道路运输行政处罚案件卷宗制作规范
一、文书制作基本要求
1、文书应当打印或使用黑色水笔填写，做到字迹清楚、书面整洁。
2、文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。
3、文书规定编写案号的，应当根据文书的编号规则编注。做到一案一号。
4、文书中注明加盖道路运输管理机构印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正，要“骑年盖月”。
5、文书中要求填写执法证件号码的，必须要填全号。
6、执法文书尾部要求签名或注明日期的，必须准确无误，并由执法人员、审核人、审批人等手签姓名，不得代签或机打。
7、文书中当事人情况应当按如下要求填写：
（1）根据案件情况确定当事人为“个人”或者“单位”,“个人”、“单位”两栏不能同时填写。
（2）当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口薄上的姓名；住址应填写常住地址或
居住地址；年龄应以公历周岁为准。
（3）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致。
（4）当事人名称应前后一致。
8、询问笔录、现场勘验、检查笔录、听证会笔录等文书应当场交当事人阅读或者向当事人宣读，当事人对笔录审阅无误后，由当事人在笔录上书写“以上笔录无误”，并在该句话右下角签上名字和日期，空白的地方可以用斜线划去。（如有续页，则每页都要签名）；
9、交通部规范中案由：文书中“案由”填写为“当事人姓名（名称）+违法行为性质＋案”，在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为：“当事人姓名（名称）+涉嫌违法行为性质＋案”。
省厅规范中案由：文书中“案由”填写为“违法行为定性＋案”，在立案和调查取证阶段文书中的“案由”应当填写为“涉嫌+违法行为定性+案”
（例如：xxx涉嫌未取得从业资格证从事道路运输案）（不按批准的客运站点停靠）
（例如：涉嫌未取得从业资格证从事道路运输案）
根据案件实际情况，参照部或厅规范填写案由，案由前后保持一致。
10、文书中的执法地点：应填写执法时所处位置，具体到门牌号、房间号，体现现场特征。
11、文书中的执法时间：包括起始时间，具体到分。
12、文书中的现场人员基本情况和当事人基本情况：要如实填写当事人的姓名；联系地址要详细；证件号码和联系电话要准确。无需填写的，应当用斜线划去。
（联系地址与身份证要一致；
如不一致为了减少执法成本，当事人可以到居住街道居委会开暂住证明。
13、办案人员应当收集、调取与案件有关的原始凭证作为证据；调取原始证据有困难的，可以提取复制件、影印件或者抄录件的，应当注明出证日期、证据出处，并签名或者盖章。（如：执法地点：滁州市天长西路商之都58号南50米。滁州市公路运输管理处执法人员：喻遵平、王晓军，执法证号3423110074、3423110073.王晓军于2010年7月5日9时45分现场摄像（或拍照），光盘号20100705，车号：皖C01258。喻遵平于2010年7月7日11时截图。当事人在经核对与原件无误后签字。）
二、具体文书适用及制作
(一)交通行政执法现场笔录
1、主要内容：
（1）现场检查中发现的主要违法行为所发生的时间、地点、事件经过及主要相关内容，要求准确、全面、客观、真实地描述执法现场的情况，不能作主观推想和猜测。(如：2010年7月5日上午9时45分，滁州市运管处执法人员在滁州市天长西路商之都58号南50
米路面稽查检查时发现，王军驾驶的道路运输证号码为xxxx皖C01258小型货车，前往蚌埠市运货，车上载有60箱雪碧。经现场检查，王军当场无法出示道路运输驾驶员货物从业资格证件。)后面不加XX涉嫌未取得从业资格证件从事货物运输案。
（2）“上述笔录我已看过（已向我宣读过）情况属实无误”，只能选一项。
（3）“当事人（见证人）”只能选一项。
(二)立案审批表
1、简要案情：简要地叙述案件的事实和经过，以及初步调查掌握的情况。并指明该行为涉嫌违反了哪项法律、法规或规章的规定。(如：2010年7月5日上午9时45分，滁州市运管处执法人员在滁州市天长西路商之都58号南50米路面稽查检查时发现，王军驾驶的道路运输证号码为xxxx皖C01258小型货车，前往蚌埠市运货，车上载有60箱雪碧。经现场检查，王军当场无法出示道路运输驾驶员货物从业资格证件。认为王军涉嫌未取得从业资格证件从事货物运输，违反了交通运输部《道路运输从业人员管理规定》（2006年9号）第十条第一款第（四）项之规定，)
