医院个人专业技术档案的管理及利用探究

医院个人专业技术档案的管理及利用探究

医院的个人专业技术档案工作是决定医院医疗质量的重要指标之一，专业技术档案主要包括专业技术人员的基本信息、学历、资质、专业技术等内容。医院个人专业技术档案的管理工作目前面临缺乏重视、缺乏规范、编制臃肿以及工具不足等现状，而对于个人技术档案的管理及利用方法，主要包括完善管理体系的建设、建立健全制度、规范管理要求、提升人员素养以及注重长远可持续发展等，此外实现对档案的信息化管理是最主要的方法。

标签： 医院；个人专业技术档案；管理利用

医院的个人专业技术档案是对医院中工作、教学以及科研工作不断积累的成果，其医学价值较高并且属于宝贵资源。个人专业技术档案不仅能够对专业技术人员的素养和能力作出客观准确的反馈，还能够充分体现出医院的整体医疗水平及医院的科研水平，其保存价值和利用价值均很高。个人专业技术档案是医院人力资源管理的重要组成部分，是医院专业技术人员的劳动和创造成果，其意义重大并且具有较高的经济效应和社会效应，因此完善并提升对个人专业技术档案的管理和利用非常有必要。

1 建立个人专业技术档案的意义

医院的专业技术档案工作是衡量医院医疗体系整体管理水平的重要指标之一，专业技术档案也是医院运行、管理与发展的重要基础，是医院管理专业人员重要的工具，能够为医院的人力资源工作提供重要参考依据。医院通过建立专业技术档案的方式，能够加强对院内高层次人才的培养，从而促进其进一步提升，使其临床能力及科研能力都得到显著进步，为医院的建设发挥重要作用；另外，医院也可以通过建立个人专业档案的方式，全面、准确地了解不同类型的专业人才信息，这也有助于医院的后续发展和可持续发展。

2 个人专业技术档案的组成部分

医院通常包含有医疗、教研、保健等功能，因此个人专业技术档案在反映院内专业人员的医疗、科研以及教学等多项活动当中具有重要作用，是珍贵的文字、图像或影像保存载体。个人专业技术档案能够体现医院各方面的能力，可以说是医院的无形资本，并且是医院最宝贵的财富之一，能够显著促进院内各项工作的顺利开展[1]。当然，专业技术档案也具有动态性，其时刻在变化，主要随专业技术人员的变动而改变。个人专业技术档案主要体现专业人员的基本信息以及学历、专业水平、资历资质、教学效果、科研成果等情况，还记录了该人员的科研论文、工作成绩、工作总结等信息。随着信息时代的到来，档案的管理工作也正经历着巨大的变革，因此需要对档案的管理和利用加以完善和健全。

3 个人技术档案的管理现状

3.1 不重视档案管理工作

对于档案管理缺乏明确认识，不重视档案工作，在对院内专业技术人员的相关科研成果、考核结果等工作信息进行收集的过程中，缺乏有效的监督与管理措施。专业技术人员本身不理解档案的重要价值，而医院领导部门也无法清晰地认识到档案的重要意义，放任技术人员将档案留在个人身边，认为这是档案利用效率最高的方法，无论是保存还是使用都更方便。如此一来，很多技术人员都没有将档案及时归档的习惯。

3.2 档案信息缺乏规范性

某些医院职能部门直到现在还在采取纯手写的方式记录档案信息，保存纸质文件，使档案管理时刻处在一种混乱而零散的状中，时长会导致档案遗失。某些部门虽然到目前为止已经实现了档案管理的信息化和电子化，但却不重视对格式的统一要求，因此还是会使档案信息显得杂乱无章并不便于查看[2]。以上缺乏规范性的档案管理问题对于医院个人專业技术档案的管理工作带来了明显的负面影响，导致档案虽然被保存下来，却难以完全发挥其应有的价值。

3.3 存在过量的管理部门

因医务人员的岗位性质及医院职能科室在设置方面的问题，很多医院在处理个人专业技术档案时往往涉及了过多的管理部门，导致资料十分零散，影响利用效率。人事档案，需要通过人力资源部门进行管理；科教档案，需要通过科教科进行管理；医务档案，需要通过医务部门或护理部门进行保管。

3.4 档案管理工具过简单

传统上，对于医院个人专业技术档案的管理主要停留于手动登记方法上，在进行数据统计时，由于数据量少并且十分零散，因此很难实现对医院整体、全面的评价，这对于发现医院人才并完善医院管理来说十分不利。在信息技术飞速发展的今天，医院不得不对个人专业技术档案的管理工具作出改革，借助信息技术完善对个人专业档案的管理及利用工作，以完善健全的管理制度作为统一指导，进一步规范管理要求和内容，统一标准，提高档案管理及利用效率[3]。

