档案分类管理办法

XXXXXXXXXXXX 档案分类管理办法

（草稿）

XXXXXXXXXXXX 二○一二年三月

目 录

一、编制说明 .................................................................. 2 二、档案分类主表 .............................................................. 5

XXXX集团党群类档案归档范围和保管期限表 .................................... 7

DQ11 党务综合 ......................................................... 7 DQ12 纪检、监察 ....................................................... 8 DQ13 组 织 ........................................................... 8 DQ14 宣 传 ........................................................... 9 DQ15 工 会 ........................................................... 9 DQ16 团 委 ........................................................... 9 XXXX集团文书类档案归档范围和保管期限表 ................................... 11

WS11 文书综合 ........................................................ 11 WS12 人 事 .......................................................... 12 WS13 审 计 .......................................................... 12 WS14 安全、保卫 ...................................................... 13 WS15 后 勤 .......................................................... 14 XXXX集团财会类档案归档范围和保管期限表 ................................... 15

CK11 综 合 .......................................................... 15 CK12 会计报表 ........................................................ 15 CK13 会计帐簿 ........................................................ 15 CK14 会计凭证 ........................................................ 16 CK15 工资清册 ........................................................ 16 XXXX集团基本建设类档案归档范围和保管期限表 ............................... 17

JJ11 综 合 .......................................................... 17 JJ12 工程项目 ........................................................ 17 XXXX集团声像载体档案归档范围和保管期限表 ................................. 21

SX11 综 合 .......................................................... 21 SX12 照 片 .......................................................... 21 SX13 电教类 .......................................................... 22 XXXX集团实物类档案归档范围和保管期限表 ................................... 23

SW 实 物 ............................................................ 23

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档案分类管理办法

为实现我公司档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进档案管理现代化的进程，结合公司实际情况制定本办法。

本办法由编制说明、档案分类表、档案整理说明三部分组成。 一、编制说明 1. 主题内容

本办法规定了我公司档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。

2. 分类原则

以我公司全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案收藏，便于科学管理和开发利用。

3. 类目设置与标识 3.1 一级类目的设置与标识

一级类目是公司档案实体分类的最高层位。根据公司档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，确定六个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ 党群类

主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。 WS 文书类

主要包括公司机关各文书部门工作中形成的文件材料。

2— —

CK 财会类

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 JJ 基本建设类

主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。 SW 实物类

主要包括公司在各项活动中获得的特定物品。 SX 声像类

主要包括公司内部或与外部相关单位有关的声像载体材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“WS”即“Wen Shu”（文书）的简称。

3.2 二级类目的设置与标识

二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。

党群和文书类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。 基建类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。 实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。 二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

3.3 三级类目的设置和标识

根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以案卷号为三级类目，采用阿拉伯数字为归档代码。

三级类目按案卷号设置。

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4 档号的编制

4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号+卷册号

4.2 全宗号：公司档案全宗号为“FDJT”。

4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2012”即“2012年度”。

4.4 类目号：类目号是指档案实体分类的类目代号。我公司各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级。

4.5 档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“—”连接。

4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（001）。

4.7 档号模式

4.7.1 一般档号模式，如文书综合档号模式示例

全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+卷册号

4— —

5. 档案实体排架 档案排架的方式：

一般采用年代 —— 一级类目横向排架。 二、档案分类主表 DQ 党群 11综合

党委办公室、信访工作中形成的文件材料入此。12 纪检、监察 13 组织 14 宣传 15 工会 16 团委 WS 文书 11 综合

公司各种综合管理工作中形成的文件材料入此。12 人事、离退休 13 审计 14 安全、保卫 15 后勤 CK 财会 11 综合

财务工作中形成的管理性文件材料入此。 12 会计报表

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13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册

奖金、助学金材料入此。 JJ 基本建设 11 综合

基建管理性文件材料入此。 12 工程项目 SX 声像

11 综合 声像工作形成的管理性文件材料入此。 12 照片 13 电教 SW 实物 11 题词、字画 12 奖旗 13 证书、奖状 14 印章 15 牌匾

16 奖杯、纪念杯、纪念盘 17 其它类

6— —

三、档案分类详表

XXXX集团党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关党的建设文件材料 长期

（针对本公司的保管期限为永久） 2 党代会材料

（1）计划、通知、工作报告、议程、名单、决

议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论 通过的文件、简报；党委会候选人登记表和情况

介绍；党代会大会选举结果和上级批复等。 永久 （2）提案及办理情况、情况反映、重要贺电、

贺信。 长期 （3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表

证、列席证及选票式样。 短期 3 党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、

会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久 4 党委发布的决定、条例、办法、指示、批转、重要

通知、通报 永久 5 以党委名义召开会议的文件材料 永久 6 党委和上级党委对公司工作进行调查研究形成的

文件及典型材料 永久 7 党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲

话稿及参加上级召开会议的发言稿 永久 8 党委工作大事记 永久 9 党群系统启用印章的文件和印模 永久 10 党群系统停止使用的印章、印模 长期 11 参加上级党代会的代表名单、登记表及发

