数字信息化背景下档案数字化的有效策略

数字信息化背景下档案数字化的有效策略

作者：许蓉

来源：《卷宗》2020年第15期

摘 要：档案管理作为企业信息资源管理的关键环节，对于企业各项工作过具有重要的凭证价值和参考价值。进入网络时代后，丰富的数字化信息技术成为企业革新档案管理模式、内容和方法的有力抓手，企业档案管理也由纸质化管理向数字化管理转变。在这种背景下，如何立足于数字信息化背景，创新档案管理的模式，提升档案管理实效，发挥档案资源的各种价值，已经成为企业档案管理人员需要关注和思考的问题。文章分析了数字信息化背景下档案数字化的现实意义，并阐述当前档案数字化中存在的常见问题，提出自己的观点，旨在进一步发挥数字化信息技术在档案管理中的作用。

关键词：档案数字化;对策;问题;现实意义;实效 1 数字信息化背景下档案数字化的现实意义

1）实现长期保存，减少档案管理成本。档案数字化不局限于对实践工作中产生的电子文件进行管理，也强调对既往的纸质档案资源进行数字化处理，并通过档案管理系统以及其他软件对二者进行共同管理[1]。做好档案数字化工作，可以打造“一体化”的档案管理模式，减少对人、财、物的依赖度。除此之外，档案资源被数字化之后将会以数字化、电子化的格式呈现出来，能够更好地存放于档案管理系统、云终端、硬盘以及其他电子介质当中，进而实现长期保存和成本减少的目标。

2）提升档案管理实效，增强档案服务水平。传统档案管理模式中，档案检索、利用、传输对档案管理人员的依赖度较高，且难以提升工作效率。与此相反，档案数字化则能够突破时间和空间的局限性，提升档案管理实效，增强档案服务水平。首先，从档案检索的角度来看，档案管理人员可以设置相应的检索条件，快速地在数据库中查找相关的档案资源，满足档案需求主体的需求[2]。其次，从档案开发利用的角度来看，档案数字化为档案共享、数据库建设奠定了基础。最后，从档案传输的角度来看，数字化的档案资源能够在互联网、物联网终端传播，提升档案传输效率。

2 数字信息化背景下档案数字化中存在的常见问题

1）档案数字化程度低。当下，部分企业档案数字化水平不高，大多停留在通过档案管理系统对档案资源进行管理的阶段，没有充分借助大数据技术、云共享技术进行创新。同时，部分企业档案管理系统操作复杂，难以满足档案管理人员需求，不利于提升档案管理质量。第一，大数据技术在档案数字化建设中的应用度不高，影响企业档案检索能力以及档案数据库建

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设工作。第二，部分企业与档案系统供应商的联系度不高，忽视从企业实际删减不必要的功能，尚未对档案管理系统的功能进行优化。

2）档案资源安全管理不被重视。当下，部分企业过于强调数字化技术的工具价值，忽视从安全管理的角度思考问题，容易产生泄密问题。一方面，尚未构建严密和完善的档案安全防控体系，档案资源在互联网、物联网终端传输过程中被非法病毒加密，篡改、窃取，影响档案资源的完整性、真实性和准确性，给企业带来负面影响。另一方面，尚未充分借助云存储技术、区块链技术、数字加密技术以及其他数字化技术对档案资源进行加密和备份，无法最大限度地保障档案资源安全。

3）档案数字化制度不完善。档案数字化要遵循一定的标准，才能确保档案资源的真实性、准确性、安全性和规范性。当下，部分企业档案数字化制度不完善，档案数字化的流程、分工以及绩效考核不明确，难以实现精细化管理的目标。例如，纸质档案资源与电子文件资源应当经过何种处理程序;档案数字化过程中业务部门与档案管理部门的职责分工;档案数字化绩效考核的标准等问题都没有通过制度加以明确[3]。 3 数字信息化背景下档案数字化的有效策略