4 个人技术档案的管理及利用方法

4.1 完善管理系统建设

加速对医院个人专业技术档案管理体系的建设，使信息资料更加完善全面，对目前已经存在的大量纸质资料进行整合并优化，能够显著提升个人技术档案的管理水平。在信息化时代下，实现对个人专业技术档案管理工作的电子化和信息化也是当前的主要趋势。在科技不断发展、电子化程度不断提升的背景下，各种信息化载体开始出现，因此需要强化应用计算机技术，充分实现所有个人专业档案管理及利用的信息化，借助计算机实现快速搜索，快速获取所需要的信息，从

而充分满足需求。

4.2 建立健全管理制度

建立完整的档案管理制度，例如对档案归档的范围和时间予以规范和确定，加强档案管理过程中的保密性，同时提高档案管理人员遵守制度的意识。完善档案统计的相关制度建设，同时健全档案使用的相关制度，对每个岗位的员工责任予以完善，并且由人事部门负责对档案进行相应的管理工作，包括收集、整理、分类等，同时完善对档案的鉴定和保存制度[4]。

4.3 规范档案管理要求

在管理档案的过程中，需要以目的为导向，综合实体以完善对个人专业技术档案的管理规范。管理时需要规范档案业务内容，对于档案标准的建立和完善，需要落到实处，保证档案材料的标准化和规范化。对于档案管理过程中存在的各种突发情况，需要采取及时有效的措施解决，从而有效降低可能带来的损失，最大限度地确保档案资料安全存取。4.4 提升管理人员素养

对于档案管理者而言，需要从职业素养方面加强其档案管理意识和能力，引导管理者认真学习个人专业档案管理的相关知识理论，提高其对相关知识的掌握程度，从而养成刻苦学习、刻苦钻研的习惯，培养其责任意识，确保档案管理工作能够顺利、高效地进行下去。

4.5 注重长远持续发展

建立专业技术档案并实现有效管理并非一朝一夕的事情。为实现个人专业技术档案管理的长远发展，应在实际工作中注重对档案真实性、完整性以及准确性的提高，从而信息使用的高效性和可信度[5]。对此医院需要对专业技术档案进行严格管理，将所有管理工作都归纳到制度化管理的轨道中，实现对专业技术档案的高质量管理，为档案的有效管理建立良好环境。

4.6 实现档案管理信息化

首先是系统构架。在医院内100M以上速率的局域网中应用适宜的网络构架，并采用TCP/IP协议进行网络传输工作。对于档案的管理信息系统建设，可以选择微软公司的VSN（Visual Studio.net）进行编程，然后使用SQL数据库进行同步。

其次是系统信息管理内容。根据医院工作的需要，立足于医院的未来发展，在制定信息管理内容时需要根据各级医生的考核标准和培养计划，确定电子档案的具体条目，实现对科教、人事和医务部门的合并管理，建立具有统一性和通用性的管理标准。

再次是系统的信息管理办法。提升工作人员对于档案管理重要性的思想人

事，建立新的、符合信息化时代的管理制度，并对制度具体内容予以完善，保证对于医院个人专业技术档案的管理工作有章可循。操作人员需要按照医务人员的不同信息对数据进行录入，从而将所有数据组合起来，组成基础数据库。以医疗管理的要求为基础，在进行信息化设计的过程中，可以通过输出模块将医务人员的相关数据输出到终端，可以将个人数据单独列出，也可以对多人数据进行列表显示，以便相关人员查阅。如果需要修改数据库中医务人员的资料，则可以通过修改模块，对个人数据进行修改并更新，并在数据库中保存修改后的内容以覆盖修改前的内容。管理人员一定要对信息化管理的硬件和软件进行定期维护，确保其随时可用，并且及时备份数据，以防意外导致数据库数据丢失。

5 结语

医院个人专业技术档案数据库是医院对大量工作人员信息的集中存放载体，其中包含重要信息，研究价值显著并且十分珍贵，是医院运行与发展的重要基础。在通过以上措施加强医院个人专业技术档案的管理工作后，技术档案的利用率也得以显著提升，这也从一定程度上加强了医院的临床工作水平及管理水平，为医院未来的可持续发展发挥了重要作用。

[参考文献]

[1] 戴肖黎，陆红玲，郑三伟，等.医院专业技术档案信息化管理系统的构建与研究[J].中小企业管理与科技，2016（7）：256-257.

[2] 刘志华.规范卫生专业技术档案服务医院等级评审[J].山东档案，2015（6）：58-59.

[3] 杨光.健全疾病预防控制机构专业人员技术档案管理的对策与作用[J].中国卫生产业，2015，12（32）：172-174.

[4] 李路勇，于浩，刘曦冉，等.医院专业技术人员电子档案的构建与管理[J].中国病案，2014，15（2）：36-38.

[5] 閆琴，曾秀凤.医院个人专业技术档案的管理及利用[J].中国社区医师，2014（22）：168-169.

（收稿日期：2017-12-07）