言材料 长期 12 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结 长期 13 党委有关保密工作的文件 长期 14 党务工作简报 短期

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15 信访工作计划、总结、群众来信、来访、上级文件

材料 长期 16 党委各部及基层党委报党委的工作总结、报告、请

示及批复 短期 17 其它需要归档的材料

DQ12 纪检、监察

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于纪检、监察工作的文件 长期 2 纪委会议记录 永久 3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有关材料 永久 4 打击经济犯罪工作文件、材料 永久 5 对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及恢复

党籍、取消处分等材料 长期 6 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料统 计报表 长期 ７ 其它需要归档的材料

DQ13 组 织

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期 2 党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、

任免呈报表）及上级批复文件 永久 3 干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知

等（上级批准的要附任免呈报表） 永久 4 党群系统干部任免申报材料及批复 长期 5 党委组织机构、党员情况统计报表 永久 6 各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和

取消党员资格的文件材料及名单 永久 7 工作计划、总结、决定、报告及重要的调查材料 长期 8 党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复 长期

8— —

9 表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者 长期 10 党委组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知 永久 11 落实政策的有关材料 长期 12 其它需要归档的材料

DQ14 宣 传

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于宣传工作的文件 长期 2 宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期 3 反映本公司重大活动的剪报、图表 长期 4 理论学习及其它活动形成的材料 短期 5 其它需要归档的材料

DQ15 工 会

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关工会工作的文件 长期 2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 长期 3 工代会材料 永久 4 工会常委会记录 长期 5 参加上级工代会的代表名单、登记表及发言稿 长期 6 上级有关妇委会工作文件 长期 7 妇委会工作计划、总结 长期 8 工会、妇委会组织各项活动形成的材料 短期 9 表彰先进集体（个人）的获奖材料 长期 10 其它需要归档的材料

DQ16 团 委

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于团的工作文件 长期 2 团工作形成的文件（通知、名单、工作报告、

—9—

决议、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久 3 团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期 4 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期 5 表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优

秀团员的材料 长期 6 团委会议记录 长期 7 其它需要归档的材料

10— —

XXXX集团文书类档案归档范围和保管期限表

WS11 文书综合

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关文书管理的综合性文件 长期 2 公司各种会议的会议记录、决定、纪要及

会议审议、讨论通过的文件 3 工作计划、发展规划、总结报告、请示及

上级的批复 4 历史沿革、概况介绍、剪报等 5 启用印章的文件和印模 6 停止使用的印章、印模 7 以XXXX集团名义发布的决定、规定、通知、规

章制度、通报和企业年鉴、公报、规章制度汇编

（或选编） 8 公司大事记 9 公司综合统计及年报表 10 领导在上级召开的会议上的重要发言材料 11 公司各项庆典活动中形成的重要报告、总结 12 贺电、贺信、会议记录 13 向上级的请示及其批复 14 各分、子公司的请示及批复 15 有关集团公司工作的调查材料和经验总结 16 上级有关XXXX集团工作的文件 17 上级有关政策法规工作的文件 18 上级及公司有关固定资产、无形资产、环境保护、

采购等管理方面的文件 19 资产管理的规章制度 20 设备报废、调拨的清册、报告、请示和批复 21 房证、产权证、土地证 22 其它需要归档的材料

永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 —11—

WS12 人 事

序号 归档范围 保管期限

1 上级机关有关人事工作的文件 长期 2 关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变

机构名称的请示报告及上级批复 永久 3 关于公司机构设置、变化的文件材料 永久 4 劳动合同 长期 5 人事工作的规章制度 长期 6 表彰和奖励先进集体、先进员工材料（市级以上） 长期 7 对犯错误的员工给予纪律处分、取销处分等材料 长期 8 专业技术评定职称文件材料 长期 9 职工录用、转正、定级、调资、调动、退职、

退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 长期 10 获奖的材料（市级以上） 长期 11 人事情况统计报表、名册、人员信息档案 长期 12 职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政

