简述档案数字化的质量及安全保密控制

简述档案数字化的质量及安全保密控制

作者：张璐

来源：《经营者》2015年第07期

摘 要 档案建设中一项最为基础的工作就是对档案进行数字化，其中档案数字化的质量及安全保密控制工作直接影响到档案的完善管理和个人基本信息的安全。本文着重对档案数字化的质量控制以及安全保密控制的相关内容进行了介绍，在此技术上提出了一定的控制手段。 关键词 档案数字化 质量控制 安全保密控制 一、引言

档案数字化这一概念出现在20世纪80年代后期，在90年代档案数字化开始慢慢成熟起来，进入21世纪随着人们对档案管理工作的重视程度不断提高，档案数字化进入全面发展时期。[1]档案数字化开始时的主要形式为文件级目录以及案卷级目录数据库的建设，主要是使计算机辅助管理的目的得以实现。目前，档案数字化已发展的相当成熟，全国几乎所有档案馆都实行了档案全文信息的数字化管理，有些档案馆在档案数字化方面做的已到达很高的水平，可以实现利用互联网络对档案信息进行远程的查询和使用。[2]但与此同时档案数字化的质量及安全保密工作仍存在一些亟待解决的问题，需要引起人们的高度重视。 二、档案数字化的质量控制

质量控制工作通常就是为了达到档案管理质量的相关要求而采取技术手段等各类工作活动，其主要目的是全过程监视档案数字化质量，对有可能造成质量不合格的所有因素进行消除，以期达到规定的质量要求。[3]档案工作由于其独有的特点使得必须对档案数字化进行严格的质量控制。

（一）质量控制的内容

（1）对有关数字化方案进行优选。对于电子档案数字化工作而言科学合理的数字化方案是极为关键的，所选用的数字化方案的科学合理性对档案数字化工作的质量有直接的影响。 （2）对数字化软件进行正确选取。现阶段有很多类型的数字化软件，这些软件各具特色，在选择数字化软件时应结合自身的去求对其进行广泛的调研。对数字化软件进行科学的选取是保证档案数字化质量的前提。

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（3）制定适用的标准、确定相关参数。这一工作环节是影响档案数字化质量的一个重要工作内容。目前，已存在较为成熟的档案数字化相关国家标准规范，但为了更好地保证数字化质量有关行业应在国家标准的基础上制定符合自身的相关标准。

（4）档案数字化过程中的监督、检查、验收以及评估工作。这些工作是保证档案数字化质量的最后一道环节，可对档案数据库建设实行有效的监管检测。通常情况下检查工作主要包括工作环节、人员以及设备三个方面。[4]监督工作就是要及时发现档案数字化过程中存在的问题，并要求有关部门及时解决。验收包括粗验和细验环节。粗验通过软件来完成，细验则是在粗验的基础上对档案信息等进行全面的检查。评估是针对档案数字化的过程及质量进行全面的测试和评价。

（二）档案数字化质量控制的手段

（1）做到分工明确，责任分明。由于档案馆的规模、工作方案以及档案总量存在很大不同，因而存在不同的档案数字化流程，尽管如此也应对内部工作环节进行明确分工。档案预处理、档案分发、档案扫描、档案的检测验收、档案入库以及网络设备的日常检查维护等工作内容都应分配到具体的部门和个人，应做到职责分明。

（2）制定完善的规章制度。档案数字化过程必须严格按照一样的规章制度进行，所以制定一套完善的规章制度是极为必要的，它有利于确保档案数字化的质量，同时可保证对档案信息资源进行共享。

（3）及时发现总结问题并制定合理的奖惩制度。档案数字化工作具有很强的基础性以及实践性，同时这项工作还处于不断发展完善的过程中，可以借鉴的成功经验相对较少。因此，需要工作人员不断在实际工作过程中积累经验，逐步探索完善。对实际工作定期进行总结归纳有利于保证档案数字化工作的质量，可及时督促工作人员发现前期工作中存在的不足，对好的方面进行采纳，对不足加以完善，避免以后的工作中出现同样的问题。同时，应制定完善的奖惩机制，对工作人员起到一定的督促作用。

（4）严格检查验收档案数字化过程及质量。实际工作中进行严格的检查验收是保证档案数字化质量的重要一环。档案数字就是将档案中的各类信息进行数字化的过程，是保证档案信息化工作顺利进行的基础性工作。因此，应严格检查验收档案数字化工作的环节及质量，保证后续工作顺利进行。

三、档案数字化的安全保密控制

档案工作中的另一项重要内容便是安全保密工作，档案数字化的安全保密控制目的是保证个人档案的实体、信息数据等的安全，防止由于各种原因出现的信息泄密问题。

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（一）档案数字化安全保密控制的内容

档案数字化安全保密控制的主要工作目的是对档案数字化过程中可能存在的各类影响信息安全的因素进行预先分析处理，并据此从技术和工作管理等方面上积极采取有关措施来防止信息泄密事故的发生。实际工作环节中档案数字化的安全保密控制工作主要包括以下方面：制定与安全保密工作有关的规章制度、制定科学的网络安全方案、选择安全等级高的场所并建立完善的安防系统、做好档案实体的使用和保管工作、定期对数据库进行维护、做好档案数据整理及备份工作等。

（1）建立规章制度。档案中会涉及大量有关个人隐私等方面的信息，实际工作中要切实做到档案数字化过程的安全高效，一套切实可行的安全保密管理制度是必不可少的，这套管理制度应包括以下几个方面：有关设备使用以及档案数字化系统安全的保密规定，档案数字化加工人员的选择和管理办法，档案数字化加工场所有关的安全保密制度等等。

