外贸跟单实务教案

一、外贸跟单员概述

外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下，经营管理人才的重新分工踌口调整，也是外贸经营管理模式的创新和完善，它适应了外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势，具有客观的必然性和可观的发展前景。

（一）外贸跟单员的概念 1.外贸跟单员的概念

外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单中的“单”，则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。

2.外贸跟单员的定位

外贸跟单员是协助外贸业务（经理）员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。他是连接外贸公司内各部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户的桥梁。

（二）外贸跟单的类型

1.外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。 前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为

2.外贸跟单按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。 3.外贸跟单按业务性质可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。 4.根据货物的流向分，外贸跟单还可以分为出口跟单和进口跟单。 （三）外贸跟单员的工作范围

1.企业（外贸公司和生产企业）生产过程和产品质量控制；

2.与其他外贸业务相关部门（如海关、检验检疫机构、货物运输公司等）的业务处理；

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3.协助外贸业务员进行磋商谈判（报价、打样）、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。

（四）外贸跟单员的工作特点 1.较高的责任心

外贸跟单员的工作是建立在订单与客户基础上的。订单是企业的生命，没有订单企业无法生存，客户是企业的上帝，失去了客户，企业就不能持续发展。而订单项下的产品质量，是决定能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。执行好订单、把握产品质量需要跟单员的敬业精神和认真负责的态度。

2.协调与沟通

在跟单员的跟单工作过程中，对内需要与多个部门（如生产、计划、检验等部门）打交道，对外要与商检、海关、银行、物流等单位打交道，协调处理在跟单工作过程中遇到的问题，因而跟单员的协调与沟通的能力直接影响工作效率。

3.节奏快、变化多

跟单员的工作方式、工作节奏必须适应客户的要求。由于客户是来自世界各地，他们有不同的生活方式和工作习惯，因此，跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致，具有高效率和务实性，能吃苦耐劳。另外，不同的客户需求也不同，而且这种需求又随着产品不同而有区别，这些都需要跟单员有快速应变能力。

4.工作的综合复杂性

跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性、复杂性。对外执行的是销售人员的职责，对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程，熟悉和掌握商品知识和生产管理全过程。

5.涉外性和保密性

在跟单员的跟单过程中，涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料，对企业来说，这是企业商业机密，对外必须绝对保密。跟单员必须忠诚于企业，遵守保密原则。

（五）外贸跟单员与其他外贸岗位的关系

在工作重点方面，外销员主要负责业务操作全过程；跟单员主要负责外销员

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（经理）交办的涉及业务操作全过程的相关事务，侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作，跟单员在不同的企业及其工作熟练程度不同，其所涉及的工作内容是不同的；单证员主要负责商检、运输、保险、报关、结汇等环节的单证事务；报关员主要是负责货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海关事务；报检员主要是负责办理货物、运输工具、物品进出境时的商检事务；货运代理员主要是负责办理货物进出境运输事务。

（六）生产企业跟单员与外贸公司跟单员的区别

“生产企业跟单”和“外贸公司跟单”相同之处主要有以下几个方面： 1.从跟单目标而言，都是以外贸订单为中心，进行生产进度、产品的质量和数量的跟踪，以保证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方；

2.从跟单人员的知识构成而言，不仅需要外贸知识、海关知识、商检知识、运输知识、保险知识、商品知识及外语和语言沟通能力，还需要具备使用计算机应用软件（如WORD, EXCEL等）的能力；

3.从跟单范围而言，涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单；

4.从跟单的要领而言，一名合格的跟单员要具备某项商品的专业知识，精通该商品的生产操作要领，能分析和解珠生产过程中出现的问题，协调各方（部门）的利益，妥善处理商品的质量问题，满足和达到工艺单和客户的要求。

不同之处主要是：

1．所处企业不同。外贸公司跟单员所涉及的产品品种、结算方式等比生产企业跟单员要相对多些，接触的企业面比生产企业跟单员相对大，跟单的主要内容与生产企业跟单有一定的差异。

2．跟单工作侧重不同。生产企业跟单员的跟单工作大部分侧重于以生产跟单为主，即以生产过程的商品质量和数量的跟踪为主。因此对生产企业跟单员的素质要求，偏重于产品知识，工艺质量、一般的外语沟通能力以及计算机应用软件等方面。由于生产企业从从事外贸活动的能力不及专业的外贸公司，往往跟单员要从事几个岗位的工作，因此对跟单员的要求是能够胜任全程跟单的工作。

二、外贸跟单员的基本素质 （一）职业素质

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外贸跟单员职业素质主要包括以下方面：

1．热爱社会主义祖国，自觉维护国家和企业的利益，关注国内外的政治经济形势，能正确处理好国家、集体和个人之间的利益关系，为对外经济贸易事业勤奋工作；

2．遵纪守法、廉洁自律，不行贿、索贿、受贿，在对外经济交往中珍视国格和峥；

3.严守国家机密和维护商业机密，自觉遵守外事纪律，遵守企业的各项规章制度；

4.对本职工作认真负责，忠于职守；努力学习，勇于实践；积极开拓，锐意进取。

（二）能力素质 1．综合业务能力； 2.市场调研和预测能力； 3.推销能力；

4.语言文字能力和口头表达能力； 5．社交协调能力。 （三）知识素质

知识素质是指外贸跟单员做好本职工作所必须具备的基础知识与专业知识。 1.外贸跟单员的基础知识主要有：

(1)了解我国对外贸易的方针、政策、法律和法规以及有关国别（地区，贸易呼策：

(2) 了解管辖商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平；

（3）具备一定的文化基础知识，一般要求具有高中（包括中专、技校、职校’以上学历，具有一定的英语基础，会使用计算机常用软件；

（4）具有一定的法律知识。了解合同法、票据法、经济法、外贸法等，以及与外贸跟单员相关法律知识，做到知法、懂法和用法。

2．外贸跟单员的专业知识，

1）懂得商品学的基本理论，熟悉所跟单的产品的性能、品质、规格、标准

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（生产标准和国外标准）、包装、用途、生产工艺和所有原材料等知识；

2）了解管辖商品在国际市场上的市场行情，以及该项商品主要生产国和进出口国家或地区的贸易差异，及时反馈信息给国内厂商，指导其生产；

3）熟练掌握国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检报关、运输、保险等方面的有关业务流程。

（四）管理素质

管理出生产力，管理出效益。良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。外贸跟单员既是跟进订单的专职人员，也是业务员或经理或企业负责人的助手，因此，外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力。

三、外贸跟单员的知识构成 （一）外贸跟单员的外贸基础知识 1.国际商务基础理论。 2.运输与保险。 3.商检与报关。

4.国际贸易的规则、政策。 5.金融外汇与银行结算。

（二）外贸跟单员的工厂生产与管理知识

为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。

（三）外贸跟单员的商品知识

外贸跟单员的跟单工作内容之一是控制商品的质量，因此，外贸跟单员除了掌握国际贸易知识外，还应该具备相应的商品知识，只有把握商品的特性，才能更好地推行生产工艺和生产技术，达到客户对质量的要求，完成跟单业务工作。具体而言，外贸跟单员在跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验

