舞美督促、检查 2、 证件管理 3、 各区域视觉管理 1、 媒体邀请（名单） 2、 媒体餐宿 3、 媒体签到、礼品 组长： 组员： 组长： 组员： 组长： 组员： -来源网络，仅供个人学习参考

后勤 保障 安保 消防 摄影 摄像 1、 筹备前的影像 2、 现场影像 3、 活动资料收集 1、 证件检查 2、 现场引导 3、 现场管理 1、 生活用水 2、 餐宿、用车、礼品 3、 其他 组长： 组员： 组长： 组员： -来源网络，仅供个人学习参考

信息 管理 其他 五、活动环节四：活动筹备 1、 志愿者 2、 礼仪 3、 信息共享、通知 在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。

1、来宾邀请接待及接待方案： 领导邀请和接待 嘉宾邀请和接待 媒体邀请和接待

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• 邀请媒体名单 • 新闻夹内容 • 媒体签到 • 住宿登记表

• 媒介分工（活动现场位置） • 接待物料 • 专访安排（名单、Q&A、） 2活动进度 制定严格的活动筹备各项内容的进度表： 3物料准备 4现场布置 5应急预案 AV部分

• 现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、

进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。

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• 活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场

一部出现问题马上可切换另一部

天气变化 安保事件

• 在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。

• 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。 • 同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。

6公安消防 • 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式； • 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

• 场地建筑和设施的消防、安全情况； • 入场票证的管理、查验措施；

• 场地人员的核定容量； -来源网络，仅供个人学习参考

• 迅速疏散人员的预备措施。

7后勤保障

• 安排专门工作人员负责用餐预订及送达

• 指定工作人员用车和司机

• 文件打印 • 资料装袋、运输和存放 • 物品领取登记 • 生活用水、礼品 8财务预算 9文件管理 活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提

高工作效率。

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10活动相关物资

会议物资基本内容 项目 会务文具 会议电子材料 会议发放材料 打印机、订书机、纸笔、胶带等 演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频 嘉宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其它资料 六、活动环节五：全体排练 针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。

 排练人员安排

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• 排练总导演：执行负责人

• 排练人员：被排练环节的工作执行人员； • 陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；

• 问题纪录人员：

七、活动环节六：现场执行 1、再次排查： 于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。 • 人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位； • 物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐； • 房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁； • 电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子

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资料是否已完全到位；

• 领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清

楚不同领导的礼品类别。

2、领导接待：

设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。

接待工作的通常流程： • 联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜； • 领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；

• 对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负

责人提前电话告知部门领导； -来源网络，仅供个人学习参考

• 活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。 • 活动开始接待人员负责引导至活动现场；

3、现场配合：

活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。

4、活动用餐： • 提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌； • 及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成； • 在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落； • 用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，服务现场。

5、欢送领导及礼品发送 • 首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领

导或企业家；

• 对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部

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门领导；

• 对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责

跟进发送礼品。

八、活动环节七：会后跟进

会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面： 1、感谢短信发送 于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。

2、会议/活动纪要 于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。 3、活动新闻稿 活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天

及时进行新闻发布。 -来源网络，仅供个人学习参考

4、音像资料整理

活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成

果资料、洗印照片等 5、活动文件归档 在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。

九、工作人员礼仪 1、着装礼仪：  男士着装礼仪： 男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；  女士着装礼仪： 女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐； 2、仪态仪容：

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在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服

务，注意自己的仪态仪容。 保持微笑，热情大方。

3、迎接礼仪： 4、现场礼仪： 目录 一、编制目的 ···················································································································· 二、使用说明 ···················································································································· 第二章联盟活动操作总体标准 ....................................................................................................................... 一、联盟活动 ···················································································································· 二、主办方与承办方职责 ····································································································· 三、活动操作总体要求 ········································································································ 四、活动会务组织架构与职能分工 ························································································· 第三章活动前操作内容 .................................................................................................................................. 一、合作商家选择 ·············································································································· 二、酒店 ························································································································ 9 三、旅行社 ······················································································································· 四、会务公司 ···················································································································· 五、物料公司 ···················································································································· 六、合作商寻找及沟通时间节点控制 ······················································································ 七、活动邀约 ····················································································································

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第四章活动中操作内容 .................................................................................................................................. 一、接待环节 ···················································································································· 二、接机部分 ···················································································································· 三、签到部分 ···················································································································· 四、返程送机 ···················································································································· 五、课程环节 ···················································································································· 六、项目推介环节 ·············································································································· 七、商务环节 ···················································································································· 八、旅游环节 ···················································································································· 九、晚宴部分 ···················································································································· 第五章活动后期工作 ..................................................................................................................................... 一、活动清理 ···················································································································· 二、活动结算 ···················································································································· 三、活动总结 ···················································································································· 四、下期活动准备 ·············································································································· 第六章联盟主体活动差异化操作说明 ............................................................................................................ 第七章附件....................................................................................................................................................

第一章前言 一、编制目的 本手册为智慧中国企业发展联盟总部编制，旨在为活动的主办方及承办方提供联盟会务活动操作范本。本手册制定的联盟活动总体会务操作标准适用于各项活动。同时，本手册亦对各项活动的差异化操作加以说明。由于地域性的差异，本手册内容暂时不适用于

海外活动的操作指引，同时根据境内的具体活动开展内容情况将在本手册基础上进行微调。

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二、使用说明

本手册作为联盟各项会务活动的工具指南，供总部工作人员和城市服务中心工作人员使用。不能保证在今后的活动中会出现与之相悖的问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善，本手册仅作为活动举办的参考性文件，此版本为内容经过深化

的最新版本，如发现问题请与方案制定方联系，我们将不断进行活动内容形式的添加、修改以及完善。

第二章联盟活动操作总体标准

“智慧中国企业发展联盟”总部全年固定举办3项活动。每项活动性质、举办形式及举办频率等虽有不同，但作为“联盟”旗下主体活动，联盟总部对每项活动的执行与操作均制定了统一标准。 一、联盟活动 ●新商界·益友汇 ●智慧中国·智慧城市 ●“智慧中国”高峰论坛 上述3项活动均由联盟总部主办或与政府联合主办；承办方可由联盟总部担任，或由活动承办商担任。

二、主办方与承办方职责 2.1主办方职责 ●制定活动策划方案及设计案 ●全程指挥和指导活动的组织与实施 ●协助承办方邀请参会嘉宾 ●协助承办方邀请参会企业家 ●通过联盟自身宣传渠道对活动进行同步及后期宣传 2.2地方主办方的职责 ●筹备与组建活动组委会 ●活动前期筹备活动（会议会场、住宿、餐饮的预定安排；所有物资的制作） ●当地参会企业家组织及邀约 ●参会嘉宾及企业家的接待；全体参会人员及会务人员的财务和人身安全保障 ●活动期间各项活动的全程实施、执行 ●负责地方性媒体联系、报道等工作

三、活动操作总体要求

3.1活动策划及设计要求：

●在符合联盟理念和精神的前提下，策划方案需突出当期活动主题，根据该主题展开写作；

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●将主题与企业家诉求进行结合，具备一定的高度和深度； ●措词优美，文风精炼，简要介绍下活动所要参观的旅游景点； ●设计方案要紧扣策划案的思想，并在其形式上做更大的延伸。

