学生会秘书处部门规章制度

为加强学院学生会的印章管理，使学院学生会的印章使用更加程序化、规范化，维护公章的严肃性和权威性，同时确保用印无误，避免由于印章使用违规而造成不必要的损失，特制定本办法。

第一条 学院学生会的印章由学院学生会秘书长保管。

第二条 学院学生会办公室实施用印登记管理制度，对用印事由、用印部门、批准人、经办人、用印日期等进行详细登记备查，责任到人，以备核查。

第三条 使用印章前，申请人必须向学生会秘书长提出申请，如所需盖章的文件为普通文件，秘书长可直接批准使用，如文件为重要文件，应由秘书长上报学院团委书记审核、同意并签字，才能使用印章。使用完毕必须在登记表上做好登记。

第四条 印章借用后，使用者不能随意乱放，借用时不得将印章携带出团委学生会办公室使用。使用者得到同意使用印章，使用后必须马上归还。印章遗失或损坏，必须及时上报。

第五条 印章应加盖在发文日期中间偏上位置，齐年盖月，上不压正文，要求端正、清晰。

第六条 印章相关负责人员必须认真负责，严格遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。

第七条 严禁未经主管领导（学院团委书记）审批批准擅自加盖印章，严禁在空白介绍信、单据或空白纸上加盖印章。严禁使用伪造印章。

第八条 违章行为一经发现，学院团委将追究当事人和主管负责人的责任，并有权责成违法者承担由此造成的民事、经济法律后果。对伪造印章或使用伪造印章者，除追究当事人和单位主管负责人的行政责任外，还将依照国家有关法规查处。

第九条 本办法由学院团委学生会负责解释。 第十条 本办法自公布之日起实行。

学院学生会财务管理制度

为了规范学院学生会财务管理，便于经费的管理和正常使用，特制定本制度以保证学生会内部报销工作有序进行。

一、经费报销申请制度：

1、学生会在每次举行活动前，各部门都根据各自费用预算提出申请，并交给学院团委书记审批，经批准后方能报销。如遇到突发情况无法提前递交申请，需先通知学院团委书记得到批准后，可以在事后补办申请。

2、具体申请程序：由学生会各部门部长持活动计划书和活动预算方案，向学院团委书记拿经费报销申请表，经老师审批后，向学生会秘书长确认。

二、经费报销制度：

各部门必须对有关活动的开支作统计。统计结果一式两份，一份由该部门自行保管作留底，另一份连同所有发票或收据由各部门的正部长交给秘书处进行报销。 具体报销程序：

1、要报销的发票或收据背面用黑色钢笔以下列格式填写有关内容： 用途： （发票用途） 经手人： （具体经办这笔经费的干部）

证明人： （经手人是干事有部长当证明人，经手人是部长有主管副主席

当证明人）

2、每张需报销的发票或收据必须与相对应的报销申请表装订在一起上交。

3、如果该活动持续时间在一个星期内的，上交时间为该活动结束后的该星期内；如果该活动持续时间超过一个星期，上交时间是该活动结束后的两天内（节假日时间顺延）。 4、各部门部长需在规定时间内将发票或收据亲手交给秘书长，并在帐簿上签字核实。 5、经秘书处审批，在确保发票或收据的金额、内容与报销申请表上所写一致并每张发票或收据都注明经手人和证明人后，秘书处财务管理人员根据各部门实报金额进行记录。 6、由学生会秘书长从学院学生会经费中向各部门正部长支付报销费用。各部门正部长必须核实并签字后方能领取金额，再由正部长负责将金额返还给其部门成员。

三、财务管理制度：

1、设立一个银行帐号，存入学院学生会经费，由学生会秘书处的财务管理人员专门管理。 2、学生会秘书处设两名人员专门负责学生会的财务管理，包括正秘书长和一名副秘书长。财务管理人员需定期进行财务管理学习。 3、学生会办公室设立一帐簿来记录学院学生会的收入和支出，由财务管理人员进行保管并认真填写好学院学生会的收入支出情况。

4、设立帐簿同时，学院学生会的收入支出情况也要制作电子版财务表，以便保管财务记录情况。

5、学生会办公室定期做好财务计算，并向学院团委书记汇报财务收入支出的情况。 6、帐簿和电子版财务表除向学院团委书记和学院学生处公开外，一律由办公室保管好，不对外公开。

财务制度的建立是为了更好地配合各部门的工作，规范财务管理。本制度自公布之日起施行，希望各相关部门仔细阅读上述财务制度，并积极配合执行，使学生会的内部运作更有效率，使财务管理更明确、清晰。

档案管理制度

1、 学生会档案是学院学生会随着成员管理、教育培训、活动组织等工作的开展而积累的文

字资料，是学生会工作的历史证明，是学院学生会至关重要的公共财产，档案内容不得随意公示、复制。

2、 学院学生会的各项档案由秘书处分类管理，每学期末，秘书处要对档案进行整理，配合

学生会的各项评优工作。

3、 各部门可根据工作需要向秘书处借阅有关文件，但不得将有关文件做非工作之用。 4、 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁、不得在文件上乱涂乱写，并且及时归还，

不得遗失。 5、 借阅手续：

（1） 各部副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以书面形式告知秘书

处备案。

（2） 秘书处作好借阅档案的登记手续，将责任落实到个人。 （3） 借阅时间不得超过一个星期（主席团同意可适时延长），延期归还者，由秘书处

给予口头警告、批评。

（4） 复制文件必须征得秘书长的同意。

6、 外单位借阅学院学生会工作档案，需向秘书处提出书面申请，并经学生会主席同意后方

可，秘书处要对外借档案作好外借登记，外借期限为一星期。 7、 外借挡案不得为档案原件。

秘书处文件管理制度

1、 秘书处需定期上学院学生会内部邮箱：xyxsh2008@126.com以及各系秘书处内部邮箱：

xshmsc@126.com查看各部门和各系上交的材料，统一整理好转发到指定的邮箱。对于各系、各部门没有按时上交的情况，需如实反映给主席团，作为评优的标准。

2、 对于每次例会，秘书处要做好会议记录，打成电子版，每月1日压缩后发给主席团，并

且每月1日要把上一个月所有的会议记录打印出来，发到行政楼108秘书处文件夹，方便查阅。

3、 秘书处要把各部门，各系的活动资料整理好，存档备份，并且放在行政楼108学生工作

电脑F盘，秘书处文件夹，方便大家查阅。

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