活动策划标准化执行方案模板)
-CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN
附
( 标准化活动策划执行方案
一、活动策划方案框架简述
活动策划及执行标准化流程，可细分为活动策划与活动执行两阶段。活动策划阶段需明确基本活动要素，具体包括活动背景及意义、活动目的、活动时间、活动形式、人员规模及活动预算。结合上述要素完成活动策划书拟稿，同时与协办单位共同探讨，修改及上报审核。方案审核确认后，落实活动执行阶段人员分工，进入活动执行阶段。
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹，后勤管理五个方面。根据明确人员分工，确认各个阶段时间关键节点并按计划执行，直至活动结束复盘完成。工作流程图如下：
二、活动策划执行工作说明
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹，后勤管理五个方面。各方面执行阶段工作详细说明如下：
（一） 人员统筹
人员统筹主要工作在活动前期筹备过程中进行。主要包括以下几个方面：
1.演讲嘉宾确认。根据活动主题及内容，结合行业内嘉宾的活跃领域及主要业务，定位活动拟邀请演讲嘉宾。提前通过邮件、电话等形式发送邀请函，经沟通后确认最终演讲人员。
2.参会来宾邀请。确认拟邀请参会领导、嘉宾名单，于活动前适合时间发出参会邀请。活动临近阶段，活动临近是进行参会嘉宾再次确认。
3.参会人员统计。通过各渠道报名进度反馈，统计已报名人员信息；结合活动内容及规模，对参会人员名额进行动态调控。
4.整合人员清单。制作参会人员统筹表，包括到场嘉宾（演讲嘉宾、参会嘉宾）、报名人员、会议及会务保障人员（主持人、媒体、司机、摄影摄像，赞助商等）基本信息，确保顺利对接。活动临近，再次确认。 （二）内容统筹
内容策划主要在活动前期筹备。具体涉及以下方面：
1.确定活动形式。结合活动目的、时间安排，规模等要素选取合适的活动形式。常见活动形式包含主题演讲、研讨会、报告会、论坛、圆桌论坛等形式。
2．分享内容制定。结合活动主题，活动形式，观众群体定位，与演讲人沟通确认演讲主题，提前获取演讲内容大纲。内容确认无误整合后，可留存用于活动宣传工作。
3. 梳理内容流程。活动主题与活动形式确认后，梳理内容流程。准备主持人串讲词，设计活动互动环节（现场提问，抽奖等）。
4.提前整理文案。活动可提前准备的文案：领导致辞稿，嘉宾演讲稿，主持人台本等。 （三）宣传统筹 活动前期筹备。
活动前期宣传工作采取线上线下联动形式进行。 1.线上宣传工作。线上通过公众号，微博等新媒体进行发布。依据筹备进度，分期逐条发布内容。可发布主题：
—活动预热：活动主题、嘉宾简介、活动形式预告 —活动资讯：报名公告，活动时间地点等 —活动公告：正式活动议程，演讲主题及大纲等 —活动亮点：针对参会群体受众设定参会福利 —会员特色：考虑增加会员专享模块，资源分层 —辅助工作：会议须知，注意事项等 ···
（以上主题可根据具体活动内容增减调整）
2.线下宣传工作。前期主要为设计及制作活动当天需要的宣传海报、易拉宝、横幅等宣传材料。实物
材料的制作需紧密与宣传文案及内容配套，同时需考虑供应商对接及产品质量问题。 活动进行当天
1. 记录并整理嘉宾发言、互动、采访内容要点。 2. 做好现场文字、图片、视频素材收集。 3. 准备文字通稿、媒体新闻稿等。 活动结束后期
1. 第一时间发布现场内容、精彩瞬间等动态 2. 提炼内容精华，整理有价值资料并及时分享。 3. 建立交流群，为参会人员搭建互动交流平台。 （四）场务统筹
场务统筹主要涉及场地预定，道具准备、会场布置、设备调试等方面。
1.场地筛选预定。根据已确定的活动形式及参会人员规模，提前开始场地联系，筛选及预定。
2.道具准备布置。整合活动当天可能涉及到的道具并罗列清单。并于会前进行会场布置。 道具参考:
—签到处：签到桌、纸笔、名片收集盒等 —演讲席：论坛桌椅、桌卡、绿植、鲜花
—功能区：指示牌、引导牌（入场、茶歇、卫生间）