3.2会务工作人员要求： ●服从组织的调度； ●全程保持通讯工具畅通；

●明晰任务分工并按质按量完成任务，临时调度须确保原有职责不受影响；

●对待联盟会员要热情耐心，展现活力；

●会务期间会务人员统一着正装，主持人着专业服装，礼仪人员着礼仪服装；

●严禁活动期间擅自离岗。

四、活动会务组织架构与职能分工： 为保证每次活动顺利圆满完成，联盟总部结合自身活动的需求，特制定会务组织架构，同时对组织架构中每个岗位分工和职能加以详细说明。每次活动均可根据该会务组织架构和职能分工，迅速组织会务小组，开展会务工作。 4.1活动会务组织架构 如图所示，会务组织架构共分3层11组。 联盟活动会务组织架构图 4.2活动职能部门分工： 总指挥：1、负责整个活动内容的统筹、规划、协调、安排、监控与执行 2、负责协调、处理活动期间出现的各种应急事项 应急处理人：负责处理活动中一切突发情况 总策划：1、统筹策划组、设计组、影视制作组工作，协调承办方确定最终活动方案 2、负责协助指挥组的工作，完善、跟进各小组工作方案 3、负责配合总指挥在活动期间的工作协调与配合 活动秘书长：1、接受地方城市服务中心活动举办申请，资质审核； 2、统筹协调公关、后勤、交通、会务接待等各组工作 3、负责活动期间节目内容的确定、节目资料的收集 4、负责活动期间文档资料（包括活动文件、讲义文件）的收集、确认 5、确定主讲嘉宾，保持与主讲嘉宾的协调沟通 6、负责活动期间各种对应资料的传达、送达 会场总监：1、负责会场的整体流程统筹、控制、秩序维护 2、负责摄影、摄像、音响、场务等人员的管理统筹 财务总监：1、根据组委会各小组提供的物料制定会务预算表单 2、管理整个会务中的财务支出、财务管理、财务统计

主持人：1、负责会务执行环节全程主持及引荐嘉宾事宜，衔接好会务活动的各个环节

2、负责晚会现场全程主持，衔接好活动的各个环节 策划组：1、负责活动整体创意构思

2、负责活动简案、详案的编写

3、负责活动相关的文字资料的编写，表单文档的制作

设计组：负责活动所需物料的设计，包括:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参会人员胸

牌、工作人员工作证、签到册、活动手册等物料的设计

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影视组：1、负责活动宣传片、影视资料片的制作；

2、负责活动现场全程的摄影、摄像工作

3、负责后期活动纪录片的制作

网络推广组：1、负责活动网络推广，即时更新活动相关信息；

2、负责中创联官方网站及官方微博的维护

客服组：1、负责会前酒店、会场预定事宜；

2、联系各游玩景点，确定导游；

3、负责活动前所有参会嘉宾/联盟会员的邀约，告知参会人员活动内容、发送相关

电子文件；

4、负责确认参会企业家人数（包括:家属）的确认及对个人信息的收集、确认； 5、负责提前告知参会嘉宾/企业家赶往活动报到地点的路线、地址，对前往报到地的

指导；

6、负责活动相关演讲嘉宾的邀约事宜及到场服务事宜； 7、负责嘉宾/企业家的回程沟通、提示、指导 后勤组：1、负责活动前所需表单、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参会胸牌、工作证、签到册、活动手册等物料的制作。 2、负责所有嘉宾、与会人员、会务组工作人员的用餐事项； 3、确认用餐时间、餐单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作； 4、准备活动所需要的物品,如:矿泉水、水果、笔、纸、投影仪、电源排插等物品；

5、提供意外情况下的医疗保健服务； 6、行李寄存、延住房办理和房间特殊服务（鲜花、水果、酒水、网线、笔记本电脑等）

交通组：1、与公关组对接，负责参会嘉宾的交通接待（根据需要接待的嘉宾，安排车辆接待）；

2、负责重要嘉宾/企业家机场接站； 3、负责整个活动过程中的所有车辆租用、调度等事项等； 会务接待组：1、负责对与会人员和重要嘉宾的接送机事项（与交通组对接）； 2、负责签到、物品分发、房间登记等事项； 3、负责嘉宾接待和其他礼仪事项； 4、配合后勤组对会员退房，行李寄存、延长住房办理的协调； 招商组：1、活动前赞助支持单位的洽谈； 2、活动中招商签约的落单，组织、执行。 协议组：1、招商方案的编写、打印； 2、签约合作协议的编写、制作打印。 安保组：1、确保本期活动（包括:会议、景点游玩、晚会）中所有人员安全； 2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作，保障所有人员人财物等安全工作 场地组：1、与公关组对接，联系酒店相关人员，负责对会议厅的安排； 2、负责活动前调试会议厅设备，及会场布置事宜 会务执行组：1、负责活动现场的电脑、投影仪、电子设备、灯光和音响等设备的调试、衔接与运作，保证设备的正常使用；

2、负责活动期间会场现场的布置，如:背景板、条幅、易拉宝、桌椅、矿泉水摆放、文件摆放

等（协调会场方，布置好背景、易拉宝、条幅等）；

3、负责会场PPT\\Word文件与设备的衔接、播放，保证文件的正常使用；

4、负责会场音乐、视频文件的衔接、播放执行，负责灯光和音乐的搭配、执行等，保证文件的

活动现场的正确使用、对接；

5、负责会务会场现场秩序的调控和管理（包括:主题演讲、论坛、洽谈签约等环节）。

晚会组：1、配合会务执行组对欢迎晚宴、会员联欢、惜别晚宴整体内容、流程的制定、执行（包括:晚会的人员接待、

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入场安排、签到、合影、座位安排、节目表演环节的衔接等）；

2、协助场地组完成晚会现场的布置，确保晚会现场环境装饰到位，以及晚会现场的音响、灯光

等设备的调试、运行，确保现场运行无误；

3、负责晚会中涉及到的道具、服装的制作，道具的布置摆放、服装的安排； 4、确认节目表演人员、表演节目内容，保持与节目表演人员的沟通协调；

5、负责节目表演人员、主持人的化妆、催场工作； 6、确认晚会主持人，保持与主持人的沟通；

7、协助安保组对晚会现场秩序的维护与管理，确保现场所有人员的安全，落实安保、

消防工作

4.3活动各小组工作节点

组别 策划组 任务流程 会务整体流程策划，部分物料、表单制作与设计 新闻采集，活动报道与回顾 活动组 会务各环节形式制定、流程指导执行 确定主讲嘉宾、演讲主题，与嘉宾进行沟通 联系旅行社，确定旅游事宜 客服组 邀约联盟会员，确认服务事宜 政府、媒体邀约 联系酒店，确定会员住宿事宜 提前10天 活动开始前10天 活动开始前10天 提前30天 活动中即时发布 提前30天 提前30天 时间节点 活动开始前20天 备注 前期进行策划工作，活动时进行新闻采集 确定之后与策划组联系，以完成各项手册 与策划组联系，提交酒店信息 招商组 活动前赞助支持的洽谈协商 活动方案形成的同时 与策划组核对招商方案 推广组 活动预告，活动新闻造势宣传 活动实时跟踪报道 活动回顾性新闻宣传 活动开始前2个月 即时 活动结束后1天内，持续2周回顾性宣传 全程参与，由新闻采集人员提供新闻稿件，借助官网平台以及微博平台宣传报道 交通组 负责会务车辆租用、调度 提前7天 -来源网络，仅供个人学习参考

场地组 与酒店方进行联系，负责场地布置事宜，包括灯光音响的调试等工作 后勤组 负责会前各小组所需物料统计，后勤组负责发包制作，到货确认、保存等 负责会务期间工作人员及联盟会员的就餐事宜 会务接待组 负责与会人员及嘉宾的接送机事宜 提前2天确定联盟会员及嘉宾抵达信息，以便安排接机事宜 与客服组和交通组进行协调 提前2天 提前2天各项物资到位 提前2天完成布置 与客服组进行交接，联系酒店方 第三章活动前操作内容 一、合作商家选择 合作商家承担活动中重要的后勤工作，故选择上应当严格谨慎。以下各项为合作商家选择要求及操作规范，其中旅行社为境外活动时使用，境内活动用会务公司即可。 1.1酒店 A、选择标准  第一选择为五星级酒店，有特殊情况则选择其他星级酒店，标准住宿条件为标准双人间（酒店可灵活更换房型）  根据活动预定人数，酒店能够有80—100的空余标准间并且在酒店房间调整调配上有灵活性方案以方便联盟会员对于房间需求的不同  酒店地址以交通方便为主要选择标准，靠近活动所要参观的旅游景点，离景点车程不超过1小时 B.协调事宜  活动期间，酒店自有物资、媒介的相关使用权及各布置地点、内容的沟通与支持  酒店大堂、会议室外公共区域的使用区域及使用范围沟通  联盟会员的入住、退房手续办理的协助与流程；叫早服务及具体时间 1.2旅行社

