医院采购部工作流程【范本模板】

采购管理制度与工作流程

一、 目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于本医院采购管理。 三、内容： 1、 总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程

采购需求———采购计划—-—寻找供货商--—-询价、比价、议价——-—采购洽谈-———合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）——--交货验收（仓管)—--质检(不合格退货）—--入库--—计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示:

采购需求 产品采购部 院长/ 财务 采购计划 审批 寻找供应商 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 院长 审批 合同的签订 财务部确认付款条件及帐期 建立供应商资料 下单 董事长审批 验收 不合格 交货验收 验收合格 退货 1） 采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

计划对账 入仓 财务结算

2） 供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 .

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立.采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算:货物入库后,财务结算 3、申请商品采购流程图

采购部审批（有合同） 提出需求 采购订购 各部门 采购部审批（无合同） 院长/财务审批

1）各部门提出采购需求，

2）采购部制定采购计划,由采购部负责人报院长、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 采购

财务部付款 根据供应商帐期限 采购人对账 采购部审批 院长/财务部审批

1） 2） 3） 4） 采购商品入仓后，做应付款计划

计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款; 采购部审批到期应付款 院长批准付款

5、商品到货验收流程 仓管验货 1） 2）

仓库根据供应商送货单验收产品

验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

仓管打入库单 成本会计审核入库单 进仓 6、退货流程

同意 退货申请单 采购部审核 1） 2） 3） 4）

报损 仓库 退单 供应商 退货部门填写退货申请单，写明原因

采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请

审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

四、 采购管理制度：

1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表. 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。

3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划.

4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责

采购部工作职责

1。制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据本院的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行; 2。制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； (2)审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;

(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况; （6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量; 3。采购成本预算和控制：

（1)编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4。选择并管理供应商:

（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟;

（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； （3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；

（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性; 采购主管职责（分管系统和直配） 1、系统信息更新 2、仓库库存的掌控

3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）

4、直配供应商的沟通和维护 5、直配供应商促销政策的制定和落实 6、库存情况周、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调 8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控 9、相关表格的制作和归档