论设备档案“一台一档”管理新思路

南方论刊・２０１２年第７期　工作研宄　论设备档案　“一台一档＂管理新思路　陈少茹　（中国石化股份有限公司茂名分公司广东茂名５２５０１１）　【摘要】设备档案管理是一个不断变化、完善、充实、集中的过程，设备档案管理是设备管理的基础，是档案　管理过程中一个重要部分，在设备档案管理中应加强环节管理，贯穿到工程建设和设备管理的各个环节。长期以　来，设备档案按设备调研选购及安装调试阶段文件、设备资产管理文件、设备维护管理文件三大块分散存放在档案　部门、机动部门、设备作用单位各自管理，这种状况不能充分地为设备管理提供有效档案服务，按“一台一档”实　施设备档案管理是实现设备档案集中统一管理，为设备管理档案资料支持的最有效途径。　【关键词】设备档案；一台一档；管理　设备档案是指设备调研、订购、安装调试、使用、　化、信息化管理，以便提高设备管理工作的质量、效率　维修、改造、更新、报废各阶段经济、技术状况的全面　和科学管理水平。　记载。设备档案管理就是按照设备档案形成的规律，　设备档案的管理工作有利于企业搞好设备管理工作　把分散的材料接收、征集、集中起来管理的过程。保　和生产经营活动，尤其在建立一体化管理体系过程中，　证其设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本　这是一项不可缺少的工作内容。所以，企业的设备管理　任务，设备档案为这一基本任务Ｉｒｌ￣，，ｒｊ、经济的实现提供　部１］应根据自身管理工作的需要，做好设备档案的管理　了基本技术支持。按照设备管理工作流程，设备从调研　工作。而企业的档案管理部门是设备档案管理的中心，　选购到报废可分为四个阶段：一是设备的规划调研选购　要实现设备全寿命周期管理的系统化、规范化、科学　　及安装调试阶段。二是设备的使用阶段。三是设备的检　化，设备档案的一台一档管理就是保障。修与改造阶段。四是设备的报废与更新阶段。设备管理　各阶段形成的设备资料能够及时、完整、准确地整理、　二、设备的精细化管理催生传统设备档案管理模　归纳、收集归档才能保证设备档案的完整，设备档案的　式的变革　设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、　管理工作也只有与设备管理的各个阶段相结合，才能发　挥设备档案在设备维护保养、使用中的作用，体现设备　调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成　档案的价值，为企业生产经营服务。为了实现企业设备　的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断　的集中统一管理，最近几年，中石化以围绕设备管理系　收集、整理、鉴定等工作建立的档案。　统，纷纷按“一台一档”的管理思路，组织实施设备档　设备档案一般包括设备前期及设备投产后两个时期　备选型和技术、经济论证，设备购置合同，购置技术、　案的集中统一管理。本文抛砖引玉，谈谈设备档案“一　积累的资料。设备前期的主要资料包括：市场调研，设　台一档”的管理思路和方法。　一、设备档案管理是设备管理的重要基础　经济分析评价，自制专用设备设计任务书和鉴定书，检　验合格证及相关附件，设备装箱单及设备开箱检验记录　（包括随机备件、附件、工具及文件资料等），进口设备　索赔资料，设备安装调试记录、精度检验记录和验收移　设备管理是企业生产经营管理重要组成部分，设备　片，设备使用初期管理记录，开动机台的记录，使用单　　括从设备的规划、方案论证、研究、设计、制造或购置　位变动情况记录，设备故障分析报告，设备事故报告，到安装、使用、维修、改造、报废直至更新的全过程　定期检查和监测记录，定期维护和检修记录，大修任务　管理。而设备档案就是这全过程管理的重要依据和见　书与竣工验收记录，设备改装和改造记录，设备封存（启　证。因此必须建立健全一套完备的设备档案管理制度。　用）单；修理、改造费用记录，设备报废记录及其他一些　同时，应使设备管理和设备档案管理实现一体化、电子　资料。　本质安全是实现生产经营目标的根本保障。尤其是石化　企业，没有设备的可靠运行，就不可能实现安全长周期　生产，就不能实现节能减排的生产经营目标。　设备全寿命周期管理就是指设备的全过程管理，包　交书，对于特种设备的安装，还要有安装单位应具备的　资质证书等。设备投产后的主要资料包括：设备登记卡　设备档案的形成一是来源于工程项目建设中形成的　确责任考核内容，提高归档意识，把资料归档工作纳入　设备档案，做好这部分设备档案的收集与整理是做好企　日常管理工作中，从源头上控制，这是实现“一台一　二是建立设备档案标准统一的标识体系，同一份材　业设备档案管理工作的基础。