A、选择标准

 当地旅行社中有口碑和实力的正规单位作为首选，以5A、4A级旅行社为首选；

 旅行社的规模和经营管理模式。核实旅行社的注册资金及证件是否齐全；在当地或景区有无一定的出票及提供特殊服务能力；

尤其应当注意旅行社的经营管理模式，在管理上实行负责制；

 商誉。考虑旅行社的商誉对于旅行社而言十分重要。旅行社应当有可靠的偿付能力和履行合同的信誉。这方面的情况一般可从

有关的银行机构或通过特别调查进行了解；

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B.协调事宜

 接机/送机、接站/送站车辆安排，包括车辆类型、车辆数量、发车时间等；

 旅游景点的确定，旅游路线的制定及时间节点安排；

 旅游行程中的用餐方式确定及安排；  其他与旅游、交通有关的应特别注意事项。

1.3会务公司 A、选择标准

 查看会务公司的应用案例，只有经常成功的做大型会议策划、会议服务、会议接待的公司，才会得心应手，才更值得信赖；  因为会议策划的准备，要涉及到很多项目的筹备，看会议公司列出的单子是否清晰明确，报价是否合理，各个项目都要清晰合

乎标准。

a) 拥有高素质的礼仪人员，精通礼仪接待服务 b) 能够提供机动性车辆，以便于不时之需 c) 整体收费合理，服务态度良好 1.4物料公司  物料提供方（易拉宝、横幅等活动布置宣传物资制作）以靠近酒店为第一选择  选择制作速度快，质量优异并且具有一定的机动性以备在活动各阶段需要临时添加物资时可以进行紧急周转

1.5合作商寻找及沟通时间节点控制 至少提前一个月开始进行供应商寻找工作，做相应的询价，同在有条件的情况下，进行实地考察或其他方式考察，保证相应的服务质量。至少提前20天，完成供应商的选定工作，确定需由供应商完成的项目及费用，约定后期接口负责人及相应时间节点。活动前15天，双方对事项进展进行沟通，对酒店方，开始人数及房间数量沟通，保障酒店的相应接待能力；对旅行社方，进行人数与车辆沟通。提前7天，再次与酒店方进行相应的人数沟通，并对前期沟通事项进展进行追踪。对礼仪公司，开始逐步传送相应设计稿件及制作要求。提前三天，对三方完成最后一次沟通，所有准备工作应全部就绪，等待活动开始。二、活动邀约

活动邀约对象主要为参会嘉宾和参会企业家。

参会嘉宾由主办方负责或协助承办方共同邀约。参会嘉宾包括演讲讲师、社会名士及政府部门领导。参会企业家由主办方

及承办方共同负责邀约。

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2.1活动嘉宾邀约

A嘉宾标准

 该嘉宾的研究领域符合本次活动的主题；

 能够给企业家带来新的理念和知识，能够让到场企业家有收益；

 具备一定的知名度，所讲内容与企业发展有关；  在前三项的前提下，根据活动预算进行邀约。

B嘉宾沟通事宜

 将活动的相关时间、地点、主题、活动行程以邀请函的形式告知欲邀请嘉宾，与嘉宾确定能否出席；

 与活动嘉宾沟通宣传资料：高清晰个人照一张；高清晰工作照/演讲活动照2-4张；确切个人职位/身份详细介绍文字150-300

字；上台发言或授课的主题；

 与活动嘉宾沟通相关行程安排，并沟通是否需要进行针对性的安排，方便组委会进行相应的接待安排； C嘉宾准备物料  嘉宾介绍易拉宝/X架；嘉宾介绍PPT（简单）；  对于确定嘉宾，如有条件，官方网站进行相应介绍，DM单及活动手册上给予介绍、宣传。 D活动嘉宾介绍实例 樊登着名主持人 毕业于西安交通大学材料系，获得了西安交通大学材料系获工学学士学位和西安交通大学管理学院获管理学硕士学位，在大学期间获得过全国名校辩论邀请赛冠军，全国大专辩论会冠军等荣誉称号，曾主持过湖北卫视《财智时代》，安徽卫视《金点子行动》等地方台栏目，2002年后在央视主持节目至今，是中央电视台最优秀的节目主持人之一。 E嘉宾邀约稿写作要求：   务必得体大方，言辞恳切，明白清晰 内容等活动大致流程  F邀请函范例： {活动主题}邀请函 尊敬的（先生/女士） 中国先进的企业家组织——智慧中国企业发展联盟（以下简称联盟）将于20年月日至20年月日期间在举行第届大型活动，届时将有名来自海内外的会员参加，集众思，阔心境，交会员，悟天下。 在联盟数千名会员中，众多会员希望能够通过您的加入，为所有企业家带来新的思想和新的进步。在此，联盟特邀请您能够出席本届活动，给我们带来关于方向的知识与思想的课程/演讲，同时对联盟的工作进行指导。 活动信息：

时间：20年月日至20年月日 地点：省市酒店

主题：{活动主题及完整活动名称}

活动日程：

日期 时间点 活动环节 活动内容 说明活动的意义，活动能够给会员带来的收获 交代清楚活动的主题内容，及希望嘉宾所演讲的主题，会员邀请函需清楚交待课程时间安排、-来源网络，仅供个人学习参考

{具体日期} {具体时间} {活动环节名称} {对本环节的内进行相应的简略介绍} 再次诚挚的邀请您能够担任活动嘉宾，为我们带来全新视野、更大进步！

智慧中国企业发展联盟XXXX活动组委会

2.2媒体选择

 以活动举办地媒体为主要选择对象，扩大在当地的联盟品牌知名度；

 提前联系网络媒体，由联盟主办方提供新闻稿件；  对于到场媒体记者按照级别的不同准备好相应的红包；

 在时效性上对于电视媒体、报纸媒体以及杂志媒体的选择比例按照2:2:1的比例进行选择

2.3政府邀约  提前与活动举办地相关部门进行联系、邀约，确定到场嘉宾  具体联系可由当地企业家会员负责出面协调及接待  由于政府领导出席活动的特殊性，在活动邀约的抬头上尽量以公益性活动为主 2.4会员邀约 2.4.1会前通知  方式：电话、邮件或书面通知；  内容：时间、地点、参加人员范围、行程内容、会期、报到地点、注意事宜等；  注意：所发活动资料需落实有关负责人是否收到且已阅，并及时跟踪、记录进度。  统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、企业、职务，并最后按照其职务统计分类

 统计交通路线，到达时间与方式，安排接送，详细写清楚参会人员所述航班号、姓名、电话 2.4.2包装文案制作标准 

邀请函  阐明活动相关信息：时间、地点、主题  文案简洁流畅，突出举办此次联盟的目的与参会价值，呼应主题  文案与企业发展相结合，具有一定的高度与深度  适当对活动举办地的名胜古迹，进行文案描绘  传真函  阐明活动相关信息：时间、地点、主题  文字言简意赅，突出举办此次联盟的目的与参会价值  活动收益  告诉联盟会员通过联盟，能得到的最大收获是什么，明确收获的具体指向。  根据当期活动的特点，呼应当期活动的主题，对联盟会员进行活动受益的阐述。