—观众席：活动手册、水、互动道具（提问卡、手牌）
—工作人员识别标识（工牌，贴纸）等。 ···
3.会场设备调试。活动前至现场进行设备调试工作。主要涉及显示、音响、麦克风、摄影摄像调试。
（五）后勤管理
后勤管理主要涵盖贵宾保障、食宿交通、产品采购三部分。
1.贵宾保障。贵宾参会，需落实贵宾参会的食宿交通接待事项。考虑活动全程是否需要专人接待等问题。
2.食宿交通。多日活动，来宾与参会人员的餐饭预定。发布会场周边住宿地图引导。
3.产品采购。产品采购包含提前预定或采买茶歇点心。参会来宾互动环节奖品，纪念品准备。场务道具采购等。
三、活动结束复盘与补充说明
活动完全结束后协会内部组织复盘工作。提炼可复制经验，总结可改善空间，形成优化循环。复盘方向提炼：
—活动从设计到执行全程闪光点有哪些
—活动在执行各个阶段明显的问题是什么,如何改进 —意料之外的惊喜收获与经验教训 ···
补充一点，本方案概述了活动策划标准化流程要点，供参考使用。考虑到不同性质活动的特点及差异，活动实施阶段细节及侧重会有所不同。后续根据每场活动举办复盘情况，可持续添加完善，最终形成成熟体系。
附件清单
附件1：活动策划书模板 附件2：活动预算表
附件3：活动时间倒排及人员分工表 附件4：参会嘉宾名录 附件5：报名统计/现场签到表 附件6：活动复盘总结表 附件1：活动策划书模板
关于举办“XXX”活动的方案
一、 活动背景/目的 二、活动信息
（一）活动名称 （二）活动时间
（三）活动地点 （四）人数规模 （五）组织机构 （六）参会人员
三、活动内容 四、日程安排 五、媒体宣传 六、经费预算
附件2：活动预算表
事项 场地 会场搭建 场地租赁 内容 单价 （一）会务部分
引导牌、主背景、签到台、签到台背景板、宣传展板、桌卡、胸牌、鲜花等 数量 价格（元） 音视频设备 舞台视频音频设备租赁 茶歇 自助餐（参会人员/工作人员） 重要嘉宾欢迎晚宴（活动前一晚） 重要嘉宾住宿 会务资料
（四）服务部分 （三）宣传部分 用餐&住宿 活动邀请函、会务手册、资料袋、入场证件等 会务总计 （二）嘉宾部分 重要嘉宾邀请（车马费及往返机票） 嘉宾邀请 嘉宾礼品 嘉宾接待租车费 嘉宾总计 媒体 摄影 摄像 直播 车马费 专业摄影人员费用 专业摄像人员费用 网络全程实时直播 宣传总计 外聘专业 人员 现场会务 人员 其他 现场礼仪、速记，后期剪辑、制作 专门项目小组负责该项目，配备现场活动执行人员 交通费、通讯费等 服务总计 总计
附件3：活动时间倒排及人员分工表 准备阶段 活动前确定基本要素：目的/预算/主题/时间/规模/赞助 确认活动方案 明确人员分工 1个月 负责人1 人员 分工 人员统筹 活动前3周 活动前2周 活动前1周 活动前3天 活动前2天 活动前1天 邀请主题演讲嘉宾 主题演讲嘉宾确认 跟踪统计报名进度 报名截止 参会嘉宾确认 工作人员任务检查 内容统筹 宣传统筹 场务统筹 后勤管理 讨论备选主题 确定演讲主题 提取内容大纲 准备活动文案 整合宣传主题 发布活动信息 实体物料设计 明确食宿场地选择 保障需求 食宿信息场地确认 收集 道具制作进行 道具采买完成 食宿预定确认 茶歇预定完成 负责人2 负责人3 负责人4 负责人5 实务物料道具制作制作完成 完成 致辞/演实务物料现场布置讲稿检查 检查确认 检查 文案检查 贵宾保障现场布置 细节确认 梳理流程 确认
附件4：参会嘉宾名录
人员类别 参会演讲嘉宾 贵宾 参会嘉宾 券商 金融私募 机构 孵化器 律师 金融事务所 服务会计师 机构 事务所 媒体 其他专业主持人 人员 赞助商 会务现场保障 保障人员 司机 姓名 机构 联系方式 对接人
附件5：报名统计/现场签到表
姓名 机构 联系方式 备注
附件6：活动复盘总结表
活动名称： 举办时间： 人员规模： 基本信息 总预算： 总花费： 优化思路： 经费统计 具体方面 人员 宣传 内容 场务 后勤 可复制亮点 可优化空间 惊喜收获 经验教训
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