留样管理规定

起 草 人： 起草日期： 审 核 人： 审核日期： 批 准 人： 批准日期： 起草部门： 执行日期： 颁发部门：[质量部] Copy №：[ ] 总经理 [ ] 常务副总经理[ ] 副总经理 [ ] 销售总监 [ ] 行政办公室[ ] 物料部 [ ] 仓库 [ ] 采购 [ ] 质量部 [ ] QA [ ] QC [ ] 售后服务部 [ ] 生产管理部[ ] 车间 [ ] 工程设备部[ ] 财务部 [ ] 销售部 [ ] 留样管理规程

一、目 的：建立留样管理规程，确保留样管理及检测工作的顺利进行。 二、适用范围：原料、辅料、内包材、中间产品、成品的法定留样和稳定性考察。 三、责 任 人：质量部经理、检验室主任、留样管理员。 四、管理规程：

4.1 留样品 留样品是指为满足产品质量稳定性考察及质量复查的需要而预留下的产品样品。留样分为两部份：法定留样和稳定性考察留样，且两部份样品应分开存放。

4.2 法定留样规定

需留样观察的原辅料、内包材、中间产品、成品样品由QA取样。由于留样室没有冷库，所以稠膏留样于冷库。

4.3 法定留样数量

4.3.1 原料 、辅料 、中间产品

凡进厂的原料、辅料，以及生产的中间产品在取样时取约检验量的三倍样品，一份做进厂检验，另2份做留样观察，放入干净的容器内封口，贴上标签，注明品名、批号、生产厂家、留样日期等，及时填写REC-ZL-1060-01-00《原辅料留样记录》、填写REC-ZL-1060-02-00《中间产品留样记录》。

4.3.2 包装材料

包装材料改版、更换供应商或新包装材料时需留样。

留样量：铝箔、PVC为留样量为全检量的2倍，留样后及时填写REC-ZL-1060-03-00《包装材料留样记录》。

4.3.3 成品

成品法定留样为全检量的2倍。

4.4 稳定性考察的留样量根据稳定性考察的项目、每次试验的用量、考察期的长

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短等因素来决定。详见表1《成品留样数量统计表》。

需作稳定性考察的产品除另有规定外,原辅料、中间产品、包装材料一般不作观察。 4.4.1 新品种

投产的前三批产品，其余同常规品种一样处理。

4.4.2 常规品种

常规生产的品种每年应重点留样考察1至3批，具体方案如下： 每年生产少于10批：考察1批； 每年生产10～20批：考察2批； 每年生产多于30批：考察3批；

4.4.3 永久性变更的品种

当作出永久性变更，如处方、生产工艺或内包装材料的变更，而这些变化会影响产品的稳定性时，变更后的前三批须包括在考察计划内。其它按常规品种处理。

4.4.4 临时变更的品种

如果某一批产品生产过程中因特殊原因，做出了可能影响产品稳定性的临时决定,如处方、生产工艺或内包装材料的变更，则该批必须包括在稳定性考察的方案内。当生产出现偏差时，检验结果不足以说明产品质量受影响的程度时，须进行稳定性考察。

4.5 留样样品的接收

留样样品抽取后，由留样管理员按批登记REC-ZL-1060-04-00《成品留样记录》，贮存在留样室内，按年度、品种、批号顺序进行排列，以便查找。

4.6 留样样品的贮存

4.6.1 留样样品要专人专柜保管，并按品种、规格、生产时间、批号分别排列整齐。每个留样柜内的品种、批号应有明显标志，并易于识别。

4.6.2 留样室应对温湿度进行监控，由留样管理员每天检查留样的温湿度情况并分别于每日10时、15时各记录一次，并填写REC-ZL-1060-05-00《温湿度检查记录》。除有特殊要求的样品外，通常在室温状态下保存。稳定性考察的样品必须放在规定的贮存条件下，并与法定留样样品分开存放。

4.7 法定留样的使用

所有留样样品都是极为重要的实物档案，不得销售或随意取走，法定留样样品在用户投诉处理过程中确有必要方可使用。动用法定留样需经检验室主任批准，并填写REC-ZL-1060-06-00《留样观察样品使用记录》，标明所需样品的量及理由

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4.8 法定留样的保存期 原料：检验合格后半年。 辅料：检验合格后半年。 中间产品：成品检验合格后3个月