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标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外贸跟单任务。

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四、跟单员跟单工作流程 （一）外贸公司跟单工作流程

外贸公司跟单工作包括选择生产企业、签订收购合同、筹备货物、进程跟踪、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

（二）生产企业跟单工作流程

具备对外进出口经营权的生产企业是我国外贸进出口的主体之一，随着我国加人WTO和外贸法的实施，具有外贸经营权的生产企业越来越多，许多国际买家也热衷于直接从这些生产企业采购商品。 “工厂跟单”，实质上属于生产型企业的内部跟单。其一般流程包括：推销公司产品、签订外销合同、筹备货物、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

五、出口贸易一般流程 （一）选择供应商或生产企业

在选择供应商或生产企业时，需注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。

（二）生产企业推销本企业产品出口 这一过程中，跟单员的主要工作内容有： 1.了解目标市场的需求特点和客户采购偏好；

2.了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等；

3.了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法； 4.了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量； 5.掌握公司产品的价格和相关原材料价格；

6.了解近期本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。

（三）建立对外业务关系，确定出口贸易对象

建立业务关系可以通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。

（四）洽谈业务

洽谈业务是指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、

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货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用与客户见面洽谈的方式。在洽谈业务前必须事前作好充分准备。

（五）签订对外合同

跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作： 1.整理双方达成的事项内容；

2.将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单； 3.落实生产企业（车间），并完成确认样；

4.检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息； 5.根据客户的确认意见，改进确认样，直至客户确认样品； 6.做好合同项下订单生产前的一切准备工作等。 （六）买方开立信用证

外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将“开证资料”（内容主要有出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方（进口方），买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。

卖方在收到买方开立信用证后，首先要根据合同审核信用证。

在确认信用证中没有不可接受的条款后，开始投料生产；另外，卖方也可以在收到客户支付部分货款（通常是合同金额的20％^-30％）订金后，投料生产。

（七）签订内贸收购合同

在确定生产企业后，需要对某个商品的生产规格、价格、数量、质量、交货期、付款时间等作出具体的约定，并以书面形式记载，由生产企业（供货方）和收购方的法人或法人授权代表在合同上签字盖公章，以示合同生效。

（八）履行合同

这一期间跟单员需要做的主要工作有：测算企业实际生产能力、原材料采购、生产进度跟踪、产品包装、生产质量检验等。

（九）商检（客检）与报关

当货物生产完成时，对于法定商检的货物，在备妥货物后，跟单员应在报关

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前提前向产地商检局预约安排商检，只有经商检局签发的检验合格证书（一般是纸质的“出境货物通关单”和通过商检网络传输的“出境货物换证凭条，’），海关才放行，凡检验不合格的货物，经返修后仍不合格，则不得出口。

除了国家商检外，还有客户到生产企业进行检验（简称客检）。对于合同约定由买方（客户）检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。一般而言，经“客检”合格的商品，买方会出具 “客检证”。不论是国家商检，还是“客检”，都是在生产完成并包装入箱后进行的。

（十）安排运输与保险

跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：

1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运。由于货物运输多数是依*集装箱运输的，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。

2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜；

3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。

（十一）制单结汇

在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证；有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。

（十二）外汇核销与出口退税

按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续；而出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。

出口退税的单证的主要单证有：出口报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单、增值税发票、出口销售发票。各种单证的内容（如商品品名、数量、计量单位等）要相互一致，不矛盾，并在规定的时间内向税务机关（国税）办理退

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税手续。

选择生产工厂

签订贸易合同 签订加工合同 前 程 跟 原料采购跟单 跟 单 外 中 单 员 销 全 程 生产进度跟单 员 程 跟 跟 单 包装跟单 单 货物检验/客检 报检员 负责办理出入境货物---- 单证员 的报检业务 负责贸易合同的洽谈、签订、履行和结汇等业务的操作 负责对订单项目的执行进行跟踪和操作 贸易磋商 建立业务关系 办理运输

办理货运保险 ---- 单证员

报关员 出口货物报关

货物装运 发装运通知

办理结汇

核销退税 ---- 单证员 货物进仓 负责向海关办理进出口货物报关及纳税等海关事务 负责运输、商检、保险、报关和结汇等业务环节中的制单和审单等工作

出口跟单工作流程

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学习情境1生产企业跟单实务

合同分解 产能评估 生产制样 原料配件采购 跟单质量评估 货物交割 检验与包装 质量与进度控制

一、合同分解 总体要求：

 必须培养良好人际关系与协调能力，以期获得有关部门之合作，而圆满达成任务。

（一）商务部门内关系协调

商务部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料。

 商务部门研订产品之价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。

 必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。

 获得的有关竞争同业的用料需求资讯，以及其产品的销售数量、品质、价格等资讯，以协助做好竞争策略之拟订工作。 （二）与管理部门协调关系

在与管理部门的协调上，商务部门应将与供应商接触所获得的市场资讯，提供给管理部门做为经营上的依据。而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。 （三）与生产部门协调关系

为了确保原料供应的稳定性，商务部门和生产管制部门需要经常交换资讯。  商务部门亦必须通知生产管制部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。

 若生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知

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对方，以便及时做适当的调整与配合。 （四）与质管部门协调关系

跟单人员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。跟单人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而质管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。  质管知识  品质标准。  物料验收。  开发厂商。

（五）与制造部门协调关系

制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情； 而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。 （六）与技术部门之协调关系

技术部门于设计物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。

 为了建立标准化，以收大量采购效益，技术部门应于设计前多征询采购部门之意见。两者应密切协调，产生良好的互动关系。

 在新产品设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。

 对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使规格设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或产品之机会。

（七）与仓储部门协调关系

大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。

 采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储

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人员处理。

（八）与财务部门之协调关系

 采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式。 二、产能评估

 跟单员应学会分析计算企业的生产能力，检查企业生产能否按期保质保量交货。

（一）理想产能计算

假定所有的机器设备完好，每周工作7天，每天工作3班，每班工作8小时，期间没有任何停机时间，这是生产设备最理想的生产能力。 （二）计划产能计算

计算根据企业每周实际工作天数、排定的班次及每班次员工工作时间来确定。

（三）有效产能计算

有效产能是以计划产能为基础，减去因停机和产品不合格率所造成标准工时损失。产品不合格的损失，包括可避免和不可避免的报废品的直接工时。 （四）对企业生产能力不足的对策

当发现企业生产能力不足，不能保证订单按时交货，为了保证交货期，跟单员须要求企业或生产部门采取以下措施：

1.延长工作时间，由一班制改为两班制、三班制，或延长员工工作时间；  2.增加机器设备台数，延长开机时间；

 3.增加其他车间生产支持，或将部分生产任务拨给其他车间承担；  4.调整生产计划，将部分生产向后推；  5.部分产品进行外包生产；  6.增加临时用工；

 7.产能长期不足时，应增加人员和机器设备。 三、生产制样 样品的重要性

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 1.样品是一个企业的形象代表。  2.样品是产品品质的代表。  3.样品是价格的代表。  4.样品是生产的代表。  5.样品是验货和索赔的依据 （一）宣传推广样

宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品实物形态向工众反映处商品品质全貌。 （二）参考样

参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。 （三）测试样

测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。 （四）修改样

修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。 （五）确认样

确认样（Approval Sample）是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送结客户。评估重点是以下方面：  1．所选的材料是否与客户要求完全一致；

 2. 样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；  3. 样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；  4. 样品的数量是否与客户的要求完全一致；  5. 本企业是否有留样。 （六）成交样

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成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的买卖。 （七）产前样

产前样(Pre-production Sample)是指生产之前需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。

（八）生产样

生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。 四、原材料采购

（一）原材料采购跟单要求

原材料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。

1.适当的交货时间

适当的交货时间是跟单员进行原材料采购跟单的中心任务。原材料交货时间过早或过晚都不利于采购企业的经营运作，跟单员的任务就是使所采购的原材料在规定的时间获得有效的供应。  2.适当的交货质量

适当的交货质量，是指供应商所交的原材料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。

3.适当的交货地点

 为了减少企业的运输与装卸费用，跟单员在进行原材料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，因此跟单员应重点选择那些离企业近、交通方便的供应商。因交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本。

4.适当的交货数量

适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用，不产生更多的库存。 5.适当的交货价格

一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：(1)多渠道获得商品报价。(2)比价。(3)议价。(4)定价。跟单员一般对每个产品的采购，需保留

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三个以上供应商的报价，有时这些供应商的价格可能相同，也可能不同。但让这些供应商知道你有多个供应商可选择，他只是一个竞争者，他们会努力改善合作关系，这样企业才可能获得最好的报价和服务。 （二）原材料采购跟单的流程

原材料采购跟单的流程为：制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。

（一）制作《采购原材料辅料申请单》

跟单员在制作采购单时应注意以下要点：  1.审查《采购原材料辅料申请单》。

 (1)适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。

 (2)以书面方式提出原材料的采购。

 (3)确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。

 (4)以型号规格表明采购的标准。

 2.熟悉采购的原材料。3.价格确认。4.确认质量标准。5.确认原材料采购量。  6.制定采购单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：（1)交货方式。(2)验收方式。(3)处罚条款。(4)履约保证。(5)品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。（6）仲裁或诉讼。（7)其他。  7.发出采购单。 （二）采购单跟踪

采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。

 1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺。

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 2.跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。

 3.跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。

 4.跟踪组装总测，跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。

 5.跟踪包装人库，对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。 （三）原材料（零部件）检验

1.确定检验日期  2.通知检验人员  3.进行原材料检验

 4.处理质量检验问题，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。 （四）原材料（零部件）进仓

1．协调送货 2.协调接收 3.通知进货  4.原材料（零部件）人库

 原材料的库房接收过程有：（1)检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；（2)接收原材料，对应采购单进行核查；（3)检查送货单据及装箱单据；（4)检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（5)卸货；（6)清点原材料；（7)搬运人库；(8)填写“原材料人库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；（9)将原材料人库信息录人存储信息系统中。

 5.处理原材料（零部件）接收问题

 由于供应商或者跟单员方面的原因，原材料（零部件）在接收环节上可能会出现以下问题：(1)原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；(2)未按照采购单中指定的原材料数量送货；(3)交货日期不对；(4)原材料的包装质量不符合要求等。此类问题跟单员需与有关领导一同协调解决，处理方法要现实。 （三）原材料（零部件）采购跟单方法

 跟单员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的

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压力；另一方面可及时掌握供应商能否按期交货或能否交够所需数量等清况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料（零部件），以使企业的经营成本降低。 五、质量与进度控制

（一）出口产品质量检验目的、职责及构成要求

 严格把住质量关，是企业按标准、工艺、图样组织生产的要求，是确保国家利益和客户利益的 需要，同时也是维护企业信誉和提高经济效益的需要。

1.出口产品或零部件检验的主要目的

 （1）判定产品或零部件的质量合格与否。

 （2）通过检验和试验，证实产品或零部件是否达到规定的质量要求。  （3）产品质量评定。通过质量检验和试验确定产品缺陷严重程度，为质量评定和质量改进提供依据。

 （4）考核过程质量，获取质量信息。  （5）仲裁质量纠纷。

2.出口产品质量检验工作职能

 （1）鉴别职能。根据检验结果判定产品或零部件的合格与不合格，从而起到鉴别的作用。

 （2）把关职能，通过认真的质量检验，剔除不合格品，把住产品质量关，实现把关职能。

 （3）预防职能。把影响产品质量的异常因素加以控制与管理，实现“既严格把关又积极预防”。

 （4）报告职能。把在生产全过程质量检验中所获得的质量信息、数据和情报，认真做好记录，及

 时进行整理、分析和评价，领导质量决策提供依据，为向各有关部门沟通和领导报告。

 （5）出口产品检验四项职能相互关联是一个完整系统。 （二）出口产品生产制造过程的质量监控

 跟单员应会同生产企业质量管理部门对企业生产制造过程质量进行监控，以使其能生产合格的产品。

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1.生产制造过程质量控制要求

在产品生产技术准备过程中，对产品、零部件都要进行工艺分析，划定工艺路线，并绘制工艺流程图。

2.工艺准备的质量控制

工艺准备是根据产品设计要求和生产规模，把材料、设备组织起来，明确规定生产制造的方法和程序。工艺准备是生产技术准备工作的核心厂内容，是直接影响产品生产质量的主要体系要素。  （1）制订生产过程的质量控制计划  （2）工序能力的验证

 在生产过程中，工序是产品质量形成的基本环节，对工序具备生产符合产品质量要求的能力。

 采购的质量控制内容至少应包括下列要素：  （3）辅助材料、公用设施和环境条件的控制

 对质量特性起重要作用的辅助百了和设施应加以控制并定期进行验证，以确保对生产过程影响的同一性。  （4）工艺文件的质量控制

 工艺文件的质量控制是产品生产过程中用以指导工人操作的技术文件，是企业安排生产计划，实施生产调度、材料供应、设备管理、质量检查、工序控制等的重要依据。对于制定的工艺文件必须贯彻执行，并保持相对的稳定性。

3.出口产品质量检验活动的实施

企业实际的检验活动可分为三种类型，即进货检验、工序检验和完工检验。 （1）进货检验

进货检验是对外购品的质量验证，对采购的原材料、辅料、外购件、外协件及配套件等人库前的接收检验。

 进货检验的深度主要取决于企业对供应商质量保证体系的信任程度。企业可制订对供应商的质量监督制度，如对供应商的定期质量审核，以及在生产过程的关键阶段派员对供应商的质量保证活动进行现场监察等。企业对供应商进行尽可能多的质量验证．以减少不合格产品的产出，是企业保证进货物料质量的积极措施。

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（2）工序检验

工序检验有时称为过程检验或阶段检验。工序检验的目的是在加工过程中防止出现大批不合格品，避免不合格品流人下道工序。

（3）完工检验

完工检验必须严格按照程序和规程进行，严格禁止不合格零件投人装配。  完工检验可能需要模拟产品的使用条件和运行方式。

 完工检验可以是全数检验，也可以是抽样检验，应该视产品特点及工序检验情况而定。

（4）推进和落实操作者自检、工人之间互检和专职检验人员专检制度  这种三结合的检验制度有利于调动广大职工参与企业质量检验工作的积极性和责任感，是任何单纯依*专业质量检验的检验制度所无法比拟的。