审材料 长期 13 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期 14 职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 长期 15 职工调入、调出名册及有关材料 长期 16 培训计划、安排、总结 长期 17 各项保险报表、台帐等文件资料 长期 18 上级关于离退休工作文件 长期 19 离退休规章制度、统计报表、工作计划、报

告、总结 长期 20 其它需要归档的材料

WS13 审 计

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关审计工作的文件 长期 2 审计工作方面的规章制度 长期 3 审计工作方案、计划、总结 长期

12— —

4 审计工作统计年报及重要报表 长期 5 审计报告所列问题的证明材料 长期 8 被审计单位对审计报告的书面意见 长期 9 有关审计处理的请示，审计事项的报告及上

级机关的批复、批示 长期 10 审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书 长期 11 被审计单位关于执行审计结论和决定情况的

报告 长期 12 罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、

冻结银行存款、封存帐册等文书及回执 长期 13 被审计单位对审计结论和决定的复审申请，

对审计（含复审）结论和决定的申诉材料，

有关人员对审计（复审）结论和决定的申诉材料 长期 14 有关审计项目的情况报告、通报 长期 15 审计调查报告及有关文件材料 长期 16 各种调查取证材料 长期 17 移交处理意见书 长期 18 项目审计计划或审计方案，有关本项目计划

安排的意见、请示、报告、批复和其它有关材料 长期 19 其它需要归档的材料

WS14 安全、保卫

序号 归档范围 保管期限 1 上级有关安全保卫工作的文件 长期 2 公司安全保卫工作方面的规章制度 长期 3 公司安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、

统计、报表、简报 长期 4 有关安全、防火方面的材料 长期 5 安全方面工作统计年报及重要报表 长期 6 其它需要归档的材料

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WS15 后 勤

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关后勤工作的文件 长期 2 公费医疗、保健工作的规定、通知等材料 长期 3 计划生育工作材料 短期 4 5 6 7 8

—

14— 房屋管理、调配使用、转移等规定 后勤作中形成的文件材料 采购工作中形成的文件材料 车辆管理台帐等相关材料 其它需要归档的材料

长期 长期 长期 长期

XXXX集团财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综 合

序号 归档范围 保管期限 1 上级关于财务会计工作的文件 长期 2 财务管理的规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期 3 财务预、决算 永久 4 财务管理规章制度 长期 5 会计移交清册 长期 6 财会档案移交保管清册 永久 7 财会档案销毁清册 长期 8 其它需要归档的材料

CK12 会计报表

序号 归档范围 保管期限

1 决算报表 永久 2 预算会计报表 短期 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期 4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期 5 季度以下各种计划、统计报表 短期 6 其它需要归档的材料

CK13 会计帐簿

序号 归档范围 保管期限

1 总帐 长期 2 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期 3 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期 4 专项基金帐簿 短期 5 日记帐（现金、银行存款日记帐 长期） 短期 6 固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管五年） 短期 7 其它需要归档的材料

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CK14 会计凭证

序号 归档范围 保管期限

1 会计凭证 永久 2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期 3 预算外各种原始凭证、记帐帐单 短期 4 基金各种原始凭证、记帐凭证 短期 5 银行存款余额调节表 短期 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期 7 银行对外帐单 短期 8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期 9 其他需要归档的材料

CK15 工资清册

序号 归档范围 保管期限

1 工资发放名册 永久 2 工资转移、证明 长期 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等 短期 4 其他需要归档的材料

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XXXX集团基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综 合

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关基建工作的文件 长期 2 基建工作的规章制度、工作计划、总结 长期 3 基建工作总体规划、统计报表 永久 4 基建工程财务预、决算 永久 5 基建工程总体规划、设计总平面图 永久 6 水、电、气管道分布图 永久 7 地质勘探、地形测量材料 永久 8 基建投资的请示、报告与批复 永久 9 综合性征地文件材料 永久 10 其它需要归档的材料

JJ12 工程项目

序号 归档范围 保管期限

1 可行性研究

（1）项目建议书及上级批复 永久 （2）可行性研究报告 永久 （3）项目评估 永久 （4）环境预测、调查报告 永久 （5）设计任务书及计划任务书 永久 2 设计基础

（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、

地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、

岩样及说明 永久 （2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要

设备及安装测量定位、观察记录 永久 （3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久 3 设计文件

（1）初步设计 永久 （2）技术设计 永久

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（3）施工图设计 永久 （4）技术秘密材料、专利文件 永久 （5）设计计算书 永久 （6）关键技术实验 永久 （7）总体规划设计 永久 （8）设计评价、鉴定及审批 永久 —

18— 4 工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补

偿协议书 （2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件 （3）施工执照 （4）环保三同时、消防、卫生等条件水、电、