内包装材料：检验合格后3个月。印刷性包装材料每批检验合格后，取1份贴于批检验记录中作为留样。

成品：有效期后一年。 4.9 留样样品的检验计划：

4.9.1 留样管理员每年第四季度根据留样品的稳定性考察作出第二年的样品检验计划并安排中心检验室进行考察。

4.9.2 中心检验室检验员根据稳定性考察计划到留样室领取所需留样品，并填写REC-ZL-1060-07-00《留样货位卡》。

4.9.3 中心检验室检验员进行留样品考察检验，认真检验记录，并归档保存，最后填写REC-ZL-1060-08-00《留样样品稳定性统计表》。

4.9.4 留样品到期后，留样管理员将“留样观察记录”汇总作留样品稳定性评价， 写出留样观察总结，送质量保证部归入产品质量档案。 4.10 留样样品的考察：

4.10.1 稳定性考察样品须在其有效期内检查。通常从生产日期起分别在3、6、9、12、18、24、36、48个月时进行检查。重点留样产品长期稳定性试验，有效期确定试验的留样品的考查周期除以上要求外，应考察至出现不合格项目为止。

4.10.2 如某一批的二次检查间隔少于十二个月，则检查工作应有在计划时间前后二周内完成，假如检查的间隔时间是十二个月或更多，则检查工作应在距计划时间前后1个月内完成，但这不包括最后一次的检查。最后一次检查应在有效期快到期时进行

4.11 留样总结及异常情况的处理

4.11.1 一般每6个月对留样观察情况小结一次，全年总结一次，小结与总结都需说明留样考察项目的内容及分析的结果。

4.11.2 留样管理人员在留样考察期间发现留样样品有异常情况，及时交检验室检验，并在留样观察记录上加以说明，若检验结果证实有异常，需写出数据分析报告，及时将信息反馈给质保部，由质保部按质量信息类别相关处理程序处理以便及时采取应急措施，诸如缩短有效期，修改质量标准或处方，从市场收回产品等必要措施。

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4.12 药品出现质量投诉或不良反应时，法定留样品复查按“用户投诉管理规程”及“药品不良反应管理规程”执行。

4.13 留样样品的销毁

4.13.1 超过留样期限的样品每半年集中销毁一次，由留样管理员填写

REC-ZL-1060-09-00《留样样品处置申请单》，注明品名、批号、剩余量、销毁原因、销毁方法等，报质保部负责人审核、批准。

4.13.2 销毁按规定的销毁程序进行，有2人以上现场监销，并填写REC-ZL-1060-10-00《留样样品销毁记录》。

表1 成品留样数量统计表

产品名称 包装规格 0.3g×12粒×3板/盒 胃肠灵胶囊 0.3g×12粒×2板/盒 0.3g×8粒×2板/盒 通舒口爽胶囊 0.3g×12粒×2板/盒 0.3g×12粒×2板/盒 百贝益肺胶囊 0.3g×12粒×3板/盒 0.3g×12粒×3板/盒 参七心疏胶囊 0.3g×12粒×2板/盒 8盒 8盒 (16板) 31盒 (62板) 6盒 5盒 6盒 (18板) 5盒 (15板) 21盒 (42板) 21盒 (42板) 检验用量 4盒 5盒 8盒 6盒 8盒 法定留样 4盒 (12板) 5盒 (10板) 8盒 (16板) 6盒 (12板) 8盒 (16板) 稳定性留样 14盒 (42板) 21盒 (42板) 31盒 (62板) 23盒 (46板) 31盒 (62板)

表2 稳定性留样取样量及考察项目、考察期限

稳定性留样考察期限及项目 3个月 品 名 胃肠灵胶囊 通舒口爽胶囊 百贝益肺囊 参七心疏胶囊 备注： 1.四个品种的考察期限均为四年。 2.A所代表检验的项目包括：性状、水分、装量差异、崩解。B所代表的为全检。

6个月 B B B B 9个月 12个月 18个月 24个月 36个月 48个月 A A A A B B B B A A A A B B B B B B B B B B B B A A A A

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附件：本规程附表10张

1、REC-ZL-1060-01-00 《原辅料留样记录》 2、REC-ZL-1060-02-00 《中间产品留样记录》。 3、REC-ZL-1060-03-00 《包装材料留样记录》 4、REC-ZL-1060-04-00 《成品留样记录》 5、REC-ZL-1060-05-00 《温湿度检查记录》 6、REC-ZL-1060-06-00 7、REC-ZL-1060-07-00 8、REC-ZL-1060-08-00 9、REC-ZL-1060-09-00 10、REC-ZL-1060-10-00

《留样观察样品使用记录》《留样货位卡》

《留样样品稳定性统计表》《留样样品处置申请单》 《留样样品销毁记录》