（5）质量检验标识与可追溯性

便于标识产品，防止混料、误发和误用。

 便于通过质量检验标识及其相关记录实现产品质量追溯。 （三）出口产品质里检验操作实务

出口产品的质量检验需依据订单的质量要求，保证产品出口符合要求。 1.常用的出口产品质量检验方式 （1）全数与抽样检验。

 全数检验就是对待检产品批100％地逐一进行检验，又称全面检验或100％检验。

 这种质量检验方法虽然适用于生产批量很少的大型机电设备产品，但大多数生产批量较大的产品，如电子元器件产品就很不适用。

 抽样检验是从一批交验的产品（总体）中，随机抽取适量的产品样本进行质量检验，然后把检验结果与判定标准进行比较，从而确定该产品是否合格或需再进行抽检后裁决的一种质量检验方法。过去一般采用百分比抽样检验方法。这种抽样检验方法已被逐步淘汰。 （2）计数与计量检验。

 计数检验。计数检验的计数值质量数据不能连续取值，如不合格数、疵点数、缺陷数等。

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 计量检验。计量检验的计量值质量数据可以连续取值，如长度、容积、重量、浓度、温度、强度等。 （3）理化与感官检验。

 理化检验是应用物理或化学的方法，依靠量具、仪器及设备装置等对受检物进行检验。理化检验通常测得检验项目的具体数值，精度高，人为误差小。理化检验是各种检验方式的主体，特别受到人们的关注。

 感官检验就是依靠人的感觉器官对质量特性或特征作出评价和判断。如对产品的形状、颜色、气味、伤痕、污损、锈蚀和老化程度等，往往要靠人的感觉器官来进行检查和评价。

 因此，感官检验的结果往往依赖于检验人员的经验，并有较大的波动性。虽然如此，但由于目前理化检验技术发展的局限性以及质量检验问题的多样性，感官检验在某些场合仍然是质量检验方式的一种选择或补充。 （4）固定与流动检验。

 固定检验就是集中检验，是指在生产企业内设立固定的检验站，各工作现场的产品加工以后送到检验站集中检验。

 流动检验就是由检验人员直接去工作现场检验。 （5）验收与监控检验

 验收检验广泛存在于生产全过程，如原材料、外购件、外协件及配套件的进货检验，半成品的人库检验，产成品的出厂检验等。验收检验的目的是判断受检对象是否合格，从而作出接收或拒收的决定。

 监控检验也叫过程检验，目的是检定生产过程是否处于受控状态，以预防由于系统性质量因素的出现而导致的不合格品的大量出现。如生产过程质量控制中的各种抽样检验就是监控检验。 2.抽样检验方法

抽样检验是外贸出口商品质量检验中使用最多的形式，我国至今已制定的抽样方法标准有：GB10111利用随机数般子进行随机抽样的方法；GB13393抽样检查导则；GB6378不合格品率的计量抽样检查程序及图表（对应于IS03951)；GB8051计数型序贯抽样检验方案等。这些抽样方法标准规范性文件，分别对企业抽样检验与国家行业的质量抽样检验方法作出明确的规定，在实际跟单过程中

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需要了解掌握。 （四）生产进度跟单 1.生产进度跟单的要求

生产进度跟单的基本要求是使生产企业能按订单及时交货。及时交货就必须使生产进度与订单交货期相吻合，尽量做到不提前交货，也不延迟交货。生产进度跟单的流程是：下达生产通知单，制订生产计划及跟踪生产进度。 （1）生产企业不能及时交货的主要原因

企业内部管理不当。如紧急订单插入，生产安排仓促，导致料件供应混乱，延误生产交货。

 计划安排不合理或漏排。  产品设计与工艺变化过多。

 产品质量控制不好。不合格产品增多，成品合格率下降，影响成品交货数量。  生产设备跟不上。  产能不足。

（2）按时交货跟单要点

加强与生产管理人员的联系，明确生产、交货的权责。  减少或消除临时、随意的变更，规范设计、技术变更要求。  3掌握生产进度，督促生产企业按进度生产。  加强产品质量、不合格产品、外协产品的管理。  妥善处理生产异常事务等。 2.下达生产通知单

 （1）落实生产通知单内各项内容

 跟单员接到订单后，应将其转化为企业下达生产任务的生产通知单，在转化时应明确客户所订产品的名称、规格型号、数量、包装、出货时间等要求。跟单员需与生产企业或本企业有关负责人

 对订单内容逐一进行分解，转化为生产企业的生产通知单内容。 （2）协调生产通知单遇到的问题

有时会发生生产通知单受到生产车间具体生产操作上的技术、原材料供应等问题。跟单员必须及时了解掌握生产通知单具体下达到车间后，在生产执行时遇

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到的困难情况。对于生产车间不能解

 决的技术问题或生产出来的产品无法达到客户要求的情况，跟单员应及时与有关部门衔接，在技术问题无法解决前，不能生产。  （3）做好生产通知后的意外事件处理

 如遇意外事件导致订单无法按时按质完成，跟单员需要反复核实，并做好多种应急事件处理拍 备工作，或及时调整生产通知单个别内容，或及时调整生产厂家另行下达生产通知。 3 .制订生产计划

跟单员应协助生产管理人员将订单及时转化为生产计划，以便产品的顺利制造。  （1）生产计划的制仃

 生产计划的制订主要依据订单要求、前期生产记录、计划调度以及产能分析而制订的。其计划的内容主要有各月份、各规格、设备及销售类别的生产数量，并且每月应进行修订一次。划  （2）月度生产计划的制订

 计划的内容包括当月各批号、产品名称、生产数量、生产日期、生产单位的产量等。

 （3）一周生产计划的制订

 一周生产计划是由月份生产计划或紧急订单转换而制订的，它是具体生产安排及物料控制的依据。 4.跟踪生产进度

（1）生产进度控制工作程序

跟单员通过生产管理部门每日的“生产日报表”统计，调查每天的成品数量及累计完成数量，以了解生产进度并加以跟踪控制，以确保能按订单要求准时交货。

 跟单员可利用每日实际生产的数字同预定生产数字加以比较，看是否有差异，以追踪记录每日的生产量。

 跟单员发现实际进度与计划进度产生差异，应及时查找原因。如属进度发生延误导致影响交货期，除追究责任外，应要求企业尽快采取各种补救措施，如外包或加班等。

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企业采取补救措施后，跟单员应调查其结果是否有效，如效果不佳，跟单员应要求企业再采取其他补救措施，一直到问题得到解决。

 补救措施无效，仍无法如期交货时，跟单员应及时联络并争取取得境外客户谅解，并征求延迟交货日期。 （2）生产进度控制重点

 其重点是：计划落实执行情况；机器设备运行情况；原材料供应保障；不合格及报废率情况；

 临时任务或特急订单插人情况；各道工序进程；员工工作情绪等。 （3）生产异常的处理

发生各种生产异常，其影响最终体现于生产进度无法按计划进行。跟单员在生产过程中要掌握生产异常情况，及时进行跟踪工作。 六、产品检验 （一）检验准备工作

检验是TQM中制造过程的重要一环

 全面质量管理过程的全面性，决定了全面质量管理的内容应当包括设计过程、制造过程、辅助过程、使用过程等四个过程的质量管理。  品质检验的步骤。 （1）明确质量的要求； （2）测量试验； （3）比较； （4）判定； （5）处理。