5、调查机构意见：提出要求立案的请示，签章和日期。（如：要求立案，请法制部门审查）
6、法制机构意见：审核，提出审查意见，签章和日期。（如：建议立案调查，请领导批示。）
7、单位负责人意见：审批，决定是否给予批准立案。
（三）询问笔录
1、询问笔录与其他证据相互印证，不能相互矛盾（特别是时间、地点等具体情节）；
2、询问记录内容：以一问一答的方式记录。询问时要围绕需调查的行为事实进行，重点是时间、地点、当事人、经过（原因）和结果等方面；对重点内容详细记录，与案情无关的内容不要记录。
3、被询问人拒绝签字的，应有两名以上执法人员签名并说明情况。
（四）勘验检查笔录
1、天气情况：当时的天气情况，应写明“雨、雪、雾、阴、晴”中具体的一种天气情况。
2、勘验检查情况及结果：
应当客观真实地填写勘验现场发现的问题及勘验结论，需要绘制勘验图的，可另附纸。
对现场绘制的勘验图、拍摄的照片、摄像、录音等资料应当在笔录中注明。
勘验结束后，应将勘验结果表明。
（五）证据登记保存清单
第一联随案件材料一起移交行政案件受理中心
1、当事人应当签署“上述物品经核对无误”的意见并手签姓名和签收日期，当事人不在现场或拒签的，执法人员应当在文书上注明情况。
2、作出退还决定的应在“备注”栏：当事人签“上述物品完好，现已退还”签名及接收时间和两名执法人员签名。
（六）、道路运输车辆暂扣凭证
第一联随案件材料一起移交行政案件受理中心
1、车辆有异常情况的，在备注栏中注明情况。
2、在七日内持本凭证到滁州市公路运输管理处行政案件受理中心接受处理。
（七）调查报告
1、案件调查情况：应当注明违法行为发现时间、发现途径、违法行为人、违法行为发生地点、违法行为内容等违法事实、情节和后果，以及开展调查取证的全部过程。（从轻、从重在调查情节中体现）
2、处理机构意见：应当根据案件调查情况和有关法律、法规、规章的规定提出处理意见。对依法应给予行政处罚的，写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。
（八）责令改正通知书
1、违法事实表述要简明、清晰，一般要注明违法时间、违法地点。
2、责令改正事项及依据（如：皖M80283滁州市驾驶员王某某无故拒载乘客，依据《安徽省道路运输管理条例》第五十八条第一款第（一）项之规定，现责令你在营运中不得无故拒载客车）
3、可以立即改正的，应当责令当事人立即改正，并可将改正结果注于责令改正通知书下方；不能立即改正的，应当写出明确的责令整改期限；
4、责令改正的内容应当尽量明确。
（九）、交通违法行为通知书：
1、拟给予的行政处罚：写明拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，罚款处罚的应当写明罚款金额。（如：罚款人民币壹仟元整）
2、理由和依据：做出处罚所依据的法律规范的原文，具体到条、款、项、目。（如：违反了《道路运输从业人员管理规定》第十条第一款第（四）项，依据《道路运输从业人员管理规定》第四十八条第一款第（一）项之规定）
3、告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，当事人可以向其提出陈述、申辩的执法单位的名称应具体到部门。（如：滁州市公路运输管理处法制科）
（十）、交通行政执法文书送达回执
1、“送达单位”指道路运输管理机构。（如：滁州市公路运输管理处）
2、“送达地点”应明确具体街道、门牌号、表述准确、规范；（如：滁州市琅琊西路88号行政案件受理中心）
送达回证空白部分应作划线处理，包括备注栏；
“收件人”不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系
3、送达文书：填写送达文书的名称。（如：交通违法行为通知书）
（十）、当事人陈述申辩书
1、调查复核情况：填写经复核违法事实。（如：经复核，王军未取得从业资格证件从事货物运输。违法事实清楚，证据充分。）
2、承办人意见：应当由执法人员根据案件调查情况和有关法律、法规、规章的规定提出处理意见。（如：违法事实清楚，证据充分，依据《道路运输从业人员管理规定》第四十八条第一款第（一）项之规定，拟给予王军未取得从业资格证件从事货物运输，罚款人民币壹仟元整的行政处罚。妥否，请批示。）
需进行重大案件集体讨论的，应当填写“建议报案件会审领导小组讨论研究决定”。
3、单位负责人意见：由负责人明确写明“同意承办人意见”或者写明同意作出处理决定的全部内容。