 通过联盟当期活动设置的各个环节（如总裁游学团、共享汇、座谈会、实地考察等）阐明联盟会员从中得到的具体受益。

 结合当地特色风景名胜，阐述活动受益。

2.4.3参会收费

 明确收费人群及收费标准  细化收费用途、收费开支

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 会务费用尽量在活动开始前收取

2.4.4参会企业展示信息采集

 联盟为更好的为企业宣传，活动现场设置企业展示环节，

 企业将有机会把公司的企业文化、最新产品及信息以某种形式展示给大家

2.4.5企业家信息采集：

 联盟为更好的为企业宣传，将免费为参会企业制作一本《企业家风采展示录》，企业将有机会把自身的优势、需求及产品信息

免费制作在手册当中；

 参会企业活动前20日将完整的手册所需信息提交到承办方；

 提供企业家电子版清晰的个人照片，详细准确的个人文字介绍。电子版照片大小要求2M以上。

《参会企业家及企业风采展示手册》信息统计表

企业家姓名 企业家个人介绍 办公电话 电子邮箱 企业名称 企业网址 企业简介 重点备注：   请提供企业家电子版清晰的个人照片，电子版照片大小要求500K以上。 手册目录按照交费先后顺序排名，印刷精美的手册将发给每一位参会企业家及政府官员，充分宣传您及您的企业 联系人：XXX联系电话：186XXXXXXXXEmail: 性别 （限定字数100字以内） 手机 QQ/MSN 所在地址 所属行业 （限定字数200字以内） 2.4.6汇款信息  开户名称  开户银行 2.4.7参会回执  回执表单（如下为例）： 姓名 性别 职务 手机 邮箱 QQ/MSN 抵达时间 出发地 交通方式 离开时间 抵达地 交通方式 -来源网络，仅供个人学习参考

单位名称 □双人标准间□单人房 □需要□不需要 单位地址 住宿要求 代订返程票务 饮食要求 其他要求  明确参加联盟活动的方式

 明确联盟外联信息（联系电话、联系方式、网址等）

2.5招商洽谈

2.5.1会前筛选

 整理自有资源或其他可用资源；  从资源中选出适合当次活动的企业或单位；  确认是否认同创新联盟平台且有能力支持。 2.5.2洽谈  方式：电话、邮件或书面通知；  内容：时间、地点、招商方案；  注意：所洽谈事宜必须在活动前5个工作日确认，并及时跟踪、记录进度，以免影响到后续宣传制作；

 统计支持单位名册备案。 第四章活动中操作内容 一、接待环节 1.1会务接待整体要求 A会务人员形象要求  妆容 男士：利落短发，发质过软者须用啫喱定型 女士：淡妆、盘发  站姿 男士：两脚打开与肩同宽，两手靠背，右手握住左手手腕，左手轻轻握拳。收腹，昂首 女士：丁字步，双手放于肚几处，右手放于左手上，双肩打开，收腹，颔首

 坐姿

男士：坐于椅子2/3处，双膝并拢（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直 女士：坐于椅子1/2处，双膝并拢并侧倾（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直

 表情

保持8颗牙齿的标准式笑脸

B会务人员礼貌用语要求

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 问候：即直截了当的向对方问候。如：“您好！”“xxx小姐您好！”“xxx先生您好！”

 欢迎：欢迎您的到来”、“见到您很高兴”、“恭候您的来临”等。

 主动征询：多用于工作人员主动向宾客提供服务时。如：“xxx女士您需要帮助么？”、“xxx先生有什么需要的？”等。

 肯定应答：用来答复顾客的请求。例如：“好的，我知道您的意思”。

C交流：

 指引：在明确宾客要去的地点后，站在宾客的右前方，以标准的指引手势为宾客进行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五

指并拢，手腕伸直，使手与小臂连成一直线，肘关节自然弯曲，大小臂的弯度以140度为宜。  交谈：双方的距离70cm左右为宜，语言准确、精炼、使用礼貌用语，保持微笑。

1.2嘉宾接待

A接待要求  及时确定和落实嘉宾、讲师的个人基本信息、出行信息、食宿需求等相关必要信息；  跟踪、制作欢迎牌、胸牌、绶带，准备接送车辆、鲜花等物资；  会程中，指派专人全程贴身服务；时刻关注、解决嘉宾提出的合理要求及问题；  保持良好的服务态度，男女均着职业装，女士化淡妆，服务人员全程微笑服务；  使用统一、标准的礼貌用语 B具体服务  确定讲师及嘉宾的行程信息：交通工具、出发时间、抵达时间，出行人数、特殊需求等；  提前安排接机车辆，机动备用车辆（详见接机部分）；  提前制作欢迎物资：欢迎牌、绶带、鲜花、参会证件等；  提前在酒店接待区布置：拱门、欢迎横幅、嘉宾展示易拉宝等； 二、接机部分  需提前三天确认联盟会员名单及航班信息，确认到达时间：  安排接机人员（2人），礼仪人员（2）名、准备好接机所用物品如接机牌（2张）、指示牌（2张）；；  在会员所乘航班起飞前，接机人员进行短信/电话确认，是否出现航班延误/改签其他航班等信息；  航班抵达后，出站口中间偏左方位（以会员为基准）、右方位一人举接机牌，另一人微笑并拿过行李。

嘉宾、讲师的接机\\迎接注意事宜  针对邀约嘉宾（讲师）进行专人专责，负责嘉宾跟踪服务，确保嘉宾及时到场;  针对活动邀请嘉宾（讲师）的接机\\迎接工作必须要有鲜花与联盟特色礼品奉上，以示尊敬；  在嘉宾（讲师）到达活动酒店后礼貌询问嘉宾下一步的活动意向，并配合做好安排（用餐、休息等）。

接机信息表样表： 会员接机车辆安排表

编号：NO.J00001车号：开车时间：时分机场：

司机：电话：随车服务人员：电话：

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1 XX MU6666 MU5789 MU3456 北京 成都 济南 08:00 08:15 07:30 10:30 10:45 10:00 T3 T3 T1 是 延误 是 12点抵达 √ 2 XXX 3 XXX 三、签到部分 A. 嘉宾签到 B. 会员签到 C. 签到前准备事宜：  酒店外围环境的渲染和烘托，如条幅、盆景、指引牌等布置需提前一天到位；  接待小组就位；  提前将需要签到后发放给会员的物资进行分拣、分装；  所需物资：会员信息表、签到表、引导绶带、鲜花、签到笔、签到表、签到本、给会员的伴手礼；

 发放会员物资：欢迎信、手提袋（含活动手册、宣传手册、参会证、日程表、活动须知、联盟光盘、餐券等）、房卡。

D. 会员签到流程：  迎宾人员在酒店门口恭候会员的到来  接机车辆将联盟会员接至酒店门口，由签到引导人员将联盟会员引导至签到台  联盟会员出示邀请函或出示个人信息  信息核对人员核对联盟会员信息无误后，进行相应信息登记  物资发放人员根据联盟会员信息进行参会证、房卡、活动手册、手提袋等物资一并发放给联盟会员

 签到后引导人员将报到完毕的会员引导至电梯口，带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李 （注：每次活动依据活动安排对签到流程进行简单调整，保持大致流程，添加特别环节）E. 签到特别环节（每次活动待定） 该部分依据每次活动进行创意设定，本环节的制定要求在于能够让会员深刻记住本次活动，让联盟会员们感受到联盟在精心用心做好本次活动，为联盟会员创造温馨感人的活动氛围。 会员签到登记表（附加叫早选项）