 检验人员的“卡、防、帮、讲”就是针对检验工作的局限性和片面性而提出来的。卡：即把关；防：即预防出现不合格品；帮，即对操作者进行技术指导，共同解决质量问题；讲，即宣传“质量第一”的方针，提高职工的质量意识。 职责

技术质量部负责原材料、外协件、过程检验、成品的检验和记录。  有关部门配合进行检验和试验 七、包装跟单

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1.包装概述

 我国《包装通用术语国家标准》（GB/T4122.1—1996）对包装的定义为：“所谓包装是指为了在流通中保护产品、方便储运、促进销售，按一定技术方法而采用的容器、材料及辅助物等的总体名称。也指为了达到上述目的而采用容器、材料和辅助物的过程中施加一定技术方法等的操作活动。” 2.包装的功能 （1）保护功能 防止物资的破损变形 防止物资发生化学变化 防止有害生物对物资的影响

防止异物混入、污物污染、丢失、散失 （2）方便功能 方便物资的装卸搬运 方便物资的运输 方便物资的储存 - 方便物资的使用 3.包装材料  (1)纸和纸板  (2)塑料

 (3)木材及木制品——天然木材和人造板材  (4)金属材料  (5)玻璃材料  (6)复合材料

 (7)包装辅助材料(粘合剂、粘合带、捆扎材料) 4.包装合理化  (1)包装合理化

 所谓包装合理化，是指在包装过程中使用适当的材料和适当的技术，制成与物品相适应的容器，既满足保护商品、方便储运、有利销售的要求，又要提高包装的经济效益的包装综合管理活动。

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 运输包装的设计主要考虑以下几个方面：  保护性  经济性  便利性

 (2)包装合理化的途径 包装的轻薄化

符合集装单元化和标准化的要求 包装的机械化 包装大型化 包装要有利于环保 八、货物交割

1.配合买方货物装卸、检验

 2.装运前检验：按约定对商品进行检验。  3.装运

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学习情境2外贸公司跟单实务

合同审核 生产企业选择 生产外包 质量与进度控制 结汇与核销退税

一、合同审核

装运、投保与报关 产品报检

对进出口贸易合同的审核要点

1. 进出口贸易合同的形式和格式，如果是由外商提供的，必须逐项审查其政治性、合法性、真实性和可操作性。

2. 外销员对外签订合同，必须取得公司法定代表人的“签约授权书”，否则无效。“签约授权书”需明确授权范围和工作责任。 续上

3. 对合同审核的主要内容，包括品种、规格、单价、数量、总金额及贸易术语、装运时间、装运港和目的港、包装、保险、付款、方式、码头及其他双方约定的条款、仲裁条款等。

4. 进出口贸易合同采用书面合同形式，经买卖双方签字、盖章有效。 (一)合同成立的时间

根据《公约》的规定，受盘人接受发盘并在发盘有效期内将接受送达发盘人，合同即告成立。但在实际业务中，合同成立的时间以订约时合同上写明的日期或以收到对方确认书的日期为准，即在签订书面合同时买卖双方的合同关系确立。 (二)合同有效成立的条件

1．合同当事人必须具有签订合同的行为能力 2．合同必须有对价或约因 3．合同的标的或内容必须合法 4．合同必须符合法律规定的形式

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5．合同当事人的意思表达必须真实 (三)书面合同的内容

书面合同的内容通常包括约首、基本条款和约尾三个组成部分。 二、生产企业（供应商）选择 （一）供应商管理的作用

1．做好采购管理工作的重要基础 2．提升采购经济效益的要素 （1）有效降低采购组织运营成本 （2）直接控制和降低物资采购成本 3、供应商管理是供应链管理的关键环节 （二）供应商管理基本流程 （三）筛选供应商 筛选供应商的目的:

快速确定供应商是否值得被全面评估，以免在根本不可能被选中的供应商身上浪费时间；

在适当的情况下，将被评估的供应商数量降低到便于管理的数量。 （四）供应商初步调查

所谓供应商初步调查，是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大，运输进货条件如何。 1.初步供应商调查的目的

初步供应商调查的目的，是为了了解供应商的一般情况 2.初步供应商调查的特点

初步供应商调查时内容浅，只要了解一些简单的、基本的情况；同时该阶段的调查面比较广，最好能对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解，从而能够掌握资源市场的基本情况。 3.初步供应调查的方法

初步调查的基本方法可以采用访问调查法，通过访问有关人员而获得。 续上

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4.供应商分析的主要内容

产品的品种，规格和质量水平是否符合企业需要，价格水平如何。只有产品的品种、规格、质量水平都适合于企业，才算得上企业的可能供应商。对可能供应商品有必要进行下面的分析：

企业的实力、规模如何，产品的生产能力如何，技术水平如何，管理水平如何，企业的信用度如何。

产品是竞争性商品还是垄断性商品。

供应商相对于本企业的地理交通情况如何，进行运输方式分析、运输时间分析、运输费用分析、看运输成本是否合适。 （五）供应商深入调查

1.销售合同评审，要求销售部门对每个合同评估，并确认是否可按时完成； 2.供应商管理，要求建立许可供应商清单，并要有有效的控制程序； 3.培训管理，对关键岗位人员有完善的培训考核制度，并有详细的记录； 4.设备管理，对设备的维护调整，有完善的控制制度，并有完整记录； 5.计量管理，仪器的计量要有完整的传递体系，这是非常重要的； （五）选择供应商 供应商选择标准： 价值+成本节约。 优异的性能。 完善的服务 可靠性 解决问题能力 全球性

符合法律法规要求 增长性

（六）供求双方长期质量合作措施

供求双方可以通过多种方式实现战略发展、解决相关问题和持续改进质量。企业间经常采用的方式包括：定期召开合作策略回顾和发展会议；建立高层主管的供应商会议，共同探讨双方合作间遇到的问题，努力找到解决方案，分享技术

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发展趋势和未来产品计划；建立持续改进小组，促进持续改进的进行；建立跨职能的小组，管理和改进联盟与伙伴关系。 （七）供应商能力的拓展与积极性提升 1.供应商的能力拓展

如果候选供应商存在的是能力方面的问题，如：某供应商在技术、资源或经验方面存在不足，这些不足会影响其完全按照公司的要求交货。在这种情况下，公司可能会发现，必须采取一些措施以提高该供应商的能力。这些措施可能包括： （1）为供应商提供产品/服务和有关的专家技术方面的建议和帮助。 （2）提供生产资金，如：通过提前支付设备的采购款，或者预先支付供应商需要的采购原材料或零部件的费用等；