气暖供应协议书 （5）产权证书 5 施工

（1）土地施工文件 [1] 开工报告、工程技术要求、技术交流、

图纸会审纪要 [2] 施工组织、施工方案、施工计划、施工

技术措施、施工安全措施、施工工艺 [3] 原材料及购件出厂证明、质量鉴定 [4] 建筑材料实验报告 [5] 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核

定审批 [6] 土建施工定位测量地质勘察 [7] 土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图 [8] 隐蔽工程验收记录 [9] 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 [10] 分项、分单位工程抽量检查、评定 [11] 交工验收记录证明 [12] 施工报告、施工验收报告 （2）设备及管线安装施工文件

[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、

图纸会审纪要

永久 永久 永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久

[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、

零部件、设备代用审批 永久 [3] 焊接试验记录、报告、施工检验、探

伤记录 永久 [4] 隐蔽工程检查验收记录 永久 [5] 强度、密闭性试验报告 永久 [6] 设备调试记录 永久 [7] 施工安装记录、安装质量检查评定、

事故处理报告 [8] 系统调试、实验记录 [9] 管线清洗、通水、消毒记录 [11] 中间交工验收记录证明，工程质量评定[12] 竣工报告、竣工验收报告 [13] 电气、仪表安装施工文件 [14] 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 [15] 设计变更、工程更改洽商单、材料、

零部件、设备代用审批 [16] 调试、整定记录 [17] 性能测试和校核 [18] 施工安装记录、质量检查评定、事

故处理报告 [19] 操作、联动试验 [20] 电气装置交接记录 [21] 中间交工验收记录、工程质量评定 [22] 竣工报告 竣工验收

（1）竣工验收报告 （2）全部竣工图纸 （3）质量评审材料 （4）工程现场声像材料 （5）竣工验收会议决议文件 7 基建财务、器材管理

（1）财务计划、年度计划 （2）工程概算、预算、决算 （3）主要材料消耗、器材管理文件

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久

永久

永久 永久 永久 永久 短期 永久 短期

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6

（4）交付使用固定资产文件 永久 8 其它需要归档的材料

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XXXX集团声像载体档案归档范围和保管期限表

SX11 综 合

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于声像档案工作的文件 长期 2 声像档案工作的管理制度、工作计划、总结、

报告、请示、批复等。 长期 3 其它需要归档的相关文件材料。

SX12 照 片

序号 归档范围 保管期限

1 党委工作类

(1) 历届党代会、上级及公司党委部署的各种政治学习

专题讲座等情况照片。 永久 (2) 党委组织、纪检、监察、宣传等工作活动照片 永久 (3) 各时期各种政治活动、方针、政策在公司贯彻执行

情况的照片。 永久 2 文书工作类

(1) 来公司视察、访问的各级领导以及在公司各种活动

中的照片。 永久 (2) 公司举行的重大活动、重要工作会议等活动照片。 永久 3 后勤类

(1) 后勤方面工作活动照片 永久 (2) 公司领导、职工参加公益劳动照片 永久 (3) 重大基建项目的招标、奠基开工、竣工典礼照片。 永久 4 文艺、体育活动类

(1) 历届职工业余活动，职工代表队参加全国、省、

市各种重要的赛事及获奖情况照片 永久

(2) 职工文艺活动及获奖情况照片。 永久 5 公司各部门工作类

(1) 各门重要工作活动照片。 永久 6 人物类 永久 7 其他需要归档的照片档案材料

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SX13 电教类

序号 归档范围 保管期限 1 公司党群、文书、后勤等部门在工作活动中

形成的声像载体材料，重要的影片、录音带、

幻灯片 永久 2 专题类声像载体材料

介绍公司管理风貌以及在重大活动中所形成

的录音带、录像带、幻灯片、光盘、磁盘等

载体材料。 永久 3 上述各类中没有包括在内的、在公司其它活动中形成的： （1）重要的影片、录音带、录像带、幻灯片、光盘。 永久 （2）一般的影片、录音带、录像带、幻灯片、光盘。 长期 4 其他需要归档的声像载体档案材料

22— —

XXXX集团实物类档案归档范围和保管期限表

SW 实 物

序号 归档范围 保管期限

1 各级领导及社会名流为公司所写的题词和赠

送的字画。 2 各职能部门不同时期的印章。 3 公司在各项活动(包括文艺、体育各种比赛)中

获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书 4 公司根据特殊需要通过征集等方式获得的具有

保存和利用价值的特定物品。 6 其他需要归档的实物

永久 永久 永久 永久 —23—