1 张三 男 XX 西安 西安 8618 8618 2 李四 男 XX -来源网络，仅供个人学习参考

3 王五 男 XX 西安 8619 F. 签到服务事项

 明确各工作人员相关职责，会程期间，所有工作人员不做与会务无关的事宜；

 工作人员与酒店提前进行协商，在会场附近安排专用嘉宾休息室，请酒店服务人员协助，做好嘉宾休息室的茶水等服务工作；

 根据需要，提前布置会场，准备好桌椅、讲师台、音响、电子设备、嘉宾台卡、白板等硬件设施；

 提前作好会场软布置：易拉宝、欢迎横幅、鲜花等;

 提前确定、准备嘉宾发言所需要的物资，专人负责送递茶水、纸巾等。 G. 嘉宾签到服务事宜  指定嘉宾服务人员需做好信息确认工作，确保嘉宾信息的及时准确传达，以免出现误机、误课等情况发生；

 提前向嘉宾或嘉宾助理询问嘉宾对食宿方面的要求，以便于安排嘉宾的用餐与休息事宜；  在课程开始之前再次确认嘉宾演讲主题，以免主持人信息有误。 四、返程送机  工作人员提前与嘉宾或嘉宾助理进行联系，询问返程事宜，确定嘉宾返程时间及班次，以便安排送机事宜；

 在嘉宾返程后，工作人员发送感谢短信，对嘉宾的到来与精彩演讲表示感谢。 A送机注意事宜：  提前制定送机车辆时间表，在活动手册中体现；  工作人员在活动结束前提醒会员返程安排；  由一到两名工作人员在大巴前等候，引导联盟会员上车；  如有会员在活动结束当日不离开活动举办地，则由会员自行安排时间，不负责其返程；  在会员离开酒店返程后，会员服务组需给会员发送短信息，感谢其来参加本次活动，希望我们的活动能够给他/她带来更大的

收获。 B送机时间安排表 1 9：00 酒店大堂 2 12：00 酒店大堂 3 14：00 酒店大堂 4 16：00 酒店大堂 -来源网络，仅供个人学习参考

五、课程环节

5.1课程现场注意事宜：

 讲师和嘉宾由专人专责，确保及时准确的迎接讲师及嘉宾的到来，避免出现无人接待的现象；  讲师和嘉宾所讲内容需提前与其进行商定，并约定好大概的课程时间，由讲师及嘉宾合理安排；

 讲师和嘉宾在课程准备上如需要运用到现场设备（比如视频、PPT、U盘等）由指定服务人员联系好设备技术支持人员提前

进行好设备调试，以备出现临时性状况；

 讲师和嘉宾可能需要到的现场道具要提前与之沟通并尽快进行相关采购

5.2课程前准备事宜：

 联盟会员到达前工作人员检查学习教室灯光、音响、麦克风、投影仪、白板等设备是否有故障、学习当天讲台需布置鲜花，座位需提前布置好方便会员查找，每个学员桌前需备好纸笔以便会员使用  贵宾室的准备，需要提前与酒店协商解决  宣传物料的布置  人员安排：现场布置（1名）主持人（1名）、礼仪人员（四名）、助教（8名）音响师（1名）、、摄影师（2名）、摄像师（2

名）、现场记者（1-2名） 5.3课程环节会务人员职责分工： A场外协调：  上课前布置教室现场环境，上课中掌控各个节点的进度  全程手机随身携带并保持通讯畅通 B主持人：  课前与讲师及会籍经理沟通配合事项及节点，掌控销售环节节奏；  讲师上台前欢迎致辞，调动学员学习气氛；  随时准备舞台一切突发状况的应急处理。 C助教：  上课前在教室门口列队等候学员到场，引导会员学员入场坐定，回到各自所负责的组中；  帮助会员学员在课程中获得更大的收获并提供茶水等更换服务；  作为机动人员配合讲师现场教学的需求完成课程需要； D音响师：  与各讲师及嘉宾沟通课程氛围，课中适时插播音乐烘托；  活动前一天调试教室场地音响设备，确保零差错；  活动当日保证自己的时钟与会场时间一致，提前十五分钟入岗；检查好视频、音频，做好电脑调试。

E灯光师：

 活动前一天与场地管理人员沟通灯光设备使用方法，以可递进使用灯光为宜。

 在上课过程中适当调整教室的光线烘托现场气氛；

F礼仪：

 四名：2名在门口候场，2名进行指引；

 候场礼仪，专业大方的微笑，保持70分贝的声音向嘉宾问好；  引领嘉宾礼仪，走在嘉宾前方70cm处引领，保证步伐平稳；

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 课中为讲师展示课件辅助道具；

G摄影、摄像师：  全程录制、拍照；

 签到高峰期、授课开始时、视频中，签订合同时重点拍摄；保证出彩的地方有放大记录。

 尽可能多的对会场的整理以及细节都做好素材采集工作以备后期的运用；

F现场记者：

 在课程休息或者结束阶段对讲师、嘉宾以及联盟会员进行参访；

 采访主题针对联盟发展，课程延展等方面，活动前一周内由活动小组商讨制定。

5.4课程所需物资：

 课程安排表

 会场设施：桌椅、电子设备、音控设备、标语布料、易拉宝、X展架、纸张、签字笔、铅笔等  讲师授课：白板、白板笔、盒装纸巾、湿巾、PPT等 课程安排表范例 1 X月XX日XX时 XXX XXX 2 X月XX日XX时 XXX XXX 5.5课程学习流程： 《课程工作人员岗位流程表》见附件十一 六、项目推介环节 项目推介是联盟活动的固定环节，基本设定为每次活动进行一场半天共享活动，具体时间安排依据活动而定。本环节在设计初主要是为了给广大的会员企业家提供一个分享、展示与合作的平台，我们希望通过这个平台，会员企业家能够找到自己感兴趣的，或是志同道合的朋友，或者是有前景的项目，或者是融资的机会。在项目推介环节中，借助PPT以及视频等手段企业家们对自己的企业或重点项目进行介绍，明晰项目可能会产生的效益前景，感兴趣的会员可以对共享会员进行提问或者是在进行相互之间的联系，以期达成彼此的合作。 6.1项目推介会主题内容 6.2项目推介具体流程安排

工作人员准备 活动/联盟相关视频 意见单/赠言簿/电子设备 现场/礼仪/助教 -来源网络，仅供个人学习参考

主持人热场 分享人A 主持人 A B D 钟 时间30分 时间30分钟 分享人B 茶歇 分享人D 与酒店沟通 时间30分钟 主持人结场 （注：时间点以每次活动具体安排为准进行设定） 《意见单样表》（见附件五）；《项目推介报名表》（见附件六）、《项目推介会安排表》（见附件七）； 6.3项目推介要求  参加项目推介会的企业家需在活动举办前一天提交申请，并提交分享资料；  工作人员需提前与酒店方协调，提前一天进行会场布置、确认灯光和音响的到位情况  提前对助教人员进行培训，学习配合主持人及宣讲人调动会场气氛、收集会员意见单及赠言簿，并为联盟会员提供会场服务

序号 1 工作人员 职务 主持人 助教人员 职责分工 负责项目推介的开场暖场，会员上台，中途茶歇之后的暖场 助教配合主持人进行暖场活动，调动会员的兴趣；同时对各自负责的会员小组进行学习上的辅助以及会务服务；负责意见单和赠言簿的发放与收集整理 3 人数 1 8（暂定） 2 礼仪人员 摄影人员 摄像人员 现场控制 负责引导会员入场，以及会员达成合作时候的意向签约服务等 采集项目推介会现场新闻素材，拍摄新闻照片 采集项目推介的视频素材，以留作后期宣传制作材料 负责项目推介期间PPT及所需视频、音乐的播放工作，负责与酒店方协调舞台布置，确认灯光和音响的到位情况。 1 2 1 4 5 6 6.4项目推介环节所需物资

