大型会议会务工作流程清单

会务工作清单环节工作模块会议发起与确认会议要素工作任务会议发起人会议类型会议时间会议室预订与会人员会议议程撰写通知具体内容 座谈会、沙龙、电话会、办公会、总结大会、年会日期及预计时长根据会议形式及人数预订会议室确定与会人员类别、范围明确列明会议各项议题及时间、形式、主持人等审阅完毕后发布，通知参会人责任人是否完成会议通知成立指挥组组长、副组长、文字组、对接协调组、安保组、后明确人员分工勤组、设计组、宣传组、信息保障组、高管对接组、会中服务组等明确各环节责召开专题协调会，进行细致分工与安排，明确各个任人与职责环节责任人与职责电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部、外部）、会议手册、通讯录、参会回执准备与收集（确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，不能参会需报备原因）、签到表确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一储存定的文件夹，并告知相关人员打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放电子版或纸版条幅、投影、灯光、音响、话筒、签到处、白板、会议室预订横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、会议背景制作桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌会场布置、座位牌、安全通道是否到位会场卫生桌面、地面、主席台会场用具准备准备好笔、本、翻页笔、抬头纸、白板笔、白板纸及领取、激光笔、录音笔、U盘、电池、彩纸人员报到大型会议提前报到资料发放包括会议材料等酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数确定人员名单、联络方式及到达时间、返程行程安排，提前预定车票、机票等接送预订车辆，确认司机姓名、车型及牌照，沟通接送时间和地点接待中心/酒店/会所/低碳公园：填写用餐申请，明就餐形式、地确对接人，确认雅间名称数量、桌餐/自助、桌牌、桌签、座次安排、陪餐人员点确定外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、酒水准备礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等设备就绪是否就绪，安排专人盯守桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、检查会场情况指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位签到表在会场入口处准备好签到表与笔，供出席人员签到资料分发准备好资料，人员签到后发放茶水/甜点供负责现场倒茶或饮水机到位给到位摄影把关沟通场景拍摄，照片效果把关，做好会中直播会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人确认就餐地点、人数、形式、场型、餐标、接送车就餐安排辆、司机礼品分发将礼品派发给与会人员会场清理回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片进行宣传报道纪要整理会议后整理会议纪要邮件发布经审阅后通过邮件发布会务费用对会务期间发生的费用进行结账报销结账报销召开协调会会议资料会前准备会场物料报到住宿接机/接站餐饮礼品设备会场签到茶水/甜点会中工作摄影/直播会议记录麦克风用餐礼品会场收拾宣传报道会议纪要会后工作会务工作清单环节具体内容责任人是否完成组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中后续工作跟进会务工作总结出色之处及不足之处工作任务针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理跟踪管理工作模块工作任务