（2）制定合理的计算机网络安全保密方案。计算机网络安全保密方案在确保档案数字化的安全保密性方面起到关键作用。要做到这一点首先应做到在一个相对封闭的计算机网络中实现所有的操作过程，应做好计算机网络与外网物理隔断。其次，用于档案数字化工作的计算机及其服务器应安全存放，存放的环境应具有防水、防爆、防火、防震、防暴以及防止外来人员盗取以及破坏的特点，同时，需要引起高度重视的是电磁场对档案数字化网络系统以及相关设备的干扰。第三，档案数字化工作人员（这里所说的工作人员是有权直接接触档案数字化系统的有关人员）在需要进入系统前应通过必要的身份认证，做到禁止非法用户进入，这也是做好档案数字化安全保密工作的首道防线。第四，应对参与档案数字化工作的所有工作人员进行合理分类，将全体按照任务不同进行区分，并对不同群体制定不同的访问权限，避免合法工作人员越权访问其权限以外的相关信息。

（3）选择安全封闭的工作场所，建立可靠的安防系统。档案数字化工作选用的场所一般是各级别的档案馆，但为了提高工作效率一部分会外包给具有相应资质的专业公司。一般讲在选择数字化加工场所是要做到以下几点：首先，场所的选取应方便保管档案实体，即档案加工场所的选取应尽量做到靠近档案实体的保管场所，如果由于某些原因很难做到就近选择，则选择场所时应考虑档案的运输线路，运输线路应不与外来人员进出路线进行交叉。其次，工作场所的环境与档案原来的保存环境应尽量相似。加工场所确定后还应为其配置具有较高安全等级的安防系统，包括防盗报警系统、门禁系统、闭路电视系统、恒温恒湿空调系统、消防报警及自动灭火系统等，这样有利于保证加工场所的安全。

（4）档案实体的保管和保管工作。档案数字化工作中档案实体的使用是不可避免的，为了提高使用和保管档案实体的安全保密性必须制定相关的制度。首先，进入档案库房的人员个数应最少为两人，以使他们之间可以互相监督。其次，要注重实行安全巡视制，安排足够数量的巡视员长期在档案运送路线上进行巡逻，确保不发生档案丢失问题。第三，在交接档案时必须进行登记，交接过程应在严格的监督下进行。第四，档案实体交接完成后应详细讲评与档案

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实体的保管有关的各种注意事项，这样可以有效防止工作人员在对档案进行扫描的过程中由于操作不当对档案造成的破坏。

（5）数据库的整理、维护以及数据备份工作。档案数字化工作的成果都要存储于数据库中，所以数据库的重要性是不言而喻的，该部分也是档案数字化工作安全保密的重要环节。对数据库数据进行维护的目的是为了防止档案数据丢失、更改、破坏等问题的发生，同时还可有效避免病毒侵袭、电磁辐射、硬件损坏、非法下载复制等现象的出现。对数据库相关数据进行整理的目的是对档案数据进行认真校对，发现其中存在的多扫、错扫以及重复发送的数据，对数据进行分发打包预处理，从而为即将进行的下一步工作做准备。数据备份的目的主要是如果档案数据出现丢失、破坏、更改等问题，利用备份数据可将原数据进行还原。 （二）档案数字化安全保密控制的有关措施

（1）对工作人员做好思想教育工作。档案数字化过程中影响其安全的因素有很多，其中，人为因素是安全保密控制工作的重点。因为人为因素造成的信息泄露等问题主要是由工作人员的道德水平较低引起的，所以应通过一定的教育培训来提高工作人员的素质水平。首先，应定期组织有关工作人员认真学习有关档案安全保密工作的相关规章。其次，对档案数字化工作流程进行科学合理的设置，明确每个工作环节中有关安全保密工作的注意事项。最后，应对工作人员进行定期或者不定期的检查，发现问题予以批评或惩罚，要求其及时进行改正。 （2）加强人员管理工作。档案数字化工作中人是开展工作的主体，因而实际工作中应加强对人员的管理工作，笔者认为加强人员管理可从以下方面入手：第一，做好工作人员政审工作。第二，对从业人员的岗位和职责进行明确。第三，定期考核工作人员的思想素质水平及工作情况。

（3）建立完善的制度及安全系统。现阶段已存在较为完善的安全保密制度，但由于种种原因贯彻执行过程中却往往达不到令人满意的效果。[5]这一现象产生的原因之一是人们对安全保密制度有错误的认识，认为该项制度会影响人员的工作效率。因此，实际工作中应改正错误的认识，加强对安全保密制度的执行力度。同时，一套完整的安全系统对保证档案信息安全也是极为重要的，现阶段应加强技术防范手段，配备科学的安全防护设备，加强对设备、软件以及网络等的维护，提高档案数字化的安全性能。 四、结论

档案数字化工作是档案信息化工作的基础，实际工作中应严格控制档案数字化工作的质量并做好安全保密工作。本文对上述的两个方面的内容进行了详细的阐述，对实际工作中做好档案数字化质量及安全保密控制工作提出了相关建议，望本文的研究能够推动档案数字化工作健康有序开展。

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（作者单位为漳州市城市建设投资开发有限公司） 参考文献

[1] 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011（06）： 54-57. [2] 向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学，2004. [3] 朱铮.档案数字化研究[D].苏州大学，2006.

[4] 李学广.档案数字化方案研究[J].中国档案，2007（06）：52-53.

[5] 赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2007（20）：

227-228.