物资 用途 数量 使用人 -来源网络，仅供个人学习参考

意见单 赠言簿 项目推介会报名表 收集会员对联盟及项目推介的意见和建议，帮助联盟改进工作，促进发展 留下会员对联盟的赠言和祝福，增强荣誉感与归属感，同时留作宣传素材 提交会员的项目推介申请，方便工作人员共享内容有一个前期物资准备 200 30 20 13 会员 会员 会员 工作人员 项目推介会流程表 让工作人员了解项目推介的具体流程，做好各自负责的工作任务，保证共享汇的质量 激光笔 笔记本电脑1 笔记本电脑2 U盘 话筒1 话筒2 话筒3 矿泉水 会员介绍项目时的PPT指引工具 播放联盟相关音频、视频用 播放会员项目PPT等资料用 资料存储使用 主持人使用 上台分享的会员使用 台下提问使用 1 1 1 1 1 1 1 200 会员 现场控制 会员 工作人员 主持人 会员 会员 会员 七、商务环节 商务环节是联盟各项活动的必备环节。既是联盟活动有别于其他企业家交流平台的特色之一，同时也是实现联盟平台核心功能的一种方式。通过在活动中设立、固化并凸现商务环节，直接有效地实现联盟为企业会员搭建资金与项目对接的功能。 商务环节主要由商务布展和签约仪式两个环节构成。 7.1商务布展 主办方免费为参会企业提供个体宣传空间，让会员企业把产品以实体化的形态展现给各行业的企业家，增进企业相互沟通。

A布展整体要求  与活动现场同在一个区域，属会场内展区；  有充裕的可供多家企业展示的空间，面积不小于20平方米；  具备灯光、电源等布置条件；  活动承办方提供展台  布展企业自带产品展示所需物资，承办方只提供电源；

 所有展区应在签到当天布置完毕；

 企业参展期间，自行安排工作人员介绍产品及看管物资

B联盟总部布展：

每次活动布展环节均需为联盟总部单独设立商务展台，作为联盟形象展示暨现场合作咨询使用。具体布展要求如下：

 承办方需安排固定、醒目位置为联盟总部展区；  联盟总部展区应比参会会员企业布展区域开阔且独立；

 总部派专职会籍顾问在展区提供咨询服务；

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 总部自行准备布展物资，所需物资包括（系统手册、商业协议、商业计划书、会员礼盒、品牌形象手册、宣传DM单、杂志及

电脑视频展示）。 C参会企业布展：

参会企业必须是经国家认证的正规企业且可在活动期间提供三证；有具代表性的自有产品，新能源或具地方代表性产品的企业优先。

参会企业的参展流程如下：

 参展企业接到通知3个工作日内，提交企业信息、参展产品详细信息及参展优势；

 承办方设立专门人员以公平、公正的原则进行审核；

 承办方2个工作日内将审核结果公布并归档，通知审核通过企业参展；

 通过审核参展企业活动期间提供企业三证备案；

 审核通过企业将参展所需带入会场物资登记造册，会议开始一周前上报承办方备案；

 活动签到当天，参展企业布展，欢迎晚宴前布展完毕

7.2签约仪式 针对活动中达成合作意向的合作案，联盟活动中特设立签约环节，为合作双方提供签约展示及服务。

A签约合作类型  联盟总部与城市服务中心、活动承办方的签约；  政府与企业家之间的投资项目意向签约；  会员企业家之间商务合作意向签约。 B签约流程 C签约准备物资 签约台、协议书、签约笔、签约桌花、室内礼炮、庆祝用红酒及酒杯或香槟塔 八、旅游环节 8.1旅游景点的选择标准：  活动当地的代表性景点；与酒店的距离，乘车时间不超过1小时；  在活动中最好能插入可以切入本次活动主题的活动，以保持活动中的意义性；  如在条件允许的情况下可以将学习课程搬到景区场馆进行讲述。 8.2旅游前准备事宜：  提前与旅行社进行联系，确保在指定时间内旅行社大巴到达酒店，提前30分钟，等待会员上车；

 提前告知联盟会员随车人员以及导游的联系方式，以防止会员在走散后能够及时与随车人员及导游进行联系，顺利归队；

 人员安排：随车人员（每车安排2名）、陪同导游（每车安排1名）、摄影师（1名）、摄像师（1名）；

8.3工作流程：

 随车人员迎接会员登车，检查人员是否到齐，出发前往目的地；

 在行驶途中，随车人员/陪同导游向会员介绍本次旅程的目的地及大致情况，并积极调动气氛；

 游览景点时，全员合照,游学组负责安排好会员与嘉宾的组织工作配合好影相采集工作。

8.4人员分工：

 陪同导游：在旅途途中，陪同导游进行介绍目的地的相关情况，并积极的调动车内的气氛，以免旅途太过于枯燥及乏味；

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 随车人员：协助导游对联盟会员进行秩序维护，提醒联盟会员遵从导游安排，避免出现掉队、走散的情况发生；在旅途途中，

可播放联盟相关视频宣传片；

 摄影摄像：做好对素材的收集与整理，以便于后期的新闻宣传。

旅游流程表（例表）

X月XX日 会员 会员 X月XX日 《旅游车辆及随车人员安排表》见附件九 九、晚宴部分 为更好的为会员们提供更多的沟通交流的机会，联盟每项活动安排欢迎晚宴和欢送晚宴。欢迎晚宴为会员洗去一路奔波的风尘；欢送晚宴为即将分别的会员们提供一个临别相赠情谊的机会。 10.1晚宴准备工作  布置晚宴现场，背景板的安装，灯光与音响的调试和现场播放音频、视频的准备；  与酒店方进行沟通，安排晚宴桌椅，确认上菜时间；  主持人着正装上台，得体大方；能够带动全场气氛，但不要过于跳脱，以稳重为大方向；  主持稿突出本次活动的主题；不要太长，简洁但有力度，把更多的时间留给联盟会员。 10.2欢迎晚宴流程 工作人员进行引导联盟会员至相应座位。 会员 欢快 联盟宣传片、联盟全年活动片 桌牌 提前先安排好相应的座位 开场节目 节目表演演员 节目音乐 无 视节目而定 符合活动主题的节目 活动负责人登场 联盟会旗落地XX 活动负责人发言 本次活动负责人 晚宴开始 做欢迎词 活动负责人持会旗上场，由本次活动负责人为其披上战袍 本次活动 话筒 上菜 做祝酒词宣布活动正式开始 -来源网络，仅供个人学习参考

敬酒、留影 晚宴结束 欢快 联盟宣传片、联盟全年活动片 10.3惜别晚宴流程：

10.4特色版块 本部分依据每次活动具体情况制定，要求能够打动联盟会员，给他们打来惊喜与感 工作人员进行引导会员至相应座位。 开场节目 桌牌 提前先安排好相应的座位 节目表演演员 节目音乐 无 视节目而定 之前幕后提示告别晚宴多少时间后正式开始，正式开始后先暗灯 动。 10.5用餐部分注意事宜  除会员家宴、惜别晚宴以及旅游用餐外的活动用餐均为自助餐，就餐方式采用主持人登场 节目 会旗传递至XX活动负责人， 助教团队 XX活动负责人 永远是朋友 活动主题 待定 回顾视频 会旗 对本次活动进行概述 向全场展示会旗，助教团队将会旗传递至本次活动总指挥，并发表简短讲话，活动总指挥将会旗传递至联盟代表，XX活动的负责人上场，从联盟代表手上接过会旗餐券发放的形式，餐券需标明用餐日期并加盖公章，餐券过期作废；  如有会员选择外出就餐，一律自理，组委会不负责其外出部分；  自助餐需提前与酒店方联系，确定 正式开席 轻快音乐 XX活动主题定格画面 上菜迅速 会员间的互相合影 餐券的使用方式、结算事宜；  旅游餐部分与旅游社进行协商。 附：活动流程列表（时间点根据具体情形待定）： 时间 内容 地点 参加人员 物料 -来源网络，仅供个人学习参考