（3）帮助供应商整合其信息系统，使该系统与本公司的系统更具兼容性，以方便两个公司之间的沟通，便于双方联合制定计划等。 2.供应商积极性的提升

一般来说，对于供应商积极性方面的问题，可以采用以下措施解决： （1）增加从该供应商处的采购量，公司可以考虑供应商目前可以提供的所有产品或服务（或者可以包括供应商未来可以提供的产品或服务），同时考察公司未来的需求，以确定是否存在进一步扩展双方业务合作的可能。

（2）与供应商保持信息的畅通，充分证明本公司是供应商的一个优质的客户

三、质量与进度控制 学习内容见学习情境1 四、产品报检

列入《种类表》的商品，以及国家规定必须进行检验的物品如食品、动物、危险品及其容器、船舱、集装箱等，进行法定检验；

不属法定检验的范围，但合同规定要检验的商品，进行鉴定业务。 申领原产地证书的，必须报检。

最迟应在出口报关或装运前7天报检，若检验检疫周期较长，还应提前。 一般商品应在证单签发之日起2个月内、鲜活类商品应在2周内装运出口，超过此期限则需重新报检 。

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报检时应提供的单证

除需提交《出境货物报检单》外，还应提供合同（销售确认书或订单等）、信用证、发票及装箱单等必备单证。

商检证书的种类很多，主要有：

品质检验证书（INSPECTION CERTIFICATE OF QUALITY）

重量或数量检验证书（INSPECTION CERTIFICATE OF WEIGHT OR QUANTITY） 兽医检验证书（VETERINARY INSPECTION OF CERTIFICATE） 卫生/健康证书（SANITARY/HEALTH INSPECTION CERTIFICATE） 消毒检验证书（DISINFECTION INSPECTION CERTIFICATE） 熏蒸证书（INSPECTION CERTIFICATE OF FUMIGATION） 船舱检验证书（INSPECTION CERTIFICATE ON TANK/HOLD） 商检证书的内容

各类检验证书虽然需要证明的内容不同，但包含的项目基本相近，一般应包括证书编号、发货人、收货人、货物名称、唛头、包装情况、产地、运输工具、报验数量、检验日期、检验结果等。

海运出口货物托运流程

1．托运人缮制海运出口货物托运单（出口货物明细单），交承运人或其代理办理租船订舱手续。

2．船公司收到托运单后，即结合船期，安排船只和舱位，并签发装货单交货方。

3．托运人收到装货单后，向海关申报出口。 4．海关查验放行。

5．托运人缴纳港杂费，将装货单交船公司要求将货装船。

6．货装船后，船公司签发收货单，托运人凭此到船公司换取正本已装船提单。

出具保险单公司的全称及公司标记一般会用较 醒目的字体预先印制在保险单的最上端，以宣 传公司形象及帮助被保险人确定保险单责任的 承担者。

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由于保险单是可转让的单证，被保险人只要在 保险单背面签章，保险单的权益就转让给了任 何保单持有人，所以除非信用证上有明确定， 否则投保人便被作为被保险人。

根据信用证规定和被保险人的不同情况，常见 的缮制方法有以下几种：

3.信用证指定以“个人名义”或“来人”(To Order)为抬头人，则在被保险人一栏内直接打上“x x”或直接打\"To Order”，信用证上的受益人不要背书。

4.信用证指定“Endorse To the Order of X X”，则在被保险人一栏内仍打上信用证中受益人名称，同时保单背面由信用证上的受益人空白背书的上方打上“Held／Pay to The Order of X X”。

5.如果信用证规定某特定方为被保险人，则在此栏填出口商（受益人）名称接held in favour of „(特定方名称）或直接在此栏显示in favour of XXX（特定方名称），信用证上的受益人不需要背书。

标记一般应按发票或提单上所标的唛头填写，且 内容需要与其他相关单证相符；但如信用证无特 殊规定，为简化起见一般可打“As Per Invoice No．X X”(参照商业发票上的货物标记)。因为 若向保险公司索赔时，被保险人须递交相关商业 发票，所以这两种单据可相互参照。 散装货物和信用证有规定外，一般不打重量。 应显示“袋”(BAG)、“木箱”(CASE)、“纸板 箱”(CARTON)、“包”（BALE）等。

保单上如果未表明“货物的数量”，银行便无法 确定信用证所规定的货物数量是否已全部投 保，所以开证行可据此拒付。

保险金额一般应以信用证规定的货币种类及金

额表示。小数点后的尾数进位取整，如USD2304.1应进位取整为USD2305如果信用证对保险金额没有规定，那么一般按照发票金额加成10％计算，要求

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加成比例超过10％的，保险公司会根据实际情况确定是否可以接受，银行可以接受的最低保险金额为付发票金额中有时含有“佣金”与“折扣”，除非信用证另有规定，佣金不需扣除，保险金额一律按发票金额计算；而“折扣”需要扣除，保险金额按发票金额扣减折扣后计算。

总保险金额的币种须与信用证或合约的规定一致，且应使用币种的全称(例：美元不能用“USD”，而应写“U.S.DOLLARS)。大小写金额须相符，因为保险金额精确到个位数，所以大写金额后应加上“ONLY”，以防涂改。

海运直达轮，则在该栏显示船名。如需中途转船，填写一程轮船名或已知的第二程轮船名。除非信用证另有规定，保单只有船名没有注明航次，银行应予接受。陆运：则填写“by Train”；空运：则填写“byAir”；邮包：则填写“by Parcel”。

如选用海运直达船。则“From x x”即提单中的“Port of Loading”；“To X X”即提单中的“Port of Discharge”。如果信用证上的目的地(—般为内陆)非提单卸货港，则保单上的起讫地点应按信用证规定原样显示 。

进出口货运险适用的保险条款种类较多，国内一般采用中国保险条款，包括主险条款、一般附加险条款和特别附加险条款。国际上常用的货物运输保险条款包括英国协会条款和美国协会条款。

保险人选择的检验代理人应位于货运目的地，如当地没有符合条件的检验代理人，则应尽可能就近选择。保险代理人除需提供名称外，还需有详尽的地址及联系电话，以便被保险人在货物出险后与其联系。

如果信用证无特殊指定，一般显示信用证上规定的目的港或打上“Destination”。信用证要求以汇票货币为赔付货币时，则在赔付地点之后加注“in the Currency of theDraft”；若信用证明确指定以某种货币为赔付货币时（例：美元），则在赔付地点后直接注明“in USD”

出单地点按出单公司的实际所在地填写。

保险单据必须在表面上由保险公司或保险人或他们两者的代理人开立和签署。除非信用证另有规定，银行也将接受保险经纪人以保险公司代理人的身份开立和签署的保险证明。 保险金额和保险费

1.确定保险金额

保险金额是保险公司承担赔偿或给付保险金责任的最高限额，也是保险公司

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计算保险费的依据。保险金额= CIF (CIP)价X (1＋投保加成率） 2.选择投保险别

一般来说，选择投保险别要考虑货物的性质、包装、用途、运输工具、运输路线和货物的残损规律等。 3.保险费率和保险费

保险费～保险金额X保险费率=CIF（CIP)价X (1＋投保加成率）X保险费率

报关的范围

进出境运输工具：在国际间运营的各种境内或境外船舶、车辆、航空器和驮畜等。 进出境货物：一般进出口货物、保税货物、暂准进出境货物、特定减免税货物、过境、转运和通运及其他进出境货物。进出境物品：进出境的行李物品、邮递 物品和其他物品。

