交易磋商函电范本

(1)写询盘信应注意的几个重点。在询盘时要注意策略。一般来说，询盘的内容既要能使客户进行工作，提供报盘资料，又要防止过早透露采购数量、价格等意图，以防被客户摸清底细，使自己在磋商中处于不利地位。对于外商主动向我方发来询盘兜售或主动发盘的应因势利导，争取有利的成交条件。在书面询盘方式中，询盘信还应注明编号，以加速国外复电、复函的传递。答复对方来信时，除在编号上加上对方来信的日期外，在信的正文第一句中还要提到对方的来信，并说明日期，目的是使对方在繁杂的日常工作中能迅速查阅到有关的发文。写询盘信应注意以下几个重点:①如属初次通信，要说明获取对方联系信息的经过。比如，是通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、其他公司等获得，或是在企业名录、各种媒体广告和互联网上寻找到的，或是在交易会和展览会上结识的，等等。②如果是对方先来信，则应表示感谢。③说明本公司的业务范围及有意购买商品的种类、数量、规格等。此时对自己公司的介绍应简洁明了，概括说明公司的性质、业务范围、经营作风等。④请求对方报出价格、包装、付款和保险等交易条件，必要时说明自己所希望的条件。进口商除在询盘信中列明商品外，还可列明所需的数量、所要求的交货期等。此外，要力求详细说明应报商品品种、规格、型号和技术要求，以免进口商品不符合要求。⑤说明商品市场的供应情况。⑥请求对方寄送目录册、价目表和样品等。⑦表明愿意进行交易或要求对方早日答复。

(2)把建立业务关系的书信和询盘信合二为一。在现实中，进口商可以把建立业务关系的书信和询盘信合二为一，达到既务虚又务实的目的。这类询盘信的内容主要包括下列要点：①说明写信原因；②提出询盘的要求(指出感兴趣的商品，索要目录册等)或暗示交易的重要条件(如询问价格、交货期或支付条件等)；③结束语。

图2-1 询盘函范本

2. 撰写发盘函

发盘函在语言上要注意简洁、明了；在内容上，关于各项主要交易条件，包括商品名称、质量、数量、价格、交付方式、包装、交货期及发盘有效期等要交代得十分清楚；确定，不能有丝毫含糊，必要时还可以将佣金、折扣等条件一并告知对方。发盘函一般包括下列内容：①确认收到对方询盘或感谢对方来函，尤其要提及对方来函的日期和主要内容。若是主动发盘，此步骤则略。②作出报盘，准确阐明主要交易条件，陈述己方可以提供或接受的交易条件，包括商品品名、

规格、数量、 价格、 支付、装运、包装、保险等。③声明有效期及其他约束条件。④敦请对方早日订购，一般会陈述市场状况或宣传产品，表明产品在市场上的竞争力、受欢迎的程度、可供货情况、促使对方早下订单（见图2-2）。

发盘典型句例：

We have received your letter of…enquiring for... and now offer as follows:

We thank you for your enquiry of…asking us to make you a firm offer for... In reply, we would like to offer…subject to your reply reaching us before the end of this month.

This offer will be/hold / remain / valid (firm, open, good) for... days.

3.撰写还盘函

还盘函中可以明确使用“还盘”(counteroffer)字样，也可不予言明，只在内容中表明对发盘的修改或变更。可以针对发盘的一项或多项或全部交易条件

图2-2 发盘函范本

(品质、数量、价格、交货、付款等)进行修改或变更，对于己同意的交易条件在还盘函中可以略去，不必重复列出。

一般来说，还盘函应包括以下内容：①确认报盘已经收到并致谢意。通常，要在信函的开始就告知对方报盘收悉，并对对方来函致以礼节性的谢意，特别要注明所收报盘的日期或涉及的内容，以使对方对来函的基本内容或目的一目了然。②表明对发盘的态度，说明要求变更的内容及其理由。③提出己方条件，希望对方让步。在对发盘中的某一或某些交易条件表示不能接受以后，进口商会提出希望对方作出让步的要求，通常还要列出自己认为合适的条件，从而构成一项新发盘。还盘理由的陈述要以一定的事实为依据，否则会被认为缺乏达成交易的诚意，失去获得优惠条件的机会。最后，进口商有必要进一步表达对达成交易的渴望，以激励对方接受己方的条件，签订合同（见图2-3）。

此外，发盘人对还盘函的答复函，如果不是表示接受对方还价，而是发盘人对还盘的反还盘或再还盘，也属于还盘函的操作范畴。再还盘函的内容结构：①感谢来函，明确不能接受还盘；②强调原条件的合理性，并陈述理由；③提出折中条件，双方各自退让一步；④激励对方接受己方的条件，签订合同（见图2-4）。

4. 撰写接受函

图2-4 反还盘函范本

撰写接受函时，要认真核对函电书面磋商及口头磋商记录，看看对方提出的各项交易条件是否与磋商结果一致，只有交易条件明确、肯定、无保留条件时，才能接受（见图2-5）。

接受可以简单表示，而不一一重复列出双方协商一致的有关交易条件，但需注明对方来电、来函的日期或文号，如：“你10日电接受”；也可以详细表示接受，重述磋商的主要交易条件，例如大宗交易或交易磋商比较复杂的业务，在表示接受时应将最后商定的各项交易条件复述一遍，以避免差错与误解。

表示接受应在对方有效发盘规定的有效期之内进行，并严格遵守有关时间的计算规定。

接受函常用的表述是：“接受”（Accept)、“同意”( Agree)、“确认”(Confirm)等。

接受函主要包括如下内容：①说明写信原因；②明确表示确认交易的达成；③寄送有关的交易合同或确认书；④激励性结束语。

图2-5 接受函范本