接机人员接机； 全天报到 全天酒店大堂等候，服务联盟会员签到（收费），发送会议资料、日程表、房卡、纪念品等。 XX机场（届时视实际情况而定） XX酒店 与会人员、会务组 接机牌、签到表、签到本、会议资料、日程表、房卡、POS机、纪念品等 宴厅布置用品 其他用品 19：00—21：00 在酒店内举行会员家宴 会务组准备情况碰头会，会务人员为酒店宴会厅 与会人员、会务组 21：00—22：00 确保整个行程顺畅进行，作再次梳理和确认。 地点需确认 会务领导、会务组 8：00 叫早 酒店自助餐 联系酒店安排叫早服务 按照联盟会员要求进行叫早，签到时登计 8：00—9：00 早餐 全体与会人员、会务组 主席台鲜花、台卡、指示牌、会议纸笔、9:00—10:30 资源整合 会议厅 主持人： 主讲嘉宾： 音响系统、投影仪、茶水服务、欢迎布标、会议录音及备份、会议摄像摄影等 10：30—10：45 10：45—12：00 12：00—13：00 13：00—14：00 茶歇，摄影留念，交流 课程 午餐 午休 摄影留念自由安排 会议厅 酒店宴席 客房 全体与会人员 主持人： 主讲嘉宾： 茶歇，摄影 主席台鲜花、台卡、指示牌、会议纸笔、 14：00—15：30 课程 会议厅 主持人： 主讲嘉宾： 音响系统、投影仪、茶水服务、欢迎布标、会议录音及备份、会议摄像摄影等 15：30—15：45 茶歇，摄影留念，交流 茶歇，摄影 -来源网络，仅供个人学习参考

15：45—17：00 课程 会议厅 主持人： 主讲嘉宾 17：00—18：30 18：30—21：00 晚餐 项目推介环节 主持人： 共享嘉宾 8：00 叫早 会议厅 摄影留念自由安排 会议厅 酒店自助餐 会议厅 联系酒店安排叫早服务 主持人： 主讲嘉宾： 按照联盟会员要求进行叫早，签到时登计 9:00—10：30 10：30—10：45 10：45—12：00 12：00—13：00 13:00—17：30 课程 茶歇，摄影留念，交流 课程 午餐 课程 全体与会人员、会务组 茶歇，摄影 主持人： 主讲嘉宾： 与会人员 主持人： 主讲嘉宾： 主持人： 主讲嘉宾： 18：00—20：00 项目推介或资源对接 会议厅 7：30 7：30—8：30 白天 12：00—13：00 19：30-22:00 20：00-20:30 叫早 早餐 游览景点 午餐 告别晚宴 传旗仪式 酒店自助餐 与会人员、会务组 与会人员、会务组 与会人员、会务组 与会人员、会务组 与会人员、会务组 与会人员、会务组 统一叫早 摄影、摄像 旅行社旅游餐 会议厅 会议厅 摄影、摄像 7：30—8：30 当日不叫早 早餐 -来源网络，仅供个人学习参考

12：00之前 散团，会员们踏上归途。 第五章活动后期工作

一、活动清理

1.1会场清理

 收好所有会议用物资，若发现会员遗漏东西应及时送还；  对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏、丢失，若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并及时追究责任，待检查完物品后将物品收好放回原来位置。 1.2舞台清理  相关工作人员在会议结束后应关闭并收拾好电脑、音响、话筒、激光笔等设施，保证所有设备安全完好，不出现破损等现象，对舞台布置项目中需要付费的则对其合格程度进行检查若完全合格则按事先商量好的价格付费若效果不是很好则可跟供应商商量适当降低价格；  如活动仍需要该会议厅，则设备在检查无误后，留人看守。 二、活动结算 2.1物资回收及交接 在活动结束后，将活动中各类物资进行汇总，将可利用物资进行回收，按照物资清单进行分类、带回公司存放，以备下次活动重复使用，降低活动成本。 2.2财务结算 活动结束后，由财务人员对当期活动中的收支进行结算，制定财务报表，留作下期活动参考，同时作为数据帮助活动成果分析。

2.3新闻发布 活动结束后，相关工作人员立即对当期活动进行回顾式新闻报道，分别就活动全程、项目推介、总裁游学团、晚宴进行板块性报道，深层次挖掘联盟的实力与魅力，同时，影视人员制作活动回顾视频，及时上传官方网站进行进一步的传播发布。

三、活动总结  例会总结，每期活动结束后，所有工作人员须参加例会，由各小组主管人员对活动中各块分工事宜进行总结性发言，提出不足，

例会做好会议记录，以便于活动完善。  个人总结，活动结束后，每位工作人员均须提交一份工作总结，针对本次活动中的工作，作一定的梳理性报告，进行一次全面

系统的总检查、总评价、总分析、总研究，认真分析成绩与不足，提交活动建议和意见，弥补活动中存在的不足之处，促进活

动的完善。

 为方便活动总结，归纳工作人员意见，特制作活动总结表单，让活动总结更为清晰的表现出来。

联盟活动总结 月日 -来源网络，仅供个人学习参考

姓名 自我总结 活动小组 活动职务 对活动的建议 一句话总结 四、下期活动准备 在完成当期活动总结之后，在活动总结的基础上，对活动内容及形式进行合理规划调整，由策划部开始进行下期活动准备工作，大致准备流程如下： 第六章联盟主体活动差异化操作说明 6.1新商界·益友汇 “新商界·益友汇”活动是智慧中国企业发展联盟旗下运作的项目之一，主要以联动中国企业家为目的，致力于搭建企业家之间的交流学习平台，活动的主要开展方式以当前主流的游学模式为主，并在其基础上进行创新。与智慧中国·智慧城市活动的区别在于，新商界·益友汇更多的是为中国企业家提供服务和帮助，以学习交流为主，在会务操作时更侧重于活动本身的学习与放松特性。

6.2智慧中国·智慧城市 “智慧中国·智慧城市”活动是智慧中国企业发展联盟旗下的另一大项目，本项目与新商界·益友汇的区别在于它是面向政府的一项商务型活动，是政企联动项目，通过为政府和企业搭建沟通平台，来实现政企双向交流，实现政府、企业家、中创联三者之间的共赢。同时，本项活动也是变相的地方政府项目招商会，但同样在活动中我们会安排有企业家的学习、考察活动，在商务活动中插入学习元素。本项活动在会务操作中应注意的是政府规格的严谨性、会务执行标准的严格化，能够与政府级别的活动想对应。

第七章附件 附件一：活动现场工作人员联系表

序号 1 大组 指挥中心 小组 姓名 职责 联系电话 总指挥 -来源网络，仅供个人学习参考

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 现场控制 交通组 场地组 活动组 礼仪组 签到组 推广组 会务接待组 客服组 财务组 策划组 （活动前期进行策划，活动进行时主要为新闻采集、影像采集） 会务秘书 会场总监 应急处理 财务负责 摄像师 摄像师 摄像师 摄像师 照片拍摄 照片拍摄 嘉宾邀约 嘉宾邀约 嘉宾邀约 接机组 会员游学组 活动推广 机场引导 机场引导 会员签到 费用收取 物资发放 礼仪接待 礼仪接待 车辆调度 场地布置 主持人 助教 助教 讲师服务 会务服务 -来源网络，仅供个人学习参考