报关单位

进出口货物收发货人 专业报关行 代理报关企业

上述企业应由专职报关员负责报关。 报关期限

出口货物应当在出口货物运抵海关监管区后、在装货的24小时以前向海关申报。否则，海关可以拒绝接受通关申报。

出口货物通关程序 1.出口货物的申报 2.出口货物的查验 3.出口货物征税 4.出口货物的放行 进出口货物报关单

报关单是报关单位在货物装运前向海关报告进出口货物情况，请求海关审查、放行货物的法律文书。

我国进出口货物报关单由海关总署统一印制，一般一式五联（进口）或六联（出口），申报单位在向海关申报出口时，应先填写“中华人民共和国出口货物

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报关单”

出口报关时应提交的单据 出口货物报关单 商业发票和装箱单 已签注船名的 “装货单” 出口收汇核销单 出境货物通关单

出口许可证或配额证明（限制出口商品） 加工贸易登记手册（加工贸易项下的商品） 六、结汇 主要单据 1汇票 2商业发票 3装箱单 4海运提单 5原产地证 6保险 7商检 8受益人证明 9装船通知副本

信用证下汇票的缮制 1、出票时间由银行打印；

2、出票依据注明开证银行、信用证号和开证时间； 3、受票人为付款银行（开证银行）。 七、收汇核销申报 八、出口退税申报

“免、抵、退”税管理的实施范围

生产企业自营出口或委托外贸企业代理出口（以下简称生产企业出口）的

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自产货物，除另有规定者外，增值税一律实行“免、抵、退”税管理。 实行“免、抵、退”税管理的生产企业，是指独立核算，经主管国税机关认定为增值税一般纳税人，并且具有实际生产能力的企业和企业集团。

自产货物是指生产企业购进原辅材料，经过加工生产的货物。 下列出口货物可视同自产货物办理“免、抵、退”税：

1．收购与本企业生产货物的名称、性能相同，且使用本企业注册商标的货物；

2．收购与本企业所生产的货物配套出口的货物； 3．委托加工生产收回的货物。

增值税小规模纳税人出口自产货物继续实行免征增值税办法。 生产企业出口自产的属于应征消费税的产品，实行免征消费税办法。 出口退税的申报期限 退税单证基本要求

退税单证是申报出口退税的法定凭证，退税单证的开具及配单是否正确、规范，直接关系到申报出口退税的真实性、有效性和准确性，也直接关系到退税机关退税审核审批的顺利进行，因此，企业在办理退税申报中要对照基本规定、核单要求认真、仔细、规范操作。

免抵退税延期申报

出口企业有下列情形之一者，应当在规定的期限（90天）内向税务机关出书面延期申报申请，经地市级以上（含地市级）税务机关核准，在核准的期限内申报办理退（免）税。

（ 1）因不可抗力致使无法在规定的期限内取得有关出口退（免）税单证或申报退（免）税；

（2）因采用集中报关等特殊报关方式无法在规定的期限内取得有关出口退（免）税单证；

（3）其他因经营方式特殊无法在规定的期限内取得有关出口退（免）税单证。

出口企业在办理延期申请时应注意： 1、质纸资料申请

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2、延期时间：90天 新办企业退税认识

退税审核期为12个月的新发生出口业务的企业，在审核期期间出口的货物，统一的按月计算免、抵、退税的办法分别计算免抵税额和应退税额。税务机关对审核无误的免抵税额可按现行规定办理调库手续，对审核无误的应退税额暂不办理退库。对新发生出口业务的企业的应退税款，在退税审核期期满后的当月对上述各月的审核无误的应退税额一次性退给企业。

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学习情境3自营进出口生产企业跟单实务

（详细内容见情境1和情境2学习手册）

合同审核 催单审单 原料采购 生产加工 结汇与核销退税

投保、报关与装运 商检报检

本学习情境的工作业务，包括在贸易合同签订后依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节，跟单员需要进行跟踪或操作，协助履行贸易合同。

本学习情境的工作业务包括了出口跟单的左右环节，囊括了前两个学习情境的内容，本部分主要由学生自主学习，要注意所有工作环节之间的衔接关系，注意做好协调、沟通、管理工作的要点。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。今天我们先来看一下接单。 一．接单

接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax，Email或书面合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

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（1） 合同（Contract）：合同有销货合同（Sales Contract）和购货合同（Purchase Contract）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2） 确认书（Confirmation）：它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（Sales Confirmation）和购货确认书（Purchase Confirmation）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而机器设备，大棕贸易的进出口的合同则比较正规。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。需要提的一点是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1） 询盘（Inquiry）：又叫询价。

（2） 发盘（Offer）：又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3） 还盘（Counter-offer）：又叫还价。

（4） 接受（Acceptance）：买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。上次我们讲了如何接单，接单之后就该审单了。 二．审单：即审核合同 1．审单内容：

确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2．审单方法： （1）产品名称，规格：

审查产品代码是不是自身的产品，与我们的产品资料能否对上号。

有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量：

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也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

（3） 数量：

应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定“约”字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

1． 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对、总额有没有加错。 新客户下单，要查看我们给他的报价。

2． 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币（英镑，港币，欧元）。

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价（指装运港的价格条件） C&F 运费付至指定目地的交货价 CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格 （6）付款方式审查： A. 付款方式是否能接受？ B. 支付的货币能否接受？ （7）包装要求的审查：

A．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？ B．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

C．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑

外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要的是唛头印刷。 （8）交货期的审查

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跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短，可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

（9）交货方式的审查：

运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品：

要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1． 寄目录，样本： 2． 准备样品。 （1） 工厂现有的款式 （2） 新款 （3） 客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：

（1） 有完整的产品资料，主动进行宣传。 （2） 新品的成本，价格要进行核算。 （3） 新品的制作要留有实样。 （4） 客户的来样要保存好原样。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。外贸必然涉及到外汇问题，于是就要用到形式发票。 三．形式发票：PROFORMA INVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正

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式发票，它必须明显标明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息（收货人，合同号，形式发票号，开出日期），产品信息（品名，数量，价格，交货期），合同条款（价格条款，付款方法）。此外，还要提供我方的银行资料以便客户开证或汇款。

注意几点：

1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF） 2 .交货日期要明确

3 .付款条件要明确 （LC, TT） 四．出口货物跟单的基本程序

出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1) 筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2) 催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

催证：货物快完成时，要催证。

审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。

改证：审证后发现问题是常事。常会有包装上的错误，总金额，有效期，拼写错误等等。一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

(3) 订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：

出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事宜。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A 货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。

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B 制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C 跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4) 制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A 制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据，并在L/C的有效期内将单据送交银行。

出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B 结汇：如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。

物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期等进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

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学习情境4进口跟单实务

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一、选择国外供应商

1.选择进口商和供应地。

2.资信调查及内容。资信调查的内容包括：客户公司的成立年份、经营性质、注册资金、股权结构、经营业绩、经营商品、银行信用、支付能力、员工人数、主要负责人、联系人、联系方式及是否有网站等。

