档案管理制度
为规范公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。
第一章 立卷归档
第1条 凡是公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应归档。
第2条 各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，由本部门负责人负责本部门文件材料整理工作，于次年一月底前交办公室档案员统一立卷存档。
第3条 业务考绩档案：职称评定后，按申报类、考核类、成果类文件，由办公室及时整理归档。
第4条 会计档案由财务部门年终立卷，由财务档案员单独保管。
第5条 设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备部收集整理。设备投入使用后，及时移交档案室保管。
第6条 声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
第7条 所获荣誉奖品、铜牌等实物档案按时间顺序随时编号归档。
第8条 应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。
第9条 归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。
第10条 凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
第11条 案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
第12条 归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
第13条 归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。
第二章 档案保管
第14条 库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。
第15条 库房内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。
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第16条 档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。
第17条 做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。 第18条 严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。
第19条 库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。
第20条 经常地对库房各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。
第21条 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。
第三章 档案保密制度
第22条 档案工作人员应认真学习《档案法》、《保密法》，自觉遵守档案管理规
定和保密纪律，坚决维护公司利益。
第23条 档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。
第24条 档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。
第25条 对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据公司发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。
第26条 利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经办公室主任批准。
第27条 经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案安全。
第28条 凡对保守公司机密做出重大贡献的人员，应予以表彰和奖励；对泄露机密造成损失者，视情节轻重予以批评和处罚。
第四章 档案统计、鉴定、销毁制度
第29条 档案人员必须对公司档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
第30条 档案统计内容要健全，主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。
第31条档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等
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方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。
第32条 建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。 第33条 根据上级档案部门关于档案管理的有关规定，结合本单位对档案利用的实际需求，正确鉴别和判定档案的价值。
第34条 建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。
第35条 鉴定人员应采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。
第36条 经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告、由鉴定人签字，经董事长审批后，方可销毁。
第37条 档案销毁由办公室负责，会同财务部指派二人以上负责监销。
第五章 档案利用制度
第36条 档案人员熟悉室藏档案内容，了解各部门对档案的需要，积极主动为公
司各项工作提供服务。
第37条 档案室应根据需要编制必要的档案检查工具和编辑专题汇编资料，积极主动地开展档案利用工作。
第38条 本公司人员需要利用档案时，应办理借阅登记手续。利用完毕后，填写档案利用效果，及时、真实地反馈档案利用情况。
第39条 凡外单位人员需要查阅本单位档案时，应持单位介绍信，经办公室主任签字批准后，方可办理查阅手续。未经办公室主任同意，不得将档案复制或带出档案室。
第40条 档案利用者在查阅档案时，严禁喝茶、抽烟，必须爱护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案，如有发现，依法追究责任，并予以严肃处理。
第六章 档案员岗位责任制
第41条 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、办法，结合本单公司际情况，制定档案工作计划和管理制度。
第42条 集中统一管理本单位全部档案，按照档案业务建设规范要求，做好档案收集、整理、归档等工作。
第43条 负责指导、检查、督促兼职档案人员做好本部门档案的形成、积累、归档工作，确保档案的完整、准确。
第44条 加强档案库房管理，做好温湿度记录，定期检查档案保管情况，发现问题及时向有关领导汇报，积极采取措施，保护档案安全。
第45条 积极开发利用档案信息资源，编制多种检索工具和专题资料，主动运
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用档案协助领导和有关部门解决实际问题，热心为利用者提供服务。
第46条 按照“档案保管期限”和“档案鉴定、销毁制度”，定期做好档案的保管鉴定、销毁工作。
第47条 做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计表，对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。
第48条 档案人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，保守机密，认真做好档案管理工作。
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