（十一）、交通行政执法案件集体讨论记录
1、出席人签名：应由全体出席人本人签名，体现集体负责制。
2、讨论情况：
首先“案件简介”应当包括：案件来源、违法事实、情节后果、法律依据、当事人意见等；
其次“讨论记录”栏中要明确每个人的意见；
集体讨论记录要有明确的结论性意见，结论性意见要与行政处罚决定书作出的处理决定一致。
（十二）、交通行政处罚决定书
1、违法事实：对违法事实的叙述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等，做到事实清楚，证据充分。
2、法律依据：写明当事人所违反法律规定的全称、具体条款和处罚所依据的法律规定的全称、具体到条、款、项、目。有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。
3、缴纳罚款银行：收缴罚款的银行名称（如：农行皖东支行）。
（十三）、解除交通行政强制措施通知书
1、填写解除强制措施的原因和具体时间。根据强制措施解除的情形。（如：行政强制
措施执行完毕）
（十四）、交通行政执法案件结案报告
1、处理决定：行政处罚决定的方式、种类、数额，有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。
2、执行情况：
应当根据案件终结的具体情况写明：“当事人自觉履行了行政处罚决定”、（如：当事人于2010年7月8日自觉履行了行政处罚决定）
5、“处理机构结案意见”由处理部门写明具体意见并由并由两名执法人员签名、填写日期；（建议结案）
6、“法制工作部门审查意见”由运输管理机构的法制部门写明具体审查意见并由法制部门的负责人签名、填写日期；（同意处理结果意见）
7、“行政执法机关审批意见”由负责人填写意见和签名。（同意结案）
三、卷宗管理规范
一、一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。
二、卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。
三、案卷应当制作封面、卷内目录和备考表：
（1）卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
（2）备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。
四、案件文书材料按照下列顺序整理归档：
1．案卷封面；
2.卷内目录；
3、交通行政执法现场笔录
4．立案审批表；
5．询问笔录；
6、勘验笔录；
7、证据登记保存清单或道路运输车辆暂扣凭证；
8、调查报告；
9、交通违法行为通知书；
10、当事人陈述申辩书；
11、从轻（减轻）交通行政处罚申请书
12、交通行政执法案件集体讨论记录；
13、交通行政处罚决定书；
14、道路运输驾驶员诚信考核计分通知书；
15、解除交通行政强制措施通知书；
14、送达回证；
15、交通行政警示教育备案表；
16．行政处罚结案报告；
17、等其他有关材料；
18．备考表。
五、不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。
六、卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号。页号编写在有
字迹页面正面的右上角和背面的左上角。大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号。A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
七、案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉；对破损的文书材料应当进行修补或复制；小页纸应当用A4纸托底粘贴；纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。
八、案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。
九、办案人员完成立卷后，应当及时向法制科移交，进行归档。
十、案卷归档后，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。
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