二是来源于装置大修改　档”电子化管理的保证条件。　造、检修维修中形成的设备档案，做好这部分设备档　键。　案的收集与归档是做好企业设备档案动态管理工作的关　料指向统一的标识代码串。把设备档案资料按照一个统　一的标识，按台号或位号，由档案部１＇］、机动部门、生　现行企业的设备档案管理的模式大多数是分布在企　业多个部门管理，新建工程设备技术档案在企业的档案　产车间多部１］多层次共同负责将资料录入到一个管理平　台上，从而达到设备档案在网络平台上一览是否齐全完　部门保管，设备的管理资料在机动管理部门保管，大　整。　修、检维修设备技术档案在生产一线的车１司保管，有关　三是实现档案信息管理系统和设备管理信息系统资　设备的采购合同在物质供应部门保管。　一个企业的设备档案分多处管理，使得档案部门管　理的设备档案失去了设备的动态反映，而业务部１］和车　间保管的设备档案虽然反映了设备的动态情况，但又因　没有建设时期的设备技术档案而显现设备档案的不完　整，同时也会因监管的不全面不到位而造成设备档案资　料人为的丢失或归档的不齐全，使得企业在对设备档案　资料的查全查准率非常低。我们通常在工作中都会遇到　这样的尴尬，当上级设备大检查时，企业就要抽调人力　忙着搞资料，这时工作人员就会发现有时很多资料找不　到，每台设备完整齐全的档案资料很难查全，这就是因　为我们现行对设备档案管理的模式造成的。原因在于：　一是责任不清楚，由于多方管理使得职责界限不清，最　后导致没人管。二是设备档案资料多处地方保存，管理　方法不同，查找方向不明确，造成查找困难。　只有将现有的传统的管理模式向一台一档的电子化　管理转变才能改变上述困境，对设备实行一台一档的管　理就是按照每台设备的位号或编号来对这台设备全寿　命周期管理，包括从设备的规划、方案论证、研究、　设计、制造或购置到安装、使用、维修、改造、报废直　至更新的全过程管理所产生的全部文件建立起统一体系　的档案卷宗。设备档案一台一档电子化管理就是利用计　算机网络技术通过企业内部设备管理部１］、档案管理部　门、生产运行部门对设备档案进行扫描、录入、上传到　一个网络平台上，将每台设备的相关档案资料通过管理　系统实行链接，使得每台设备的档案资料在管理系统中　是齐全完整的　三、企业设备档案实行“一台一档”管理的方式　方法　一是建立健全相关部门设备档案管理的各项规章制　度。明确规定档案管理部１］、设备采购部１］、设备管理　部门、设备安装部门及生产车间对设备档案的管理职　责，细化各部门对设备档案的收集、整理、建档、上　传、保管职责，将设备档案“一台一档”的完整、齐　全、准确落到实处。同时还应建立相应的管理网络，明　源共享。对现有全部馆藏设备档案和所有设备文件的进　行数字化加工，利用数字档案系统管理所有的馆藏档案　和设备文件，在设备管理系统中按单台设备建立所有设　备文件的关联关系，通过关联关系随时调用档案系统的　设备文件。实现设备文件在数字档案系统和设备管理系　统的科学传递，设备管理系统不再保存具体的设备文档　数据，通过关联关系调用设备文件，设备文件全部通过　档案系统管理。　通过这个网络平台，档案管理部门、设备管理部　门、生产管理部１＇］、物质采购部Ｉ］各自负责将保存于本　部门的设备档案资料按照统一的规范化上传，使企业内　所有设备档案及设备动态全部显示在网络管理系统中。　四是建立设备档案控制过程及收集方法。设备档案　的收集涉及的部门包括供应部门、机动部门、档案部　门、设备安装部门，供货厂家、生产单位等，这些部门　由于业务的侧重点不同，各自的要求就不同。而正是这　些不同的要求集合成一套完整齐全系统的设备档案，明　确了这些部门的责任，这些部门执行到位设备档案就能　得到控制。在对设备随机资料的控制上，供应部门应在　商务合同中重点要求设备随机资料中质量控制文件：如　合格证明书、出厂检验记录、监检证书等。机动部门应　在技术协议中重点要求设备安装、操作、维护手册的内　容，版本及套数，档案部门侧重随机资料编制要求：如　字迹、版式、装订、页码编写及文件目录等提出具体要　求。设备到货开箱时，一定要由签订技术协议方、供货　部１］及档案室同时参加，按合同验收资料。这时如果出　现问题可针对相应部门，有目的现场解决。在工程建设　项目交工技术文件的收集归档上做好对设备交工技术文　件从合同的签定、设备的开箱验收到设备的安装调试及　设备竣工图全过程的监管。对设备交工技术的整理必须　按照设备的位号或台号来整理组册。通过对工程项目档　案的验收来确保设备档案的准确、齐全、完整。对大修　改造的交工技术文件应参照石化行业的标准来整理设备　档案资料，通过对工程的结算来控制交工技术的收集归　档，大修改造交工技术文件不齐全未归档，财务部门不　予结算。对设备的维修、改造、（下转第８２页）　中却屡次触犯”。