30 31 32 33 后勤保障组 安保组 会务服务 音响控制 餐饮协调 说明XX地区工作人员：共X人XX地区工作人员：共X人 总计XX人 注：具体人员职能依据活动节点分工可身兼多职。 附件二：物资详单 1 2 接机牌 紧急支援车辆 接机 接机/送机 3 4 5 6 送机车辆时间表 黑色水笔 会员接机信息表 礼仪人员服装 送机 接机 接机 接机/送机 7 8 9 10 11 引导人员绶带 会员信息统计表 签到表 会员房间统计表 房卡 签到 签到 签到 签到 签到 4 1 1 1 1 2 2 1 2 2 昆山设计，XX制作 追踪车辆到位情况 电子表格，XX打印 XX采购，接到后打勾 电子表格，XX打印 （自带/租用） 电子表格，电脑上 电子表格，XX打印 电子表格，XX打印 提前与酒店进行沟通，拿到房卡 200 12 13 14 15 16 会员参会证 餐券 手提袋 移动POS机 打印机 签到 签到 签到 签到 签到 参会证打印及封套购买 昆山设计，XX打印 XX制作 北京带至XX 租/借，用于打印各种表 200 1 1 -来源网络，仅供个人学习参考

格 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 笔记本电脑 点钞机 收据本 联盟活动手册 联盟手册 联盟光盘 签到笔 领导题词本 嘉宾胸花 黑色水笔 签到台易拉宝 嘉宾迎接鲜花 嘉宾休息室 笔记本电脑 U盘 项目推介会主题PPT 嘉宾宣传PPT 33 共享会项目流程表 会场 3 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 签到 会务 会场 会场 会场 1 2 300 200 300 10 1 10 200 3 1 4 3 带至XX 带至XX 昆山印刷，带至XX 带至XX 快递至泰安 XX采购，领导题词用 XX采购 XX采购 XX采购 昆山设计，XX制作 酒店提供/自行购买 酒店提供 学习部分 用于资料存储及备份 主题画面 根据前期报名及现场报名，统计，打印 34 35 共享会报名表 项目主体易拉宝 嘉宾宣传用易拉宝 会场 会场 15 电子表格，XX打印 设计，XX制作 2组 36 37 38 39 40 白板、白板笔 矿泉水 速写板 湿巾纸 抽纸 白板笔1包 会场 1200瓶 课程、旅游全程 100 会场 会场 10块 用于讲师进行擦汗、擦手 会场 2包 用于讲师进行擦汗、擦手 -来源网络，仅供个人学习参考 会场

41 42 43 44 45 46 激光笔 讲台鲜花 会场横幅 讲台 高脚椅 无线话筒 （备用电池） 47 48 合影留念安排表 随车人员嘉宾通讯录 49 50 操作手册 笔记本电脑配无线网卡 51 摄像机（配件） 准备 5 准备 准备 10 2组 会场 会场 2 6 会场 会场 会场 会场 会场 会场 2 2 2 2 4组 带至XX 酒店提供 XX打印 按照车辆安排表，进行打印 打印 带至XX 北京3台、昆山2台，带至XX 52 放录机 准备 准备 准备 准备 1 用于现场素材导出，回顾制作 53 54 55 56 数码相机（配件） 联盟会场背景板 工作人员工作证 领导行程信息统计表 2 1 40 1 带至XX 昆山设计，XX制作 昆山设计，XX制作 XX打印 57 媒体参会信息统计表 准备 1 XX打印 58 59 设备清单 电源线、音频线、视频线 准备 准备 10 XX打印 3 带至XX 60 移动存储设备 视频编辑 -来源网络，仅供个人学习参考

61 空白可刻录光盘 视频编辑 62 视频编辑用笔记本电脑 63 工作衫 视频编辑 1 20 XX采购 带至XX 注：其它活动需要物资依据每次活动安排另行添加

附件三：接机表

会员接机车辆安排表 编号：NO.J00001车号：开车时间：时分机场： 司机：电话：随车服务人员：电话： 1 张三 MU6666 北京 08:00 10:30 3 是 12点抵达 √ 2 李四 MU5789 成都 08:15 10:45 3 延误 3 王老五 MU3456 济南 07:30 10:00 3 是 附件四：签到表 XXXX联盟报到信息表 1 张三 男 西安 西安 西安 8618 8618 8619 2 李四 男 3 王五 男 单 附件五：会员意见单

会员意见-来源网络，仅供个人学习参考

姓名：__________公司：___________________联系方式：______________ 您是否已经是联盟的会员？ 您对联盟的第一印象？ 您是否有意成为联盟成员？ 是□ 否□ 眼前一亮□ 有兴趣□ 印象不深□ 毫无兴趣□ 是□ 否□ 联盟工作人员服务 入住酒店满意度 讲师满意度上午 讲师满意度下午 您是否会向身边的朋友推荐联盟？ 非常满意□ 满意□ 一般□ 过得去□ 不满意□ 非常满意□ 满意□ 一般□ 过得去□ 不满意□ 非常满意□ 满意□ 一般□ 过得去□ 不满意□ 非常满意□ 满意□ 一般□ 过得去□ 不满意□ 是□ 否□ 您想听到关于什么主题的课程？ 在本次联盟中，您最期待/喜欢哪个环节？ 项目推介中，您印象最深的项目？你是否会考虑参与该项目？ -来源网络，仅供个人学习参考

您这次联盟活动的收获？ 您对联盟的宝贵建议： 附件六：项目推介会报名表 项目推介会报名表 姓名 职务 共享主题 单位 联系电话 共享物资（如PPT） 需要物资（如激光笔） 报名须知：    项目推介会推介主题不限，内容合法，无敏感主题出现； 请如实申报单次共享者人数以方便主办方进行合理分配； 请标注出共享环节所需要的物资，以便主办方在可安排的前提下尽量满足参与共享者的需求； 报名截止时间：XXXX年XX月XX日XX：XX，咨询电话：XXXXXXXXX 附件七：共享汇安排表 -来源网络，仅供个人学习参考

附件八：助教团队安排表

讲师：课题：时间：

主持人 白板书写 讲师引导 讲师茶水 讲师教具 列队欢迎 引导入场 节目表演 现场布置 音响设备 现场摄像 助教（1-20桌） 张三 李四 王五 附件九：旅游车辆及随车人员安排表 司机姓名 随车导游 随车人员 XXX XXX XXX 联系电话 联系电话 联系电话 车牌号 车辆编号 xxx 01 备注 序号 1 联盟会员 张三 联系电话 -来源网络，仅供个人学习参考

2 李四 3 王五 4 任六 附件十：活动安排例表（以“新商界●联盟”活动为例）

X月X日 X月X日 全天 上午 下午 晚上 各地会员抵达XXX，办理报到手续，正式开启联盟之旅。 新商界●联盟PART1讲师：xxx主题：xxxxxxx 新商界●联盟PRAT2讲师：xxx主题：xxxxxxx 活动 新商界●联盟PART3讲师：xxx主题：xxxxxxx 项目推介会PRAT4为会员架设商机合作平台，实现项目与资金的完美对接。 共享会：延续项目推介的热烈讨论气氛，联盟会员深入接触。 参观当地知名景点或企业xxx，与当地企业家举办座谈会。 参加惜别晚宴，与新老朋友举杯话别，共商合作共赢。 本届活动正式结束，各地会员踏上返程之路，期待下次相聚。 附件十一：课程工作人员岗位流程表 X月X日 上午 下午 晚上 X月X日 上、下午 晚上 X月X日 上午 场地布置/音响设备 场地/音响设备需在前一天进行整理 抵达上课地点，开始进行最后一次沟通，整理仪表仪态及精神状态 列队欢迎及引导入场人员就位，准备开始欢迎学员入场 音乐开始响起 登场，欢迎各位会员 正式进入课程 助教团队 助教团队 音响设备 主持人 助教团队、讲师、音响师、灯光师 上半部分课程结束，休息，进入茶歇时间 -来源网络，仅供个人学习参考

助教团队 主持人 助教团队、讲师、音响师、灯光师 主持人 列队欢迎及引导入场人员就位，准备开始欢迎学员入场 登场，欢迎各位会员 正式进入课程 课程结束，主持人通告相关信息，引导会员离场

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