1）综合挖掘数字化信息技术的优势，打造“互联网+”工作模式。为了进一步提升档案资源整合、利用、检索能力，企业要借助数字化信息技术进行创新。第一，企业可以充分利用大数据技术在信息检索、信息挖掘、信息分析領域的优势，打造特色档案数据库。档案管理人员可以设置相关的信息检索条件，集中对某一类档案资源进行检索并调取，最终形成特色档案数据库。例如，通过对政策文书类档案资源进行集中检索，建设政策文书类的档案数据库，发挥档案资源在决策咨询和决策参考领域的作用。有条件的企业还可以通过自动算法实现智能化管理，减少人力资源成本。第二，企业可以从技术层面入手，打破档案管理系统与合同管理系统、财务管理系统、人事管理系统以及其他业务系统之间的数据壁垒，便于合同类、财务类、人事类档案资源直接录入档案管理系统，缩减中间环节。同时，要做好需求调查工作，强化与供应商的联系，及时立足于企业实际对功能进行优化。

2）重视档案资源安全管理工作，构建严密的档案安全防控网络。无论是赞成还是否定，档案数字化已经成为当前档案事业发展的趋势。企业在利用数字化信息技术过程中，不能仅仅着眼于档案日常管理，更需要注重档案安全管理，确保档案资源的凭证价值、参考价值以及决策咨询价值。第一，企业要建严密和完善的档案安全防控体系，从事前和事后的角度对档案资源进行安全管理，减少漏洞。一方面，要从安全培训的角度提升档案管理人员安全意识和能力，将档案安全理念贯穿档案管理、档案服务的全过程。另一方面，要制定相关的安全管理制度，及时做好档案安全检查，修复计算机漏洞，实现档案安全管理无死角的目标，第二，企业可以充分借助云存储技术、区块链技术、数字加密技术对档案资源进行加密和备份，确保档案资源可以反复利用。从加密的角度来看，要对科技档案等重点涉密档案进行集中加密，保护企

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业利益。从备份的角度来看，可以选择阿里云、腾讯以及其他云服务商进行自动备份，避免被非法病毒和非法程序所勒索。

3）重视标准化建设，完善档案数字化制度。为了更好地指导档案数字化工作，避免档案数字化无序化，企业必须要推动标准化建设工作，从制度上明确档案数字化的各项工作。一是要明确档案数字化的流程，规定声像、文件、影像、图纸以及其他不同信息资源的处理格式和转化格式。同时，对于纸质档案和电子文件资源的录入程序也需要分别加以规定。二是要明确档案数字化的分工，理清档案管理部门与业务部门的职责，形成互相配合的机制。具体而言，可以由业务部门专责进行初步处理，再交由档案管理人员进行检查和归档。三是要明确档案数字化的绩效考核，提升档案管理人员履职意识和能力，全面推动档案管理工作迈上新台阶[4]。 4 结束语

数字化信息技术的进步以及档案研究的深入，逐渐形成了以档案服务、档案创新、档案共享为轴心的档案管理体系。企业档案管理部门作为信息资源的集散中心和管理中心，需要进一步凭借专业的人才保障、多元的信息技术、前沿的档案管理对档案资源进行数字化处理，提升档案管理实效，充分体现档案数字化建设的价值。通过本研究可以发现，档案数字化工作必须要紧密贴合各种数字化信息技术的特点，坚持“管理与利用并行”的基本原则。具体而言，一是要综合挖掘数字化信息技术的优势，打造“互联网+”工作模式;二是要重视档案资源安全管理工作，构建严密的档案安全防控网络;三是要重视标准化建设，完善档案数字化制度 参考文献

[1]曹艳萍.如何做好档案数字化工作[J].中外企业家，2020（15）：138.

[2]叶先敏.基于数字化产品定义制造数据的档案质量控制[J].档案管理，2020（03）：51+53.

[3]公维华.数字化档案管理工作的实践与探讨[J].商讯，2020（14）：142-143. [4]白云丽.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].科技风，2020（13）：123-124. 作者简介

许蓉（1974-），女，汉，云南省大理市，本科，毕业于西南科技大学，中级馆员，研究方向：档案管理。