媒体作为社会的良知，主要体现为它有　的受众效果，有些时候“换位”思考，摒弃猎奇的　，　电视委员会节目准则》更为详尽。准则中明确提到：对　强烈的公信力、公正性和社会责任感，媒体必须重视传播　于新闻中出现的暴力，必须考虑观众的构成，并在必要　时做出节目警告；同时，还要注意新闻中的暴力场面出　提高媒体的品位，重视社会传播的正面效果。　现的次数，尤其是在有儿童在场的时候。而他们对这类　大多数媒体关于杨武妻子被强暴案的报道，都是转　对图片和视频的类处理就明确要求：　“一个文明的社会　载，只不过为了满足编者和受众的猎奇心态加以“润　必须对于它的弱小的成员特别注意。在一个如此敏感的　色”，使事件越传越变味。而一些有责任的媒体在报道　领域（电视），我们遵循一条特别原则——如有疑　杨武妻子被强暴的案件时，就采取了换一个角度去思考　惑，就剪掉。”这也应该成为报道有“度”的原则。　的处理方式。像人民网、光明网，以及央视著名主持人　则从社会和法律的角度分析，归纳“为让弱势者不再弱　（三）媒体从业人员的心不能“冷”　为了真实，为了还原事物本来面目，记者编辑在采　势、窝囊者不再窝囊，我们需要建立更为公平公正的社　访、编辑过程中，都是小心求证、反复核实，充分展示事　会环境。”从而得到大多数受众的支持，其实这也是媒　实依据，这本来是无可厚非的。但是在“小悦悦事件”　体的专业操守。　中，很多电视和网络媒体，不断重复地使用汽车从小悦悦　（二）报道的“度”要有原则　身上辗过的视频，甚至有的视频在播报这则新闻时，还表　“你为什么不救你老婆？”的责问，是一次“媒体　现得相当轻松。这种不颐事实真相对报道对象和观众睛感　暴力”事件，反复播放小悦悦被汽车辗过更是“媒体暴　的伤害，那就有失媒体从业＾＼员的道德操守了，而媒体的　“冷静”，也有观众称作“第１９个路　。　因此，在灾难事件的报道过程中，要有受众意识，　力”。灾难事件中，作为负责任的新闻人，最应关注的　是人的命运、人的生存状态以及人与灾难相抗衡的积极　的一面，这些都是体现人的尊严和人类的崇高之所在。　加强新闻从业者的职业道德素养，树立以人为本的新闻　而目前，在灾难事件的报道过程中，多数记者习惯性地　价值观，真正为受访者、为受众考虑，使突发新闻的采　将灾难中受害者的创伤揭开，将血淋淋的事实赤裸裸地　访与报道尽量做到人性化。像赵普在汶川地震新闻播报　展现在大众面前。这样的行为不仅伤害了受访者，同时　时ｆ青绪一度失控，流洒热泪，白岩松在报道“绿领巾”　报道中的残忍现实也对受众造成了心理创伤。因此，报　事件中就佩戴绿领带，南方电视台《今日最新闻》在播　道的度就要有“不以误导舆论、不以伤害采访对象和受　出前主播有提示让小朋友回避。虽然这些只是一个小细　众情感”为原则。　节，却体现媒体从业人员的新闻素养。　在国外，对于暴力事件的报道如日本《ＮＨＫ国内节　“注重人文关怀和心理疏导”，以一颗赤诚的、热　目标准》就规定：“对于犯罪的手段和经过，不做必要　情的、善良的心关注外部世界、关注我们生活的这个社　限度以上的描写……不得对残虐行为和肉体的痛苦进行　会、关注社会各个阶层的人士，那么人文关怀才能在新　详细的描写和夸大的暗示。”该标准还强调，对可能面　闻报道中得到自然的体现，新闻的传播才会让更多的人　对儿童的节目，不表现对于儿童而言异常恐怖的内容。　感受到关怀，感受到温暖！　在未成年人的保护问题上，英国于１９９８年制定的《独立　编辑，云岫校对，黄一举　（上接第８４页）事故处理及报废过程中形成的材料，应　子化管理，就必须完善设备档案管理制度，明确职责、细　根据技术文件的重要程度和保存时间长短的要求来确定　化考核制度；加强对设备档案资料的收集归档工作；通过　分存于各相关管理部门。但必须统一标识，编制目录，　管理系统。来源于装置大修改造、检修维修中形成的设　备档案，做好这部分设备档案的收集与归档是做好企业　设备档案动态管理工作的关键。　现代化手段促进企业设备管理整体水平全面提升，使设备　由保管单位专人负责将技术文件资料电子版上传到网络　档案能更好地为企业的各项工作服务。　参考文献：　［１］建设工程文件归档整理规范（ＧＢ／Ｔ　５０３２８—２００１）．　［２］石油化工建设工程项目交工技术文件规定　综　所述，笔者认为，对设备档案资料实行“一台一　（ＳＨ３５０３—２００７）．　档”电子化管理，是管好设备档案的新模式，它一方面有　［３】《中国石油化工集团公司设备管理办法》中国石　利于保障设备的正常运行，提高设备的利用率、完好率，　化生【２０１０】６９８号．　从而满足企业生产需要；另一方面对于全面评价设备仪　［４］《茂名石化设备管理办法》ＭＭＳＨ—Ｍ３．０５．００１—　　器，评价产品加工精确度的真卖出阳可靠　起着极为重　２０１１．要的作用。而要实现对设备档案资料实行“一台一档”电　编辑，云岫校对，黄一举