3.资信调查的渠道。跟单员要通过各种方式对国外供应商的资信情况进行全面的了解和掌握，要求客户自我介绍、网上搜寻查证、向中国驻当地商务处函电咨询、通过中国银行等机构进行资信调查等，以防止有些供应商资信不佳，利用劣质商品、甚至伪造单据，骗取货款，使进口商受损。

4.紧急报告制度。在得知客户发生经营异动或经营纠纷等情况后，跟单员应及时向进口业务经理及公司领导报告，暂停或放缓业务；对于有迹象表明客户将申请破产倒闭的，应立即停止业务，并迅速采取有效的自我保护措施。 二、进口商品（设备）业务调查

（一） 行情调查 （二）进口业务环节调查 （三）仓储情况调查 三、资本备付调查

（一）国内销售付款方式调查 （二）国外货款备付调查

（三）进口成本及该笔业务收益估算调查

1、进口成本估算。通常而言，商品进口的主要费用有：银行费用、保险费用、运输费用、检验检疫费用、海关税费、码头费用和其他费用等。

2、自营进口业务收益估算 ①购销差价。 ②经营利润。 ③资金回报率 四、申请进口许可证

（一）进口业务涉及的进口核准及许可事项

主要有：进口许可证核准；自动进口许可证核准（非外商投资企业）；农产

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品进口关税配额证审核；加工贸易业务批准证审批；加工贸易进口保税料件内销审批；办理易制毒化学品进口许可证；办理机电产品自动进口许可证；审核进口单位上报的特定产品申请；办理技术进口合同登记证出证；自由进口技术合同登记；外商投资企业自动进口许可证；外商投资企业关税配额商品（棉花、羊毛、天然橡胶、粮食类、食糖类、成品油、钢材、氧化铝）加工贸易业务审批；外商投资企业加工贸易减产配额商品保税进口料件内销审批等。

（二）进口前办妥许可证

对于需要进口许可证的商品，必须在进口前向商务部或各省、市（自治区）外经贸或相关部门办理进口许可证等批件。进口业务跟单员需要及时掌握有关进口许可证政策变化情况。

（三）申领进口许可证应提交的文件

1、《进口许可证申请表》。申请表（正本）需填写清楚并加盖企业公章，所填写内容必须规范。

2、申领企业的公函或申领人的工作证，代办人员应出示委托单位的委托函。 3、第一次办理进口许可证的申领单位，应提供商务部或省、市（自治区）外经贸部门出具的企业外贸经营权文件（复印件）。

4、进口合同、进口商品说明书等。 五、安排运输工具

租船订舱催装是跟单员在国际贸易FOB价格术语下重要的进口跟单业务环节，为确保进口业务的顺利履行，跟单员必须熟知国际贸易惯例，环环相扣，全程跟踪，随时掌握出口商备货情况和船舶动态，催促出口商做好装船准备工作。对于数量大或重要的进口货物，可请我驻外机构就地协助了解和督促对方履约，或派员前往出口地点检验监督，使租船订舱等环节不因疏忽或延误导致进口合同的落空。

六、进口货物保险

根据国际贸易惯例，按FOB、CFR、FCA和CPT条件成交的进口货物，由进口企业自行办理保险手续。进口货物的保险与出口货物内容是相同的，请参见出口货物保险的做法。 七、进口商品的检验与检疫

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（一）进口入境货物报检工作规程

由于入境货物未经检验检疫机构检验合格的，不得卸离运输工具，所以，人境货物必须办理报检手续（免检除外）。我国检验检疫机构的主要工作流程如下： 录人→计费→交费→检验检疫→拟制证书→计费复核→证书复审→制证→校对→补交费→领取证单。

（二）进境流向报检

进境流向报检是在口岸获取《人境货物通关单》以获准货物进境的业务。对属于检验检疫监管范围内的商品，海关凭检验检疫局签发的入境货物通关单验放。进境流向业务就是向口岸检验检疫机构提出申请并取得人境货物通关单的报检业务。

工作流程为：录人→计费→交费→人境口岸查验→缮制通关单→领取证单

（三）报检单位

有外贸经营权的国内企业； 入境货物收货人或其代理人； 中外合资、中外合作和外商独资企业； 国外企业、商社常驻中国代表机构等； 其他进口贸易关系人。 （四）报检资格

报检单位首次报检时，须持本单位营业执照和政府进出口经营权批文办理登记备案手续，取得报检单位代码。

其报检人员经检验检疫机构培训合格后领取“报检员证”，凭证报检。 代理报检单位须按规定办理注册登记手续，其报检人员经检验检疫机构培训合格后领取“代理报检员证”，凭证办理代理报检手续。代理报检的，须向检验检疫机构提供委托书，委托书由进口商按检验检疫机构规定的格式填写。

（五）报检范围

凡列入《种类表》的进口商品；

有关国际公约约定须经商检机构检验检疫的进口商品； 其他法律法规须经商检机构检验检疫的进口商品； 来自疫区的运输工具等。

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（六）检查货物

进口商在提货后，应立即检查货物。如发现商品存在内在质量不符合合同要求的，应及时要求检验检疫机构对商品进行质量检验，出具检验（测）报告，凭以对外索赔。

八、进口货物人库 、出库

进口货物人库后，跟单员要定期到仓库查库，以确保货物存放完好。为控制经营风险，一般情况下对于进口货物的出库提货，要求是款到发货。买方一次性付款，一次性提货；买方部分付款，部分提货；保证金作最后一笔货款。 每笔提货数量由跟单员提出，财务人员审核资金收妥情况进行签字确认，经过经理签字后同意，发货。跟单员方可开出出库提单通知仓库及提货人。 九、进口外汇核梢

要求进口企业在规定的时间内（货物进口报关后一个月内）携带进口单据到外管局办理外汇核销手续，杜绝各种形式的套汇、逃汇、骗汇等违法犯罪行为。 进口外汇核销的主要单据如下：．

1．进口付汇核销单（银行退回的第二联）； 2．进口付汇备案表； 3．进口货物报关单正本；

4．进口付汇到货核销表（一式两份，加盖公司章）； 5．结汇水单及收账通知单；

6．外汇局要求提供的其他凭证、文件（如合同、发票等）。 十、索赔与理赔

1．索赔依据。索赔时应提交索赔清单和有关单据（如商业发票、清洁提单、装箱单／重量单等）、在向出口商索赔时，应提交商检机构出具的检验证书；向承运人索赔时，应提交理货报告，向保险公司索赔时，除上述各项证明外，还应附加由保险公司出具的检验报告。

2．索赔金额。应包含货物价值以及弥补损失而支付的各项费用（如检验费、仓租、利息等）

3．索赔对象。一般而言，索赔的对象主要有出口商、承运人、保险公司等。

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4．索赔期限。向出口商索赔应在合同规定的索赔期限之内提出。按《公约》规定，买方行使索赔期限自其收到货物之日起不超过两年；向船公司索赔期限为货物到达目的港交货后一年之内；向保险公司提出海运货损索赔的期限，则为被保险货物在卸载港全部卸离海轮后两年内。

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